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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2024-05-03
Einschreibungsereignisse erstellen

Einschreibungsereignisse erstellen

  • Definieren Sie Deckungsarten für Zusatzleistungen.
  • Sicherheit:
    Set Up: Benefits
     im funktionalen Bereich „Benefits“.
Erstellen Sie die Einschreibungsereignisse, auf die eines der Folgenden zutrifft:
  • Sie führen zu einer Erhöhung oder Verringerung der Auswählbarkeit für Zusatzleistungen.
  • Ermöglichen Sie es einem Mitarbeiter, die aktuelle Auswahl zu ändern.
Einschreibungsereignisse können Folgendes sein:
  • Offene Einschreibung: Eine Periode, in der Mitarbeiter ihre gewählten Zusatzleistungen ergänzen und ändern können.
  • Zusatzleistungsereignisse: Bestimmte qualifizierende Ereignisse, die den Einschreibungsprozess öffnen oder einen Gewinn oder Verlust von Zusatzleistungen triggern. Beispiele: Personalbesetzung, persönliche Änderungen und administrative Änderungen.
  • Passive Ereignisse: Ereignisse, die aus dem Zeitablauf und nicht aus bestimmten Änderungen an Mitarbeiterdaten resultieren. Beispiel: Ein unterhaltsberechtigtes Kind wird 26 Jahre alt.
Sie können benutzerdefinierte Validierungen erstellen, um Fehler und Warnungen anzuzeigen und zu verhindern, dass Mitarbeiter Auswahlfehler übermitteln. Beispiel: Erzwingen von Anhängen für den Nachweis der Versicherbarkeit von Dokumenten oder erforderlichen Dokumenten für neue Angehörige.
  1. Öffnen Sie eine der folgenden Optionen:
    • Aufgabe
      Art des Zusatzleistungsereignisses erstellen
       .
    • Aufgabe
      Art des Ereignisses zur offenen Einschreibung erstellen
       .
  2. Bei der Erledigung dieser Aufgabe ist Folgendes zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Art des Einschreibungsangebots
    Beispiel: Für ein Geburtsereignis können Sie Mitarbeitern die Möglichkeit geben, die Krankenversicherung, die Lebensversicherung und die Zusatzdeckung zur Lebensversicherung zu wählen oder zu ändern.
    Auswählbar für Mitarbeiter
    Gilt nur für Zusatzleistungsereignisse.
    Ermöglichen Sie es Mitarbeitern, den Einschreibungsprozess mit der Aufgabe
    Zusatzleistungen ändern
     zu initiieren.
    Ein Benefits Partner oder Administrator kann jede Art von Ereignis melden.
    Weiterleitung der Einschreibung an Benefits Partner
    Gilt nur für Zusatzleistungsereignisse.
    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Benachrichtigung
    Für Zusatzleistungen einschreiben
     an den Benefits Partner zu senden, damit dieser die Auswahl des Mitarbeiters eingeben kann.
    Deaktivieren Sie die Option, um die Benachrichtigung
    Für Zusatzleistungen einschreiben
     an den Mitarbeiter zu senden, damit dieser seine selbst gewählten Zusatzleistungen eingeben kann.
    Aktualisieren Sie den zugehörigen Geschäftsprozess, um sicherzustellen, dass Workday das Ereignis basierend auf dieser Auswahl korrekt weiterleitet. Leiten Sie keine Einschreibungsaufgaben für automatische Zusatzleistungsprozesse an Mitarbeiter oder Benefits Partner über die
    Aufgabe Arten von Einschreibungsereignissen verwalten weiter
     . Weisen Sie die Einschreibungsaufgaben stattdessen direkt über die Geschäftsprozessdefinitionen einer Rolle oder Sicherheitsgruppe zu.
    Beschränkt auf Länder
    Wählen Sie mindestens ein Land aus. Sie können diese Art der Einschreibung auf die Mitarbeiter in einer Zusatzleistungsgruppe beschränken, die diese Länder umfasst. Um Mitarbeitern die Teilnahme an einem Einschreibungsereignis für das Land zu ermöglichen, wählen Sie dieses Land in der Zusatzleistungsgruppe aus.
  3. Bei Zusatzleistungsereignissen sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Reaktivierungsereignis
    Wählen Sie diese Option aus, um die Deckung durch Zusatzleistungen für Wiedereinstellungen oder Mitarbeiter, die innerhalb einer Auswählbarkeitsperiode von einer Abwesenheit zurückkehren, wiederherzustellen. Tritt eines der Ereignisse außerhalb der Auswählbarkeitsperiode für die Reaktivierung auf, verarbeitet Workday das Ereignis mit den Prozessen, die Sie für die Nicht-Reaktivierung definieren.
    Zeiteinheiten für Reaktivierungsperiode
    Workday berechnet den Beginn der Auswählbarkeitsperiode in folgender Reihenfolge:
    • Beginn am Wiedereinstellungsdatum oder am Datum der Rückkehr von Abwesenheit.
    • Subtraktion der Dauer für die Reaktivierungsperiode.
    • Auswahl des ersten Tages der
      Zeiteinheit
       (Monat oder Jahr).
    Wenn Sie für eine
    Zeiteinheit
    keine
    Zeiteinheiten für Reaktivierungsperiode
     auswählen, wird eine Reaktivierungsperiode auswählbar, sofern diese Datumsangaben in derselben
    Zeiteinheit
    liegen:
    • Abreisedatum
    • Datum der Wiedereinstellung oder der Rückkehr von der Abwesenheit
    Beispiel: Ihre Reaktivierungsperiode beträgt 2 Monate. Wenn die Wiedereinstellung eines Mitarbeiters am 15. August erfolgt, läuft die berechnete Auswählbarkeitsperiode vom 1. Juni bis zum 15. August. Wenn das Datum, an dem er das Unternehmen verlassen hat, innerhalb dieses Intervalls liegt, sind die Zusatzleistungen des Mitarbeiters für eine Reaktivierung auswählbar.
  4. Bei Zusatzleistungsereignissen sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Berechnung der Tage für Einschreibung
    Definieren Sie die Einschreibungsperiode für Zusatzleistungen für eine bestimmte Art von Zusatzleistungsereignis.
    Wählen Sie aus, ob Workday Folgendes verwenden soll:
    • Das Initiierungsdatum des Ereignisses.
    • Datum des Ereignisses; Mit diesem Datum beginnt die Einschreibungsperiode.
    Tage für Einschreibung
    Geben Sie die Anzahl der Tage ein, die das Enddatum für die Einschreibungsperiode bestimmen. Beginnen Sie mit dem Datum, das für
    Berechnung der Tage für Einschreibung
    definiert wurde.
    Workday berücksichtigt dieses Datum nur, wenn der Mitarbeiter mit der Aufgabe
    Zusatzleistungen ändern
     ein Einschreibungsereignis für Zusatzleistungen initiiert. Workday empfiehlt, dass Sie eine Validierung des Geschäftsprozesses
    Angehörigenereignis
     erstellen. Die Validierung berücksichtigt die Eingabe bei
    Tage für Einschreibung
     , wenn der Mitarbeiter die Aufgabe
    Angehörigen hinzufügen
     initiiert.
    Keine Erfassung durch Mitarbeiter nach Tagen für Einschreibung möglich
    Aktivieren Sie diese Option, um zu verhindern, dass Mitarbeiter nach Ablauf der Einschreibungsperiode ein Zusatzleistungsereignis melden.
  5. Bei
    Koordination der Ereignisse
    sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Zukünftige Ereignisse nicht erneut verarbeiten
    Deaktiviert die Koordinierung von Ereignissen für diese Art von Zusatzleistungsereignis, wenn das
    Ereignisdatum
     vor dem des aktuellen Zusatzleistungsereignisses liegt.
    Beispiel:
    • Das Ereignisdatum für die Änderung des Familienstands ist der 1. Juli.
    • Das Ereignisdatum für die Änderung von Begünstigten ist der 1. Juni.
    Normalerweise behandelt Workday die Änderung des Familienstands
    als Zurückgestellt
     und verarbeitet die Änderung der Begünstigten. Nach Abschluss der Begünstigtenänderung macht Workday den Vorgang zur Änderung des Familienstands rückgängig und erstellt ein neues Ereignis. Bei Aktivierung dieses Kontrollkästchens für die Begünstigtenänderung wird die Änderung des Familienstands von Workday nicht
    zurückgestellt
     und der Vorgang wird normal ohne erneute Verarbeitung fortgesetzt.
    Dieses Kontrollkästchen gilt nicht für Ereignisse, bei denen es für die Mitarbeiter zu einem Gewinn oder Verlust der Auswählbarkeit für Zusatzleistungen kommt.
    Nicht erneut verarbeiten
    Deaktiviert die Koordinierung von Ereignissen für diese Art von Zusatzleistungsereignis, wenn das
    Ereignisdatum
     nach dem des aktuellen Zusatzleistungsereignisses liegt.
    Beispiel:
    • Das ist Ereignisdatum für die offene Einschreibung ist der 1. Januar.
    • Das Ereignisdatum für die Änderung von Begünstigten ist der 20. Dezember.
    Normalerweise behandelt Workday die offene Einschreibung
    als Zurückgestellt
     und verarbeitet die Änderung der Begünstigten. Nach Abschluss der Begünstigtenänderung macht Workday den Vorgang zur offenen Einschreibung rückgängig und erstellt ein neues Ereignis. Wenn diese Option aktiviert ist, wird die offene Einschreibung von Workday nicht
    zurückgestellt
     und der Vorgang wird normal fortgesetzt.
    Dieses Kontrollkästchen gilt nicht für Ereignisse, bei denen es für die Mitarbeiter zu einem Gewinn oder Verlust der Auswählbarkeit für Zusatzleistungen kommt.
    Tage für Einschreibung
    Die Anzahl der Tage, innerhalb derer der Mitarbeiter seine Einschreibung für Zusatzleistungen abschließen muss, basierend auf dem Datum, an dem Workday das neue Ereignis erstellt hat.
    Dieser Wert hängt davon ab, wann die Tage auftreten, wenn Workday Folgendes ausführt:
    • Setzt ein Einschreibungsereignis zurück.
    • Erstellt das Ereignis aufgrund der Koordination der Ereignisse neu.
    Für die minimale Anzahl von Tagen gilt Folgendes:
    • Liegen sie innerhalb der Einschreibungsperiode, erhält der Mitarbeiter die volle Einschreibungsperiode.
    • Außerhalb der Einschreibungsperiode hat der Mitarbeiter nur die in diesem Feld definierte Anzahl von Tagen.
    Sie können die Koordination von Ereignissen zwischen Webserviceereignissen und künftigen Ereignissen, die Sie in Workday erstellen, aktivieren. Aktivieren Sie
    "Koordination der Ereignisse" für den Webservice "Zusatzleistungen ändern"
     aktivieren in der Aufgabe
    Mandanten-Setup bearbeiten - HCM
     . Wenn Sie diese Option aktiviert haben, verarbeitet Workday auswählbare Ereignisse mit zukünftigem Datum erneut, sobald der Webservice Ereignisse mit einem früheren Datum erstellt.
  6. Bei
    Wiederöffnungsoptionen
    sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Wiederöffnung von Ereignis zur offenen Einschreibung aktivieren
    Ermöglicht es Mitarbeitern, ihr Ereignis zur offenen Einschreibung erneut zu öffnen, damit sie Änderungen vornehmen können, nachdem das Ereignis Geschlossen oder Finalisiert wurde. Benefits Administrators und Partners können das Ereignis zur offenen Einschreibung eines Mitarbeiters auch erneut öffnen.
    Tage in Periode der Wiederöffnung
    Die Anzahl der Tage, die der Mitarbeiter die Möglichkeit hat, sein Ereignis zur offenen Einschreibung nach dem letzten Tag der Periode für die offene Einschreibung erneut zu öffnen.
    Tage für Einschreibung
    Die Anzahl der Tage, innerhalb derer sich der Mitarbeiter für die Auswahl einschreiben kann, nachdem er sein Ereignis zur offenen Einschreibung erneut geöffnet hat.
    Je größer der Wert, desto größer ist das Risiko für den Mitarbeiter, dass die Deckung verloren geht.
  7. Bei
    Codes für Zusatzleistungsereignis
    sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Code für Vorsteuerereignis
    Code für Nachsteuerereignis
    Code für Lebensversicherungsereignis
    (US Federal) Fügen Sie Ihren Arten von Zusatzleistungsereignissen eindeutige Ereigniscodes hinzu.
    Beispiel: Weisen Sie
    Code für Lebensversicherungsereignis
     2 zu, um anzugeben, dass das Ereignis, das eine Versicherungsänderung zulässt, ein Lebensereignis ist, z. B. Eheschließung oder Adoption.
    Workday empfiehlt, nur für FEHB-Ereignisarten einen
    Vorsteuerereigniscode
     einzugeben und Abzüge nach Steuern und Ereigniscodes manuell zu verwalten.
    Um diese Felder anzuzeigen, öffnen Sie die Aufgabe
    Optionale Felder konfigurieren
     und wählen Sie dann
    Art des Zusatzleistungsereignisses erstellen
    . Löschen Sie als Nächstes die Zeile mit der Bezeichnung
    Federal
    .
  8. Fügen Sie für Zusatzleistungsereignisse
    Ereignisse und Gründe hinzu
    .
    Option Bezeichnung
    Ereignis
    Wird verwendet, um ein Einschreibungsereignis zu mappen, wenn Sie einen Geschäftsprozess so geändert haben, dass er einen der folgenden Geschäftsprozesse enthält:
    • Zusatzleistungen ändern für Lebensereignis
      .
    • Tätigkeiten für Zusatzleistungen ändern
      .
    • Sie können den Schritt
      Gewählte Zusatzleistungen ändern für Vergütungsänderung
       in diesen Geschäftsprozessen konfigurieren, wenn sich eine Vergütungsänderung auf die Zusatzleistungen eines Mitarbeiters auswirkt:
      • Vergütungsprüfprozess initiieren.
      • Vergütungsänderung vorschlagen
        .
      • Vergütung für Einstellung vorschlagen
        .
      • Vergütungsänderung beantragen
        .
      • Gehaltsanpassung für Mitarbeiter beantragen
        .
      Wenn Sie den Schritt für einen Vergütungsprozess konfigurieren, kann Workday automatisch Zusatzleistungsereignisse erstellen, wenn sich eine Vergütungsänderung auf die berechnete Deckung durch die Versicherung oder die berechneten Sätze für die Versicherung auswirkt.
      Wenn Sie ein Gehaltserhöhungsereignis mit einem entsprechenden Zusatzleistungsereignis rückgängig machen, macht Workday das Zusatzleistungsereignis nicht rückgängig.
      Diese Geschäftsprozesse sind für die zukünftige Verwendung vorgesehen. Nicht verwenden:
      • Standardvergütung ändern
        .
      • Vergütung für Angebot/Beschäftigungsvereinbarung vorschlagen
        .
      • Anforderungsvergütung
        .
    Beschränkt durch Grund
    Wenn die Prüfung zur Auswählbarkeit von Zusatzleistungen nur ausgeführt werden soll, wenn der Geschäftsprozess bestimmte Gründe enthält, wählen Sie diese Gründe hier aus.
    Verwenden Sie die beschränkenden Gründe nur dann, wenn unterschiedliche Ereignisse für Tätigkeitsänderungen vorliegen. Wenn Sie einen Grund in der Liste nicht berücksichtigen, erstellt Workday kein Ereignis für die Ereignisart.
    Beispiel: Sie fügen das Ereignis
    Tätigkeitsänderung
     hinzu und wählen
    Zurückstufung
     und
    Versetzung
     als beschränkende Gründe aus. Der Mitarbeiter erhält eine Beförderung, aber Workday erstellt kein Einschreibungsereignis, da Sie
    Beförderung
     nicht als Beschränkungsgrund ausgewählt haben.
    Wenn Sie das Feld leer lassen, wird die Auswählbarkeitsprüfung für Zusatzleistungen bei jedem Geschäftsprozess ausgeführt.
    • Für Geschäftsprozesse im Zusammenhang mit Abwesenheiten erstellen Sie Gründe in der Aufgabe
      Abwesenheitsregel erstellen
       .
    • Für organisationsbezogene Geschäftsprozesse und Geschäftsprozesse
      bezüglich Bevorzugte Adresse ändern
       sind keine Gründe verfügbar.
    • Für Geschäftsprozesse bezüglich Personalbesetzung und Vergütung erstellen Sie Gründe in der Aufgabe
      Kategorien und Gründe für Ereignisse verwalten
       .
    • Für Austritte definieren Sie Kategorien und Gründe für den Austritt in den folgenden Aufgaben:
      Austrittskategorien verwalten
       und
      Lokale Austrittsgründe verwalten
       .
  • Verwenden Sie den Bericht
    Arten von Einschreibungsereignissen verwalten,
     um Änderungen vorzunehmen.
  • Verwenden Sie die Aufgabe
    Art des Zusatzleistungsereignisses bearbeiten
     oder
    Art des Ereignisses zur offenen Einschreibung bearbeiten,
     um Änderungen vorzunehmen.
  • Verwenden Sie den Bericht
    Art des Einschreibungsereignisses,
     um eine Liste aller Arten von Zusatzleistungsereignissen und Ereignisse zur offenen Einschreibung anzuzeigen.
  • Verwenden Sie die Aufgabe
    Regel für Einschreibungsereignis bearbeiten,
     um Ihr Reaktivierungsereignis hinzuzufügen.