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Zuletzt aktualisiert: 2023-06-23
Schritte: Abstimmungsgruppen für elektronische Zahlungen erstellen und abstimmen

Schritte: Abstimmungsgruppen für elektronische Zahlungen erstellen und abstimmen

Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess
Bankkontoereignis
 und die entsprechende Sicherheitsrichtlinie im funktionalen Bereich „Banking and Settlement“.
Sie können die ausgehenden elektronischen Zahlungen in Abstimmungsgruppen für elektronische Zahlungen (EPRGs) konsolidieren, um ihre Abstimmungen zu optimieren. Wenn Sie die EFT- und Überweisungszahlungen abwickeln, generiert Workday die EPRGs mit den Zahlungen für jedes Bankkonto.
Mit EPRGs haben Sie folgende Möglichkeiten:
  • Gruppieren Sie Entgeltzahlungen, um zu vermeiden, dass vertrauliche Informationen für einzelne Zahlungen angezeigt werden.
  • Stimmen Sie eine große Anzahl elektronischer Zahlungen manuell als einzelne Gruppe ab.
  • Gleichen Sie eine Gruppe elektronischer Zahlungen mit einer einzelnen Bankauszugsposition in automatischen Abstimmungen ab.
  • Reduzieren Sie Bankgebühren, indem Sie alle Ihre elektronischen Zahlungen gemäß Ihrer Bankservice-Vereinbarung in einer einzelnen Bankauszugsposition gruppieren.
  1. Öffnen Sie die Aufgabe
    Bankkonto erstellen
     oder
    Bankkonto bearbeiten
    .
    Aktivieren Sie das Kontrollkästchen
    Elektronische Zahlungen zur Abstimmung gruppieren
    .
    Sicherheit: Domäne
    Set Up: Bank Entity
     im funktionalen Bereich „Banking and Settlement“
  2. (Optional) Konfigurieren Sie Workday so, dass Zahlungsbestätigungsdateien empfangen und hochgeladen werden.
    Die Dateien bestätigen, ob die Bank Ihre Zahlungen erhalten, verarbeitet oder abgelehnt hat.
  3. Wickeln Sie die elektronischen Zahlungen ab.
    Sie haben die folgenden beiden Möglichkeiten:
    Workday gruppiert die Zahlungen, die in allen der folgenden Zahlungsattribute übereinstimmen, als EPRG:
    • Zahlungskategorie; Beispiel: Ad-hoc-Zahlung oder sonstige Zahlung
    • Zahlungsdatum
    • Zahlungsart; Beispiel: EFT oder Überweisung
    • Transaktionswährung
    Workday nimmt sowohl die Gruppenreferenz-ID als auch die einzelnen Zahlungs-IDs in die an die Bank übermittelte Zahlungsdatei auf. Wenn die Bank mindestens eine Zahlung in der Gruppe akzeptiert und abschließt, aktiviert Workday die EPRG für die Bankabstimmung. Workday betrachtet sowohl eingegangene als auch retournierte Zahlungen als abgeschlossen.
    Wenn eine Zahlung in der Gruppe noch auf eine Bestätigung wartet, verhindert Workday, dass Sie die EPRG abstimmen.
  4. Identifizieren Sie die EPRG-Referenz-ID in der Zahlungsdatei.
    Um die Gruppenreferenz-ID zu suchen, die Ihre Bank in der Zahlungsdatei verwendet, wählen Sie die Zahlungsnachricht des Geschäftsprozesses auf dem Register
    Zahlungsgruppen
    , wenn Sie den Zahlungslauf anzeigen. Beispiel: In einem ISO20022-XML-Dokument enthält das Element
    Zahlungsinformations-ID
     die Gruppen-ID und das Element
    Zahlungs-ID
     die individuelle Zahlungs-ID.
  5. Benachrichtigen Sie Ihre Bank, um eine einzelne Bankauszugsposition pro EPRG zu generieren.
    Sie können Ihre Bank anweisen, die Gruppenreferenz-ID aus der Zahlungsdatei in die resultierende Bankauszugsposition zu übernehmen, um die Bankabstimmung zu vereinfachen.
    Beispiel: Sie verarbeiten mehrere ACH-Entgeltzahlungen von Workday an Ihre Mitarbeiter. Um eine „Eins-zu-Eins“-Abgleichmethode für die Abstimmung zu aktivieren, fordern Sie Ihre Bank auf, eine einzelne Auszugsposition zu retournieren, die die Summe aller einzelnen ACH-Zahlungen in der Gruppe darstellt.
  6. Erfassen Sie Bankauszugsinformationen in Workday.
    Sie haben die folgenden beiden Möglichkeiten:
  7. Stimmen Sie Ihre Bankauszugspositionen mit den EPRGs ab.
    Sie haben die folgenden beiden Möglichkeiten:
    Beim Abstimmen haben Sie folgende Möglichkeiten:
    • Erstellen Sie für die automatische Abstimmung eine Abgleichregel „Eins-zu-Eins“ mit einer Bedingungsregel, die auf dem Feld
      Transaktionsreferenz
       basiert.
    • Gleichen Sie während der manuellen Abstimmung die Gruppenreferenz-ID in der Auszugsposition und in der EPRG ab.
    Um die Referenznummer für eine EPRG und die Zahlungsstatus der zugehörigen Zahlungen anzuzeigen, können Sie den Bericht
    Abstimmungsgruppe für elektronische Zahlungen anzeigen
     über folgende Aufgabe oder folgenden Bericht öffnen:
    • Manuelle Bankabstimmung
      . Klicken Sie im Grid
      Abstimmbare Posten
       auf das Lupensymbol der EPRG.
    • Zahlungslauf anzeigen
      . Wählen Sie die Zahlungsgruppe aus und dann die EPRG-Zahlungsnachricht.
Mit der Bankabstimmung können Sie prüfen, ob Ihre gruppierten Zahlungen korrekt in Ihren Bankauszugspositionen wiedergegeben werden. Sie können die
Buch-Bank-Zusammenfassung
 und andere Bankabstimmungsberichte verwenden, um die Details zu bestätigen.
Sie aktivieren das EPRG-Feature für die Bankabstimmung und konfigurieren Workday für den Empfang von Zahlungsbestätigungen. Workday gruppiert Ihre 4 EFT-Zahlungen als eine EPRG mit einem Gesamtwert von 1000,00 USD.
Diese Tabelle veranschaulicht, wie Workday den Gesamtbetrag und die Verfügbarkeit der EPRG für die Abstimmung basierend auf verschiedenen Angaben des Zahlungs- und Bestätigungsstatus innerhalb der Gruppe bestimmt. Eine EPRG, die eine Zahlung mit folgendem Status enthält:
  • Wartet auf Zahlungsbestätigung
     kann noch nicht abgestimmt werden, die Zahlung wird jedoch auf den ursprünglichen EPRG-Betrag angerechnet.
  • Abgebrochen
     oder
    Abgelehnt
     kann abgestimmt werden, aber Workday zieht diese Zahlung vom ursprünglichen EPRG-Betrag ab. Wenn alle zugrundeliegenden Zahlungen in der Gruppe abgebrochen oder abgelehnt werden, ist die EPRG nicht abstimmbar.
Zahlungen in EPRG
Szenario 1
Szenario 2
Szenario 3
Szenario 4
Szenario 5
Szenario 6
Szenario 7
Zahlung 1
100,00 USD
Wartet auf Bestätigung
Wartet auf Bestätigung
Abgeschlossen
Abgelehnt
Abgelehnt
Abgelehnt
Abgelehnt
Zahlung 2
200,00 USD
Wartet auf Bestätigung
Abgeschlossen
Abgeschlossen
Abgeschlossen
Abgelehnt
Wartet auf Bestätigung
Wartet auf Bestätigung
Zahlung 3
300,00 USD
Wartet auf Bestätigung
Abgeschlossen
Abgeschlossen
Abgeschlossen
Abgelehnt
Abgeschlossen
Abgebrochen
Zahlung 4
400,00 USD
Wartet auf Bestätigung
Abgeschlossen
Abgeschlossen
Abgeschlossen
Abgelehnt
Abgeschlossen
Abgeschlossen
EPRG-Gesamtbetrag
1000,00 USD
1000,00 USD
1000,00 USD
1000,00 USD
900,00 USD
0,00 USD
900,00 USD
600,00 USD
Ist abstimmbar mit EPRG
Nein
Nein
Ja
Ja
Nein
Nein
Nein