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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2024-09-20
Automatische Zahlungsläufe planen

Automatische Zahlungsläufe planen

  • Erstellen Sie die unbezahlten offenen Posten und anstehenden Zahlungen, die Sie abwickeln müssen.
  • Richten Sie in Workday ein Intercompany-Profil für die Abwicklung von Intercompany-Zahlungen ein.
  • Sicherheit: Eine der folgenden Domänen im funktionalen Bereich „Banking and Settlement“:
    • Prozess: Zahlungslauf planen
    • Prozess: Zahlungsabwicklung
Sie können einen Zeitplan für Workday festlegen, um einen Zahlungslauf zu erstellen und unbezahlte offene Posten sowie anstehende Zahlungen abzuwickeln. Wenn Sie nur die Erstellung des Zahlungslaufs planen, können Sie ihn vor der Verarbeitung prüfen und bearbeiten.
  1. Öffnen Sie die Aufgabe
    Zahlungslauf planen
     .
  2. Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Currency
    Diese Währung kann von der Bankkontowährung abweichen, muss aber von den Bankkonten in der Bankkontenwährung akzeptiert werden.
    Sie können mehrere Währungen auswählen, wenn Sie nach Posten oder Zahlungen suchen, die zum Zahlungslauf hinzugefügt werden sollen. Workday wickelt die Zahlungen in der Währung jeder Transaktion ab. Um mehrere oder alle Währungen auszuwählen, müssen Sie die Zahlungsläufe für mehrere Währungen in der Aufgabe
    Mandanten-Setup bearbeiten - Financials
     aktivieren.
    Währung anzeigen
    Die Währung des Zahlungslaufs für Zahlungsläufe mit nur einer Währung.
    Bei Zahlungsläufen mit mehreren Währungen zeigt Workday den Gesamtbetrag der eingehenden oder ausgehenden Zahlung für den Zahlungslauf in dieser Währung an, während Zahlungen in der Währung der Transaktion abgewickelt werden. Sie können die Standardwährung des Unternehmens in eine andere Währung ändern, die dem Bankkonto des Unternehmens zugeordnet ist.
    Datum des Zahlungslaufs x Tage ab aktuellem Datum
    Um alle im Zahlungslauf erstellten Zahlungen abzuwickeln, geben Sie eine Anzahl von Tagen ab dem heutigen Datum ein. Beispiel: Sie können das Datum eines zukünftigen Zahlungslaufs so einstellen, dass mehr Zeit für die Finanzierung der Konten Ihrer Quellbank bleibt, bevor die Banken die Zahlungen der Lieferantenrechnungen ausführen.
    Automatische Filterauswahl
    Workday schließt alle unbezahlten offenen Posten und anstehenden Zahlungen ein, die den Filterkriterien für die Zahlungsabwicklung entsprechen:
    • Organisation
    • Währung
    • Laufdatum
    Sie können Auswahlwerte nach Bedarf zum Zahlungslauf hinzufügen oder entfernen, bevor Sie den Lauf verarbeiten. Für Großbritannien ist das Zahlungslaufdatum das BACS-Verarbeitungsdatum.
    Zahlungen im Auftrag von anderen Unternehmen einschließen
    Wählen Sie diese Option, um Zahlungsanforderungen anderer Unternehmen für folgende Zahlungskategorien abzuwickeln und Zahlungen im Auftrag der anderen Unternehmen zu tätigen:
    • Barvorschusszahlungen
    • Spesenkartentransaktionen
    • Spesenabrechnungen
    • Anforderungen von sonstigen Zahlungen
    • Lieferantenrechnungen
    Verfügbare Unternehmen basieren auf Ihrem Intercompany-Profil. Diese Option ist nicht verfügbar, wenn Sie Zahlungen für eine Unternehmenshierarchie abwickeln.
    Wenn Sie einen benutzerdefinierten Filter mit bestimmten Kriterien und Unternehmen verwenden, müssen Sie diese Option auswählen.
    Zahlungslauf als Entwurf behalten
    Bei dieser Option wird die Erstellung des Zahlungslaufs geplant, aber der Zahlungslauf wird als Entwurf gespeichert. Nach dem geplanten Datum und der geplanten Uhrzeit können Sie den Zahlungslauf suchen, prüfen, bearbeiten und den Prozess manuell starten, wenn Sie bereit sind.
    Negative Zahlungen ausschließen
    Wählen Sie diese Option aus, um negative Zahlungen, wie z. B. nicht zugeordnete Anpassungsgutschriften, von der Verarbeitung im Zahlungslauf auszuschließen.
    Workday fasst alle negativen Zahlungen nach Unternehmen, Zahlungskategorie und Währung in einer einzelnen Zeile und die als ausgeschlossen markierten in der Aufgabe
    Zahlungslauf anzeigen zusammen
    .
    Dynamisches Datum für Lieferantenzahlung
    Wählen Sie das Datum der Lieferantenzahlung aus, das Sie für den Zahlungslauf verwenden möchten.
    • Wenn das Skontodatum der Lieferantenrechnung in der Vergangenheit liegt, verwendet Workday das Fälligkeitsdatum der Lieferantenrechnung als Zahlungsdatum.
    • Wenn das Fälligkeitsdatum der Lieferantenrechnung in der Vergangenheit liegt, verwendet Workday das Zahlungslaufdatum als Zahlungsdatum.
    Ein Zahlungslauf kann Lieferantenzahlungen mit unterschiedlichen Zahlungsdaten enthalten. Die Bank führt Lieferantenzahlungen basierend auf dem Zahlungsdatum aus und nicht mit dem Datum, an dem Sie die Zahlungsdatei senden.
    Workday gruppiert außerdem Anpassungen von Lieferantengutschriften basierend auf dem von Ihnen ausgewählten Zahlungsdatum. Sie können das Kontrollkästchen
    Anpassungsgutschriften für Lieferantenrechnungen auf erste fällige Zahlung
    anwenden in der Aufgabe
    Mandanten-Setup bearbeiten - Financials
    aktivieren, um Anpassungsgutschriften für Lieferantenrechnungen automatisch auf die Rechnungszahlungen bei der Zahlungsabwicklung anzuwenden. Workday verrechnet anstehende Gutschriften mit Lieferantenrechnungen unabhängig von ihrem Fälligkeitsdatum.
Am geplanten Datum und zur geplanten Uhrzeit erstellt Workday einen Zahlungslauf, der auf Ihren Auswahlkriterien basiert und:
  • Workday speichert den Zahlungslauf als Entwurf oder
  • Workday startet den Geschäftsprozess Zahlungslaufereignis
     automatisch und wickelt unbezahlte offene Posten und anstehende Zahlungen ab.
Sobald die Settlement-Engine die Zahlungen abgeschlossen hat, generiert sie die Buchungseingaben für jede Zahlung und sendet sie an Workday Financial Accounting. Wenn Hauptbuch-Perioden für das Zahlungslaufdatum geschlossen sind oder den Status
Abschluss in Bearbeitung
 haben, werden die Zahlungen in die erste verfügbare offene Hauptbuch-Periode gebucht. Wenn keine offene Hauptbuch-Periode verfügbar ist, ändert sich der Status des Zahlungsjournals in
Fehler
.
Nach dem Start des Zahlungslaufs haben Sie folgende Möglichkeiten:
  • Genehmigen Sie das Zahlungslaufereignis.
  • Für elektronische Zahlungen:
    • Genehmigen Sie die Zahlungsfreigabe.
    • Schließen Sie alle zusätzlichen Geschäftsprozessschritte
      für das Zahlungsfreigabeereignis
       ab und genehmigen Sie diese.
    • Laden Sie Zahlungsbestätigungen für Zahlungen mit Zahlungsstatus
      Wartet auf Bestätigung
       hoch.
    • Vergewissern Sie sich, dass Sie die Zahlungsintegrationsdateien korrekt bereitgestellt haben.
  • Für Zahlungen per Scheck:
    • Führen Sie die Aufgaben für das Drucken von Schecks unter
      Meine Aufgaben
       durch, um den Scheckdruck zu initiieren, sobald Sie fertig sind.
    • Schließen Sie alle zusätzlichen Geschäftsprozessschritte
      für die Scheckdruckaufgabe
       und
      das Zahlungsdruckereignis
       ab und genehmigen Sie diese.
Verwenden Sie zum Bearbeiten des Entwurfs eines Zahlungslaufs den Bericht
Zahlungsläufe suchen
 . Ändern Sie bei Bedarf
Name des Zahlungslaufs
 oder
Zahlungsdatum
. Das Zahlungsdatum ist das Datum der Zahlungsabwicklung, das auf Schecks und Avisen für im Lauf enthaltene Zahlungen angezeigt wird. Bei elektronischen Zahlungen ist das Zahlungsdatum das Datum, an dem Sie den Zahlungslauf verarbeiten.