Bankkonten definieren
- Definieren Sie Finanzinstitute.
- Definieren Sie die Standardwährung für ein Unternehmen.
- Konfigurieren Sie den GeschäftsprozessBankkontoereignisund die entsprechende Sicherheitsrichtlinie im funktionalen Bereich „Banking and Settlement“.
- Sicherheit:Domäne Set Up: Bank Entityim funktionalen Bereich „Banking and Settlement“
Erstellen Sie in Workday Bankkonten für alle externen operativen Konten, für die Sie Transaktionen durchführen. Erstellen Sie für nicht operative Konten nur dann ein Konto, wenn Sie eine Abstimmung durchführen müssen. Mit diesen Konten können Sie:
- Zahlungen erstellen, leisten und empfangen
- Stimmen Sie die Bücher ab.
- Liquidität verwalten
- Öffnen Sie die AufgabeBankkonto erstellenoderBankkonto bearbeiten.
- Bei der Bearbeitung des allgemeinen AbschnittsKontoinformationensind folgende Informationen zu beachten:
Option Bezeichnung Phonetischer NameSie können phonetische Namen für folgende Bankkontofelder verwenden, um ihre korrekte Aussprache in die Zahlungsdateien aufzunehmen:- Organisation
- Name des Kontoinhabers
- Finanzinstitut
- Filialname
Wird angezeigt:- Wenn Sie phonetische Namen in der AufgabeMandanten-Setup bearbeiten - Globalaktivieren
- Wenn Benutzer das entsprechende Gebietsschema und die entsprechende Anzeigesprache in ihren Einstellungen wählen
FürName des KontoinhabersundFilialnamemuss die bevorzugte Sprache des Landes des Bankkontos mit der Sprache übereinstimmen, die im Mandanten-Setup aktiviert wurde.OrganisationWenn Sie eine Unternehmenshierarchie auswählen, können Sie das Konto mit allen Unternehmen dieser Hierarchie teilen. Sie können diesen Wert ändern, wenn keine Kontoaktivitäten vorhanden sind.Legal OwnershipWorkday zeigt dieses Feld an, wenn Sie eine Unternehmenshierarchie alsOrganisationauswählen.Sie können ein Unternehmen in der Hierarchie als rechtlichen Eigentümer des Bankkontos auswählen. Workday verwendet dieses Unternehmen als Referenzdaten für das Produkt „Workday Bank Connectivität“, um Konten im Status einer Unternehmenshierarchie zu integrieren.KontowährungDie Währung, in der Sie Geldmittel auf dem Konto anlegen und konvertieren, die Sie auf das Konto transferieren.Bei Unternehmen gibt Workday automatisch die Unternehmenswährung vor. Bei Unternehmenshierarchien gibt Workday die Währung ggf. automatisch aus den Konsolidierungsdetails vor. Anderenfalls verwendet Workday die Standardwährung des Mandanten. Sie können diesen Wert in jede beliebige Währung ändern, wenn keine Kontoaktivitäten vorhanden sind.Damit dieses Konto für die Entgeltabrechnung verwendet werden kann, muss die Kontowährung mit der Unternehmenswährung übereinstimmen.Alle Währungen akzeptieren/Folgende Währungen akzeptierenDie Währungen für die Geldmittel, die dieses Konto erhalten kann.Beispiel: Sie geben die akzeptierten Währungen für eingehende Zahlungen in diesem Feld an. Wenn Sie die Zahlungsabwicklung ausführen, verarbeitet Workday die eingehenden Zahlungen nur in den spezifischen Währungen für dieses Konto.Um die für ausgezahlte Geldmittel zulässigen Währungen zu beschränken, können Sie auch eine Bank-Routing-Regel einrichten. Siehe Bank-Routing-Regeln definieren.Zulässige ZahlungsartenDie für Entgeltabrechnung, Lieferanten und andere Zahlungen verwendeten Zahlungsarten müssen mit den Zahlungsarten für die Bankkonten übereinstimmen.Beispiel: Wenn Ihre MitarbeiterÜberweisungals bevorzugte Zahlungsart für Entgeltzahlungen auswählen können, muss das Bankkonto, das für diese Zahlungen verwendet wird, die ZahlungsartÜberweisungenthalten.Wählen SieManuellaus, um Off-Cycle-Zahlungen in diesem Konto manuell durchzuführen.Sie definieren Zahlungsarten in der AufgabeZahlungsarten verwalten.Sicherheitssegment für BankkontenAnhand des Sicherheitssegments für Bankkonten kann eine bestimmte Sicherheitsgruppe von Mitarbeitern in diesem Bankkonto Ad-hoc-Zahlungen erstellen, bearbeiten und abbrechen. - Geben Sie bestimmteKontodetailsfür das ausgewählteLandein:
Option Bezeichnung Sort CodeGeben Sie den 6-stelligen Sort Code mit oder ohne Bindestriche ein. Beispiel: 000000 oder 00-00-00. (Nur UK).KontonummerFür Großbritannien muss die Kontonummer 8-stellig sein.Bausparnummer(Optional) Erforderlich für bestimmte Bausparkassen- oder ehemalige Bausparkassenkonten. Die meisten Konten verwenden keine Bausparnummern mehr. (Nur UK)Name des KontoinhabersFür das Vereinigte Königreich ist der Name des Kontoinhabers optional, da Banküberweisungen auf Sort Codes und Kontonummern basieren.IBAN(Optional) Geben Sie eine IBAN-Nummer ein, damit Gelder über nationale Grenzen hinweg auf dieses oder von diesem Konto transferiert werden können. Dieses Feld wird nur für einige Länder angezeigt.Wenn der Bankauszug für das Konto das Format ISO20022 verwendet, müssen Sie die IBAN-Nummer angeben, die in der Bankauszugsdatei aufgeführt ist.Fraction-NummerGeben Sie die Fraction-Nummer der Banktransitnummer als Backup für die MICR-Erkennung auf dem Scheck ein.Wird nicht in Großbritannien verwendet.Formatierte MICR-NummerWenn Sie Blanko-Schecks verwenden und Ihre Bank ein anderes MICR-Format als das von Workday bereitgestellte Drucklayout benötigt, geben Sie die entsprechenden Werte ein.Workday verwendet das MICR-Format, das Sie in der Stelle angeben, die Sie im Scheckdrucklayout auswählen.Wird nicht in Großbritannien verwendet.ZielsaldoErfassen Sie den Saldo, den Sie für dieses Konto verwalten möchten, damit Sie diese Informationen speichern und Berichte dazu erstellen können.Beispiel: Die Bank transferiert Geld auf oder von dem Konto, um den Zielbetrag zu erreichen. Alternativ können Sie einen bestimmten Saldo am Ende eines jeden Tages anvisieren und das Geld selbst überweisen.BankauszugsformatWorkday weist Saldo, Zusammenfassung und Artcode der Transaktion auf der Basis des Bankauszugsformats zu.Für Bankauszüge, die zuvor importiert, erfasst und zur Abstimmung übermittelt wurden, können Sie das Format des Auszugs nur auswählen oder aktualisieren, wenn diese vollständig abgestimmt sind.Benutzerdefinierter Codesatz für Bankauszug(Optional) Weisen Sie dem Bankkonto einen vordefinierten Codesatz für den Bankauszug mit Ihrem eigenen benutzerdefinierten Kontosaldo, der Zusammenfassung und den Artcodes der Transaktion zu. Diese Codes eignen sich für BAI2, BTRS, ISO 20022 oder nicht standardmäßige Bankauszugsformate.Die mandantenbasierten und von der Bank gemeldeten Artcodes stehen in folgenden Bereichen zur Auswahl:- Bankauszugs-Worktag-Mappings
- Manuell eingegebene Bankauszüge
- Manuelle Bankauszugsabstimmungen
- Abgleichregeln für die Bankabstimmung und Nur-Bank-Bedingungsregeln für automatische und Nur-Bank-Abstimmungen
- Stimmen Sie den Saldo des Kontos in Workday mit dem Saldo des Finanzinstituts ab. Um nicht operative Konten abzustimmen, können Sie mithilfe von Ad-hoc-Banktransaktionen und Vorlagen wichtige Transaktionsinformationen erfassen.Bei der Bearbeitung des AbschnittsAbstimmungskonfigurationsind folgende Informationen zu beachten:
Option Bezeichnung Erweiterter ModusAktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie Bankauszugspositionen mit operativen Transaktionen auf der Basis von Regelsätzen für Abstimmungen abstimmen möchten. Workday erstellt Ad-hoc-Banktransaktionen zur Abstimmung von Nur-Bank-Posten automatisch mithilfe der Regelsätze für Nur-Bank-Posten.Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn Sie Bankauszugspositionen mit operativen Transaktionen nur auf der Basis von übereinstimmenden Beträgen und Referenznummern abstimmen möchten.Automatische Bankabstimmung durchführen- Wenn SieManuellauswählen, wird die Bankauszugsabstimmung für alle Auszüge dieses Kontos initiiert.
- Wenn SieNach Ladenauswählen, wird die automatische Bankauszugsabstimmung initiiert, wenn Sie Auszüge aus diesem Konto in Workday laden.
AbgleichregelsatzWählen Sie einen übereinstimmenden Regelsatz aus, um Bankauszugspositionen mit operativen Transaktionen abzustimmen. Workday verwendet die Regeln, um folgende Elemente abzugleichen:- Eine Bankauszugsposition mit einem abstimmbaren Posten
- Eine Bankauszugsposition mit mehreren abstimmbare Posten
- Mehrere Bankauszugspositionen mit einem abstimmbaren Posten
- Mehrere Bankauszugspositionen mit mehreren abstimmbaren Posten
- Eine oder mehrere Bankauszugspositionen mit einem oder mehreren vorgeschlagenen Posten
Regelsatz für BankabstimmungWählen Sie einen Regelsatz aus, um Bankauszugspositionen mit operativen Transaktionen abzustimmen. Workday verwendet die Regeln, um folgende Elemente abzugleichen:- Eine Bankauszugsposition mit einem abstimmbaren Posten
- Eine Bankauszugsposition mit einem oder mehrere vorgeschlagenen Posten
Während der Bankauszugsabstimmung führt Workday die Abgleichregelsätzevorden Regelsätzen für die Bankabstimmung aus. Alle doppelten Regeln für die Bankabstimmung werden ignoriert.Abstimmung von Nur-Bank-Posten durchführenGültige Werte sind:- Nach Abschluss der automatischen Abstimmung: Es wird automatisch die Abstimmung von Nur-Bank-Posten für das Bankkonto initiiert, nachdem alle anderen automatischen Abstimmungen abgeschlossen sind.
- Manuell: Wählen Sie diese Option aus, um die Abstimmung von Nur-Bank-Posten manuell zu initiieren.
Regelsatz für Nur-Bank-PostenWählen Sie den Regelsatz aus, der zum Erstellen von Ad-hoc-Transaktionen verwendet werden soll, die mit Nur-Bank-Posten abgeglichen werden sollen, z. B. Service- oder Transaktionsgebühren, die aus diesem Konto generiert wurden.Regelsatz für KundenzahlungWählen Sie einen aktiven Regelsatz aus, um die nicht abgestimmten Bankauszugspositionen in das Zahlungsavis der Kundenzahlung zu kopieren.Wenn der Debitorenspezialist die Regelsätze für Kundenzahlungen verarbeitet, erfasst Workday eine Kundenzahlung und eine Kontoeinzahlung und stimmt die Kontoeinzahlung automatisch ab.Kundenzahlungen zu einer Kontoeinzahlung gruppierenGruppieren Sie elektronische Studentenzahlungen zu einer KontoeinzahlungWählen Sie diese Option aus, um von Workday initiierte elektronische Zahlungen als Kreditkarten- oder Lastschriftzahlungen in einer einzelnen Einzahlung zu sammeln und diese Einzahlungen als Einzelposten abzugleichen.Elektronische Zahlungen zur Abstimmung gruppierenWählen Sie diese Option aus, um ausgehende elektronische Zahlungen per EFT oder Überweisung in einer einzelnen Abstimmungsgruppe zu sammeln. Workday generiert die EPRG (Electronic Payment Reconciliation Group = Abstimmungsgruppe für elektronische Zahlungen) zum Zeitpunkt der Zahlungsabwicklung und stimmt diese Gruppe als Einzelposten ab.Abgestimmte Auszüge automatisch übermittelnWählen Sie diese Option aus, um abgestimmte Bankauszüge automatisch zu übermitteln. Workday sendet die Auszüge zur Genehmigung, sobald alle Positionen und Nur-Bank-Posten abgestimmt sind.Standard-Anfangssaldo des BankauszugsWählen Sie diese Option aus, um die Anfangssalden in importierten Bankauszügen automatisch vorzugeben, wenn dieser Wert nicht angegeben wird. Workday berechnet den Anfangssaldo anhand des Endsaldos aus dem letzten nicht abgebrochenen Bankauszug für das Konto.Anfangssalden müssen in allen Bankauszügen abgestimmt werden. - (Optional) Wählen Sie im AbschnittWorktag-Mapping-KonfigurationeinenRegelsatz für Bankauszugs-Worktag, dermit dem Bankkonto verknüpft werden soll. Workday verwendet den Regelsatz für das Überschreiben des Bankauszugs-Worktags, um bestimmte Worktags in Bankauszugspositionen für das Konto zuzuweisen.
- Definieren Sie im AbschnittBankkontoverwendungden Verwendungszweck des Kontos.Sie können ein Bankkonto einrichten, um damit sowohl Lieferanten- und Spesenzahlungen zu tätigen als auch Kundenzahlungen zu erhalten. Sie können auch ein Bankkonto für eindeutige Funktionen erstellen, z. B. ein Konto, das nur die Entgeltabrechnungsausgaben abdeckt.Definieren Sie ein Bankkonto, das alle Verwendungszwecke umfasst und als Standardkonto für Ihre Bank-Routing-Regel dienen soll.Bei der Bearbeitung des Abschnitts sind folgende Informationen zu beachten:
Option Bezeichnung Primäre KontoverwendungWählen Sie die primären Zahlungsarten aus, die für dieses Bankkonto verwendet werden sollen. Beispiel: Wählen SieAd-hoc-Zahlungaus, um mit diesem Konto Bankgebühren durch Ad-hoc-Zahlungen zahlen.Zusätzliche Verwendung zulassenWählen Sie diese Option aus, um das Bankkonto für zusätzliche Zahlungsarten verfügbar zu machen, die Sie möglicherweise verarbeiten müssen. - Bei der Bearbeitung des AbschnittsScheckoptionensind folgende Informationen zu beachten (wird nicht für das Vereinigte Königreich verwendet):
Option Bezeichnung Positive Pay aktivierenWählen Sie diese Option aus, um eine elektronische Datei, die Details zu den von diesem Konto ausgegebenen Schecks enthält, an das Finanzinstitut zu senden. Workday vergleicht einen zur Zahlung vorgelegten Scheck mit der Scheckliste in der elektronischen Datei. Wenn ein oder mehrere Elemente des Schecks nicht mit der elektronischen Datei übereinstimmen, kann die Bank die Zahlung zurückhalten.Bevor Sie Positive Pay aktivieren können, müssen Sie mithilfe des EIB (Enterprise Interface Builder) eine Integration mit dem Finanzinstitut erstellen. Anschließend können Sie die Integration über die GeschäftsprozessdefinitionZahlungsdruckereignistriggern.Letzte verwendete SchecknummerDer erste Scheck in der Sequenz beginnt mit der letzten Schecknummer +1.Sofern die Schecksequenz keine Unterbrechung oder Lücke enthält, müssen Sie die Startsequenz nur beim ersten Erstellen des Kontos definieren. Wenn die Schecksequenz unterbrochen wird, starten Sie die Sequenz neu, indem Sie die neue Sequenz-Startnummer -1 eingeben.ScheckdrucklayoutÜberschreiben Sie das Standard-Scheckdrucklayout für Ihren Produktionsmandanten mit einem spezifischen Layout für dieses Konto.Wenn Sie kein Standard-Drucklayout festgelegt und dem Bankkonto kein Scheckdrucklayout zugeordnet haben, ordnet Workday standardmäßig das bereitgestellte Geschäftsformularlayout zu.
Workday leitet das neue Bankkonto zur Prüfung und Genehmigung an den nächsten Geschäftsprozessteilnehmer weiter.
Sie können die von Ihnen erstellten Bankkonten für folgende Zwecke verwenden:
- Routing-Regeln einrichten
- Kundenzahlungen erfassen und einzahlen
- Ad-hoc-Banktransaktionen erstellen
- Manuelle Zahlungen durchführen
- Barverkäufe erfassen
- Scheckdruck und Banking outsourcen
Regeln basierend auf Zahlungsarten erstellen
Erstellen Sie folgende Integrationsregeln, um EFT- und Überweisungs-Zahlungen zu verwalten:
- Regel 1: Gibt das Integrationssystem an, das für das Routingvon Überweisungs-Zahlungen verwendet werden soll.
- Regel 2: Gibt das Integrationssystem an, das für das Routingvon EFT-Zahlungen verwendet werden soll.
Die Bedingungsregel für Überweisungszahlungen hat im Grid
Zahlungsabwicklungs-Setup
die höchste Priorität, gefolgt von der Bedingungsregel für EFT-Zahlungen. Die erste von der Settlement-Engine verarbeitete Zahlung ist eine EFT-Zahlung. Workday versucht, die Zahlung mit der ersten Regel im Grid abzugleichen. Wenn diese Regel keine Übereinstimmung zurückgibt, evaluiert Workday die Zahlung anhand der zweiten Regel. In diesem Fall geschieht Folgendes:
- Workday erkennt, dass die Regel für EFT-Zahlungsarten gilt.
- Eine Übereinstimmung wird erfasst.
- Workday verwendet das Integrationssystem der zweiten Regel.
Bei der Definition eines Integrationssystems sind folgende Informationen zu beachten:
- Nicht spezifizierte Kriterien bedeuten, dass Sie alles einschließen.
- Eine Zahlung muss alle Bedingungen erfüllen, die in einer Zeile des GridsZahlungsabwicklungs-Setupdefiniert sind, um eine positive Übereinstimmung zu erzielen.
- Definieren Sie zuerst die detaillierteste Regel und arbeiten Sie sich dann bis zu den allgemeinsten Regeln vor.