Considerações para a definição: prêmios

Administrator Guide

Você pode usar este tópico como ajuda para tomar decisões ao planejar sua configuração e uso dos prêmios. O tópico explica:

Por que essa definição é útil

Como essa definição é integrada ao Workday

Impactos consequentes e interações entre produtos

Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios

Perguntas e limitações a considerar antes da implementação

Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.

Apresentação

As concessões permitem registrar detalhes de contratos de concessão para que você possa lançar despesas, faturar e cobrar receita de sua subvenção. As concessões contêm uma ou mais linhas de concessão que identificam uma fonte de financiamento e parâmetros para calcular a receita.

Vantagens para a empresa

Você pode agilizar e aumentar a eficiência do seu processo de premiação:

Associar despesas de prêmio ao fundo, subvenção e patrocinador.

Calcular custos indiretos de instalações e administração (F&A) nas suas despesas de concessão usando as taxas de custo do seu contrato de concessão.

Capturar todos os detalhes que contribuem para a atribuição de um prêmio em um só lugar, incluindo anexos, planos de orçamento, dedicação dos colaboradores e condições especiais.

Reconhecer receita para suas despesas de concessão.

Faturar patrocinadores para custos de concessões diretas e indiretas.

Acompanhamento de tarefas de manutenção de prêmios

Casos de uso

Faturar os patrocinadores pelas despesas diretas reembolsáveis e pelos custos de F&A incorridos durante um ciclo de faturamento.

Calcule e reconheça a receita para os custos de F&A nas suas despesas de concessão quando você conclui uma transação de despesas de custo reembolsável.

Distribuir créditos de prêmios e receitas para vários departamentos.

Aplicar restrições de despesas, limites de faturamento ou salários máximos nos prêmios.

Recusar parte ou todos os custos F&A do patrocinador e dividir os custos entre seus departamentos.

Perguntas a considerar

Pergunta	Considerações
Como você quer faturar o patrocinador?	Você pode faturar o patrocinador por estes tipos de linhas de concessão: Valores de despesas de custos reembolsáveis e custos de avaliações e respostas Valores fixos Valores pagos antecipadamente Você pode criar programações de faturamento que o faturam em parcelas ou transações. Você também pode controlar o faturamento com marcos de faturamento. Uma programação de faturamento híbrida permite que você fature os patrocinadores por valores pagos antecipadamente e, em seguida, consuma o pagamento antecipado ao longo do tempo com despesas de custo reembolsável. O Workday exibe o saldo restante do seu projeto na programação de faturamento.
Como você garante a supervisão de seus contratos de concessão?	Você pode configurar processos de negócios para encaminhar contratos de concessão para revisão e aprovação quando: Criar uma proposta de prêmio ou prêmio do Workday. Atualizar um prêmio, por meio de modificações ou correções. Conclua uma tarefa de manutenção de prêmio, como um relatório. Recalcular os custos de prêmio devido a uma alteração na taxa de F&A ou na data do orçamento.
Como você cobra da folha de pagamento e outras despesas relacionadas à concessão da sua concessão ou subvenção?	Você pode cobrar despesas ou despesas relacionadas a uma concessão a uma subvenção adicionando a worktag de subvenção à alocação de custos da folha de pagamento ou à transação de despesas. O Workday então determina de qual linha de concessão deve cobrar a despesa com base na worktag de subvenção e na data do orçamento na linha de despesa e em outras configurações, como datas de linha de concessão e mapeamento de classes de objetos. Para ser elegível para o cálculo de F&A e reembolso de receita, a subvenção deve ser de um fundo patrocinado. Você pode associar outras worktags às despesas de sua concessão adicionando-as como worktags relacionadas na subvenção. Quando você adiciona a subvenção a uma transação de despesa, a despesa é automaticamente marcada com as worktags relacionadas. Exemplo: para sempre associar uma subvenção a um fundo e centro de custo específicos, adicione o fundo e o centro de custo como worktags relacionadas na subvenção.
Como você recupera os custos de F&A ou indiretos do patrocinador de concessão?	Você pode configurar a taxa F&A da sua concessão. Quando você fatura ou paga por uma despesa de concessão elegível, o Workday calcula automaticamente os custos de avaliação e aprovação e o reconhecimento de receita associado à despesa. Você pode então faturar o patrocinador pelos custos diretos e indiretos ao mesmo tempo.
Quando você quer reconhecer a receita da sua concessão?	Você pode reconhecer a receita: Quando você conclui ou liquida suas transações de despesas. Em programações de reconhecimento de receita de concessão Você pode associar programações de reconhecimento de receita de concessão a tarefas de concessão para garantir que você conclua as tarefas antes de reconhecer a receita. Você também pode colocar as programações de reconhecimento de receita em suspenso até que esteja pronto para reconhecer a receita.
Você quer aplicar diferentes taxas de custo F&A com base nas categorias de despesa de suas despesas?	Você pode criar exceções de F&A para aplicar diferentes taxas de F&A a diferentes classes de objeto. A mesma taxa F&A se aplica a todas as categorias de despesa na mesma classe de objeto. Para aplicar uma taxa de F&A diferente da taxa principal, você pode: Substituir a taxa principal pela nova taxa sem assumir o custo em seus departamentos. Recusar a taxa principal, aplicar a nova taxa para o patrocinador e pagar a diferença com financiamento de seus próprios departamentos.
Como você acompanha as alterações em seu contrato de concessão ou em suas taxas de custo indireto?	Há duas maneiras de atualizar uma premiação: Modifique a concessão quando quiser criar uma nova versão mantendo a versão original, por exemplo, quando há uma alteração no acordo de concessão que você quer rastrear. Corrija o prêmio quando você quer atualizar a versão atual sem salvar a cópia original, por exemplo, quando você quer corrigir um pequeno erro de entrada. Você sempre pode acessar as versões históricas de uma concessão.
Quais tarefas ou relatórios fora do Workday você precisa concluir para manter seu prêmio?	Você pode criar listas de tarefas de concessão para rastrear tarefas de marco que precisam ser concluídas antes de faturar ou fechar uma concessão. Você pode usar modelos para criar listas de tarefas rapidamente para concessões que compartilham o mesmo patrocinador, código de finalidade ou tipo de concessão. Você pode definir a notificação para alertar os titulares da tarefa de marco quando suas tarefas estão quase vencendo ou expiradas. Quando você identifica uma tarefa de concessão como um marco de faturamento, o Workday garante que as parcelas de faturamento não sejam faturáveis até que você conclua a tarefa.
Você quer distribuir créditos para mais de uma organização em uma concessão ou permitir que trabalhadores de várias organizações gerem relatórios sobre a concessão?	Você pode usar créditos de concessão para distribuir créditos de concessão a vários departamentos. Quando você habilita a geração de relatórios sobre créditos de concessão para várias organizações, qualquer trabalhador de organizações com uma alocação de crédito pode gerar relatórios sobre a concessão.
Você precisa que alguns campos em seus contratos de concessão não sejam preenchidos ou definidos com valores específicos?	Você pode criar validações personalizadas no contrato de concessão ou na modificação de concessão para garantir que campos específicos em suas concessões sejam sempre: Preenchido Não preenchido Definidas com valores específicos. Não definido para valores específicos. Você pode criar validações personalizadas para qualquer campo no cabeçalho de concessão, na linha de concessão e nas funções de concessão. Exemplo: você pode criar uma validação personalizada para garantir que: A função de Pesquisador principal é atribuída em uma concessão. A lista de programas de assistência no cabeçalho da concessão é sempre especificada para uma concessão com patrocínio federal. As datas da linha de concessão são definidas.

Recomendações

Para receber pagamentos antecipados do patrocinador e deduzir valores gastos do saldo de pagamento antecipado, use uma linha de concessão de custo reembolsável com programação de faturamento de pagamento antecipado, em vez de uma linha de concessão pré-paga.

Use tarefas de prêmio para receber notificações sobre o fechamento de tarefas ou requisitos de relatório com datas de vencimento próximas.

Requisitos

Defina as worktags necessárias para sua contabilidade financeira.

Para calcular e faturar a receita de concessão ao patrocinador, use um fundo financiado pelo patrocinador para a sua concessão.

Para manter orçamentos de concessão, crie uma estrutura de plano.

Para linhas de concessão de valor fixo e reembolsáveis, crie um mapeamento de classes de objeto para mapear suas categorias de despesas internas para as categorias de custo do patrocinador. Para relatar o orçamento em valores reais na fatura do patrocinador, inclua a classe de objeto como uma dimensão na estrutura de plano da concessão.

Limitações

Uma atribuição pode conter até 200 linhas de concessão. Para oferecer suporte a mais de 200 linhas de concessão, crie várias concessões.

Você pode criar prêmios financiados pelo patrocinador ou de compartilhamento de custo, mas o Workday calcula apenas os custos de concessão e reconhece a receita para prêmios financiados pelo patrocinador.

Definição do locatário

Criar IDs de sequência a serem atribuídas a novos prêmios.

Acesse a tarefa

Editar definição de locatário - Finanças

para mapear a nova ID de sequência para o

Gerador de IDs para concessão

Security

Configure estes domínios na área funcional Grants Management:

Domínio	Considerações
Process: Award	Permite que você acesse tarefas e relatórios relacionados à criação, manutenção e visualização de prêmios.
Relatórios: concessão	Permite que você gere relatórios sobre a concessão: Orçamentos Créditos Grupos Tarefas de manutenção
Set Up: Grants Management	Permite configurar detalhes de suporte à concessão, incluindo subvenções, configurações de F&A, faturamento da concessão, listas de tarefas de concessão e conjuntos de classes de objeto.

Para criar ou editar programações de faturamento para uma concessão, configure o domínio Process: Billing
na área funcional Customer Contracts ou Project Billing.

Processos de negócios

Processo de negócios	Considerações
Evento de concessão	Encaminha um novo contrato de concessão para revisão e aprovação. Você pode adicionar estas etapas de ação como subprocessos: Evento de programação de faturamento de concessão , para criar uma programação de faturamento de concessão no final do processo de criação de concessão. Hub de orçamentos de concessão , para encaminhar o contrato de concessão a um aprovador para verificação do valor total em relação ao valor do plano de orçamento.
Evento de modificação de concessão	Encaminha uma modificação de concessão para revisão e aprovação. Você pode adicionar um subprocesso para criar uma modificação de orçamento de concessão.
Evento de programação de faturamento de concessão	Encaminha uma concessão recém-criada para a pessoa responsável por criar a programação de faturamento da concessão.
Evento de proposta de concessão	Encaminha uma proposta de concessão para revisão e aprovação.
Evento de tarefa de concessão	Encaminha uma tarefa de concessão para revisão e aprovação quando o titular da tarefa marca as tarefas de concessão como concluídas no Workday.
Evento de reprocessamento de custos de concessão	Encaminha o recálculo dos custos de concessão para aprovação quando você reprocessa os custos de concessão modificados.

Geração de relatórios

Relatórios	Considerações
Créditos de concessão para concessão Créditos de concessão para linhas de concessão	Permite que você visualize os créditos de concessão nas concessões ou linhas de concessão de uma empresa.
Localizar premiação	Permite visualizar as configurações de uma concessão específica.
Localizar tarefas de concessão	Permite listar e visualizar todas as tarefas de manutenção de prêmios.
Localizar prêmios	Permite listar e visualizar todos os prêmios de uma determinada empresa.
Localizar destinatários secundários	Permite visualizar os destinatários secundários de uma determinada concessão.
Visualizar faturas do patrocinador para concessão	Permite listar e visualizar as faturas de cliente que você gerou para uma concessão.

Integrações

Serviços Web	Considerações
Corrigir premiação	Corrigir um prêmio sem salvar uma versão do prêmio original.
Obter prêmios Enviar premiação	Recupere ou crie contratos de concessão. O serviço Web Submit Award inicia o processo de negócios Evento de premiação .
Solicitar motivo de correção e modificação de concessão Atualizar motivo de correção e modificação de concessão	Recuperar, criar ou atualizar motivos para modificações e correções de concessão. Você pode encaminhar as modificações da concessão para aprovação com base nestes motivos.
Solicitar definições de crédito de concessão Atualizar definições de crédito de concessão	Recuperar, criar ou atualizar definições de crédito de concessão.
Obter status do ciclo de vida de concessão Atualizar status do ciclo de vida da concessão	Recupere ou defina os status do ciclo de vida da concessão para a concessão ou linha de concessão. Você pode criar validações personalizadas com base nos status do ciclo de vida das concessões.
Get Billing Schedules Submit Billing Schedule	Recuperar, criar ou atualizar a programação de faturamento para uma concessão.
Obter status da tarefa de concessão Atualizar status da tarefa de concessão	Recupere ou atualize o status de uma tarefa de manutenção de concessão.
Obter catálogo de assistência doméstica federal Atualizar catálogo de assistência doméstica federal	Recupere, crie ou atualize as informações da lista de programas de assistência sobre concessões.
Solicitar subdestinatários Atualizar destinatário	Recuperar, criar ou atualizar os destinatários secundários de uma premiação. O destinatário secundário deve ser um fornecedor da empresa associada à concessão.
Enviar modificação de concessão	Enviar uma modificação de concessão e encaminhar a modificação para aprovação. Esse serviço Web inicia o processo de negócios Evento de modificação de concessão .

Relações e interações

Recursos	Considerações
Banking and Settlement	Você pode sacar fundos de pagamento do patrocinador para liquidar pagamentos e depósitos eletrônicos.
Orçamentos e planos	Quando você cria um plano de concessão, pode verificar o valor do financiamento da concessão em relação ao valor orçado do plano. Quando você mantém um orçamento de concessão, o Workday verifica se os valores de despesa estão dentro do orçamento antes de aprovar as transações.
Contas de cliente	Você cria faturas de patrocinador para faturar o patrocinador.
Finance	Você pode cobrar valores de despesa da sua concessão e faturar o patrocinador pelas despesas em áreas funcionais do Finanças. Exemplos: contas de despesas, estoque, aquisições e fornecedor.
Contabilidade financeira	Você pode configurar a regra de lançamento em conta para especificar as contas do livro-razão em que você deseja que o Workday contabilize as linhas de lançamento para os custos de concessão calculados e o reconhecimento de receita. Quando você configura classes de objetos para mapear categorias de despesas internas para as categorias de custo do patrocinador, o Workday adiciona as worktags de classes de objetos aos lançamentos operacionais e contábeis.
Folha de pagamento	Você pode atribuir despesas de salários e ajustes contábeis de folha de pagamento à sua subvenção de concessão. Quando você atribui um salário máximo, o Workday aplica worktags de determinação de custos de folha de pagamento alternativas a valores de folha de pagamento que: Acima do máximo. Que não façam parte do componente de pagamento do salário máximo.
Finanças do estudante	Quando sua concessão financia auxílio financeiro a estudante, você pode cobrar o auxílio financeiro do seu patrocinador para fins de reembolso.
Supplier Accounts	Os destinatários secundários da concessão devem ser fornecedores da empresa associada à concessão.
Tempo	Você pode controlar o tempo que os colaboradores gastam em um projeto para garantir que cumpram o compromisso de dedicação a um prêmio.

A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.

Conceito: prêmios

Considerações para a definição: processamento de custos de concessão

Considerações para a definição: custos administrativos e de instalações

Considerações para a definição: faturamento de concessão

Considerações para a definição: provisões futuras de folha de pagamento

Conceito: reconhecimento de receita para subvenções

Criar definições de ID e geradores de sequências

Etapas: definir tarefas de concessão

Criar prêmios

Definir alocações de custos para um trabalhador

Definir alocações de custos para restrições de posição

Etapas: criar provisões futuras para despesas de benefícios extrassalariais