Considerações para a definição: custos administrativos e de instalações
Você pode usar este tópico como ajuda para tomar decisões ao planejar sua configuração e uso de custos administrativos (F&A) para concessões competitivas com linhas de concessão de custo reembolsável e valor fixo. O tópico explica:
- Por que essa definição é útil
- Como essa definição é integrada ao Workday
- Impactos consequentes e interações entre produtos
- Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios
- Perguntas e limitações a considerar antes da implementação
Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.
Apresentação
Os custos F&A são os custos indiretos associados às operações administrativas de uma concessão.
Vantagens para a empresa
- O Workday calcula automaticamente os custos F&A com base em suas condições e taxas, eliminando a necessidade de calcular os custos manualmente.
- Você pode faturar e reconhecer a receita de custos indiretos junto com as despesas originais de sua concessão.
- Você tem a flexibilidade para recusar ou substituir a taxa de F&A institucional por uma nova.
- Você pode definir um limite para o valor de despesas diretas que o Workday pode usar para calcular os custos F&A em uma linha de concessão.
Casos de uso
- Você quer calcular os custos de F&A para todos os gastos de concessão, exceto equipamentos de laboratório.
- Você quer aplicar taxas de custo F&A diferentes para pesquisa dentro e fora do campus.
- Você alterou a data do orçamento da transação de despesas original e precisa recalcular os custos F&A com uma taxa de custo diferente.
- Você quer registrar e faturar o patrocinador separadamente pelos custos F&A e pelas despesas originais.
- Você quer renunciar aos custos de F&A do patrocinador e pagar os custos com fundos de suas próprias organizações.
- Você quer limitar os custos de avaliação e aprovação que os subdestinatários da concessão podem solicitar reembolso.
Perguntas a considerar
Pergunta | Considerações |
|---|---|
Quais de suas categorias de despesa compartilham as mesmas taxas de custo F&A? | Você pode mapear categorias de despesas que compartilham a mesma taxa de custo F&A para a mesma classe de objeto.
O Workday aplica a mesma taxa F&A a todas as despesas na mesma classe de objeto. |
Como você determina a taxa de custo F&A? | Você pode configurar as condições a seguir na sua linha de concessão para determinar a taxa que o Workday usa para calcular os custos F&A:
|
Deseja aplicar mais de uma taxa de custo F&A para o mesmo prêmio? | Quando você quer aplicar taxas de custo diferentes para períodos diferentes na mesma concessão, você pode usar uma exceção de F&A para substituir a taxa principal original. Você também pode especificar taxas de custo por classes de objeto.
Você pode recusar a taxa de custo original aplicando uma nova taxa para o patrocinador e cobrando a diferença de suas próprias organizações. |
Em quais contas do livro-razão você quer contabilizar as transações de F&A? | Você pode criar um conjunto de regras de lançamento em conta para especificar as contas do livro-razão para contabilizar custos F&A e transações de reconhecimento de receita. |
Como você quer limitar os custos de F&A em sua concessão? | Você pode definir o limite de base na linha de concessão para limitar os custos diretos máximos que o Workday pode usar para calcular os custos F&A.
Para limitar o valor que os destinatários secundários podem cobrar na sua concessão, você pode especificar o limite de base nas linhas de subconcessão. |
Quais organizações devem pagar pelos custos de F&A não cobertos pelo patrocinador? | Você pode distribuir os custos F&A não cobertos pelo seu patrocinador a uma ou mais organizações ou fontes de financiamento configurando o perfil de alocação de despesas F&A recusado. |
Como você quer gerar os relatórios e faturar os custos de contabilidade e respostas? | Por padrão, o Workday registra todos os custos F&A junto com as despesas originais, e você fatura os dois ao mesmo tempo. Para relatar e faturar os custos F&A separadamente das despesas originais, você pode configurar a regra de processamento de custos de concessão da sua empresa para substituir a categoria de despesa ou classe de objeto para F&A. |
Para quais organizações você quer alocar a receita de F&A? | Você pode distribuir a receita F&A para uma ou mais organizações configurando um perfil de alocação de receita F&A.
Você pode alocar receita de patrocinadores ou de fundos de compartilhamento de custo. |
Recomendações
Configure as regras de processamento de custos de concessão da sua empresa para:
- Gerar custos de concessão na conclusão do processo de negócios, em vez de na liquidação, para agilizar o reconhecimento de receita de sua concessão.
- Substituir classes de objeto e categorias de despesa para custos indiretos para que você possa separar os custos indiretos dos diretos nas faturas do patrocinador.
Requisitos
- Mapeie categorias de despesas internas para classes de objetos do patrocinador antes de criar um tipo de base de custo. O Workday calcula somente os custos F&A para transações de despesas nas classes de objetos dos tipos de base de custo.
- Inclua worktags de subvenção nas linhas de despesas para as quais você quer gerar custos F&A. O Workday usa as worktags de subvenção nas transações de despesas para determinar qual linha de concessão e taxa de custo F&A usar.
Limitações
Você não pode usar a mesma exceção de F&A para mais de um prêmio.
Definição do locatário
Quando você reprocessa os custos de prêmio, o Workday cancela as linhas anteriores do lançamento F&A e cria novas linhas do lançamento F&A para substituí-las. Para estornar linhas anteriores do lançamento F&A, acesse a tarefa
Editar definição de locatário - Finanças
e habilite o estorno de lançamentos contábeis na seção Opções de lançamento
.Security
Configure estes domínios na área funcional Grants Management:
Domínios | Considerações |
|---|---|
Gerenciar: propostas de subvenção
Process: Award - Core | Permite que você configure e visualize:
|
Set Up: Grants Management
| Permite que você defina e visualize estas configurações de F&A:
|
Processos de negócios
Quando você reprocessa os custos de concessão devido a uma alteração na configuração de F&A ou na transação de despesas, o Workday cancela e substitui as linhas de custo F&A calculadas anteriormente e encaminha esse processo para um avaliador para revisão e aprovação. Você pode configurar o processo de negócios
Evento de reprocessamento de custos de concessão
para especificar para quem encaminhar as revisões e aprovações.Geração de relatórios
Relatórios | Considerações |
|---|---|
Visualizar contabilidade de instalações e administração
| Este relatório permite visualizar a contabilidade dos custos F&A relacionados a uma despesa, incluindo:
Você pode acessar esse relatório no menu de ações relacionadas das faturas de fornecedor aprovadas para a despesa original. |
Visualizar tipos de base de custos administrativos e de instalações
| Este relatório permite visualizar os tipos de base de custo e as classes de objeto em um conjunto de classes de objeto.
Usando esse relatório e o mapa de classes de objeto, você pode determinar o tipo de base de custo para uma categoria de despesa. |
Visualizar exceção de instalações e administração
| Este relatório permite visualizar os detalhes de uma exceção a um acordo de taxa de F&A. |
Visualizar acordo de taxas de administração e instalações
| Este relatório permite visualizar a taxa de F&A para um local, tipo de taxa e data de início do orçamento. |
Visualizar perfil de alocação de receita administrativa e de instalações
| Este relatório permite que você visualize a alocação de receita de F&A e se há compartilhamento de custos de sua própria organização. |
Visualizar perfil de alocação de despesas recusadas em instalações e administração
| Esse relatório permite visualizar a alocação de custos recusados não cobertos pelo seu patrocinador. |
Integrações
Serviços Web | Considerações |
|---|---|
Obter tipos de base administrativa e de instalações
Atualizar o tipo de base administrativa e de instalações | Recupere, atualize ou crie tipos de base de custo. |
Obter tipos de tipo de taxa de custo administrativo e de instalações
Atualizar o tipo de taxa de custo administrativo e de instalações | Recupere, atualize ou crie diferentes tipos de taxa de custo F&A. |
Obter exceções de instalações e administração
Colocar exceção de instalações e administração | Recupere, atualize ou crie exceções aos acordos de taxa de F&A. |
Obter mapeamentos de instalações e classes de objeto administrativo
Colocar mapeamento de classe de objeto administrativo e instalações | Recupere, atualize ou crie os mapeamentos de categorias de despesas internas para as classes de objetos do patrocinador. |
Obter acordos de taxas para instalações e administração
Atualizar acordo de taxas administrativas e de instalações | Recupere, atualize ou crie acordos de taxa de F&A. |
Obter perfis de alocação de receita administrativa e de instalações
Atualizar perfil de alocação de receita administrativa e de instalações | Recupere, atualize ou crie perfis para distribuir a receita do patrocinador. |
Obter perfis de alocação de despesas recusadas por administradores e instalações
Atualizar perfil de alocação de despesas recusadas por administrador e instalações | Recupere, atualize ou crie perfis para alocar aos fundos os custos de avaliação e resposta não reembolsáveis pelo patrocinador. |
Relações e interações
Recursos | Considerações |
|---|---|
Contas de cliente | Você pode criar faturas de cliente para faturar o patrocinador pelos custos diretos e indiretos de uma concessão. |
Despesas | Você pode calcular os custos F&A sobre as despesas de uma concessão. |
Contabilidade financeira | Você pode configurar regras de lançamento em conta para definir contas do livro-razão para contabilização de linhas de lançamento F&A. |
Folha de pagamento | Você pode calcular os custos de F&A sobre a remuneração do colaborador para um prêmio. |
Supplier Accounts | Você pode calcular os custos de F&A em linhas de fatura de fornecedor que contenham worktags de subvenção.
Você pode visualizar a contabilidade dos custos de F&A nas faturas de fornecedor originais. |
A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.