Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2023-06-23
Stappen: groepen voor afstemming van elektronische betalingen maken en afstemmen

Stappen: groepen voor afstemming van elektronische betalingen maken en afstemmen

Configureer het bedrijfsproces en het beveiligingsbeleid voor de
bankrekeninggebeurtenis
 in het functionele gebied 'Banking and Settlement'.
U kunt uw uitgaande elektronische betalingen consolideren in elektronische betalingsafstemmingsgroepen (EPRG) voor een meer gestroomlijnde afstemming. Wanneer u de betalingen voor elektronische overboeking en directe stortingen afrekent, genereert Workday EPRG's met de betalingen voor elke bankrekening.
Met EPRG's kunt u:
  • Groepeer salarisbetalingen om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie voor afzonderlijke betalingen wordt weergegeven.
  • Een groot aantal elektronische betalingen handmatig afstemmen als één groep.
  • Koppel een groep elektronische betalingen aan één bankrekeningoverzichtsregel in automatische afstemmingen.
  • Verlaag de bankkosten door al uw elektronische betalingen op één bankrekeningoverzichtsregel te groeperen, volgens uw bankserviceovereenkomst.
  1. Open de taak
    'Bankrekening maken'
     of
    'Bankrekening bewerken'
     .
    Schakel het selectievakje
    'Elektronische betalingen groeperen voor afstemming'
     in.
    Het domein 'Beveiliging:
    instelling: bankentiteit'
     in het functionele gebied 'Banking and Settlement'.
  2. (Optioneel) Configureer Workday voor het ontvangen en uploaden van betalingsbevestigingsbestanden.
    In de bestanden wordt aangegeven of de bank uw betalingen heeft ontvangen, verwerkt of afgewezen.
  3. De elektronische betalingen afrekenen.
    U kunt:
    In Workday worden de betalingen met dezelfde betalingskenmerken gegroepeerd in een EPRG:
    • Betalingscategorie. Voorbeeld: ad-hocbetaling of overige betalingen.
    • Betalingsdatum.
    • Betalingstype. Voorbeeld: elektronische overboeking of directe storting.
    • Transactievaluta.
    Workday neemt zowel de groepsreferentie-ID als de afzonderlijke betalings-ID's op in het betalingsbestand dat aan de bank wordt geleverd. Wanneer de bank ten minste één betaling in de groep accepteert en voltooit, schakelt Workday de EPRG in voor bankafstemming. Zowel ontvangen als geretourneerde betalingen worden in Workday als voltooid beschouwd.
    Als een betaling in de groep nog in afwachting is van bevestiging, kunt u de EPRG niet afstemmen.
  4. Identificeer de EPRG-referentie-ID in het betalingsbestand.
    Als u de groepsreferentie-ID wilt zoeken die uw bank in het betalingsbestand gebruikt, selecteert u het bedrijfsprocesbetalingsbericht op het tabblad
    'Betalingsgroepen'
     wanneer u de afrekeningsrun weergeeft. Voorbeeld: in een ISO20022 XML-document bevat het element
    Payment Information ID
     de groeps-ID en
    Payment ID
     de individuele betalings-ID.
  5. Stel uw bank op de hoogte dat er één bankrekeningoverzichtsregel per EPRG moet worden gegenereerd.
    U kunt uw bank opdracht geven om de groepsreferentie-ID uit het betalingsbestand op te nemen in de resulterende bankrekeningoverzichtsregel om de bankafstemming te vereenvoudigen.
    Voorbeeld: u verwerkt meerdere ACH-salarisbetalingen van Workday aan uw werknemers. Als u een 1-op-1-matchingmethode voor afstemming wilt inschakelen, vraagt u uw bank om één overzichtsregel te retourneren die de som van alle afzonderlijke ACH-betalingen in de groep vertegenwoordigt.
  6. Bankrekeningoverzichtsgegevens vastleggen in Workday.
    U kunt:
  7. Stem uw bankrekeningoverzichtsregels af met de EPRG's.
    U kunt:
    Ga als volgt te werk om af te stemmen:
    • Maak een 1-op-1-matchregel met behulp van een voorwaarderegel op basis van het veld
      'Transactiereferentie'
       voor automatische afstemming.
    • Match de groepsreferentie-ID op de overzichtsregel en EPRG tijdens handmatige afstemming.
    Als u het referentienummer voor een EPRG en de betalingsstatuswaarden van de samenstellende betalingen wilt weergeven, kunt u het rapport '
    Groep voor elektronische betalingsafstemming weergeven
     ' openen via deze taak of het rapport:
    • Handmatige bankafstemming
      . Klik in het raster
      Afstembare items
       op het vergrootglaspictogram voor de EPRG.
    • Afrekeningsrun weergeven
      . Selecteer de betalingsgroep en vervolgens het EPRG-betalingsbericht.
Met de bankafstemming kunt u controleren of uw gegroepeerde betalingen correct worden weergegeven op uw bankrekeningoverzichtsregels. U kunt het
overzichtsrapport 'Afstemming bank- en boekingsgegevens'
 en andere bankafstemmingsrapporten gebruiken om de details te bevestigen.
U schakelt de EPRG-functie voor bankafstemming in en configureert Workday voor het ontvangen van betalingsbevestigingen. Workday groepeert uw vier elektronische overboekingen in een EPRG met een totale waarde van $1000,00.
In deze tabel ziet u hoe het EPRG-totaalbedrag en de beschikbaarheid voor afstemming worden bepaald op basis van verschillende betalings- en bevestigingsstatuswaarden binnen de groep. Een EPRG met een betaling met de status:
  • In afwachting van een betalingsbevestiging
     is nog niet afstembaar, hoewel de betaling wel meetelt voor het oorspronkelijke EPRG-bedrag.
  • 'Geannuleerd'
     of
    'Afgewezen'
     is afstembaar, maar deze betaling wordt in Workday in mindering gebracht van het oorspronkelijke EPRG-bedrag. Als alle onderliggende betalingen in de groep zijn geannuleerd of afgewezen, is de EPRG niet afstembaar.
Betalingen in EPRG
Scenario 1
Scenario 2
Scenario 3
Scenario 4
Scenario 5
Scenario 6
Scenario 7
Betaling 1
$100.00
In afwachting van bevestiging
In afwachting van bevestiging
Voltooid
Afgewezen
Afgewezen
Afgewezen
Afgewezen
Betaling 2
$200,00
In afwachting van bevestiging
Voltooid
Voltooid
Voltooid
Afgewezen
In afwachting van bevestiging
In afwachting van bevestiging
Betaling 3
$300.00
In afwachting van bevestiging
Voltooid
Voltooid
Voltooid
Afgewezen
Voltooid
Geannuleerd
Betaling 4
$ 400,00
In afwachting van bevestiging
Voltooid
Voltooid
Voltooid
Afgewezen
Voltooid
Voltooid
Totaalbedrag EPRG
$1000.00
$1000.00
$1000.00
$1000.00
$900.00
$0.00
$900.00
$600,00
Is EPRG Reconcilable
Nee
Nee
Ja
Ja
Nee
Nee
Nee