Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2026-04-03
Handmatige afrekeningsruns maken

Handmatige afrekeningsruns maken

  • Maak de onbetaalde openstaande items en betalingen in behandeling die u wilt afrekenen.
  • Als u klantrestituties wilt afrekenen, meldt u zich aan voor
    Optimalisatie klantrestituties
     in het rapport
    'Aanmeldingen voor functies onderhouden'
     .
  • Stel in Workday een intercompany profiel in voor het afrekenen van intercompany items.
  • Beveiliging: domein
    'Proces: afrekening'
     in het functionele gebied 'Bankieren en afrekeningen' of een of meer van deze domeinen:
    • Proces: domein ad-hocbetalingsafrekening
       in het functionele gebied 'Banking and Settlement'.
    • Proces: bankrekeningoverboeking voor afrekening/domein afrekening
       in het functionele gebied 'Banking and Settlement'.
    • Proces: domein 'Betaling/afrekening klantfactuur'
       in het functionele gebied 'Klantrekeningen'.
    • Proces: domein voor afrekening van klantrestituties
       in het functionele gebied 'Klantrekeningen'.
    • Proces: domein 'Betaling/afrekening onkostendeclaratie'
       in het functionele gebied 'Onkosten'.
    • Proces: domein intercompany betaling/afrekening
       in het functionele gebied 'Financiële boekhouding'.
    • Proces: domein 'Aanvraag voor afrekening overige betalingen'
       in het functionele gebied 'Diverse betalingen'.
    • Proces: domein 'Salarisafrekening'
       in het functionele gebied 'Salarisadministratie'.
    • Proces: domein afrekening van derdenbetalingen
       in het functionele gebied 'Salarisadministratie'.
    • Proces: domein voor studentrestitutie/afrekening in behandeling
       in het functionele gebied 'Financiële gegevens student'.
    • Proces: domein 'Betaling/afrekening met procurementcard'
       in het functionele gebied 'Procurement'.
    • Proces: domein studentbetaling/afrekening
       in het functionele gebied 'Financiële gegevens student'.
    • Proces: domein 'Restitutie/afrekening studentsponsor'
       in het functionele gebied 'Financiële gegevens student'.
    • Proces: domein 'Betaling/afrekening van leveranciersfactuur'
       in het functionele gebied 'Leveranciersrekeningen'.
U kunt afrekeningsruns maken, bewerken, bekijken en verwerken om onbetaalde openstaande items en betalingen in behandeling af te rekenen. Workday werkt samen met banken om uitgaande betalingen te verzenden en inkomende betalingen te ontvangen.
  1. Open de taak
    'Afrekeningsrun maken'
     .
    U kunt ook een eenmalige betaling afrekenen via het menu met gerelateerde acties voor een onbetaald open item of een betaling in behandeling. Er wordt een conceptafrekeningsrun met de eenmalige betaling gemaakt.
  2. Houd bij het voltooien van de taak rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Valuta
    Deze valutawaarde kan verschillen van de bankrekeningvaluta, maar de bankrekeningen in de bankrouteringsregel moeten deze accepteren.
    Als u meerdere of alle valuta's wilt selecteren, moet u afrekeningsruns met meerdere valuta's inschakelen in de taak
    'Tenantinstellingen bewerken - financiële gegevens'
     . U kunt meerdere valuta's selecteren bij het zoeken naar items of betalingen die u aan de afrekeningsrun wilt toevoegen. De betalingen worden in Workday afgerekend met de valuta van elke transactie.
    Weergegeven valuta
    Voor afrekeningsruns met één valuta is de weergavevaluta de valuta van de afrekeningsrun.
    Het totaal van de inkomende of uitgaande betalingen van de afrekeningsrun wordt ter informatie in Workday weergegeven in deze valuta, terwijl betalingen worden afgerekend met de valuta van de transactie. U kunt de standaardvaluta van het bedrijf wijzigen in een andere valuta die aan de bankrekening van het bedrijf is gekoppeld.
    Automatisch filters selecteren
    Workday omvat alle onbetaalde openstaande items en betalingen in behandeling die voldoen aan de filtercriteria voor afrekening voor:
    • Organisatie
    • Valuta
    • Uitvoeringsdatum
    U kunt desgewenst selecties toevoegen aan of verwijderen uit de afrekeningsrun voordat u de run verwerkt. Voor het Verenigd Koninkrijk is de afrekeningsrundatum de BACS-verwerkingsdatum.
    Betalingen namens andere bedrijven opnemen
    Selecteer deze optie om betalingsaanvragen van andere bedrijven voor deze betalingscategorieën af te wikkelen en betalingen te doen namens andere bedrijven:
    • vooruitschuiven kasvoorschot
    • Transacties met onkostencreditcard
    • Onkostendeclaraties
    • Aanvragen voor overige betalingen
    • Leveranciersfacturen
    Beschikbare bedrijven zijn gebaseerd op uw intercompany profiel. Deze optie is niet beschikbaar als u betalingen afrekent voor een bedrijf .
    Als u namens andere bedrijven in een aangepast filter hebt opgegeven, schakelt u dit selectievakje ook in.
    Negatieve betalingen uitsluiten
    Selecteer deze optie om negatieve betalingen, zoals niet-toegepaste kredietaanpassingen, uit te sluiten van verwerking in de afrekeningsrun.
    Alle negatieve betalingen worden gegroepeerd op bedrijf, betalingscategorie en valuta in één rij en zijn gemarkeerd als uitgesloten in de taak
    'Afrekeningsrun weergeven
     '.
    Wanneer u dit selectievakje inschakelt, wordt in Workday het volgende weergegeven:
    • Hiermee worden de resultaten van de salaristerugboeking uitgesloten van de afrekeningsrun.
    • Hiermee worden belastingen precies teruggeboekt zoals ze oorspronkelijk zijn berekend en worden ze uitgesloten van de afrekeningsrun.
    Dynamische datum voor leveranciersbetaling
    Selecteer de leveranciersbetalingsdatum die u wilt gebruiken voor de afrekeningsrun.
    • Als de kortingsdatum van de leveranciersfactuur in het verleden ligt, wordt de vervaldatum van de leveranciersfactuur als betalingsdatum gebruikt.
    • Als de vervaldatum van de leveranciersfactuur in het verleden ligt, wordt de datum van de afrekeningsrun als betalingsdatum gebruikt.
    Een afrekeningsrun kan leveranciersbetalingen met verschillende betalingsdatums bevatten. De bank voert leveranciersbetalingen uit op basis van de betalingsdatum, niet op basis van de datum waarop u het betalingsbestand verzendt.
    Workday groepeert ook leverancierskredietaanpassingen op basis van de waarde van de betalingsdatum die u hebt geselecteerd. U kunt het selectievakje '
    Aanpassingen leverancierskrediet toepassen op verschuldigde eerste betaling'
     in de taak
    'Tenantinstellingen bewerken - financiële gegevens'
     inschakelen om tijdens de afrekening automatisch creditaanpassingen van leveranciersfacturen toe te passen op de factuurbetalingen. Workday verrekent creditnota's in behandeling met leveranciersfacturen, ongeacht hun vervaldatums.
    Er wordt direct een conceptafrekeningsrun met een automatisch gegenereerde ID gemaakt op basis van uw tenantinstellingen.
  3. Klik op
    Toevoegen
     om de onbetaalde openstaande items en betalingen in behandeling te zoeken en te selecteren die u in de afrekeningsrun wilt opnemen.
  4. Bekijk een voorbeeld van de betalingen die u in de afrekeningsrun hebt opgenomen.
    In de
    overzichtsweergave
     en andere weergaven worden de betalingen weergegeven die moeten worden gegenereerd. Workday combineert betalingen voor documenten zoals onkostendeclaraties en leveranciersfacturen, indien van toepassing.
    Bewerk indien nodig de details van de betaling:
    • Klik op
      Bewerken
       om itemdetails te bewerken, zoals de bankrekening, de betalingsdatums van de leverancier en het betalingstype, of om een aantekening toe te voegen. U kunt openstaande items uit de betaling verwijderen.
    • Klik op
      Betalingen beheren
       om betalingsdetails te bewerken of om betalingen uit de afrekeningsrun te verwijderen. U kunt salarisbetalingen niet uit salarisgroepen verwijderen.
    • Klik op
      'Uitzonderingen beheren'
       om betalingen te bewerken met uitzonderingen, zoals een bankrekening die een bepaald betalingstype niet ondersteunt. U kunt ook betalingen met de uitzonderingen verwijderen.
  5. Klik op
    Items weergeven
     om de geselecteerde items weer te geven.
    Als uw onkostendeclaraties onkostendeclaraties in USD bevatten, kunt u klikken op
    'Nulvergoeding beheren'
     om deze uit de afrekeningsrun te verwijderen.
  6. Als u betalingen wilt afrekenen voor de onbetaalde openstaande items en in behandeling zijnde betalingen die in de run zijn opgenomen, klikt u op
    Verwerken
     .
Workday start het bedrijfsproces
'Gebeurtenis voor afrekeningsrun'
 en rekent de onbetaalde openstaande items en betalingen in behandeling af.
Als u betalingsintegratie hebt geconfigureerd, wordt het bestand verwerkt tijdens de afrekeningsrun.
Nadat de afrekeningsengine de betalingen heeft voltooid, worden de boekingsposten gegenereerd die aan elke betaling zijn gekoppeld en worden deze naar de financiële boekhouding van Workday verzonden. Als de grootboekperioden voor de afrekeningsrun zijn gesloten of de status '
Sluiting in uitvoering'
 hebben, worden betalingen geboekt naar de eerstvolgende openstaande grootboekperiode. Als er geen openstaande grootboekperiode beschikbaar is, wordt de status van het betalingsjournaal gewijzigd in
Fout
 .
Nadat u de afrekeningsrun hebt gestart, kunt u:
  • De gebeurtenis voor de afrekeningsrun goedkeuren.
  • Voor elektronische betalingen:
    • De betalingsvrijgave goedkeuren.
    • Voltooi en keur eventuele aanvullende bedrijfsprocesstappen
      voor betalingsvrijgavegebeurtenissen
       goed.
    • Upload betalingsbevestigingen voor betalingen met de betalingsstatus
      In afwachting van bevestiging
       .
    • Controleer of u de betalingsintegratiebestanden correct hebt geleverd.
  • Voor betalingen per cheque:
    • Voltooi de afdruktaken in
      Mijn taken
       om het afdrukken van de cheque te starten wanneer u klaar bent.
    • Voltooi en keur eventuele aanvullende bedrijfsprocesstappen
      voor het afdrukken van cheques
       en
      het afdrukken van betalingen goed
       .
Gebruik het rapport
Afrekeningsruns zoeken
 om een conceptafrekeningsrun te bewerken. Wijzig indien nodig de
naam van de afrekeningsrun
 of
de betalingsdatum
. De betalingsdatum is de datum van de afrekening die wordt weergegeven op cheques en adviezen voor betalingen die in de run zijn opgenomen. Voor elektronische betalingen is de betalingsdatum de datum waarop u de afrekeningsrun verwerkt.