Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2024-02-09
Bankrekeningen definiëren

Bankrekeningen definiëren

  • Financiële instellingen definiëren.
  • Definieer de standaardvaluta voor een bedrijf.
  • Configureer het bedrijfsproces en het beveiligingsbeleid voor de
    bankrekeninggebeurtenis
     in het functionele gebied Bankieren en afrekeningen.
  • Beveiliging:
    instellen: domein Bankentiteit
     in het functionele gebied Bankieren en afrekeningen.
Maak bankrekeningen in Workday voor alle externe operationele rekeningen waarvoor u transacties uitvoert. Maak voor niet-operationele rekeningen alleen een rekening als u moet afstemmen. Met deze rekeningen kunt u:
  • Betalingen maken, uitvoeren en ontvangen.
  • De boeken afstemmen.
  • Beheer contanten.
  1. Open de taak
    Bankrekening maken
     of
    Bankrekening bewerken
     .
  2. Houd bij het invullen van de sectie Algemene
    rekeninggegevens
     rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Fonetische naam
    U kunt fonetische namen voor deze bankrekeningvelden gebruiken om de juiste uitspraak in betalingsbestanden op te nemen:
    • Organisatie
    • Naam op rekening
    • Financiële instelling
    • Vertakkingsnaam
    Wordt weergegeven wanneer:
    • U schakelt fonetische namen in voor de taak
      Tenantinstellingen bewerken - algemeen
       .
    • Gebruikers selecteren de relevante landinstelling en weergavetaal in hun voorkeuren.
    Voor
    Naam voor rekening
    en
    filiaalnaam
    moet de voorkeurstaal van het land van de bankrekening overeenkomen met de taal die is ingeschakeld in de tenantinstellingen.
    Organisatie
    Als u een bedrijfshiërarchie selecteert, kunt u de rekening delen met alle bedrijven. U kunt deze waarde wijzigen als er geen rekeningactiviteit is.
    Juridisch eigenaar van bedrijf
    Dit veld wordt in Workday weergegeven wanneer u een bedrijfshiërarchie selecteert als
    Organisatie
    .
    U kunt een bedrijf in de hiërarchie selecteren als de juridische eigenaar van de bankrekening. Workday gebruikt dit bedrijf als referentiegegevens voor het product Workday Bankconnectiviteit om rekeningen in eigendom van de bedrijfshiërarchie te integreren.
    Rekeningvaluta
    De valuta waarin u gelden op de rekening opslaat en gelden die u naar de rekening overboekt, omrekent.
    Voor bedrijven vult Workday automatisch de bedrijfsvaluta. Voor bedrijfshiërarchieën vult Workday automatisch de valuta in de consolidatiedetails in, indien van toepassing. Anders gebruikt Workday de standaardvaluta van de tenant. U kunt deze waarde wijzigen in elke valuta als er geen rekeningactiviteit is.
    Als u deze rekening wilt gebruiken voor salarisadministratie, moet de rekeningvaluta overeenkomen met de bedrijfsvaluta.
    Alle valuta's accepteren/Deze valuta's accepteren
    De valuta's van de fondsen die deze rekening kan ontvangen.
    Voorbeeld: u geeft in dit veld de geaccepteerde valuta's voor inkomende betalingen op. Wanneer u de afrekening uitvoert, verwerkt Workday de inkomende betalingen alleen in de specifieke valuta's voor deze rekening.
    Als u de toegestane valuta's voor uitbetaalde bedragen wilt beperken, kunt u ook een bankrouteringsregel instellen. Zie Bankrouteringsregels definiëren.
    Toegestane betalingstypen
    De betalingstypen die worden gebruikt voor salaris-, leveranciers- en andere betalingen moeten overeenkomen met de betalingstypen voor de bankrekeningen.
    Voorbeeld: als uw werknemers
    directe storting
     kunnen selecteren als hun voorkeursbetalingstype voor salarisbetalingen, moet de bankrekening die wordt gebruikt voor deze betalingen het betalingstype
    voor automatische storting
     bevatten.
    Selecteer
    Handmatig
     om handmatige betalingen buiten de cyclus uit te voeren vanaf deze rekening.
    U definieert betalingstypen met behulp van de taak
    Betalingstypen onderhouden
     .
    Beveiligingssegment bankrekening
    Met een bankrekeningbeveiligingssegment kan een bepaalde beveiligingsgroep medewerkers deze bankrekening gebruiken voor het maken, bewerken en annuleren van ad-hocbetalingen.
  3. Voer specifieke
    rekeningdetails
     in voor het geselecteerde
    land
    :
    Optie Omschrijving
    Banksorteercode
    Voer de sorteercode van zes cijfers in, met of zonder koppeltekens. Voorbeeld: 000000 of 00-00-00. (Alleen VK).
    Rekeningnummer
    Voor het VK moet het rekeningnummer uit 8 cijfers bestaan.
    Rollennummer
    (Optioneel) Vereist voor bepaalde spaarrekeningen of voormalige spaarrekeningen. De meeste rekeningen gebruiken geen rolnummers meer. (alleen VK)
    Naam op rekening
    Voor het VK is een naam op de rekening optioneel, omdat bankoverboekingen afhankelijk zijn van sorteercodes en rekeningnummers.
    IBAN
    (Optioneel) Voer een IBAN-nummer in om overboekingen van of naar deze rekening over nationale grenzen mogelijk te maken. Dit veld wordt alleen voor bepaalde landen weergegeven.
    Als het bankrekeningoverzicht voor de rekening de ISO20022-indeling gebruikt, moet u het IBAN-nummer opgeven dat in het bankrekeningoverzichtsbestand wordt aangegeven.
    Breuk
    Voer de breukvorm van het bankoverschrijvingsnummer in als back-up voor de MICR op de cheque.
    Niet gebruikt in het VK.
    Opgemaakte MICR
    Als u blanco cheques gebruikt en uw bank een andere MICR (Magnetic Ink Character Recognition Format) vereist dan de afdrukindeling van Workday, voert u de juiste waarden in.
    Workday gebruikt de MICR die u opgeeft op de positie die u selecteert in de afdrukindeling voor cheques.
    Niet gebruikt in het VK.
    Doelsaldo
    Leg het saldo vast dat u voor deze rekening wilt behouden, zodat u deze informatie kunt opslaan en erover kunt rapporteren.
    Voorbeeld: de bank verplaatst geld van of naar de rekening om het doelbedrag te halen. U kunt er ook voor kiezen om aan het einde van elke dag een bepaald saldo te hebben en het geld zelf te verplaatsen.
    Indeling bankrekeningoverzicht
    Workday wijst codes voor saldo-, overzichts- en transactietypen toe aan bankrekeningoverzichtsrecords op basis van de overzichtsindeling.
    Voor bankrekeningoverzichten die eerder zijn geïmporteerd, vastgelegd en verzonden voor afstemming, kunt u de overzichtsindeling alleen selecteren of bijwerken wanneer ze volledig zijn afgestemd.
    Aangepaste codeset voor bankrekeningoverzichten
    (Optioneel) Wijs een vooraf gedefinieerde codeset voor bankrekeningoverzichten met uw eigen aangepaste rekeningsaldo-, overzichts- en transactietypecodes toe aan de bankrekening. Deze codes zijn voor BAI2-, BTRS-, ISO20022- of niet-standaardopmaak voor bankrekeningoverzichten.
    De op tenants en bank gerapporteerde typecodes kunnen worden geselecteerd op:
    • Toewijzingen van worktags voor bankrekeningoverzichten.
    • Handmatig ingevoerde bankrekeningoverzichten.
    • Handmatige afstemmingen van bankrekeningoverzichten.
    • Matchregels voor bankafstemming en voorwaarderegels bij eerste melding voor automatische afstemmingen en afstemmingen bij eerste melding.
  4. Het saldo van de rekening in Workday afstemmen met het saldo bij de financiële instelling. Als u niet-operationele rekeningen wilt afstemmen, kunt u ad-hocbanktransacties en sjablonen gebruiken om belangrijke transactiegegevens vast te leggen.
    Houd bij het voltooien van de sectie
    Afstemmingsconfiguratie
     rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Geavanceerde modus
    Schakel dit selectievakje in om bankrekeningoverzichtsregels af te stemmen met operationele transacties op basis van afstemmingsregelsets. Workday maakt automatisch ad-hocbanktransacties voor het afstemmen van items bij eerste melding met behulp van regelsets bij eerste melding.
    Schakel het selectievakje uit als u bankrekeningoverzichtsregels afstemt met operationele transacties op basis van alleen matchende bedragen en referentienummers.
    Automatische bankafstemming uitvoeren
    • Als u
      Handmatig
       de afstemming van bankrekeningoverzichten selecteert voor alle overzichten van deze rekening.
    • Als u
      Bij laden
       selecteert, wordt de automatische afstemming van bankrekeningoverzichten gestart wanneer u overzichten van deze rekening in Workday laadt.
    Matchregelset
    Selecteer een set met afstemmingsregels om bankrekeningoverzichtsregels af te stemmen op operationele transacties. Workday gebruikt de regels voor matching:
    • Eén bankrekeningoverzichtsregel met één afstembare post
    • Eén bankrekeningoverzichtsregel met veel afstembare items
    • Veel bankrekeningoverzichtsregels met één afstembare post
    • Veel bankrekeningoverzichtsregels met veel afstembare items
    • Een of meer bankrekeningoverzichtsregels voor een of meer voorgestelde items
    Regelset bankafstemming
    Selecteer een regelset om bankrekeningoverzichtsregels af te stemmen op operationele transacties. Workday gebruikt de regels voor matching:
    • Eén bankrekeningoverzichtsregel met één afstembare post
    • Eén bankrekeningoverzichtsregel voor een of meer voorgestelde items
    Tijdens een afstemming van bankrekeningoverzichten voert Workday de afstemmingsregelsets uit
    voordat
     de bankafstemmingsregelsets worden ingesteld. Dubbele bankafstemmingsregels worden genegeerd.
    Afstemming van item bij eerste melding uitvoeren
    Geldige waarden zijn:
    • Nadat automatische afstemming is voltooid
      : start automatisch de afstemming bij eerste melding voor de bankrekening nadat alle andere automatische afstemmingen zijn voltooid.
    • Handmatig
      : selecteer deze optie om de afstemming bij eerste melding handmatig te starten.
    Regelset voor item bij eerste melding
    Selecteer de regelset die u wilt gebruiken voor het maken van ad-hoctransacties voor afstemming met items bij eerste melding, zoals service- of transactiekosten die op basis van deze rekening worden gegenereerd.
    Regelset voor klantbetaling
    Selecteer een actieve regelset om de niet-afgestemde bankrekeningoverzichtsregels naar het betalingsbericht van de klantbetaling te kopiëren.
    Wanneer de AR-specialist de regelsets voor klantbetalingen verwerkt, registreert Workday een klantbetaling en een storting en stemt de storting automatisch af.
    Klantbetalingen groeperen in een storting
    Elektronische studentbetalingen groeperen in een storting
    Selecteer deze optie om elektronische betalingen die door Workday zijn gestart als creditcard- of automatische incassobetalingen in één storting te verzamelen en deze stortingen als één item af te stemmen.
    Elektronische betalingen groeperen voor afstemming
    Selecteer deze optie om uitgaande elektronische betalingen via elektronische overboeking of rechtstreekse stortingen in één afstemmingsgroep te verzamelen. Workday genereert de elektronische betalingsafstemmingsgroep (EPRG) op het moment van afrekening en stemt deze groep af als één item.
    Afgestemde overzichten automatisch verzenden
    Selecteer deze optie om automatisch afgestemde bankrekeningoverzichten te verzenden. Workday verzendt de overzichten ter goedkeuring zodra alle regels en items bij eerste melding zijn afgestemd.
    Standaardbeginsaldo bankrekeningoverzicht
    Selecteer deze optie om de beginsaldi op geïmporteerde bankrekeningoverzichten automatisch in te vullen wanneer deze waarde niet wordt opgegeven. Workday berekent het beginsaldo op basis van het eindsaldo van het laatste niet-geannuleerde bankrekeningoverzicht voor de rekening.
    Beginsaldi zijn vereist op alle bankrekeningoverzichten voor afstemming.
  5. (Optioneel) Selecteer in de sectie
    Configuratie worktagtoewijzing
     de
    regelset voor worktags voor bankrekeningoverzichten
     die u aan de bankrekening wilt koppelen. Workday gebruikt de overschrijvingsregelset voor worktags voor bankrekeningoverzichten om specifieke worktags toe te wijzen aan bankrekeningoverzichtsregels voor de rekening.
  6. Definieer in de sectie
    Bankrekeninggebruik
     het doel voor het gebruik van de rekening.
    U kunt een bankrekening instellen om zowel leveranciers- als onkostenbetalingen te doen en klantbetalingen te ontvangen. U kunt ook een bankrekening maken voor unieke functies, zoals een rekening die alleen salariskosten dekt.
    Definieer één bankrekening die alle vormen van gebruik bevat om als standaardrekening voor uw bankrouteringsregel te dienen.
    Houd bij het voltooien van de sectie rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Gebruik primaire rekening
    Selecteer de primaire betalingstypen die voor deze bankrekening moeten worden gebruikt. Voorbeeld: selecteer
    Ad-hocbetaling
     om deze rekening te gebruiken om bankkosten te betalen met behulp van ad-hocbetalingen.
    Aanvullend gebruik toestaan
    Selecteer deze optie om de bankrekening beschikbaar te maken voor eventuele aanvullende betalingstypen die u mogelijk moet verwerken.
  7. Houd bij het invullen van de sectie
    Controleopties
     (niet gebruikt voor het VK) rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Positive Pay inschakelen
    Selecteer deze optie om een elektronisch bestand naar de financiële instelling te verzenden met details voor cheques die vanaf deze rekening zijn uitgegeven. Een cheque die voor betaling wordt aangeboden, vergelijkt Workday met de lijst met cheques in het elektronische bestand. Als een of meer elementen van de cheque niet overeenkomen met het elektronische bestand, kan de bank de betaling inhouden.
    Voordat u een positieve beloning kunt activeren, moet u een integratie met de financiële instelling maken met behulp van de Workday Enterprise Interface Builder (EIB). Vervolgens kunt u de integratie activeren vanuit de bedrijfsprocesdefinitie
    van de betalingsafdrukgebeurtenis
     .
    Laatst gebruikte chequenummer
    De eerste cheque in de reeks begint met het laatste chequenummer +1.
    Tenzij er een onderbreking of hiaat in de reeks cheques zit, hoeft u de beginvolgorde alleen te definiëren wanneer u de rekening voor het eerst maakt. Als er een onderbreking in de controlereeks is, start u de reeks opnieuw door het nieuwe beginnummer van de reeks in te voeren - 1.
    Afdrukindeling cheque
    Overschrijf de standaardindeling voor het afdrukken van cheques voor uw productietenant door een indeling die specifiek is voor deze rekening.
    Als u geen standaardafdrukindeling hebt ingesteld en geen afdrukindeling voor cheques aan de bankrekening hebt toegewezen, gebruikt Workday standaard de indeling van het geleverde bedrijfsformulier.
Workday stuurt de nieuwe bankrekening naar de volgende deelnemer aan het bedrijfsproces voor beoordeling en goedkeuring.
U kunt de bankrekeningen die u maakt gebruiken om:
  • Stel routeringsregels in.
  • Klantbetalingen vastleggen en storten.
  • Ad-hocbanktransacties maken.
  • Voer handmatige betalingen uit.
  • Contante verkopen vastleggen.
  • Het afdrukken en bankieren van cheques uitbesteden.
Regels maken op basis van betalingstypen
Maak deze integratieregels om elektronische overboekingen en betalingen via automatische incasso te beheren:
  • Regel 1: Hiermee geeft u het integratiesysteem op dat moet worden gebruikt voor het routeren van betalingen
    voor directe stortingen
     .
  • Regel 2: Hiermee geeft u het integratiesysteem op dat moet worden gebruikt voor het routeren
    van elektronische
     overboekingen.
De voorwaarderegel voor betalingen via rechtstreekse stortingen heeft de hoogste prioriteit in het raster
voor afrekeningsinstellingen
 , gevolgd door de voorwaarderegel voor elektronische overboekingen. De eerste betaling die door de afrekeningsengine wordt verwerkt, is een elektronische overboeking. Workday probeert de betaling af te stemmen op de eerste regel in het raster. Wanneer deze regel geen match retourneert, evalueert Workday de betaling aan de hand van de tweede regel. In dit geval doet Workday het volgende:
  • Hiermee wordt erkend dat de regel van toepassing is op typen elektronische overboeking.
  • Hiermee wordt een match vastgelegd.
  • Gebruikt het integratiesysteem dat aan de tweede regel is gekoppeld.
Houd bij het definiëren van een integratiesysteem rekening met het volgende:
  • Niet-opgegeven criteria betekent dat u alles opneemt.
  • Een betaling moet voldoen aan alle voorwaarden die zijn gedefinieerd in een rij van het raster
    voor afrekeningsinstellingen
     om een positieve match te produceren.
  • Definieer eerst de meest gedetailleerde regel en werk naar de breedste regels toe.