報奨の作成
- 報奨をサポートする要素を作成します。参照 Steps: Set Up Awards。
- "Grants Management" 業務分野で、"表彰イベント"ビジネス プロセスおよびセキュリティ ポリシーを設定します。
アワードとは、資金提供者とのアワード契約を規定するビジネス ルール、条件を指定した契約です。アワードの情報に基づいて、アワード コストの計算方法、アワード クレジットの配分方法、収益認識方法が決定されます。報奨には以下のものがあります。
- 1 つ以上の報奨行における認可済の金額と有効日の範囲。
- 確定済エフォートと特別条件
- 間接経費を計算するための設定。
- 直接および間接の資金提供者情報。
- 複数の部門への報奨クレジットの配分。
- 報奨を管理するために完了する必要があるタスク。
- "報奨の作成" タスクにアクセスします。
- 次を参考にして、"概要"タブを完了させます。
オプション 説明 アワードの組織この報奨に関連付けられている組織のワークタグを選択します。これらのワークタグのロールを持つユーザーは、会社でロールを持っていない場合でも、報奨を表示し、レポートを作成できます。アワード契約オーナーこのフィールドには、報奨の作成者が自動入力され、その作成者の名前が"Award Contract Owner"セキュリティ グループに追加されます。レビューと承認を報奨全体の責任者である 1 人の従業員に送信する必要がある場合は、ビジネス プロセスでこのセキュリティ グループを指定できます。このタスク以外で"Award Contract Owner"ロールを割り当てることはできません。主資金提供者報奨の合意事項を設定する組織です。例: 大学 A は全米学術財団から賞与を受け取り、代わりに大学 B にサブ報奨を発行します。大学 B は "資金提供者" および"請求先資金提供者"として、および "主資金提供者"として国民学術財団を表示できます。請求先の資金提供者報奨の支払組織です。例: 全米医療機関 (NIH) から報奨を受け取り、医療福祉サービス (DHHR) から報奨支払を受け取りました。"資金提供者"を "NIH" に、"請求先の資金提供者" を"DHHR" に設定できます。支払タイプ信用状を使用するには、使用する信用状の支払タイプと一致する支払タイプを選択します。信用状アワードの"請求先の資金提供者"の信用状を選択します。支出制限のデフォルトすべての報奨行に入力されるデフォルトの支出制限を選択します。支出カテゴリまたはオブジェクト クラスにより制限される支出制限を選択します。支給コンポーネント グループ別の支出制限は、複数の資金源を持つプロジェクトにのみ適用でき、グラントには適用できません。個々の報奨行の"支出制限"フィールドを設定することで、支出制限を上書きできます。支出の検証時には、報奨ヘッダーの "支出制限のデフォルト" ではなく、報奨行の支出制限のみが参照されます。アワード請求の連番資金提供者の請求書に請求連番を追加するには、このチェックボックスをオンにします。アワード請求連番は、請求書のカスタマイズ可能なラベルとして使用できます。アワード請求連番のフォーマット/構文アワードまたは資金提供者を識別しやすくするために、アワード請求の請求連番を入力します。アワード請求の順序には、テキスト文字列とそれに続く日付または連番のいずれかのパターンを含めることができます。角かっこでパターンを囲みます。例:gates_[Seq][yyyy][MM][dd] は次のような報奨請求の連番を作成します。- 資金提供者である "Gates Fund" を識別するテキスト文字列。
- 請求書番号の連番。"現在のアワード請求連番"から増分されます。
- 指定したパターンで、請求書を生成した日付。
このオプションは、"アワード請求連番"チェックボックスをオンにした場合に表示されます。使用された現在のアワード請求連番連番を開始する任意の番号を入力します。別の ID ジェネレーターで生成された既存の連番に続く番号を入力することもできます。この報奨に対して請求書が作成されるたびに、この番号が加算されます。このオプションは、"アワード請求連番"チェックボックスをオンにした場合に表示されます。アワード請求連番ジェネレーター ルールアワード請求の連番ルールを作成または選択して、請求書の連番を設定します。このオプションは、"アワード請求連番"チェックボックスをオンにした場合に表示されます。選定通貨請求先の資金提供者が使用できる通貨を選択します。このフィールドには、請求先の資金提供者のデフォルト通貨が入力されます。金額ゼロの報奨報奨に資金を割り当てる前に、アクティビティを取得するために金額ゼロの報奨を作成できます。このチェックボックスをオンにすると、資金提供フィールドはゼロに上書きされます。資金配分が可能になったら、報奨を修正して"金額ゼロの報奨"チェックボックスをオフにし、資金配分の詳細を入力できます。金額ゼロの報奨に対して支出行を作成した場合、費用払戻可能支出行に対する顧客請求書は生成されません。コスト負担額合計会社が報奨コストに拠出する予定の金額を入力します。資金提供者が求めるコスト負担額資金提供者から、会社に報奨合計の一部を支払う必要がある場合は、このチェックボックスをオンにします。認可済金額資金提供者がこの報奨について承認した金額を入力します。この金額は、"選定行"タブのすべての選定行金額の合計と同じである必要があります。請求限度額の上書き既存の報奨の承認済金額を上書きする請求限度額を入力します。例: 承認済みの 1,000 USD のうち 400 USD を使用した古い報奨を換算します。支出合計が"認可済金額"を超えないようにするため、"請求限度額の上書き"を 600 USD に設定します。アワード スケジュールアワードのレポート要件に合致する計上期間でアワード スケジュールを選択または作成します。費用払戻可能な請求でコスト共有を使用する場合、取引合計が承認金額または請求限度額の上書き値を超えた場合、次のようになります。- 上書き金額の請求書が作成されます。
- 直接費と間接費または施設維持管理費 (F&A) を比率で分割し、取引ごとの F&A コスト レートを維持する。
- "選定行"タブで行を追加します。次を参考にして、行を完了させます。
オプション 説明 行のコピークリックすると新しい選定行が追加され、選択した選定行から行情報が入力され、グラントは空のままになります。新しい選定行から、以下のいずれかを実行できます。- 既存のグラントを追加する。
- グラントを作成する権限がある場合は、新しいグラントを作成します。
"行のコピー" と "グラントのコピー"クリックすると、選定行とともにグラント情報がコピーされます。以下から情報が自動入力されて、"ドラフト"のグラントが作成されます。- 保存されたグラントのある行をコピーした場合、選択した行にグラントを付与する。
- 保存済の元のグラント (ドラフトのグラントのある行をコピーした場合)。
また、"グラント" プロンプトの下に"ドラフトのグラントの変更" ボタンが追加され、コピーしたグラントや未保存のグラント情報をレビュー、更新することができます。変更を送信または保存すると、新しいグラントが保存されます。このボタンは、グラントを作成する権限を持つユーザーにのみ表示されます。すべてのユーザーが報奨行のコピー時に新しいグラントを作成できないようにするため、グラント管理の設定で "行のコピーとグラントのコピーを無効にする"オプションを選択することで、このボタンを非表示にすることができます。参照 グラント マネジメント設定の設定。会社アワード行を追加すると、このフィールドにアワード ヘッダーの会社が自動入力されます。複数会社の報奨の場合は、報奨行の請求先の関連会社を選択します。以下のような関連会社から選択できます。- アワード ヘッダーの会社との会社間取引を開始できる。会社が会社間取引を開始できるかどうかを判断するには、アワード ヘッダーの会社の "会社の会社間プロファイルの表示"タスクにアクセスし、アワード行の会社に "取引の開始を許可"オプションが設定されているかどうかを確認します。参照 会社間プロファイルの定義。
- アワード ヘッダーの会社と共通の通貨を共有する。
- アワード ヘッダーの会社と同じ勘定セットを使用する。
行タイプアワード行について資金提供者に請求する方法を選択します。選択した行タイプによって、選定行に表示されるフィールドが決まります。他のフィールドに入力した後に行タイプを変更すると、新しい行タイプで使用できないフィールドの情報が失われる可能性があります。選定行の会社により、選択可能な行タイプが決まります。行タイプを選択できるようにするには、アワード行の会社のグラント管理設定で、その行タイプを有効な行タイプとして追加します。次のものから選択できます。- 費用払戻可能:請求期間中に発生した直接的な支出と F&A の金額を資金提供者に請求するか、前払金から支出額を消し込むことができます。
- 固定金額: アワード コストがいつ発生するかに関係なく、事前に決定された金額を資金提供者に請求します。
アワード コストが発生したときに資金提供者から仮払金を受領して消込可能にするには、"前払"行タイプではなく"費用払戻可能"行タイプを選択することをお勧めします。続いて、請求スケジュールの作成時に"前払"スケジュール タイプを選択できます。プライマリ1 つの選定行を主選定行として選択します。付与同じグラントを複数の選定行に関連付ける場合、選定行の日付が重複することはできません。報奨行に支出を請求するには、支出取引または給与計算コスト配分にワークタグとしてグラントを追加します。行金額すべての行の金額の合計は、"概要"タブの"認可済金額"と同じである必要があります。収益カテゴリ資金提供者からの支払の会計処理を計上する収益カテゴリを選択します。支出制限アワード行の支出に適用する支出制限を選択または作成します。アワード ヘッダーで"Spend Restriction Default"を設定すると、このフィールドは自動入力されますが、アワード行に対して変更できます。複数の支出制限を選択する場合は、すべての支出制限が許容コストまたは許容不可コストのいずれかであることを確認し、両方の組み合わせではないことを確認してください。参照 支出制限の作成。許可される支出制限と許可されない支出制限の組み合わせを選択した場合、許可されている支出制限のみがチェックされます。選択した支出制限ごとに、制限を適用する支出領域ごとにカスタム検証を作成し、"Allowable Spend for Grant" ソース外部フィールドを使用して、 の支出カテゴリ、支給コンポーネント グループ、またはオブジェクト クラスを表します。支出制限。 参照 例: グラントに対する支出制限の実施。アワード行の支出制限によってブロックされた支出取引を確認するには、"Award Spend Restriction Audit Report"レポートにアクセスします。繰延収益"行タイプ"プロンプトから"固定金額" を選択した場合、このチェックボックスをオンにすると、アワード収益認識スケジュールで収益を認識し、会計処理を"繰延収益"勘定計上ルールに計上できます。このチェックボックスをオフにした場合、支出取引の完了時に収益が認識されます。レート契約費用払戻可能報奨行の請求には、レート契約が必要です。費用払戻可能報奨行に F&A 要件がない場合は、ゼロ パーセントの契約を作成できます。選択したレート契約によって、報奨行の"基準タイプ"と"オブジェクト クラス セット"が決まります。また、このレート契約では、"コスト レート タイプ"フィールドに対象のコスト レート タイプが事前に入力されます。コスト レート タイプ費用払戻可能、固定金額、前払の報奨行では、コスト レート タイプを選択し、事業地ごとに異なる F&A レートを適用します。新しいレート タイプを追加するには、F&A レート契約を編集します。例外費用払戻可能、固定金額、前払の報奨行で、F&A の例外を選択して以下を行います。- F&A レート契約で機関の F&A レートを上書きする。
- 資金提供者の機関 F&A コストを放棄する。
- 特定のオブジェクト クラスの経費における F&A レートを上書きまたは放棄します。
例外に含まれる基準タイプが F&A レート契約の基準タイプとは異なる場合は、両方の基準タイプのオブジェクト クラス セットが同じであることを確認してください。収益配分プロファイルプロファイルを選択して、F&A または間接費の収益回収を組織全体でどのように配分するかを決定します。基準限度直接費の最高金額を定義する基準限度を選択または作成します。この基準は、費用払戻可能、固定金額、前払の報奨行で F&A コストを計算するために使用できます。複数のアワード行に同じ基準限度を使用する場合、すべてのアワード行でその基準限度に対する同じ資金プールが共有されます。例: 同じ基準限度 (25,000 USD の "BL_25K") を 2 つの報奨行に割り当てます。2 つの報奨行間の支出合計の最初の 25,000 USD に基づいて F&A コストを計算できます。最初のアワード行で 15,000 USD を支出した場合、2 番目のアワード行の支出合計の 10,000 USD までしか F&A コストを計算できません。基準限度の消費額、残りの金額、基準限度を超過しているかどうかを確認するには、"基準限度の検証レポート"にアクセスします。開始日指定日まで複数のアワード行で同じグラントを使用する場合は、アワード行の"開始日"と"終了日"が重複しないようにします。ワークタグ1 つ以上のワークタグを選択して、報奨行の収益を認識する組織を決定します。アワード行の給与上限Workday のファイナンシャル製品とグラント マネジメントで報奨に給与上限を使用するには、報奨行で給与上限を指定する必要があります。給与上限を作成する必要がある場合は、次を参照してください。 サラリーキャップの創設（米国）。"アワード行の給与上限の上書き"フィールドを使用して、アワード行の日付をカバーする有効日を持つ上書きを選択します。グラント行と報奨行の両方で給与上限を指定した場合、報奨行の給与上限が優先されます。グラントの給与上限は、Workday の財務管理とグラント マネジメントを使用せずに給与上限を適用する場合にのみ使用されます。従業員の給与コスト配分に、上限を超える給与に対するサブ配分が含まれている場合は、次のいずれかを確認します。- 同じ給与上限が、アワード行の日付範囲全体で有効になります。
- 選定行に"開始日"または"終了日"が含まれていません。
費用払戻可能、固定金額、前払の報奨行に報奨クレジットを適用するには、"報奨クレジット"セクションを設定します。 - (任意)"添付情報"タブで、セグメント セキュリティ グループに対するセキュリティ保護を行った添付情報カテゴリに添付ファイルを割り当てて、添付ファイルへのアクセスをセキュリティ保護します。このセキュリティ グループは、"落札イベント"ビジネス プロセス中の添付ファイルへのアクセスも決定します。
- (任意)"特別条件"タブで、特別条件タイプにコメントを追加して、資金提供者がプロジェクトに資金を提供するために必要とする条件を説明します。
- (任意)"確定済エフォート"タブで、報奨の作業をコミットしている個人の詳細を入力します。このタスクの実施にあたっては、以下を考慮してください。
オプション 説明 月この報奨に対してコミットメントしている 1 年の合計月数を入力します。月の値を入力すると、"年間コミット済エフォート"に対応するパーセントが入力されます。年間確定済エフォートその人が報奨に関わることをコミットしている 1 年の割合を入力します。コミットメント エフォートを使用して、資金提供されたエフォートとコスト共有のエフォートの両方を追跡できます。コミット済エフォート データはレポート作成のみを目的とするもので、給与計算やコスト計算の配分やオブリゲーションに影響することはありません。エフォート証明を実装する場合、Workday 提供のレポートにアクセスして、コミット済みのエフォートと確認済みのエフォートを比較できます。参照 参考: 確定済エフォート レポート。 - (任意) 承認のために報奨を送信する前に、"プラン"タブで予算チェック オプション セットを必ず入力します。アワードの送信時に承認のためにプランを送信するには、"Award Budget Hub"ステップを追加して"アワード イベント"ビジネス プロセスを設定します。
- (任意) アワード コストと超過のパーセントを費用払戻可能報奨、固定金額報奨、前払報奨の特定のワークタグに割り当てるには、"アワード クレジット"タブにアクセスします。このタスクの実施にあたっては、以下を考慮してください。
オプション 説明 アワード クレジット定義アワード クレジットを割り当てるワークタグを含むアワード クレジット定義を選択します。複数組織のレポートを有効にするアワード クレジット定義を選択した場合、複数の組織の従業員が報奨に関するレポートを作成できます。アワード クレジット ワークタグ"アワード クレジット定義"でワークタグの 1 つを選択します。アワード クレジット行にワークタグを追加すると、そのワークタグにセキュリティ アクセス権を持つロールが、アワードについてレポートを作成できます。アワード クレジットの配分率選択したワークタグに貸方を配分する。例: 機関はコスト センター間で報奨クレジットを割り当てて、F&A の再配分や超過の割当に関する決定に役立てることができます。Workday では、各"アワード クレジット定義"ごとに、アワード行内のすべてのワークタグに割り当てられたアワード クレジットの合計が 100% になる必要があります。
"落札イベント"
ビジネス プロセスが開始され、レビューと承認のために落札が送信されます。報奨の請求スケジュールを作成します。完了ステップの後に、アワード請求スケジュールの作成を
"アワード イベント"
ビジネス プロセスに組み込むこともできます。