Considerazioni sulla configurazione: Workday Expenses
Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo di Workday Expenses. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:
- Perché effettuare la configurazione.
- Come si inserisce nel quadro generale di Workday.
- Effetti a valle e interazioni tra prodotti.
- Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.
- Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.
Fare riferimento a:
- Altre considerazioni sulla configurazione per i dettagli su funzionalità specifiche.
- Istruzioni sulle attività per dettagli di configurazione specifici.
Di che cosa si tratta
Workday Expenses consente di gestire e controllare le spese dell'azienda e dei destinatari dei pagamenti.
Con Workday Expenses è possibile configurare e gestire:
- Scelte di pagamento
- Tabelle dei limiti di rimborso spese
- Voci di spesa
- Note spese
- Autorizzazioni di spesa
- Anticipi di cassa
- Carte di credito
- Record di prenotazione delle trasferte
È possibile elaborare le spese per:
- Candidati
- Collaboratori esterni
- Membri di comitato esterni
- Aspiranti
- Studenti
- Collaboratori
Workday Expenses fornisce un
hub spese
che centralizza le spese per i destinatari dei pagamenti, in modo che possano gestirle in modo rapido e semplice.Vantaggi per l'azienda
- Centralizzare attività e report per gli utenti self service in modo che possano gestire le spese in modo efficiente.
- Completare rapidamente le note spese ovunque per accelerare i rimborsi.
- Eliminare i processi manuali su carta.
- Abilitare il machine learning per valutare le note spese per rilevare anomalie, duplicazioni e imprecisioni.
- Aumentare la precisione e ridurre l'immissione manuale calcolando automaticamente i dati delle transazioni di spesa.
- Gestire i carichi di lavoro delegando attività.
- Soddisfare le norme fiscali internazionali e regionali e i requisiti per i rimborsi.
- Impostare limiti di spesa per tenere sotto controllo i costi di trasferte e intrattenimento.
È possibile modificare i dati e generare report rapidamente:
- Quando si utilizza Workday Expenses insieme ad altri prodotti Workday, ad esempio Human Capital Management (HCM). Esempio: è possibile creare voci di spesa e associarle a piani di indennità.
- Con analisi e report che forniscono informazioni dettagliate sul budget rispetto alla spesa effettiva.
Casi d'uso
- Applicare importi massimi giornalieri per limitare la spesa.
- Controllare la conformità delle note spese.
- Definire limiti di rimborso per facilitare il calcolo del rimborso.
- Importare ed elaborare i dati dei fornitori dei servizi di pagamento con carte di credito e di prenotazione viaggi.
- Elaborare note spese aziendali, interaziendali, da dispositivo mobile e multivaluta.
- Monitorare, analizzare e generare report sulle spese dell'azienda e delle sue organizzazioni.
È anche possibile gestire e controllare la spesa utilizzando:
- Piani di indennità, verifiche del budget e contabilità pre-impegni
- Convalide personalizzate, regole fiscali e worktag
- Autorizzazioni di spesa
È possibile eseguire il regolamento e il rimborso delle spese per:
- Richieste di anticipo di cassa
- Transazioni con carta di credito aziendale
- Transazioni in contanti
Domande e considerazioni
Domanda | Considerazioni |
|---|---|
In che modo si desidera rimborsare i destinatari del pagamento della nota spese? | È possibile impostare scelte di pagamento per:
È anche possibile applicare regole alle scelte di pagamento per determinare i metodi o le distribuzioni dei pagamenti. |
In che modo vengono utilizzati i limiti di rimborso per calcolare il rimborso delle spese? | È possibile configurare tabelle con limiti di rimborso spese e regole che valutano le voci di spesa per:
È possibile calcolare il rimborso utilizzando le tabelle con i limiti di rimborso spese in base a importi e percentuali. È anche possibile utilizzare gli accumulatori di spesa per monitorare gli aumenti incrementali delle voci di spesa nel tempo, ad esempio le spese basate sulla distanza. |
Quali dettagli è necessario ottenere dai destinatari del pagamento della nota spese per rimborsarli? | È possibile configurare le note spese in modo da raccogliere informazioni a livello di intestazione. Esempi: scopi aziendali e note.
È anche possibile richiedere e rendere obbligatori dettagli più specifici a livello di riga in:
È possibile usare:
|
Si desidera consentire a collaboratori specifici di creare note spese per conto di altri? | È possibile consentire ai collaboratori di creare note spese per conto di:
|
Quali metodi di rendicontazione delle spese è necessario configurare? | È possibile impostare diversi metodi di rendicontazione delle spese in base alle esigenze aziendali, tra cui:
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Come si desidera formattare i layout di stampa per le note spese? | È possibile utilizzare le opzioni predefinite di Workday per stampare le note spese.
È anche possibile utilizzare Report Designer in Workday Studio per personalizzare i layout di stampa per:
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Come si desidera gestire la preautorizzazione di spesa? | È possibile consentire o imporre ai collaboratori di richiedere autorizzazioni di spesa prima di sostenere le spese.
È anche possibile:
|
Come si desidera configurare le carte di credito per spese professionali? | È possibile configurare:
È possibile specificare la responsabilità dei pagamenti per le carte di credito dei collaboratori utilizzando diversi tipi di conti di fatturazione aziendali. È anche possibile consentire ai collaboratori di:
|
In che modo i collaboratori possono aggiungere i dati sulle trasferte nelle note spese? | È possibile scaricare i record delle prenotazioni delle trasferte dal fornitore dei servizi di viaggio e importarli nel sistema.
Quando si importano i record delle prenotazioni delle trasferte, i collaboratori possono aggiungere le voci seguenti alle note spese:
|
Quali informazioni fiscali si desidera acquisire dalle spese del collaboratore? | È possibile configurare le regole fiscali e abilitare le imposte sulle note spese. Il sistema calcola quindi le imposte sulle voci di spesa, consentendo di recuperare importi parziali o totali per:
|
Suggerimenti
- Configurare il testo delle istruzioni per le note spese per aiutare i dipendenti a rispettare i criteri di spesa.
- Contattare i servizi professionali Workday o il proprio consulente per realizzare l'integrazione con i fornitori di carte di credito o di servizi di viaggio.
- Abilitare la contabilità pre-impegni per le transazioni di autorizzazione di spesa per evitare spese eccessive.
- Rivedere e standardizzare i criteri di spesa per l'azienda prima di configurare Workday Expenses, per contribuire a garantire la conformità.
- Per rimborsare rapidamente i destinatari dei pagamenti, utilizzare una configurazione che semplifichi il processo di rimborso. Esempio: è possibile consentire ai collaboratori di richiedere il rimborso delle spese rapide dai dispositivi mobili.
Requisiti
Per consentire ai collaboratori di inoltrare le note spese, impostare almeno una voce di spesa e un tipo di rimborso.
Limitazioni
È possibile soltanto:
- Abilitare la scansione delle ricevute da dispositivo mobile per i collaboratori residenti in paesi specifici.
- Impostare una regola di preferenza di pagamento per i pagamenti delle spese.
L'archiviazione certificata della documentazione per le ricevute e gli allegati delle note spese non è supportata nel sistema.
Configurazione del tenant
È possibile utilizzare l'attività
Modifica configurazione tenant - Dati finanziari
per configurare le opzioni a livello di tenant per Workday Expenses.È possibile configurare la sezione
Opzioni spese
per:- Fatturare ai clienti le righe delle note spese il cui stato èApprovata.
- Controllare le regole fiscali predefinite per le spese internazionali.
- Disabilitare le imposte sulle note spese.
- Consentire ai collaboratori di richiedere anticipi di cassa.
- Assicurarsi che l'organizzazione non fatturi ai clienti le spese dei collaboratori.
- Inserire in nota spese i record di prenotazione delle trasferte prima della data di fine della trasferta.
- Impedire ai collaboratori di selezionare worktag di progetto specifici.
- Specificare per quanti anni si desidera conservare i dati finanziari relativi ai collaboratori cancellati.
È anche possibile utilizzare l'attività per specificare:
- Se si desidera addebitare gli importi in base alle date a livello di nota spese o di riga di spesa, per la definizione del budget. Esempio: per evitare che le righe di spesa si estendano su più periodi fiscali, è possibile addebitare gli importi rispetto alla data della nota spese complessiva.
- ID sequenza di note spese e autorizzazioni di spesa.
Criteri di sicurezza
È possibile accedere al report
Criteri di sicurezza del dominio per area funzionale
per visualizzare tutti i domini di sicurezza per Expenses.I domini di sicurezza configurabili includono:
Domini | Considerazioni |
|---|---|
Set Up: Payment Election nell'area funzionale Expenses. | Consente di impostare i dettagli di elaborazione per le scelte di pagamento. |
Set Up: Expense Item nell'area funzionale Expenses. | Consente di impostare voci di spesa che i collaboratori possono utilizzare nelle transazioni di spesa. |
Access Expense Item (Segmented) nell'area funzionale Expenses. | Consente di configurare la sicurezza basata su segmento per controllare l'accesso alle voci di spesa.
Esempio: si desidera visualizzare un insieme di voci di spesa solo per i dipendenti del reparto vendite. |
Self-Service: Expense Report nell'area funzionale Expenses. | Utilizzare per completare e inoltrare le note spese. |
Self-Service: Spend Authorization nell'area funzionale Expenses. | Consente di inoltrare le richieste di autorizzazione di spesa prima che incorrano in spese. |
Process: Expense Report Work Area nell'area funzionale Expenses. | Consente di gestire le note spese in attesa di azione nel report Area di lavoro nota spese . |
Set Up: Tenant Setup - Financials nell'area funzionale System. | Consente di accedere al sottodominio Set Up: Tenant Setup - Financials , che è possibile utilizzare per configurare le opzioni a livello di tenant per Workday Expenses. |
Processi aziendali
Processo aziendale | Considerazioni |
|---|---|
Evento nota spese
| Utilizzare per:
|
Evento interaziendale nota spese
| Utilizzare per:
|
Autorizzazione di spesa
| Utilizzare per:
|
Evento di chiusura in blocco autorizzazioni di spesa
| Consente di chiudere più autorizzazioni di spesa inutilizzate quando l'organizzazione non deve più elaborare le note spese a fronte di esse. |
Report
Report e dashboard | Considerazioni |
|---|---|
Report Area di lavoro controllo spese
| Visualizzare le spese in base alle categorie di report e di pagamento e utilizzare report e grafici per analizzare la spesa. |
Report Area di lavoro nota spese
| Visualizzare le note spese con azioni in sospeso. È possibile utilizzare questo report per rivedere, rinviare e approvare le note spese. |
Dashboard gestione spese | Utilizzare per visualizzare informazioni come:
È anche possibile:
|
Report Spese oltre l'importo massimo consentito
| Consente di visualizzare righe di nota spese ed elenchi di voci dettagliate che superano l'importo massimo definito per la voce di spesa, ad esclusione delle righe e degli elenchi identificati come spese personali. |
Worklet Hub spese
| Visualizzare e accedere alle attività e ai report di spesa da un unico luogo. |
Report Collaboratori senza note spese
| Consente di visualizzare i collaboratori che non hanno inoltrato le note spese:
|
È possibile accedere al report
Report standard di Workday
per visualizzare tutti i report di Workday Expenses.È anche possibile creare report personalizzati utilizzando origini dati di report, ad esempio:
- Expense Reports for Company, che consente di visualizzare le note spese per un'azienda o una gerarchia di aziende.
- Tax Rate Application, che consente di visualizzare le note spese contrassegnate per le imposte.
Integrazioni
È possibile utilizzare i servizi Web per importare i dati da utilizzare con Workday Expenses. Esempi:
- Import Credit Cards
- Import Credit Card Transactions
- Import Expense Rate Tables
- Put Expense Item
- Put Expense Rate Table Rule
- Put Payment Election Option
Per ulteriori servizi Web, fare riferimento alla directory dei servizi Web nella Workday Community.
È possibile utilizzare le integrazioni per importare i dati della carta di credito dai fornitori seguenti, consentendo ai collaboratori di includere tali dati nelle note spese:
- American Express (AMEX)
- Mastercard
- Visa
È possibile importare nel sistema i dati dei record di prenotazione delle trasferte per consentire ai collaboratori di includerli nelle note spese utilizzando:
- Servizio WebImport Travel Booking Recordsper creare integrazioni personalizzate
- Travel Booking Inbound Connector
Connessioni e touchpoint
Funzionalità | Considerazioni |
|---|---|
Budget | È possibile utilizzare le verifiche di budget per:
|
Comitati | Quando si configurano i comitati nel sistema, è possibile creare note spese e autorizzazioni di spesa per conto dei non collaboratori per rimborsare le spese. |
Retribuzione | È possibile creare piani di indennità rimborsabili e associarli a voci di spesa in modo che i dipendenti possano richiedere il rimborso delle spese, come l'abbonamento a una palestra e il rimborso delle tasse scolastiche. |
Contabilità generale | È possibile monitorare:
|
Dispositivo mobile | È possibile abilitare Workday Expenses su dispositivo mobile in modo che i dipendenti possano:
|
HCM | Workday Expenses utilizza i dati aziendali e dei dipendenti di Workday HCM, inclusi i dati di:
È anche possibile creare note spese per conto dei candidati, al fine di rimborsare le spese da loro sostenute per il colloquio. |
Gestione paghe | È possibile utilizzare le scelte di pagamento dell'azienda o del collaboratore per determinare come rimborsare le spese. |
Progetti | È possibile utilizzare il monitoraggio progetti con le spese per consentire ai collaboratori di:
|
Regolamenti | È possibile eseguire manualmente il regolamento delle spese del destinatario del pagamento o pianificarne la creazione ed esecuzione automatiche nel sistema per:
|
Studenti | È possibile concedere ai collaboratori l'accesso ai dati degli studenti per consentire loro di:
È anche possibile configurare segmenti di sicurezza per consentire ai collaboratori di accedere solo ai dati di spesa degli studenti. |
Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.