Considerazioni sulla configurazione: Voci di spesa

Le voci di spesa consentono di definire le transazioni che i destinatari del pagamento effettuano su:

Autorizzazioni di spesa, quando si richiede la pre-approvazione della spesa.
Note spese, quando si inoltrano le spese sostenute.

È possibile associare tabelle dei limiti di rimborso spese alle voci di spesa in modo che gli importi sulle transazioni di spesa possano essere calcolati automaticamente. È anche possibile collegare tra loro le voci di spesa e organizzarle in una gerarchia. I destinatari dei pagamenti possono quindi utilizzare più voci di spesa nelle righe di spesa per fornire dettagli sui costi.

È anche possibile eseguire configurazioni su voci di spesa per specifiche esigenze aziendali, ad esempio configurazioni per spese basate sulla distanza e requisiti di diaria.

Domande	Considerazioni
Quali metodi vengono utilizzati per calcolare gli importi di spesa?	Per evitare spese in eccesso, è possibile limitare l'importo che i destinatari dei pagamenti possono immettere per le voci di spesa utilizzando: Piani indennità Diversi tipi di importo, ad esempio importi fissi o massimi È anche possibile consentire ai destinatari del pagamento di superare: Importi massimi specificati Limiti di spesa sui piani di indennità Per le spese variabili come le tariffe dei taxi, è possibile consentire agli utenti di specificare manualmente gli importi delle voci di spesa. È possibile configurare tabelle dei limiti di rimborso spese e associarle a voci di spesa per consentire al sistema di calcolare gli importi delle voci di spesa automaticamente. È possibile basare i calcoli della tabella dei limiti di rimborso spese su: Importi, come ad esempio gli importi massimi consentiti. Percentuali, che consentono di calcolare gli importi che cambiano con incrementi nel tempo per le spese variabili, come il chilometraggio. È anche possibile impostare regole nelle tabelle dei limiti di rimborso spese per convalidare gli importi dei rimborsi in base a criteri aggiuntivi, ad esempio le destinazioni di trasferta.
Quali dati di spesa è necessario ottenere dai collaboratori?	È possibile aggiungere attributi alle voci di spesa per acquisire dati aggiuntivi dai collaboratori. È possibile usare: Attributi configurabili, che consentono di raccogliere informazioni di spesa specifiche per l'azienda. Attributi predefiniti di Workday, che consentono di acquisire tipi di informazioni di spesa più generici. È anche possibile impostare attributi delle voci di spesa come facoltativi o obbligatori nelle transazioni di spesa. È possibile collegare tra loro più voci di spesa per formare relazioni padre-figlio che consentano di acquisire dettagli dei costi per i seguenti elementi: Elenchi di voci dettagliate Diari di viaggio Quando i collaboratori non indicano in dettaglio le voci di spesa o non utilizzano i diari di viaggio, è possibile che i dati di spesa per la generazione di report siano meno numerosi.
A chi si desidera concedere l'accesso alle voci di spesa?	È possibile utilizzare i segmenti di sicurezza per consentire solo ad alcuni collaboratori di utilizzare determinate voci di spesa, in modo da prevenire richieste di rimborso spese imprecise e non autorizzate.
Per quali spese è richiesta un'approvazione aggiuntiva?	Per inoltrare le transazioni con voci di spesa specifiche a responsabili della valutazione e approvazione aggiuntivi, è possibile configurare approvazioni aggiuntive nei seguenti processi aziendali: Evento nota spese Autorizzazione di spesa Esempio: si desidera un'ulteriore approvazione da parte dell'alta dirigenza quando i destinatari del pagamento chiedono rimborsi spese per conferenze internazionali.
Quali sono i requisiti della diaria?	È possibile soddisfare i requisiti di diaria: Configurando criteri specifici nelle tabelle dei limiti di rimborso spese e nelle regole delle tabelle dei limiti di rimborso spese. Abilitando la funzionalità del diario di viaggio nelle note spese. È anche possibile configurare importi di diaria che superino il minimo obbligatorio per legge. Esempio: si può effettuare il rimborso di un importo superiore della diaria quando i dipendenti si recano in città con un costo della vita più elevato.
In quali situazioni vengono effettuati rimborsi parziali della diaria?	Quando si utilizzano le tabelle dei limiti di rimborso spese con voci di spesa della diaria, è possibile aggiungere tabelle di rettifica dei limiti di rimborso spese per rettificare gli importi dei rimborsi. È possibile apportare queste rettifiche sotto forma di importi fissi o percentuali. Esempio: quando i dipendenti ricevono pasti gratis durante un viaggio di lavoro, è possibile sottrarre il 20% dall'importo standard del rimborso della diaria.
Quali incoerenze rileva l'azienda nei dati delle transazioni di spesa?	È possibile configurare attributi specifici per consentire ai destinatari dei pagamenti di inserire i valori una sola volta nelle note spese. Il sistema quindi calcola e inserisce i dati correlati nelle righe del diario di viaggio per ridurre le incoerenze. Esempio: si include l'attributo N. ore in una tabella dei limiti di rimborso e i collaboratori inseriscono gli orari di partenza e di arrivo nella riga della nota spese. Il sistema calcola e compila il campo N. ore in ogni riga del diario di viaggio. È anche possibile impedire ai collaboratori di modificare i valori calcolati dal sistema nel campo N. ore .

Per le voci di spesa figlio, utilizzare una convenzione di denominazione che includa

z - non selezionare

nel nome della voce di spesa. Esempio:

z - non selezionare - diaria - pause pranzo

. Questa convenzione di denominazione:

Raggruppa le voci di spesa figlio in fondo all'elenco di valori
Voce di spesa
.
Consente ai collaboratori di evitare di selezionare inavvertitamente le voci di spesa figlio della diaria.

Per tutte le voci di spesa:

Creare categorie di spesa prima di creare voci di spesa.
Non porre limiti alle voci di spesa configurate.

Per le voci di spesa basate sulla distanza:

Potrebbe essere necessario eseguire ulteriori passaggi per abilitare questa funzionalità, a seconda del contratto di servizio in abbonamento dell'organizzazione. Per ulteriori informazioni, consultare questo articolo della Community .
Impostare le tabelle dei limiti di spesa
Importo
o
Importo progressivo
che includono i limiti degli importi basati sulla distanza.

Non è possibile:

Associare più di una voce di spesa a ogni piano di indennità.
Impostare elenchi di valori come attributi di voci di spesa configurabili.
Utilizzare più di cinque tipi di attributi di spesa configurabili forniti dal sistema.

Per le voci di spesa basate sulla distanza, il sistema non:

Tiene conto dei dati sul traffico correnti nella determinazione dei percorsi.
Mostra immagini cartografiche che includono i percorsi, i punti di origine e di destinazione.
Esclude le strade a pedaggio durante la determinazione dei percorsi.
Fornisce percorsi alternativi, ma i collaboratori possono inserire manualmente i valori delle distanze dei viaggi.

Con le voci di spesa per diaria, non è possibile:

Configurare tabelle dei limiti di rimborso spese multivaluta.
Suddividere gli importi imponibili e non imponibili.
Inoltrare righe di note spese con importi pari a zero.

Nella sezione

Opzioni - Spese

dell'attività

Modifica configurazione tenant - Dati finanziari

è possibile impostare le imposte predefinite per popolare il codice imposta e l'assoggettamento fiscale per le voci di spesa.

Quando si imposta questa funzionalità, non è possibile disattivarla.

Domini	Considerazioni
Access Expense Item (Segmented) nell'area funzionale Expenses.	Consente di controllare chi può accedere a voci di spesa specifiche. È possibile utilizzare il gruppo di sicurezza Tutti gli utenti per concedere a tutti i collaboratori l'accesso alle voci di spesa non associate ai segmenti di sicurezza. Esempio: voci di spesa per il rimborso di attività di forma fisica utilizzate da tutti i collaboratori.
nell'area funzionale System.	Consente di applicare limiti alle voci di spesa o di rimuovere i limiti.
Set Up: Expense Item Security Segments nell'area funzionale Expenses.	Consente di configurare: Voci di spesa Criteri e gruppi di voci di spesa Tabelle dei limiti di rimborso spese Regole per le tabelle dei limiti di rimborso spese
View Expense Item nell'area funzionale Expenses.	Consente di visualizzare un riepilogo delle voci di spesa.

Nessun impatto.

Report e dashboard	Considerazioni
Report Gruppo voci di spesa	Consente di visualizzare i gruppi di voci di spesa esistenti consentendo di identificare: I gruppi attualmente in uso. Le voci di spesa che compongono ciascun gruppo.
Dashboard gestione spese	Visualizza: Tendenze delle voci di spesa per periodo fiscale. Le voci di spesa più utilizzate. Queste informazioni possono aiutare a definire il budget e a pianificare la spesa futura.
Report Visualizzazione voce di spesa	Mostra le configurazioni delle voci di spesa consentendo di identificare rapidamente gli aggiornamenti che si desidera effettuare.
Report Visualizzazione segmento di sicurezza voce di spesa	Visualizza i segmenti di sicurezza per le voci di spesa e i gruppi di criteri di spesa.
Report Visualizzazione gruppi criteri di spesa	Mostra i gruppi di criteri di spesa consentendo di determinare quali criteri sono attualmente in uso.

È possibile utilizzare l'origine dati report

Expense Items

per verificare la configurazione delle voci di spesa, ad esempio:

Segmenti di sicurezza
Categorie di spesa
Tipi di rimborso

È possibile utilizzare i seguenti servizi Web per caricare e recuperare i dati delle voci di spesa:

Get Expense Items
Put Expense Item

È possibile utilizzare i seguenti servizi Web per caricare e recuperare i dati delle note spese e delle autorizzazioni di spesa, inclusi i dati delle voci di spesa:

Get Expense Rate Tables
Get Expense Reports
Get Spend Authorizations
Import Expense Rate Table
Put Expense Rate Table
Submit Expense Report
Submit Spend Authorization

È anche possibile utilizzare un'integrazione che consenta al sistema di richiamare l'API di Google Maps per inserire le distanze stimate nelle righe di spesa al fine di calcolare gli importi dei rimborsi.

Funzionalità	Considerazioni
Piani di indennità	È possibile associare voci di spesa specifiche a piani di indennità per evitare spese eccessive. Esempio: un'indennità trimestrale per i dipendenti per coprire il tragitto casa-lavoro.
Progetti	È possibile associare voci di spesa a progetti specifici per monitorare: Costi complessivi del progetto Costi specifici all'interno dei progetti È anche possibile utilizzare i dati delle voci di spesa nei progetti per ridurre le spese.
Tabelle dei limiti di rimborso spese	Per valutare le voci di spesa e determinare gli importi dei rimborsi e l'idoneità, è possibile configurare tabelle dei limiti di rimborso spese. È anche possibile applicare regole alle tabelle dei limiti di rimborso spese per convalidare gli importi dei rimborsi utilizzando criteri specifici, come i paesi in cui si recano i destinatari del pagamento.

Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.