Considerazioni sulla configurazione: Carte centralizzate per trasferte
Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo di un programma di carte centralizzate per trasferte. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:
- Perché effettuare la configurazione.
- Come si inserisce nel quadro generale di Workday.
- Effetti a valle e interazioni tra prodotti.
- Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.
- Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.
Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.
Di che cosa si tratta
Il programma per le carte centralizzate per trasferte consolida le spese per i viaggi aerei in un'unica carta centralizzata, nota anche come ghost card, utilizzata dalle singole organizzazioni anziché dai singoli lavoratori. Quando si importano nel sistema le transazioni delle carte centralizzate per trasferte relative alla spesa dei viaggi aerei, vengono assegnate automaticamente ai collaboratori affinché le includano nelle note spese.
Vantaggi per l'azienda
Le carte centralizzate per trasferte consentono di:
- Consolidare i costi sostenuti dall'azienda per i viaggi aerei e le spese professionali.
- Disporre di informazioni precise sulla spesa per i viaggi aerei sostenuta dall'azienda.
- Monitorare e analizzare in modo efficace la spesa per i viaggi aerei dell'azienda.
- Migliorare le decisioni sulle politiche di trasferta e negoziare tariffe di viaggio migliori, ottimizzando il flusso di cassa.
- Ridurre i rischi finanziari nascondendo ai dipendenti il numero della carta centralizzata.
- Ridurre le operazioni di creazione delle spese e di immissione manuale grazie all'importazione delle transazioni con carta di credito centralizzata per le trasferte mediante un'apposita integrazione.
- Non costringere i dipendenti ad addebitare ingenti spese aziendali sulle carte di credito personali.
Casi d'uso
Quando si configura la funzionalità della carta centralizzata per trasferte:
- I destinatari dei pagamenti delle note spese possono inoltrare le spese sostenute con carte aziendali e carte centralizzate per trasferte in un'unica nota spese.
- I manager dei centri di costo e i travel manager possono visualizzare tutte le spese per i viaggi aerei in un'unica posizione, ottimizzando l'analisi delle spese.
- Le organizzazioni possono nominare un responsabile dedicato che gestisca le transazioni non assegnate e le assegni al destinatario corretto del pagamento della nota spese.
Domande e considerazioni
Come si procede per creare una carta centralizzata per trasferte?
Per ridurre al minimo gli errori nei dati, è possibile creare manualmente le carte centralizzate per trasferte prima del caricamento del file delle transazioni per:
- AMEX
- Mastercard
- Visa
Suggerimenti
- Creare carte centralizzate per trasferte prima di caricare i file delle transazioni, per evitare errori di caricamento dei dati ed eliminare le soluzioni alternative manuali.
- Creare un token protetto per il numero di carta centralizzata per trasferte non mascherato, per garantire che le carte create manualmente abbiano un numero di carta di credito protetto.
- Configurare avvisi personalizzati per i responsabili, utili per identificare e assegnare le transazioni di carte centralizzate per trasferte non ancora assegnate, in modo che i dipendenti possano includerle nelle note spese.
Requisiti
Per importare le transazioni delle carte centralizzate per trasferte Visa e Mastercard, richiedere assistenza:
- Al circuito o all'istituto finanziario che emette la carta di credito, per includere le transazioni delle carte centralizzate per trasferte nel file di integrazione VCF4 o CDF3.
- All'agenzia di viaggi, per assicurarsi che nei file di integrazione sia incluso un identificatore univoco per i destinatari del pagamento delle note spese, ad esempioID dipendente. Per assegnare le transazioni della carta centralizzata per trasferte al destinatario del pagamento della nota spesa, il sistema utilizza l'identificatore univoco.
Per importare le transazioni con carta di credito centralizzata per trasferte AMEX:
- Identificare il formato del file di integrazione da utilizzare per la carta centralizzata per trasferte in base all'area geografica. Per gli Stati Uniti e il Canada, richiedere unWorkday AMEX Central Travel Data Filecome file di testo in formato delimitato da tabulazioni. Per l'area geografica EMEA, richiedere unGlobal TMKD FileAMEX come file di testo in formato a lunghezza fissa per l'opzione D.
- Collaborare con l'account manager AMEX di riferimento, per richiedere un ticket Technology Enablement Engagement per richiedere il file di dati di viaggio centralizzato.
- Collaborare con le agenzie di viaggio, per includere un identificatore univoco nel file di integrazione. Esempio: il campoREF_5inGlobal TMKD Filee il campoID dipendente WorkdayinWorkday AMEX Central Travel Data File.
- Creare manualmente nel sistema le carte centralizzate per trasferte AMEX.
Limitazioni
Il sistema assegna automaticamente ai dipendenti le transazioni delle carte centralizzate per trasferte soltanto per il trasporto aereo. Per altri acquisti effettuati con carta centralizzata per trasferte, come le commissioni di prenotazione e di hotel, è necessario assegnare le transazioni manualmente. Al momento, il sistema non supporta la ricezione di identificatori univoci per transazioni diverse dal biglietto aereo.
Configurazione del tenant
Nessun impatto.
Criteri di sicurezza
Dominio | Considerazioni |
|---|---|
Organization: Manage Central Travel Card Transactions nell'area funzionale Expenses. | Alcuni utenti, ad esempio quelli con il ruolo Responsabile, possono gestire le transazioni delle carte centralizzate per trasferte per le organizzazioni configurate nel conto di fatturazione per carta di credito aziendale. |
Set Up: Credit Card nell'area funzionale Common Financial Management. | Gli utenti possono creare e gestire le carte di credito per la loro azienda. |
Processi aziendali
Nessun impatto.
Report
Report o dashboard | Considerazioni |
|---|---|
Ricerca file transazioni carta di credito
| Utilizzare questo report per identificare gli errori che si verificano durante il caricamento dei file. |
Ricerca transazioni carta di credito
| Visualizza un elenco di transazioni con carta di credito, comprese le transazioni con carte centralizzate per trasferta, per analizzare le spese sostenute dai collaboratori. |
Ricerca carte di credito
| Consente di cercare carte di credito create manualmente o tramite integrazione. Visualizza i dettagli sui conti delle carte di credito dei dipendenti, comprese le carte centralizzate per trasferte. |
Ricerca transazioni in carta centralizzata per trasferte non assegnate
| Visualizza tutte le transazioni non assegnate, effettuate con carta centralizzata per trasferte per l'organizzazione, per assegnarle al destinatario corretto del pagamento della nota spese in modo da includerle in una nota spese. |
Integrazioni
È possibile configurare le integrazioni per importare e assegnare automaticamente le carte centralizzate per trasferte ai collaboratori ai fini dell'inclusione delle spese.
Servizi Web | Considerazioni |
|---|---|
Get Expense Credit Card Transactions
Import Credit Card Transactions | Utilizzare per caricare e recuperare le transazioni con carta di credito o con carta centralizzata per trasferte. |
Assign Expense Central Travel Card Transaction
| Utilizzare per assegnare le transazioni effettuate con carta centralizzata per trasferte ai destinatari del pagamento di note spese. |
Modelli di integrazione | Considerazioni |
|---|---|
Import AMEX Central Travel Data File (Masked)
| Per AMEX, utilizzare tali modelli per importare transazioni di carte centralizzate per trasferte con dati mascherati. |
Import MasterCard CDF3File Masked
| Per Mastercard, utilizzare tali modelli per importare le carte seguenti con dati mascherati:
|
Import Visa VCF4 Scrubbed
| Per Visa, utilizzare tali modelli per importare le carte seguenti con dati cancellati:
|
Connessioni e touchpoint
Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.