Considerazioni sulla configurazione: Note spese del candidato
Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo delle note spese del candidato. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:
- Perché effettuare la configurazione.
- Come si inseriscono nel quadro generale di Workday.
- Effetti a valle e interazioni tra prodotti.
- Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.
- Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.
Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.
Di che cosa si tratta
È possibile consentire ai collaboratori di creare note spese per conto dei candidati per il rimborso delle spese sostenute.
Vantaggi per l'azienda
- Analizzare i dati di spesa dei candidati per avere più informazioni a disposizione quando si prendono decisioni relative alle risorse umane.
- Eliminare le soluzioni manuali, come i pagamenti ad hoc e l'utilizzo di tipi di destinatari dei pagamenti non candidati.
- Accelerare il rimborso inoltrando le note spese dei candidati a revisori e responsabili dell'approvazione specifici.
- Ridurre la duplicazione dei dati centralizzando i dati di spesa del candidato nel sistema.
- Monitorare e creare report sui costi di selezione del personale per un maggiore controllo della spesa.
Casi d'uso
- Rimborsare i candidati che sostengono costi durante la selezione, come voli e soggiorni in hotel per sostenere un colloquio.
- Creare report sui totali delle ricerche di personale, ad esempio i costi totali per le fatture dei fornitori e le spese dei candidati.
- Inviare note spese che includono più tipi di destinatari dei pagamenti, ad esempio candidati e dipendenti che partecipano allo stesso pranzo del team.
Domande e considerazioni
Domande | Considerazioni |
|---|---|
Quali dati di spesa vengono gestiti dai collaboratori? | È possibile configurare segmenti di sicurezza per consentire ai collaboratori di accedere solo ai dati di spesa dei candidati. Quando si abilitano i segmenti di sicurezza:
Quando non si abilitano i segmenti di sicurezza, i collaboratori con e senza vincoli possono selezionare tutti i tipi di destinatari di pagamento non collaboratori, inclusi i candidati, nell'attività Creazione nota spese per non collaboratore . Tuttavia, senza le autorizzazioni di sicurezza adeguate, i collaboratori non potranno selezionare non collaboratori specifici dall'elenco di valori Destinatario pagamento . |
Come vengono gestite le transazioni con carta di credito per i candidati? | Sebbene i candidati non utilizzino carte di credito per spese professionali, è possibile riassegnare loro le transazioni con carta di credito per i costi sostenuti per loro conto.
Quando si riassegnano le transazioni con carta di credito ai candidati, il sistema visualizza le transazioni nelle note spese in modo da poterle selezionare per l'inclusione. Quando non si riassegnano le transazioni con carta di credito ai candidati, i report personalizzati e standard potrebbero contenere dati di spesa limitati, il che può influire sulla capacità di analisi della spesa totale. |
Quali dati della nota spese è possibile cancellare per i candidati? | Quando si seleziona il tipo di dati cancellabili Financials - Expense Reports nell'attività Cancellazione dati personali , il sistema cancella:
|
Suggerimenti
- Per una reportistica più accurata, abilitare il tipo di worktag Ricerca di personale nelle note spese per tenere traccia dei costi totali per le ricerche di personale.
- Quando alle ricerche di personale standard non è associato un manager o un'organizzazione di supervisione, configurare i campi calcolati per inoltrare le note spese ad altri responsabili della valutazione e approvazione.
Requisiti
- Assegnare i collaboratori con autorizzazioni di accesso limitate alle aziende richieste in modo che possano accedere ai dati dei candidati e alle candidature associate.
- Per inviare le note spese per conto dei candidati, aggiungere i pagamenti delle spese come opzione nelle loro scelte di pagamento.
Limitazioni
I candidati non possono creare le proprie note spese in Workday.
Non è disponibile un worktag
Candidato
da utilizzare nelle note spese. È invece possibile utilizzare i seguenti campi del report per generare report sulle spese dei candidati:
- Tipo destinatario pagamento nota spese
- Destinatario pagamento nota spese
Il sistema non supporta i seguenti elementi:
- Ricerche di personale confidenziali nelle note spese dei candidati
- Autorizzazioni di spesa e anticipi di cassa per i candidati
Configurazione del tenant
Nessun impatto.
Criteri di sicurezza
Domini | Considerazioni |
|---|---|
Candidate Data: Candidate Expenses nell'area funzionale Recruiting. | Consente di creare note spese per i candidati e di associare le candidature alle spese dei candidati. |
Process: Credit Card nell'area funzionale Common Financial Management. | Consente di riassegnare le transazioni con carta di credito ai candidati. |
Process: Expense Reports nell'area funzionale Expenses. | Consente di gestire le note spese e i relativi report.
È possibile configurare segmenti di sicurezza in questo dominio per consentire ai collaboratori di accedere solo ai dati dei candidati nelle note spese e nelle relative attività. |
Manage: Payment Election nell'area funzionale Expenses | Consente di gestire le scelte di pagamento per conto dei candidati. |
Processi aziendali
È possibile configurare il processo aziendale
Evento nota spese
per inoltrare le note spese dei candidati per la revisione e l'approvazione. È anche possibile inoltrare le note spese dei candidati a revisori e responsabili dell'approvazione specifici.Report
Report | Considerazioni |
|---|---|
Ricerca transazioni carta di credito
| Consente di visualizzare le transazioni con carta di credito riassegnate ai candidati. |
Ricerca righe note spese per organizzazione
| Consente di visualizzare le righe della nota spese dei candidati per organizzazione. |
Ricerca note spese
| Consente di visualizzare le note spese create per i candidati. |
Ricerca pagamenti
| Utilizzare questo report per visualizzare i pagamenti delle spese del candidato:
|
Gestione utilizzo worktag
| Consente di abilitare il tipo di worktag Ricerca di personale nelle note spese e nelle fatture del fornitori.
Per apportare correzioni manuali alle registrazioni a giornale relative alle note spese e alle fatture dei fornitori, è anche possibile abilitare il tipo di worktag Ricerca di personale in:
|
Quando si abilitano i segmenti di sicurezza, è possibile utilizzare queste origini dati dei report e i relativi filtri per creare report personalizzati solo con i dati di spesa dei candidati:
- Expense Report Lines and Itemizations
- Expense Report Lines for Company
- Expense Reports for Company
È possibile configurare più segmenti di sicurezza per consentire ai collaboratori di accedere ai dati di spesa per più tipi di destinatari dei pagamenti nei report personalizzati. Esempio: creare un report personalizzato che includa i dati delle spese dei candidati e degli studenti, ma non dei membri di comitati esterni.
Integrazioni
Servizi Web | Considerazioni |
|---|---|
Get Expense Reports
| Consente di recuperare i dati per le note spese dei candidati.
Quando si abilitano i segmenti di sicurezza, è possibile utilizzare questo servizio Web per recuperare i dati di spesa solo per i candidati. |
Get Payments
| Consente di recuperare i dati per i pagamenti delle spese dei candidati. |
Get Settlement Run Custom Filters
Put Settlement Run Custom Filter | Consentono di caricare e recuperare i dati per i filtri personalizzati creati per i cicli di regolamento dei candidati. |
Get Payment Election Options
Put Payment Election Option | Consentono di caricare e recuperare le opzioni di scelta di pagamento per le spese del candidato. |
Submit Expense Report for Non-Worker
| Consente di caricare i dati per inviare le note spese dei candidati.
Quando si abilitano i segmenti di sicurezza, è possibile utilizzare questo servizio Web per caricare i dati di spesa solo per i candidati. |
Submit Settlement Run
| Consente di caricare i dati per regolare e rimborsare le spese del candidato. |
Connessioni e touchpoint
Funzionalità | Considerazioni |
|---|---|
Registrazioni contabili | Il sistema genera automaticamente un worktag Ricerca di personale nelle righe della registrazione contabile associate alle note spese dei candidati e alle loro candidature. Questo worktag viene generato solo nelle registrazioni a giornale della spesa, non nelle registrazioni relative a:
|
Regolamenti | È possibile creare:
|
Conti fornitori | È possibile abilitare il tipo di worktag Ricerca di personale sulle fatture dei fornitori per acquisire totali più dettagliati per le ricerche di personale. |