Considerazioni sulla configurazione: Expense Management

Expense Management offre un'interfaccia riprogettata e flussi di lavoro automatizzati che utilizzano dati in tempo reale per semplificare la creazione e l'inoltro delle spese. Ciò include la creazione automatica di note spese, l'abbinamento in tempo reale di ricevute e transazioni scheda di credito e funzionalità avanzate di reportistica in tempo reale.

Expense Management

consente di:

Semplificare l'intero processo di creazione e inoltro delle spese dall'inizio alla fine.
Risparmiare tempo e fatica creando automaticamente le note spese e abbinando le ricevute agli addebiti sulla scheda di credito.
Accedere a insight di spesa istantanei utilizzando i dati scheda di credito in tempo reale, anziché attendere giorni per la compensazione delle transazioni.
Ridurre al minimo il rischio di errori e frodi utilizzando la corrispondenza automatica per evitare pagamenti duplicato e avvisi in tempo reale.
Ottieni una maggiore precisione dei dati utilizzando il machine learning per classificare automaticamente le spese in base al comportamento passato.
Semplifica il monitoraggio delle trasferte raggruppando automaticamente le spese correlate in viaggi specifici, facilitando l'organizzazione dei viaggiatori.
Mantieni i dipendenti aggiornati sui loro report inviando notifiche istantanee da dispositivo mobile non appena utilizzano la scheda.

Domanda	Considerazione
Si desidera che tutti i dipendenti possano accedere alle funzionalità di gestione spese?	È comunque possibile distribuire Expense Management e gestire le complessità descritte nella sezione Limitazioni. È possibile utilizzare un approccio basato su un'interfaccia ibrida in modo che gli utenti possano comunque accedere all'interfaccia e alle funzionalità originali della nota spese per completare attività o requisiti complessi non ancora supportati da Expense Management. È anche possibile utilizzare le configurazioni gruppo di sicurezza per limitare l'interfaccia di Expense Management a sottopopolazioni specifiche, ad esempio i dipendenti con sede negli Stati Uniti.
Quali mappature dei codici categoria esercente sono più importanti per la strategia predefinita?	Il Workday utilizza le mappature dei codici categoria esercente come riserva quando il modello machine learning non è in grado di popolare una voce di spesa. La mappatura accurata garantisce un'esperienza senza interruzioni anche quando i dati storici delle transazioni sono limitati. Una cattiva gestione delle mappature causerà più campi vuoto , aumentando il lavoro manuale degli utenti.
Quando i titolari di carta devono ricevere le notifiche push su dispositivo mobile per le loro spese?	È possibile configurare il Workday in modo che invii notifiche immediatamente dopo l'utilizzo scheda . Gli avvisi immediati elenco valori gli utenti ad acquisire le ricevute nel punto vendita, migliorando la precisione dei dati e riducendo i ritardi nell'inoltro. La disabilitazione di questi può comportare un volume più elevato di ricevute perse e transazioni scollegate.

È consigliabile che i destinatari Workday pagamenti cancellino le transazioni scheda di credito obsoleta e le spese rapide prima di iscriversi a

Expense Management

. Al momento dell'abilitazione, il Workday tenta automaticamente di abbinare e creare righe di report per tutti gli elementi nel backlog. La gestione di questo anticipo impedisce la generazione di bozze di report per dati storici o non pertinenti.

Si consiglia inoltre di aggiornare le notifiche esistenti in modo che trigger in base alle transazioni scheda di credito in attesa anziché alle nuove transazioni, perché il Workday elabora automaticamente le transazioni scheda di credito, quindi le transazioni non sono più lunghe

Hanno lo stato

Nuovo

.

Mantenere aggiornate le mappature dei codici categoria esercente per fungere da ripiego affidabile. Il Workday utilizza queste mappature per definire le voci di spesa predefinite quando il modello machine learning non è in grado di fornire un suggerimento ad alta affidabilità.

È necessario acquistare l'abbonamento

a Expense Management

.

Prima dell'implementazione, assicurarsi che le seguenti funzionalità Workday siano abilitate:

Mappatura codici categoria esercente per transazioni scheda di credito
Pagato con funzionalità di carta aziendale.
Scansione ricevuta
Valori predefiniti voce di spesa per le ricevute
Valori predefiniti voce di spesa per transazioni con carta di credito
Hub spese

Quando si acquista l'abbonamento

a Expense Management

, si ha accesso completo sia alle funzionalità

di Expense Management

che alle funzionalità originali

di Expenses

.

Si sperimenterà la funzionalità originale

di Expenses

quando il ticket d'uso prevede:

Spese con tabelle dei limiti di rimborso spese o diari di viaggio
Più di un allegato per ogni spesa.
Piani indennità basati su unità
Dati predefiniti profilo trasferta .
Partecipanti predefiniti durante la creazione di una spesa.
Delega esperienze.
Funzionalità fiscali
Spese di diaria
Collegamento alle autorizzazioni di spesa.
Elenco automatico delle voci per le spese manuali.
Popolamento automatico dei dati partecipante .
Aggiungere il record prenotazione trasferte alla riga nota spese .
Specificare i codici scopo della spesa in una spesa.
Addebito delle spese a un'altra azienda.
Addebito delle spese alla posizione secondaria .
Visualizzazione delle convalide di uscita.

Se una parte della popolazione dipendente subisce una delle limitazioni elencate, è comunque possibile distribuire

la gestione delle spese

e gestirle tramite l'accesso all'interfaccia ibrida, in cui gli utenti possono comunque accedere alla visualizzazione della nota spese originale per completare attività o requisiti complessi non ancora supportati da

Expense Management

o utilizzare le configurazioni gruppo di sicurezza per limitare la gestione spese a sottopopolazioni specifiche.

È necessario acquistare l'abbonamento

a Expense Management

.

Dominio	Considerazione
Self service: Automated Expenses	Questo dominio nell'area area funzionale Expenses è associato all'interfaccia di creazione automatica delle spese, tracciamento delle trasferte e creazione manuale delle spese.
Configurazione spese di terzi	Questo dominio garantisce la possibilità di configurare e gestire i webhook con i subprocessori Workday come Astrada. obbligatorio per le autorizzazioni scheda di credito in tempo reale.

È possibile utilizzare le seguenti origini dati report e i seguenti campi per analizzare l'attività di spesa: L' origine dati report Credit Card Authorizations consente di monitorare la spesa in tempo reale dalle autorizzazioni. Il campo di report Stato riga nota spese fornisce lo stato corrente delle righe nella pagina Attività di spesa, ad esempio Corrispondenza revisione, Informazioni necessarie e Pronto per l'inoltro. Il campo di report Voce di spesa predefinita di machine learning identifica le righe in cui il machine learning ha impostato la voce di spesa come predefinita .

Integrazione	Considerazione
Autorizzazione carta di credito	Per ricevere i dati di autorizzazione scheda di credito in tempo reale per le transazioni Mastercard e Visa, è necessario completare il processo di registrazione alla rete.

Expense Management interagisce con il subprocessore Astrada per trasferire in Workday i dati di autorizzazione scheda di credito in tempo reale per le transazioni Mastercard e Visa .

Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit sono disponibili nella Workday Community.