Considerazioni sulla configurazione: Tabelle dei limiti di rimborso spese
Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo delle tabelle dei limiti di rimborso spese. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:
- Perché effettuare la configurazione.
- Come si inseriscono nel quadro generale di Workday.
- Effetti a valle e interazioni tra prodotti.
- Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.
- Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.
Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.
Di che cosa si tratta
Le tabelle dei limiti di rimborso spese utilizzano regole, criteri e intervalli per calcolare automaticamente gli importi delle voci di spesa relativi a:
- Note spese
- Autorizzazioni di spesa
Vantaggi per l'azienda
- Calcolare automaticamente gli importi dei rimborsi per ridurre lo sforzo manuale.
- Centralizzare le regole di rimborso per ridurre al minimo i tempi della revisione e gestire i dati storici per i controlli.
- Impedire ai destinatari del pagamento di inserire dati di spesa errati che ritardino l'approvazione.
- Rispettare i requisiti relativi alle diarie e i criteri di trasferte e spese.
Casi d'uso
- Stabilire importi massimi per impedire ai destinatari del pagamento di richiedere rimborsi spese eccessivi.
- Calcolare le diarie per i destinatari del pagamento in trasferta.
- Controllare il rimborso delle spese basate sulla distanza, come l'indennità per il carburante.
- Utilizzare le destinazioni di trasferta per determinare le tariffe del rimborso spese.
Domande e considerazioni
Domande | Considerazioni |
|---|---|
Come si desidera calcolare le tariffe per le diverse spese? | È possibile configurare tabelle dei limiti di rimborso spese per calcolare i limiti di rimborso in base a percentuali, oppure:
A seconda del numero di tabelle limiti di rimborso spese configurate e dei tipi di tabelle limiti di rimborso spese utilizzati, si possono avere:
Quando si configurano le tabelle dei limiti di rimborso spese per diverse spese, identificare le voci di spesa, tra quelle esistenti, che richiedono tali tabelle e valutare se occorra o meno configurare nuove voci di spesa. Quando per le voci di spesa non si configurano le tabelle dei limiti di rimborso, il sistema non calcola automaticamente gli importi delle voci di spesa. |
Quali voci di spesa utilizzano gli stessi limiti di rimborso? | È possibile utilizzare una sola tabella dei limiti di rimborso spese con più voci di spesa quando queste voci hanno gli stessi limiti di rimborso.
Quando non si utilizza la stessa tabella di base con voci di spesa che utilizzano gli stessi limiti di rimborso, potrebbe essere necessario creare e gestire più tabelle dei limiti di rimborso spese. |
In quali scenari si desidera rettificare i limiti di rimborso base? | È possibile configurare le tabelle di rettifica dei limiti di rimborso spese per aumentare o diminuire le tariffe di rimborso base per i destinatari del pagamento.
Esempi:
|
Quali soglie di spesa utilizza l'azienda? | È possibile impostare le soglie di spesa utilizzando il tipo di tabella dei limiti di rimborso spese Massimo . È anche possibile consentire ai destinatari del pagamento di superare queste soglie in modo che possano inoltrare spese impreviste, come le prenotazioni di voli last minute. |
Come viene gestita la modifica delle tariffe? | È possibile modificare le date di decorrenza nelle tabelle dei limiti di rimborso spese e calcolare le tariffe utilizzando regole e criteri rettificati.
Quando si modificano le date di decorrenza, vengono acquisiti snapshot delle tabelle dei limiti di rimborso spese in modo da poter:
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Suggerimenti
- Organizzare le righe in ciascuna tabella dei limiti di rimborso spese in ordine decrescente di preferenza. Quando il sistema valuta le righe della tabella dei limiti di rimborso spese, i rimborsi vengono applicati utilizzando la prima riga corrispondente.
- Per ridurre lo sforzo di configurazione, impostare gli attributi delle voci di spesa configurabili e le regole delle tabelle dei limiti di rimborso spese prima di creare le tabelle.
Per impedire errori di configurazione, rivedere le tabelle dei limiti di rimborso spese per evitare:
- Omissioni di valori da un insieme di intervalli.
- Suddivisioni di intervalli correlati in diverse righe della tabella dei limiti di rimborso spese.
Per ridurre lo sforzo di configurazione quando si importano i dati di spesa nel sistema, utilizzare i servizi Web pertinenti in questa sequenza:
- Regole per le tabelle dei limiti di rimborso spese
- Tabelle dei limiti di rimborso spese
- Voci di spesa
Requisiti
- Impostare le voci di spesa per le tabelle dei limiti di rimborso spese.
- Abilitare manualmente le tabelle dei limiti di rimborso spese per le autorizzazioni di spesa.
- Impostare intervalli su tabelle dei limiti di rimborso spese progressive, utilizzando solamente valori decimali o interi.
Limitazioni
È possibile utilizzare il sistema solo per modificare le tabelle dei limiti di rimborso spese con un numero massimo di 1.000 righe. Per modificare tabelle con più di 1.000 righe, utilizzare il servizio Web
Import Expense Rate Table
.Non è possibile:
- Assegnare tabelle di rettifica dei limiti di rimborso spese a più voci di spesa.
- Disattivare le tabelle dei limiti di rimborso spese. È possibile raggruppare le tabelle dei limiti di rimborso spese non obbligatorie aggiungendo prefissi ai loro nomi, come ad esempioz - non utilizzare.
- Utilizzare le tabelle dei limiti di rimborso spese multivaluta con voci di spesa dotate di diario di viaggio.
Configurazione del tenant
Nessun impatto.
Criteri di sicurezza
Domini | Considerazioni |
|---|---|
Set Up: Expense Item
| Consente di impostare:
|
View: Expense Item
| Consente di visualizzare le voci di spesa, comprese le tabelle dei limiti di rimborso spese associate. |
Processi aziendali
Nessun impatto.
Report
Report | Considerazioni |
|---|---|
Visualizzazione tabella limiti di rimborso spese
| Utilizzare per:
|
Visualizzazione regola tabella limiti di rimborso spese
| Consente di visualizzare, modificare e creare regole condizionali nelle tabelle dei limiti di rimborso spese. |
Integrazioni
Servizi Web | Considerazioni |
|---|---|
Get Expense Rate Tables
Get Expense Rate Table Rules | Consentono di recuperare i dati per tabelle e regole dei limiti di rimborso spese. |
Import Expense Rate Table
Put Expense Rate Table Rule | Consentono di caricare i dati per tabelle e regole dei limiti di rimborso spese. |
Connessioni e touchpoint
È possibile utilizzare le tabelle dei limiti di rimborso spese per calcolare automaticamente gli importi delle voci di spesa nei diari di viaggio utilizzati per le note spese.
Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.