Considerazioni sulla configurazione: Autorizzazioni di spesa
Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo delle autorizzazioni di spesa. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:
- Perché effettuare la configurazione.
- Come si inseriscono nel quadro generale di Workday.
- Effetti a valle e interazioni tra prodotti.
- Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.
- Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.
Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.
Di che cosa si tratta
Le autorizzazioni di spesa sono transazioni di spesa che i destinatari di pagamenti possono utilizzare per richiedere l'approvazione preliminare delle spese stimate. In base alle voci di spesa selezionate, i destinatari del pagamento possono inserire i seguenti elementi:
- Date di spese previste
- Descrizioni
- Importi stimati
- Righe di autorizzazione di spesa
Vantaggi per l'azienda
- Eliminare la necessità di raccogliere informazioni sulle spese al di fuori del sistema Workday aggiungendo questionari nelle autorizzazioni di spesa.
- Prevedere le spese future utilizzando la contabilità pre-impegni per le autorizzazioni di spesa approvate.
- Aumentare il controllo sulle spese e migliorare la conformità ai criteri di spesa grazie all'approvazione preliminare.
- Offrire ai destinatari del pagamento una maggiore flessibilità per gestire le spese di trasferta.
- Visualizzare saldi di budget accurati monitorando gli importi pre-impegno e gli importi residui degli anticipi di cassa.
Casi d'uso
- Creare autorizzazioni di spesa per conto di altri collaboratori e membri di comitati esterni, ad esempio relatori.
- Creare rimborsi di anticipi di cassa dai pagamenti che i collaboratori inoltrano per rimborsare i saldi residui.
- Creare nuove note spese da autorizzazioni di spesa approvate da sottrarre da importi approvati e anticipi di cassa.
- Collegare le autorizzazioni di spesa con anticipi di cassa alle note spese.
- Richiedere l'approvazione delle spese di trasferta stimate prima che si verifichino le trasferte.
- Utilizzare un'autorizzazione di spesa su più note spese fino a quando il saldo dell'autorizzazione di spesa non è uguale a zero.
Domande e considerazioni
Domande | |
|---|---|
Quali informazioni di spesa si desidera monitorare? | È possibile richiedere ai collaboratori di aggiungere righe alle loro autorizzazioni di spesa per raccogliere ulteriori dettagli sulle spese a scopo di controllo. Se non diversamente configurato, il sistema non richiede righe di autorizzazione di spesa.
È anche possibile configurare:
|
Come si desidera controllare e monitorare gli importi delle autorizzazioni di spesa? | Per evitare spese eccessive e controllare la liquidazione degli importi delle autorizzazioni di spesa, è possibile configurare:
|
Suggerimenti
- Aggiungere un testo di istruzioni alle voci di spesa per fornire ulteriori informazioni ai destinatari del pagamento della nota spese e aiutarli così a compilare le autorizzazioni di spesa.
- Per calcolare automaticamente le trattenute o gli importi massimi, configurare le tabelle dei limiti di rimborso spese per le voci di spesa che si desidera utilizzare nelle autorizzazioni di spesa.
- Configurare la contabilità pre-impegni per consentire ai collaboratori di richiedere anticipi di cassa sulle autorizzazioni di spesa.
- Configurare la contabilità pre-impegni e le date di budget da visualizzare nel libro mastro degli importi effettivi per consentire ai collaboratori di selezionare una data di budget nelle righe di autorizzazione di spesa.
- Visualizzare o richiedere gli attributi delle voci di spesa nelle autorizzazioni di spesa per incoraggiare i collaboratori a includere dettagli aggiuntivi a livello di riga.
Requisiti
- Configurare le regole di scelta di pagamento per aziende e destinatari di pagamenti al fine di determinare in che modo avviene il rimborso dei collaboratori per gli anticipi di cassa.
- Configurare la contabilità pre-impegni per generare registrazioni contabili quando i collaboratori collegano le autorizzazioni di spesa alle righe di spesa e liquidano righe di autorizzazione di spesa specifiche.
- Eseguire il regolamento degli anticipi di cassa per consentire ai collaboratori di selezionare le autorizzazioni di spesa nelle note spese.
Limitazioni
- I destinatari dei pagamenti non possono richiedere anticipi di cassa e autorizzazioni di spesa in valute diverse da quella del rimborso.
- Per evitare imprecisioni contabili, è possibile annullare e chiudere le autorizzazioni di spesa solo a determinate condizioni. Esempio: non è possibile annullare un'autorizzazione di spesa se è associata a un ciclo di regolamentoIn corsooCompletato.
- Il sistema non genera registrazioni contabili quando si ricevono rimborsi di anticipi di cassa dai collaboratori. È necessario creare registrazioni a giornale separate utilizzando depositi bancari o trattenute di gestione paghe.
- Il sistema non supporta i diari di viaggio nelle autorizzazioni di spesa. Quando si utilizzano voci di spesa per diaria nelle autorizzazioni di spesa, il sistema non è in grado di calcolare gli importi in modo accurato.
- È possibile collegare le righe delle autorizzazione di spesa alle righe delle note spese solo quando si abilita la contabilità pre-impegni.
- Non è possibile copiare le autorizzazioni di spesa per generare nuove autorizzazioni di spesa. Il sistema copia solo i dettagli dell'intestazione dell'autorizzazione di spesa.
Configurazione del tenant
È possibile utilizzare l'attività
Modifica configurazione tenant - Dati finanziari
per:
- Configurare numeri di sequenza per le autorizzazioni di spesa.
- Consentire ai collaboratori di inoltrare richieste di anticipo di cassa nelle richieste di autorizzazione di spesa.
- Nascondere la casella di controlloFatturabilenelle autorizzazioni di spesa quando l'organizzazione non fattura ai clienti le spese dei collaboratori.
- Nascondere le opzioni di autorizzazione di spesa nelle note spese quando i destinatari dei pagamenti non dispongono di autorizzazioni di spesa.
Criteri di sicurezza
I seguenti domini nell'area funzionale Expenses:
Dominio | Considerazioni |
|---|---|
Manage: Expense Advance Repayment
| Consente di:
|
Process: Expense Report Payment/Settlement
| Consente di:
|
Process: Spend Authorization
| Consente agli utenti con ruoli aziendali o senza vincoli di gestire le autorizzazioni di spesa e i relativi report.
È anche possibile configurare i sottodomini per offrire agli utenti un maggiore controllo sulle azioni relative alle autorizzazioni di spesa. |
Process: Spend Authorization Mass Close
| Consente di:
|
Reports: Organization Spend Authorization Reporting
| Consente agli utenti con ruoli aziendali di visualizzare i report sulle autorizzazioni di spesa e sulle righe delle autorizzazioni di spesa. |
Self-Service: Spend Authorization
| Consente di:
|
Processi aziendali
Processo aziendale | Considerazioni |
|---|---|
Verifica budget (dati finanziari)
| Configurare questo processo per rivedere e approvare i risultati della verifica del budget per le transazioni di autorizzazione di spesa, come eccedenze o errori della verifica del budget. |
Evento nota spese
| Configurare questo processo per includere regole per le autorizzazioni di spesa quando si desidera richiedere un'approvazione aggiuntiva per importi di spesa.
Esempio: quando l'autorizzazione di spesa stimata è superiore all'importo totale indicato nella nota spese, è possibile richiedere l'approvazione di altri manager. |
Autorizzazione di spesa
| Configurare questo processo per consentire a dipendenti, esperti di inserimento dati e partner di spesa di effettuare richieste di autorizzazioni di spesa.
È possibile configurare i seguenti step di azione aggiuntivi:
|
Evento di chiusura in blocco autorizzazioni di spesa
| Configurare per:
|
Report
Report | Considerazioni |
|---|---|
Report saldi budget
| Consente di visualizzare i pre-impegni di autorizzazione di spesa e gli importi effettivi per le note spese nelle registrazioni contabili. |
Ricerca anticipi di cassa
| Visualizzare i dettagli dell'anticipo di cassa, tra cui:
|
Ricerca autorizzazioni di spesa
| In base alle date di inizio e di fine della spesa, consente di visualizzare l'autorizzazione di spesa:
|
Ricerca richieste chiusura in blocco autorizzazioni di spesa
| Consente di visualizzare tutte le autorizzazioni di spesa e i relativi dettagli in ogni richiesta di chiusura in blocco. |
È possibile utilizzare le seguenti origini dati di report per raggruppare e filtrare grandi volumi di dati:
- Cash Advance Payments
- Cash Advance Repayments
- Spend Authorizations
- Spend Authorization Lines
- Spend Authorization Mass Close Requests
Integrazioni
Servizi Web | Considerazioni |
|---|---|
Cancel Spend Authorization
| Utilizzare per annullare le autorizzazioni di spesa quando si fornisce un ID di autorizzazione di spesa. |
Get Cash Advance Repayments
Put Cash Advance Repayment | Utilizzare per:
|
Get Expense Items
Put Expense Item | Consente di configurare e raccogliere voci di spesa da utilizzare nelle autorizzazioni di spesa. |
Get Spend Authorizations
| Utilizzare per raccogliere le autorizzazioni di spesa inoltrate. |
Submit Spend Authorization
| Utilizzare per aggiungere, aggiornare e inoltrare autorizzazioni di spesa. |
Connessioni e touchpoint
Funzionalità | Considerazioni |
|---|---|
Budget | È possibile configurare:
Quando si utilizzano i budget per le autorizzazioni di spesa, è possibile visualizzare le registrazioni contabili generate e i dettagli delle registrazioni, come ad esempio:
|
Contabilità generale | È possibile configurare:
|
Servizi bancari e regolamenti | È possibile eseguire le operazioni seguenti:
|
Profili di trasferta | Quando gli utenti configurano un hotel o un paese di trasferta nei loro profili trasferta, il sistema:
|
Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.