Considerazioni sulla configurazione: Note spese dello studente
Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo della nota spese per gli studenti. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:
- Perché farlo.
- Come si inserisce nel quadro generale di Workday.
- Effetti a valle e interazioni tra prodotti.
- Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.
- Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.
Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.
Di che cosa si tratta
È possibile utilizzare il sistema per creare e inoltrare le note spese per conto degli studenti per rimborsare le spese sostenute.
Vantaggi per l'azienda
- Analizzare e creare report sulle spese degli studenti per un maggiore controllo sulla spesa.
- Eliminare le soluzioni alternative manuali, come i pagamenti ad hoc e la necessità di utilizzare tipi di destinatari di pagamento diversi dagli studenti.
- Accelerare il rimborso inoltrando solo le note spese degli studenti a revisori e responsabili approvazione specifici.
- Ridurre la duplicazione dei dati centralizzando le spese degli studenti in un'unica sede.
Casi d'uso
- Elaborare note spese per conto di studenti immatricolati ed esterni.
- Riassegnare le transazioni delle carte di credito aziendali per includere tali transazioni nelle note spese degli studenti.
- Limitare l'accesso ai dati degli studenti in modo che i collaboratori possano elaborare e generare report solo sulle spese degli studenti.
Domande e considerazioni
Domande | Considerazioni |
|---|---|
Quali sono gli accessi di sicurezza necessari ai collaboratori? | È possibile configurare segmenti di sicurezza per consentire ai collaboratori di accedere solo ai dati di spesa degli studenti. Quando si abilitano i segmenti di sicurezza:
Quando non si abilitano i segmenti di sicurezza, i collaboratori con e senza vincoli possono accedere ai dati di spesa per tutti i tipi di destinatari di pagamento. |
Quali scelte di pagamento hanno gli studenti? | È possibile inviare note spese solo per conto di quegli studenti che hanno i pagamenti delle spese come opzione nelle loro scelte di pagamento.
È possibile:
Quando gli studenti hanno più profili Workday e si aggiornano le scelte di pagamento in un singolo profilo, gli altri profili vengono aggiornati automaticamente. |
Come vengono gestite le spese sostenute dagli studenti con carte aziendali? | È possibile riassegnare manualmente le transazioni con carta di credito agli studenti quando sostengono spese con carte di credito aziendali.
Il sistema visualizza quindi le transazioni riassegnate nelle note spese degli studenti in modo che sia possibile selezionarle per l'inclusione. |
Suggerimenti
- Aggiungere manualmente i worktag alle note spese degli studenti per garantire transazioni finanziarie accurate.
- Riassegnare le transazioni con carta di credito agli studenti per assicurarsi che le spese sostenute con le carte di credito aziendali vengano visualizzate nelle note spese degli studenti.
- Quando più studenti hanno lo stesso nome, immettere documenti e codici identificativi univoci dello studente nelle note spese, per assicurarsi di richiedere le spese per lo studente corretto.
- Quando gli studenti hanno anche un profilo dipendente nel sistema, assicurarsi di utilizzare il loro profilo studente per le spese su base studente, per evitare problemi contabili e di approvazione.
Requisiti
Per consentire ai collaboratori con vincoli di sicurezza di accedere ai dati degli studenti, assegnare i collaboratori alle unità accademiche degli studenti pertinenti.
È possibile inoltrare le note spese per conto degli studenti solo quando si impostano i pagamenti delle spese nelle loro scelte di pagamento.
Limitazioni
Gli studenti non possono creare le proprie note spese in Workday.
Non sono supportati autorizzazioni di spesa e anticipi di cassa per gli studenti.
Configurazione del tenant
Nessun impatto.
Criteri di sicurezza
Domini | Considerazioni |
|---|---|
External Student Data: Student ID nell'area funzionale Personal Data. |
Consente di accedere ai documenti e codici identificativi degli studenti esterni. |
External Student Data: Student Public Reports nell'area funzionale Staffing. |
Consente di accedere alle informazioni pubbliche per gli studenti esterni.
Per gestire le scelte di pagamento per gli studenti esterni, utilizzare questo dominio e il dominio Manage: Payment Election . |
Manage: Payment Election nell'area funzionale Expenses |
Consente di gestire le scelte di pagamento per conto degli studenti esterni.
Per gestire le scelte di pagamento per gli studenti esterni, utilizzare questo dominio e il dominio External Student Data: Student Public Reports .
Utilizzare questo dominio quando non si utilizza Workday Student Financials. |
Manage: Student Payment Elections nell'area funzionale Student Financials. | Consente di gestire le scelte di pagamento per conto degli studenti immatricolati.
Utilizzare questo dominio quando si utilizza Workday Student Financials. |
Process: Expense Reports nell'area funzionale Expenses. | Consente di gestire le note spese e i relativi report.
È possibile configurare segmenti di sicurezza in questo dominio per consentire ai collaboratori di accedere solo ai dati degli studenti nelle note spese e nelle relative attività. |
Self-Service: Student Financials nell'area funzionale Student Financials |
Consente agli studenti di gestire le proprie scelte di pagamento. |
Student Data: Student ID nell'area funzionale Student Core. |
Consente di accedere ai documenti e codici identificativi dello studente nel sistema. |
Student Data: Student Profile nell'area funzionale Student Core. |
Consente di accedere alle informazioni sullo studente nel sistema. |
Processi aziendali
È possibile configurare il processo aziendale
Evento nota spese
per inoltrare le note spese degli studenti ai fini della revisione e dell'approvazione.
È possibile utilizzare il campo di report
Expense Report Pay To is Student
per inoltrare solo le note spese degli studenti a revisori e responsabili dell'approvazione specifici.Report
Report | Considerazioni |
|---|---|
Ricerca transazioni carta di credito
| Consente di visualizzare le transazioni con carta di credito riassegnate agli studenti. |
Ricerca note spese
| Consente di visualizzare le note spese create per conto degli studenti. |
Ricerca righe note spese per organizzazione
| Consente di visualizzare le righe della nota spese degli studenti per organizzazione. |
Find Negative Reimbursable Expense Reports
|
Consente di visualizzare le note spese che includono importi rimborsabili negativi per gli studenti che sostengono spese personali su carte aziendali. |
Ricerca pagamenti
| Consente di visualizzare i pagamenti delle spese degli studenti:
|
Quando si abilitano i segmenti di sicurezza, è possibile utilizzare queste origini dati dei report per creare report personalizzati che includono soltanto i dati delle spese degli studenti:
- Expense Reports for Company
- Righe nota spese e voci dettagliate
- Expense Report Lines for Company
Integrazioni
Servizi Web | Considerazioni |
|---|---|
Get Expense Reports
| Consente di recuperare i dati per le note spese degli studenti.
Quando si abilitano i segmenti di sicurezza, è possibile utilizzare questo servizio Web per recuperare i dati di spesa solo per gli studenti. |
Get Payments
| Consente di recuperare i dati per i pagamenti delle spese degli studenti. |
Get Settlement Run Custom Filters
Put Settlement Run Custom Filter | Consentono di caricare e recuperare i dati per i filtri personalizzati creati per i cicli di regolamento degli studenti. |
Submit Expense Report for Non-Worker
| Consente di caricare i dati per inviare le note spese degli studenti.
Quando si abilitano i segmenti di sicurezza, è possibile utilizzare questo servizio Web per caricare i dati di spesa solo per gli studenti. |
Submit Settlement Run
| Consente di caricare i dati per regolare e rimborsare le spese dello studente. |
Connessioni e touchpoint
Funzionalità | Considerazioni |
|---|---|
Registrazioni contabili | Il sistema genera automaticamente un worktag Studente nelle registrazioni contabili associate alle note spese approvate. |
Scelte di pagamento | Per inviare le note spese per conto degli studenti, aggiungere i pagamenti delle spese come opzione nelle scelte di pagamento degli studenti. |
Regolamenti | È possibile creare:
|
Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.