Étapes : créer et rapprocher des groupes de rapprochement de paiements électroniques

Configurez le processus de gestion Événement lié au compte bancaire
et la règle de sécurité associée dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement.

Vous pouvez consolider vos paiements électroniques sortants dans des groupes de rapprochement de paiements électroniques (GRPE) afin de rationaliser vos rapprochements. Lorsque vous réglez des paiements par transfert électronique de fonds et par virement automatique, Workday génère des GRPE avec les paiements pour chaque compte bancaire.

Les GRPE vous permettent de :

Regrouper les paiements de la paie pour éviter d'afficher des informations confidentielles pour des paiements particuliers.

Rapprocher manuellement un grand nombre de paiements électroniques dans un seul groupe.

Rapprocher un groupe de paiements électroniques avec une seule ligne de relevé bancaire dans les rapprochements automatiques.

Réduire les frais bancaires en regroupant tous vos paiements électroniques sur une seule ligne de relevé bancaire, conformément à votre accord de services bancaires.

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Regrouper les paiements électroniques pour le rapprochement

Sécurité : domaine Set Up: Bank Entity
dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement.

(Facultatif) Configurez Workday pour recevoir et télécharger des fichiers d'accusé de réception de paiement.

Les fichiers confirment si la banque a reçu, traité ou rejeté vos paiements.

Voir :

Étapes : accuser réception des paiements.

Concept : accusé de réception d'un paiement électronique.

Réglez les paiements électroniques.

Vous pouvez :

Créer manuellement des lots de règlements.

Planifier des lots de règlements automatiques.

Workday regroupe tous les paiements qui présentent les mêmes attributs de paiement suivants dans un GRPE :

Catégorie de paiement. Exemple : paiement ad hoc ou paiement divers.

Date de paiement.

Type de paiement. Exemple : TEF ou virement automatique.

Devise de la transaction.

Workday inclut à la fois le code de référence du groupe et les codes de paiement individuels dans le fichier de paiement fourni à la banque. Lorsque la banque accepte et finalise au moins un paiement dans le groupe, Workday active le GRPE pour le rapprochement bancaire. Workday considère à la fois les paiements reçus et les paiements retournés comme finalisés.

Tant qu'un paiement du groupe est toujours en attente d'un accusé de réception, Workday ne vous permet pas de rapprocher le GRPE.

Identifiez le code de référence GRPE dans le fichier de paiements.

Pour localiser le code de référence de groupe utilisé par votre banque dans le fichier de paiements, sélectionnez le message de paiement du processus de gestion dans l'onglet

Groupes de paiements

lorsque vous consultez le lot de règlements. Exemple : dans un document XML ISO20022, l'élément Payment Information ID
contient le code du groupe et Payment ID
le code du paiement individuel.

Notifiez à votre banque de ne générer qu'une seule ligne de relevé bancaire par GRPE.

Afin de simplifier le rapprochement bancaire, vous pouvez demander à votre banque d'intégrer le code de référence du groupe issu du fichier de paiements sur la ligne de relevé bancaire correspondante.

Exemple : vous traitez plusieurs paiements de la paie ACH de Workday à vos salariés. Pour utiliser une méthode de rapprochement un-à-un, vous demandez à votre banque de renvoyer une seule ligne de relevé qui représente la somme de tous les paiements ACH individuels du groupe.

Enregistrez les informations sur les relevés bancaires dans Workday.

Vous pouvez :

Saisir des relevés bancaires manuellement.

Utiliser la saisie rapide et le rapprochement.

Configurer une intégration de relevés bancaires pour télécharger des fichiers de relevés bancaires par lots.

Voir Étapes : définir l'intégration du chargement des relevés bancaires.

Rapprochez vos lignes de relevé bancaire avec les GRPE.

Vous pouvez :

Rapprocher automatiquement un relevé bancaire.

Rapprocher automatiquement plusieurs relevés bancaires.

Rapprocher un relevé bancaire manuellement.

Pour effectuer le rapprochement, vous pouvez :

Créer une règle de rapprochement un-à-un en utilisant une règle de condition basée sur le champ

Référence de la transaction

pour le rapprochement automatique.

Faire correspondre le code de référence du groupe sur la ligne de relevé et le GRPE lors du rapprochement manuel.

Pour afficher le numéro de référence d'un GRPE et les statuts de paiement des paiements qui le composent, vous pouvez accéder au rapport

Afficher un groupe de rapprochement de paiements électroniques

à partir de la tâche ou du rapport suivant :

Rapprochement bancaire manuel

. Dans la grille

Éléments à rapprocher

, cliquez sur l'icône en forme de loupe pour le GRPE.

Afficher le lot de règlements

. Sélectionnez le groupe de paiement, puis le message de paiement du GRPE.

Le rapprochement bancaire vous permet de vérifier que vos paiements regroupés se retrouvent bien précisément sur vos lignes de relevés bancaires. Vous pouvez utiliser le rapport

Synthèse du rapprochement des données comptables avec les données bancaires

et d'autres rapports de rapprochement bancaire pour confirmer le détail.

Vous activez la fonctionnalité de GRPE pour le rapprochement bancaire et configurez Workday pour recevoir des accusés de réception de paiement. Workday regroupe vos 4 paiements par transfert électronique de fonds (TEF) dans un GRPE d'une valeur totale de 1 000 USD.

Le tableau ci-dessous montre comment Workday détermine le montant total du GRPE et la disponibilité pour le rapprochement en fonction des différents statuts de paiement et d'accusé de réception au sein du groupe. Un GRPE incluant un paiement dont le statut est :

En attente d'un accusé de réception du paiement
ne peut pas encore être rapproché, bien que le paiement soit pris en compte dans le montant initial du GRPE.

Annulé
ou Rejeté
peut être rapproché, même si Workday déduit ce paiement du montant original du GRPE. Si tous les paiements sous-jacents du groupe sont annulés ou rejetés, le GRPE ne peut pas être rapproché.

	Paiements composant le GRPE	Scénario 1 :	Scénario 2 :	Scénario 3 :	Scénario 4 :	Scénario 5 :	Scénario 6 :	Scénario 7 :
Paiement 1	100 $	En attente d'un accusé de réception	En attente d'un accusé de réception	Terminé	Refusé	Refusé	Refusé	Refusé
Paiement 2	200,00 $	En attente d'un accusé de réception	Terminé	Terminé	Terminé	Refusé	En attente d'un accusé de réception	En attente d'un accusé de réception
Paiement 3	300,00 $	En attente d'un accusé de réception	Terminé	Terminé	Terminé	Refusé	Terminé	Annulé
Paiement 4	400,00 $	En attente d'un accusé de réception	Terminé	Terminé	Terminé	Refusé	Terminé	Terminé
Montant total du GRPE	1000,00 $	1000,00 $	1000,00 $	1000,00 $	900,00 $	0,00 $	900,00 $	600,00 $
Le GRPE peut-il être rapproché ?		Non	Non	Oui	Oui	Non	Non	Non

Définir des comptes bancaires

Étapes : définir le rapprochement automatique des comptes bancaires

Référence : rapports sur le rapprochement des données comptables avec les données bancaires