Planifier des lots de règlements automatiques
- Créez les pièces non soldées à payer et les paiements en attente à régler.
- Définissez un profil intercompagnies dans Workday pour le règlement des paiements intercompagnies.
- Sécurité : l'un des domaines suivants dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement :
- Processus : planifier un lot de règlements
- Process: Settlement
Vous pouvez définir un calendrier pour déterminer quand Workday crée un lot de règlements et règle les paiements pour les pièces non soldées à payer et les paiements en attente.
Vous pouvez :
- Planifier des lots de règlements les jours ouvrables uniquement, à l'exclusion des week-ends et des jours fériés.
- Reporter la date du lot de règlements après le lot de règlements planifié. Exemple : vous définissez une date future pour le lot de règlements afin de vous donner plus de temps pour approvisionner vos comptes bancaires source avant que la banque n'exécute les paiements fournisseurs.
- Planifier la création du lot de règlements en mode brouillon, ce qui vous permet de le vérifier et de le modifier avant le traitement.
- Accédez à la tâchePlanifier un lot de règlements.
- Renseignez l'ongletCréation du lot de règlements:
Option Description DeviseCette devise peut différer de la devise du compte bancaire, mais les comptes bancaires figurant dans la règle de routage bancaire doivent l'accepter.Vous pouvez sélectionner plusieurs devises lorsque vous recherchez des pièces ou des paiements à ajouter au lot de règlements. Workday effectue les règlements dans la devise de chaque transaction. Pour sélectionner toutes les devises ou plusieurs d'entre-elles, vous pouvez activer les lots de règlements multidevises dans la tâcheModifier la définition de l'environnement client - Finances.Devise d'affichageDevise pour les lots de règlements à devise unique.Pour les lots de règlements multidevises, Workday affiche le total des paiements entrants et sortants du lot de règlements dans cette devise, tout en réglant les paiements dans la devise de la transaction. Vous pouvez remplacer la devise de unité légale par défaut par une autre devise dès lors qu'elle est associée au compte bancaire de unité légale .Décalage de la date du lot de règlements (minimum)Saisissez un nombre de jours compris entre zéro et 90 pour postdater la date du lot de règlements après la création du lot de règlements.Le nombre de jours que vous saisissez correspond à un décalage minimum. La contrepartie réelle peut être plus longue, car Workday reporte en outre la date du lot de règlements pour ignorer :- Jours fériés lorsque vous sélectionnez un calendrier de jours fériés dans l'ongletPlanification.
- Les jours de week-end lorsque vous cochez la caseDécaler la date du lot de règlements par des jours de semaine uniquement.
Exemple : vous planifiez un lot de règlements le vendredi avec :- Un décalage de 2 jours.
- La caseContrepartie de la date du lot de règlements sur des jours de semaine seulementest cochée.
- Un calendrier de jours fériés indiquant le lundi comme jour férié.
- Calcule la date du lot de règlements comme dimanche.
- puis le avance au lundi pour ignorer le week-end.
- puis le fait passer à mardi pour ignorer le jour férié.
Filtres de sélection automatiqueWorkday inclut toutes les pièces non soldées non payées et tous les règlements en attente qui correspondent aux critères du filtre pour les éléments suivants :- Organisation
- Devise
- Date d'exécution
Vous pouvez ajouter des sélections au lot de règlements ou en supprimer au besoin avant de traiter le lot de règlements. Pour le Royaume-Uni, la date du lot de règlements correspond à la date de traitement BACS.Inclure les paiements pour le compte d'autres unités légalesSélectionnez cette option pour régler les demandes de paiement d'autres unités légales pour les catégories de paiement suivantes et effectuer des paiements pour le compte des autres unités légales :- Paiement de l'avance
- Transactions par carte de crédit professionnelle
- Notes de frais
- Demandes de paiement divers
- Factures fournisseurs
Les unités légales disponibles dépendent de votre profil intercompagnies. Cette option n'est pas disponible si vous effectuez des paiements pour une hiérarchie d'unités légales.Si vous utilisez un filtre personnalisé avec des critères et des unités légales spécifiques, vous devez sélectionner cette option.Conserver le lot de règlements comme brouillonCette option planifie la création du lot de règlements, mais l'enregistre comme brouillon. Après la date et l'heure planifiées, vous pouvez rechercher, vérifier et modifier le lot de règlements, puis lancer le traitement manuellement une fois que vous êtes prêt.Exclure les paiements négatifsCochez cette case pour exclure les paiements négatifs, tels que les ajustements de crédit non lettrés, du traitement dans le lot de règlements.Workday regroupe tous les paiements négatifs par unité légale, catégorie de paiement et devise sur une seule ligne et marqués comme exclus dans la tâcheAfficher un lot de règlements.Lorsque vous cochez cette case, Workday :- Exclut les résultats de contrepassation de paie du lot de règlements.
- Contrepasse les taxes telles qu'elles ont été calculées à l'origine et les exclut du lot de règlements.
Date de paiement fournisseur dynamiqueSélectionnez la date du paiement fournisseur que vous voulez utiliser pour le lot de règlements.- Lorsque la date d'escompte de la facture fournisseur est passée, Workday utilise la date d'échéance de la facture fournisseur comme date de paiement.
- Lorsque la date d'échéance de la facture fournisseur est passée, Workday utilise la date du lot de règlements comme date de paiement.
Un lot de règlements peut avoir des paiements fournisseurs avec des dates de paiement différentes. La banque exécute les paiements fournisseurs en fonction de la date de paiement, et non de la date à laquelle vous envoyez le fichier de paiements.Workday regroupe également les ajustements de crédit fournisseur en fonction de la valeur de date de paiement que vous avez sélectionnée. Vous pouvez cocher la case Lettrerdes ajustements de crédit fournisseur sur le premier paiement échudans la tâcheModifier la définition de l'environnement client - Financespour lettrer automatiquement les ajustements de crédit de facture fournisseur sur les paiements de facture lors du règlement. Workday compense les avoirs en attente par rapport aux factures fournisseurs, quelles que soient leurs dates d'échéance.Décaler la date du lot de règlements sur les jours de semaine uniquementCochez cette case pour éviter que la date du lot de règlements tombe un jour de week-end.Lorsque vous cochez cette case et que la date calculée pour le lot de règlements tombe un week-end, Workday reporte la date sur le jour de la semaine suivante. Lorsque vous sélectionnez un calendrier de jours fériés dans l'ongletCalendrier, Workday remplace la date par le jour de semaine non férié suivant.La sélection de la caseAjuster les jours fériés en jours de semainedans l'ongletCalendrierne garantit pas que la date du lot de règlements tombe un jour de semaine, car l'option n'a une incidence que lorsque Workday planifie l'exécution du lot de règlements. - Renseignez l'ongletCalendrier.Pour planifier des lots de règlements les jours ouvrables uniquement, à l'exclusion des week-ends et des jours fériés, configurez les optionsdu calendrier de jours fériés.Les options que vous configurez dans cet onglet ont un impact sur la date à laquelle Workday crée automatiquement des lots de règlements. Ils n'ont pas d'impact sur le calcul de la contrepartie de la date du lot de règlements.
Vous pouvez consulter le calendrier des lots de règlements dans le rapport
Afficher les lots planifiés
. Vous pouvez également la mettre à jour en sélectionnant l'optiondans le menu des actions associées du traitement planifié approprié dans la colonne Nom de la demande
.À l'arrivée de la date et de l'heure planifiés, Workday crée un lot de règlements selon vos critères et :
- Enregistre le lot de règlements comme brouillon.
- Soit lance automatiquement le processus de gestionÉvénement de lot de règlementset règle les pièces non soldées à payer et les paiements en attente.
Une fois que le moteur de règlement a finalisé les paiements, il génère les écritures comptables associées à chaque paiement et les envoie dans la comptabilité générale de Workday. Si des périodes du livre associées à la date du lot de règlements sont clôturées ou En statut
de clôture
, les paiements sont imputés à la première période ouverte disponible. Si une période ouverte n'est pas disponible, le statut de l'écriture de paiement prend la valeur Erreur
.Après le lancement du lot de règlements, vous pouvez :
- Approuver l'événement de lot de règlements.
- Pour les paiements électroniques :
- Approuver l'émission de paiements.
- Finaliser et approuver les étapes supplémentaires du processus de gestionÉvénement d'émission de paiements.
- Télécharger les accusés de réception des paiements dont le statut estEn attente d'un accusé de réception.
- Vérifier que les fichiers d'intégration des paiements ont été correctement envoyés.
- Pour les paiements par chèque :
- Finalisez les tâches d'impression de chèques dansMes tâchespour lancer l'impression des chèques une fois que vous êtes prêt.
- Finaliser et approuver les étapes supplémentaires des processus de gestionTâche d'impression de chèquesetÉvénement d'impression de paiements.
Pour modifier un lot de règlements temporaire (Brouillon), utilisez le rapport
Rechercher des lots de règlements
. Au besoin, modifiez le Nom du lot de règlements
ou la Date de paiement
. La date de paiement correspond à la date du règlement qui apparaît sur les chèques et les avis des paiements inclus dans le lot. Pour les paiements électroniques, la date de paiement correspond à la date de traitement du lot de règlements.