Gérer les transactions de facturation de projets

Administrator Guide

Pour transférer des transactions de projet facturable hors main-d'œuvre vers un autre projet, configurez une date et un motif d'ajustement comptable.

Pour activer les transferts de transactions dans les périodes clôturées, activez l'option à l'échelle de l'environnement client

Autoriser les transferts dans les périodes de saisie des temps clôturées

dans l'onglet

Options de transfert de projet

de la tâche

Définir la configuration de la facturation des projets

Sécurité :

Manage: Billable Projects
dans le domaine fonctionnel Projects.

Domaine Process: Project Billing - Core
dans le domaine fonctionnel Project Billing.

Pour les transferts de projet dans les périodes verrouillées et clôturées :

L'utilisateur doit également avoir accès au domaine Time Tracking: Exempt from Lockout
dans le domaine fonctionnel Time Tracking.

Si le processus de gestion Événement d'ajustement de transaction de projet
:

Est configuré, l'initiateur du transfert de projet doit avoir accès au domaine Time Tracking: Exempt from Lockout
, sinon le processus de gestion n'avance pas.

Est configuré avec des approbateurs, ceux-ci doivent avoir accès au domaine Time Tracking: Exempt from Lockout
, sinon le processus de gestion ne se termine pas.

Domaine Set Up: Project Billing - Configurations
dans le domaine fonctionnel Project Billing (pour l'option

Allow Transfers Within Closed Time Entry Periods

Vous pouvez utiliser la tâche Gérer les transactions de facturation de projets pour réviser toutes les sources de vos transactions de facturation de projets. Workday vous permet d'afficher les transactions dans l'ordre chronologique, d'afficher les transactions pouvant nécessiter un nouveau calcul et d'explorer les transactions en fonction du statut de facturation.

Vous pouvez afficher les transactions de toutes les sources de transaction ensemble ou les regrouper dans les onglets par source de transaction.

Vous pouvez également :

Ajuster les heures, les taux et les montants des transactions.

Approuver des transactions pour un projet.

Modifier le statut de facturation des transactions.

Créer des propositions de facture pour des transactions.

Filtrer et afficher les transactions facturables précédemment facturées.

Recalculer les montants des transactions à l'aide des feuilles de taux de facturation.

Ventiler les transactions facturables hors main-d'œuvre en plusieurs transactions (lors de l'affichage par source de transaction).

Transférer des transactions facturables vers un autre projet, une autre phase ou une autre tâche (lors de l'affichage par source de transaction).

Accédez à la tâche

Transférer des transactions de projet

à partir de la page de synthèse pour transférer et ventiler d'autres types de transaction.

Vous pouvez ajouter le worklet

Gérer les transactions de facturation de projets

à votre page d'accueil pour réviser les transactions de facturation de projets.

Notez que les dates de ligne de contrat déterminent si les transactions sont facturables ou non facturables. Les dates de ligne de contrat contrôlent également le mappage au projet sur la ligne de contrat. Si des transactions ne sont pas facturables, soit elles se trouvent en dehors de la fourchette de dates de la ligne de contrat, soit l'échéancier de facturation ou le contrat contient des informations incorrectes.

Accédez à la tâche

Gérer les transactions de facturation de projets

Workday affiche la boîte de dialogue des critères de recherche avec vos critères de recherche précédents enregistrés chaque fois que vous accédez à la tâche.

Renseignez les critères de recherche :

Au moins l'un des champs suivants doit être renseigné pour effectuer une recherche :

Hiérarchie de projets

Client

Responsable du projet

Projets facturables

Option	Description
Rôle affectable dans le projet	(Facultatif) Sélectionnez un rôle dans le projet affectable, tel que Project Manager ou Spécialiste de la facturation de projets pour filtrer les projets facturables à réviser. Workday enregistre votre sélection et l'utilise chaque fois que vous accédez à la tâche. Si de nouveaux projets ont récemment été créés ou que de nouvelles modifications ont été apportées à la structure de hiérarchie de projets, il peut y avoir un délai avant que ces modifications ne soient prises en compte dans les résultats de la recherche. L'invite Rôle affectable dans le projet ne prend pas en charge les rôles affectables associés aux groupes de sécurité disposant du droit d'accès S'applique à l'organisation actuelle et aux organisations subordonnées dans le niveau . Si vous sélectionnez ce type de rôle affectable, la recherche ne renvoie aucune transaction. Le Rôle affectable dans le projet que vous sélectionnez peut être affecté à plusieurs groupes de sécurité par rôle et ces groupes de sécurité peuvent chacun avoir un paramètre différent pour les Droits d'accès aux organisations . Dans ce cas, Workday applique les droits d'accès en suivant l'ordre de classement suivant : Grade 1 : s'applique à l'organisation actuelle et à toutes les organisations subordonnées Classement 2 : s'applique à l'organisation actuelle et aux organisations subordonnées non affectées Classement 3 : s'applique uniquement à l'organisation actuelle Classement 4 : s'applique aux organisations actuelles et subordonnées dans le niveau
Employé pour le rôle affectable	(Facultatif) Sélectionnez un employé nommé pour le rôle sélectionné dans l'invite Rôle affectable dans un projet pour filtrer les projets facturables à réviser. Lorsque vous sélectionnez une valeur pour Rôle affectable dans le projet, mais pas pour Employé associé au rôle affectable , les résultats de la recherche incluent les projets pour lesquels l'utilisateur actuel a le rôle de projet sélectionné. Workday enregistre votre sélection et l'utilise chaque fois que vous accédez à la tâche. Si de nouveaux projets ont récemment été créés ou que de nouvelles modifications ont été apportées à la structure de hiérarchie de projets, il peut y avoir un délai avant que ces modifications ne soient prises en compte dans les résultats de la recherche.
Projets facturables	Sélectionnez les projets facturables que vous voulez réviser. Les champs Rôle affectable dans un projet , Employé pour le rôle affectable , Hiérarchie de projets , Client et Responsable du projet filtrent les projets disponibles à la sélection dans le champ Projets facturables . Workday enregistre votre sélection et l'utilise chaque fois que vous accédez à la tâche.
Afficher les transactions non facturables	(Facultatif) Sélectionnez cette option pour afficher les transactions dont le statut est Non facturable . Workday enregistre votre sélection et l'utilise chaque fois que vous accédez à la tâche.
Afficher les transactions au forfait	(Facultatif) Sélectionnez cette option pour afficher la colonne Forfait dans la vue récapitulative du projet qui indique le nombre de transactions de projet au forfait dans ce groupe de transactions. Workday enregistre votre sélection et l'utilise chaque fois que vous accédez à la tâche.
Réviser les transactions par source	Sélectionnez cette option pour afficher les transactions de facturation de projets regroupées par source de transaction dans la vue du détail des transactions. Workday enregistre votre sélection et l'utilise chaque fois que vous accédez à la tâche.
Réviser les transactions en détail	(Facultatif) Sélectionnez cette option pour accéder directement au détail de la transaction. Workday enregistre votre sélection et l'utilise chaque fois que vous accédez à la tâche.
Regrouper les résultats par	(Facultatif) Sélectionnez une option pour regrouper les transactions dans la vue récapitulative du projet. S'affiche lorsque vous désélectionnez la case Réviser les transactions en détail . Workday enregistre votre sélection et l'utilise chaque fois que vous accédez à la tâche.

(Facultatif) Renseignez la section Récapitulatif de la balance âgée dans la vue récapitulative du projet :

Vignette	Description
Transactions en attente de révision	Réviser les transactions facturables des travaux en cours. Vous pouvez afficher les transactions facturables regroupées par nombre de jours d'ancienneté, projet et devise.
Notifications	S'affiche lorsque vous modifiez les règles de la feuille de taux standard associés dans la tâche Mettre à jour les taux de facturation standard par règles et que vous avez des transactions de projets facturables pouvant nécessiter un nouveau calcul.

Dans la vue récapitulative du projet, sélectionnez les projets que vous souhaitez réviser en détail ou effectuer des actions en masse.

Vous pouvez approuver les transactions, recalculer les taux, créer des propositions de facture client, modifier en masse les montants des transactions de projets facturables ou lancer la tâche

Transférer des transactions de projet

. Envisagez de :

Option	Description
Montant total à facturer initial	Montant total à facturer, avant les modifications en masse.
Types de transaction à ajuster	(Facultatif) Sélectionnez les types de transaction à ajuster par modification en masse. Par défaut, ce champ est défini sur les transactions de temps uniquement, mais vous pouvez ajouter les autres types de transaction pris en charge : Facture fournisseur , Frais , Frais divers .
Montant éligible à l'ajustement	Workday calcule le montant total disponible pour ajustement en fonction des sélections effectuées dans le champ Type de transaction pour l'ajustement .
Nouveau montant total à facturer	(Facultatif) Saisissez le nouveau montant que vous voulez facturer pour la ligne de transaction. Le montant que vous saisissez est le montant de la ligne entière, et pas seulement pour les types de transaction sélectionnés dans le champ Types de transaction à ajuster , mais Workday calcule uniquement les types de transaction au prorata pour obtenir le montant que vous avez saisi.
% d'ajustement pour les types sélectionnés	(Facultatif) Saisissez un pourcentage d'ajustement pour l'ajustement de la modification en masse. Workday ajoute ce pourcentage au Montant total à facturer initial pour calculer le Nouveau montant total à facturer . Un nombre positif augmente le montant à facturer et un nombre négatif le diminue. Seuls les types de transaction sélectionnés dans le champ Types de transaction à ajuster sont inclus dans le calcul.
Montant d'ajustement pour les types sélectionnés	(Facultatif) Saisissez un montant d'ajustement pour l'ajustement de la modification en masse. Workday ajoute ce montant au Montant total à facturer initial pour calculer le Nouveau montant total à facturer . Un nombre positif augmente le montant à facturer et un nombre négatif le diminue. Seuls les types de transaction sélectionnés dans le champ Types de transaction à ajuster sont inclus dans le calcul.
Montant à facturer nul	(Facultatif) Cochez cette case pour indiquer zéro dans le champ Nouveau montant total à facturer .
Approuver	Cliquez sur cette option pour approuver les transactions facturables au niveau du projet. Workday affecte le statut des transactions de projets facturables En attente de révision et En attente à Prêt à facturer .
Recalculer les taux	Cliquez sur ce bouton pour recalculer les taux des transactions facturables au niveau du projet. Workday recalcule les taux des transactions de projets facturables dont le statut est En attente de révision , En attente et Prêt à facturer .
Créer une proposition de facture	Cliquez sur ce bouton pour créer des propositions de facture client pour les transactions facturables au niveau du projet. Workday crée des propositions de facture client pour les transactions de projets facturables dont le statut est Prêt à facturer . S'affiche lorsque vous cliquez sur le bouton Plus .
Soumettre la modification en masse des montants	Cliquez sur ce bouton pour ajuster en masse les montants des transactions facturables au niveau du projet. Workday modifie en masse les montants des transactions de projets facturables : Pour les transactions facturables d'origine et de contrepartie. Avec le statut En attente de révision , En attente et Prêt à facturer . Avec des montants facturables négatifs et positifs. Cette action s'applique aux types de transaction que vous configurez avec l'option Types de transaction à ajuster dans la tâche Définir la configuration de la facturation des projets . Par défaut, vous pouvez ajuster les montants pour les types de transaction suivants : transactions de temps, de factures fournisseurs, de frais et de frais divers. S'affiche lorsque vous cliquez sur le bouton Plus . Cette option vous permet de effectuer la même action que l'action en masse Modifier le montant dans la vue du détail de la transaction, mais au niveau du projet.
Transférer le projet	Cliquez sur ce bouton pour lancer la tâche Transférer des transactions de projet afin de transférer et de ventiler les transactions. Lorsque vous transférez des transactions de projet pendant une période ouverte, Workday exécute les calculs des temps pour la tranche horaire et réévalue les worktags. Workday réinitialise toutes les valeurs de worktag que les employés ont remplacées dans les tranches horaires par défaut. Si vous souhaitez désactiver l'option Transférer un projet dans la vue récapitulative de la tâche Gérer des transactions de facturation de projets , accédez à la tâche Configurer des champs facultatifs , sélectionnez le domaine fonctionnel Manage Project Billing Transactions et sélectionnez les groupes de sécurité dont vous souhaitez masquer le bouton Summary: Transfer Project dans. S'affiche lorsque vous cliquez sur le bouton Plus .

(Facultatif) Dans la vue récapitulative du projet et dans la vue détaillée des transactions, cliquez sur les icônes dans le coin supérieur droit de la grille pour filtrer les données de la grille, réorganiser et masquer les colonnes et basculer en mode plein écran.

(Facultatif) Lorsque vous renseignez les critères de recherche dans la vue du détail de la transaction, sélectionnez Ne pas facturer
dans l'invite

Statut de facturation

pour afficher les transactions dont le statut est Ne pas facturer
.

Renseignez l'en-tête dans l'affichage du détail de la transaction :

Option	Description
Montant total à facturer	Somme des valeurs indiquées dans le champ Montant à facturer pour les transactions sélectionnées. Ou, lors de l'affichage par source de transaction, la somme du champ Montant à facturer pour les transactions sélectionnées pour chaque source de transaction.
Devise	S'affiche lorsque les transactions sélectionnées ont la même devise de facturation.
Action en masse	Sélectionnez plusieurs transactions, puis appliquez l'une des actions suivantes à toutes les transactions sélectionnées en même temps : Transfert de projet : transférez des transactions vers un autre projet, une autre phase ou une autre tâche. Cette option est disponible lors de l'affichage par source de transaction. Changer le statut de facturation : modifier le statut de facturation des transactions ; par exemple, de En attente à Prêt à facturer . Exclure de l'avance/acompte : excluez les transactions de la consommation des montants payés d'avance. Modifier le montant : modifiez les montants à facturer pour les transactions sélectionnées. Cette action s'applique aux types de transaction que vous configurez avec l'option Types de transaction à ajuster dans la tâche Définir la configuration de la facturation des projets . Par défaut, vous pouvez ajuster les montants pour les types de transaction suivants : transactions de temps, de factures fournisseurs, de frais et de frais divers.
Statut de facturation	Sélectionnez un nouveau statut de facturation pour les transactions sélectionnées et cliquez sur Appliquer . S'affiche lorsque vous sélectionnez Changer le statut de facturation dans l'invite Action en masse .
Montant à facturer initial	Somme des valeurs indiquées dans le champ Montant à facturer pour les transactions sélectionnées. S'affiche lorsque vous sélectionnez Modifier le montant dans l'invite Action en masse .
Nouveau montant à facturer	(Facultatif) Saisissez le montant que vous souhaitez facturer pour toutes les transactions que vous avez sélectionnées dans la grille. Les types de transaction auxquels cette action s'applique sont configurés via l'option Types de transaction à ajuster de la tâche Définir la configuration des transactions de facturation de projets . Par défaut, vous pouvez ajuster les montants pour les types de transaction suivants : transactions de temps, de factures fournisseurs, de frais et de frais divers. Saisissez une valeur positive si vous voulez que le Montant facturable soit positif, et une valeur négative pour un Montant facturable négatif. Exemple : saisissez -150,00 pour un montant facturable de (150,00). Workday détermine le pourcentage de chaque transaction par rapport au montant total facturable. Ensuite, Workday applique ce pourcentage au Nouveau montant à facturer que vous saisissez. Exemple : vous sélectionnez 2 transactions de temps. La transaction n°1 affiche un Montant facturable de 150 USD. La transaction n°2 affiche un Montant facturable de 480 USD. Le montant total facturable des deux transactions est de 630 USD. Le montant de la transaction n°1 correspond à 23,8 % (150÷630) du montant facturable total et la transaction n°2 correspond à 76,19 % (480÷630). Vous saisissez un Nouveau montant à facturer de 500 USD. Workday renseigne automatiquement le champ Montant à facturer avec 119,05 USD pour la transaction 1 et 380,95 USD pour la transaction 2. S'affiche lorsque vous sélectionnez Modifier le montant dans l'invite Action en masse .
Montant à facturer nul	Sélectionnez cette option pour mettre à jour le Montant à facturer à zéro pour les transactions sélectionnées. Lorsque vous cochez cette case, Workday désactive la saisie des données dans les champs Nouveau montant à facturer , % d'ajustement et Montant d'ajustement . S'affiche lorsque vous sélectionnez Modifier le montant dans l'invite Action en masse .
% d'ajustement et Montant de l'ajustement	(Facultatif) Saisissez un nombre dans l'un des champs suivants pour ajuster les montants à facturer pour toutes les transactions que vous avez sélectionnées dans la grille : % d'ajustement : Workday ajoute le pourcentage que vous saisissez dans ce champ au Montant à facturer initial pour calculer le Nouveau montant à facturer . Un nombre positif augmente le montant à facturer et un nombre négatif le diminue. Montant de l'ajustement : Workday ajoute le montant que vous saisissez dans ce champ au Montant à facturer initial pour calculer le Nouveau montant à facturer . Un nombre positif augmente le montant à facturer et un nombre négatif le diminue. Ces champs s'affichent lorsque vous sélectionnez Modifier le montant dans l'invite Action en masse .
Motif d'ajustement	Lorsque vous laissez cette invite vide, Workday renseigne les transactions sélectionnées avec le motif d'ajustement des revenus par défaut que vous avez configuré dans la tâche Mettre à jour les motifs d'ajustement des revenus . Lorsque vous cliquez sur : Appliquer , Workday calcule au prorata le montant de l'ajustement sur les transactions sélectionnées et renseigne le motif d'ajustement des revenus dans les transactions. Soumettre , Workday envoie les transactions pour révision et approbation à l'aide du processus de gestion Ajustement . Vous pouvez explorer la colonne Nombre d'ajustements pour afficher les ajustements manuels. S'affiche lorsque vous sélectionnez Modifier le montant dans l'invite Action en masse .
Transfert vers la tâche de plan de projet (disponible lors de l'affichage par source de transaction)	Sélectionnez une option pour transférer en masse les transactions de temps et cliquez sur Appliquer . L'invite affiche toutes les tâches de tous les niveaux de phase pour le projet facturable. S'affiche lorsque vous sélectionnez Transfert de projet dans l'invite Action en masse .
Transférer vers le projet/la phase/tâche (disponible lors de l'affichage par source de transaction)	Sélectionnez une option pour transférer en masse les transactions facturables hors main-d'œuvre et cliquez sur Appliquer . Lorsque vous transférez des transactions vers : Une tâche du plan de projet, Workday affiche toutes les tâches de tous les niveaux de phase pour le projet facturable. Une phase du plan de projet, Workday affiche uniquement les phases de premier niveau pour le projet facturable. S'affiche lorsque vous sélectionnez Transfert de projet dans l'invite Action en masse .

(Facultatif) Dans la grille Transactions de projet (dans l'onglet

Révision de la facturation

dans la vue de l'onglet), vous pouvez modifier le statut de facturation, les heures à facturer, le taux à facturer et le montant à facturer pour des transactions individuelles. Vous pouvez également filtrer et afficher les transactions facturables précédemment facturées et afficher celles nécessitant un nouveau calcul. Workday ne recalcule pas les montants de contrepartie et ne renseigne pas la colonne

Recalculer

pour les transactions basées sur l'utilisation.

Renseignez l'onglet

Transfert de projet

(disponible lorsque vous affichez par source de transaction dans la vue par onglet) :

Si vous transférez des transactions de temps ad hoc après qu'elles ont déjà été calculées, vous devrez exécuter la tâche

Créer une synthèse du coût de la main-d'œuvre d'un projet

pour contrepasser les écritures comptables précédentes du projet source et créer de nouvelles écritures pour le projet cible.

Option	Description
Transfert vers la tâche de plan de projet	Sélectionnez les tâches du plan de projet vers lesquelles transférer des transactions individuelles. Ce champ est disponible pour les transactions de temps uniquement et affiche toutes les tâches de tous les niveaux de phase pour le projet facturable.
Transfert vers projet/phase/tâche	Sélectionnez des projets, des phases ou des tâches de plan de projet vers lesquels transférer des transactions facturables hors main-d'œuvre individuelles vers. Ce champ est disponible pour les transactions Frais ou Facture fournisseur. Lorsque vous transférez : Des transactions vers une tâche de plan de projet facturable, Workday affiche toutes les tâches de tous les niveaux de phase pour le projet facturable. Des transactions vers une phase de plan de projet, Workday affiche uniquement les phases de premier niveau pour le projet facturable. Des transactions facturables hors main-d'œuvre payées, Workday crée une ligne d'ajustement comptable avec le détail de la transaction source de la facture fournisseur ou de la note de frais. Des transactions facturables hors main-d'œuvre non payées, Workday met à jour les lignes de la facture fournisseur ou de la note de frais sur le document source avec le nouveau worktag de projet.
Subdivision	(Frais et Facture fournisseur) Cliquez sur cette option pour affecter un pourcentage ou un montant afin de ventiler la transaction facturable hors main-d'œuvre en plusieurs transactions sans changer le montant initial de la transaction. Lorsque vous ventilez : Des transactions facturables hors main-d'œuvre payées, Workday crée une ligne d'ajustement comptable avec le détail de la transaction source de la facture fournisseur ou de la note de frais. Des transactions facturables hors main-d'œuvre non payées, Workday crée une ventilation de ligne de facture fournisseur ou un détail des notes de frais.
Motif de transfert	(Frais et Facture fournisseur) Workday renseigne ce champ avec le motif de transfert que vous avez configuré dans la tâche Définir la configuration de la facturation des projets .
Date de l'ajustement comptable	(Frais et Facture fournisseur) Workday renseigne ce champ avec la date que vous avez configurée dans la tâche Définir la configuration de la facturation des projets . S'affiche uniquement sur les transactions de projets facturables hors main-d'œuvre payées.
Motif de l'ajustement comptable	(Frais et Facture Fournisseur) Workday renseigne ce champ avec le motif que vous avez configuré dans la tâche Définir la configuration de la facturation des projets . S'affiche uniquement sur les transactions de projets facturables hors main-d'œuvre payées.

(Facultatif) Dans la grille Transactions de projet (dans l'onglet

Charges constatées d'avance

dans la vue par onglet), excluez les transactions de la consommation de montants payés d'avance.

Vous pouvez exclure des transactions en les sélectionnant individuellement en utilisant la case

Exclure de l'avance/

acompte, ou en sélectionnant plusieurs transactions et en utilisant l'action en masse

Exclure de l'avance/acompte

(Facultatif) Dans la grille Transactions de projet (dans l'onglet

Worktags

lorsque vous affichez par source de transaction dans la vue par onglet), consultez les worktags précédents et actuels lorsque vous transférez ou ventilez des transactions facturables hors main-d'œuvre.

(Facultatif) Dans la grille Transactions de projet (dans l'onglet

Références personnalisées

dans la vue de l'onglet), modifiez le détail de la transaction de projet ad hoc à des fins de facturation et de reporting.

Workday affiche cet onglet lorsque vous activez les références personnalisées pour les transactions de projet ad hoc.

(Facultatif) Exportez les transactions de facturation de projet vers Excel.

Exporter les transactions de facturation de projet vers Excel pour analyser les données et prendre des décisions plus avisées en matière de facturation.

Cliquez sur le champ

Transactions facturables

pour ouvrir la grille des transactions en lecture seule.

Dans la vue en lecture seule, cliquez sur

Exporter vers Excel

pour télécharger les transactions sous la forme d'une feuille Excel.

Depuis cette vue, vous pouvez également exporter vers PDF, filtrer, développer et réduire les lignes.

Soumettez, recalculez les taux ou créez des propositions de facture client pour les transactions sélectionnées.

Créez :

Propositions de facture client pour les transactions facturables.

Factures clients issues de contrats.

Échéances pour des transactions facturables.