Concept : définir des configurations de facturation de projets

Vous pouvez configurer les champs obligatoires que Workday doit renseigner lorsque vous transférez ou ventilez des transactions de projet hors main-d'œuvre. Workday crée un ajustement comptable lorsque vous transférez ou ventilez des transactions de projet hors main-d'œuvre payées dans les tâches

Gérer les transactions de facturation de projets

et

Transférer des transactions de projet

. Les transactions de projet hors main-d'œuvre incluent les notes de frais et les factures fournisseurs. Lorsque vous modifiez des notes de frais ou des factures fournisseurs payées, Workday utilise la règle d'imputation comptable Dépenses pour créer un ajustement comptable. Vous pouvez configurer les éléments suivants :

Date de l'ajustement comptable.
Motif de l'ajustement comptable.

Workday utilise la date de l'ajustement comptable pour déterminer la date à utiliser pour l'ajustement de l'écriture. Tous les ajustements comptables nécessitent un motif d'ajustement comptable.

Lorsque vous transférez :

Une transaction de projet facturable hors main-d'œuvre payée, vous pouvez afficher le nouveau worktag de projet dans l'onglet
Ajustement comptable
de la facture fournisseur ou de la note de frais associée.
Une transaction de projet facturable hors main-d'œuvre non payée, vous pouvez afficher le nouveau worktag de projet directement sur la ligne de transaction source.

Lorsque vous avez besoin d'un :

Motif de transfert, sélectionnez un motif dans la tâche
Gérer les transactions de facturation de projets
pour chaque transaction facturable hors main-d'œuvre que vous transférez.
Commentaire sur les modifications de la saisie des temps dans l'onglet
Saisie des temps
de la tâche
Modifier un modèle de saisie des temps
, sélectionnez un commentaire sur la tranche horaire dans la tâche
Gérer les transactions de facturation de projets
. Workday exige un commentaire sur la tranche horaire pour chaque transaction facturable de temps que vous transférez. L'activation de cette option a également un impact sur les mises à jour apportées aux tranches horaires.

Si vous avez besoin d'indiquer un motif pour vos transferts, configurez des motifs de transfert et définissez l'un d'eux comme motif de transfert par défaut. Workday utilise les motifs de transfert uniquement à des fins de reporting.

Vous pouvez cocher ou désélectionner la case

Contrepartie de revenus pour les transactions facturables déjà facturées

à tout moment. Si vous :

Cochez cette case et régularisez les revenus, Workday ne réinitialise pas le statut de régularisation des revenus pour les transactions facturables et ne crée pas d'échéances de contrepartie lors de la facturation.
Désélectionnez cette case, Workday évalue les règles de dérivation des worktags pour la transaction facturable lors de la facturation. Si le worktag de la transaction facturable est modifié, Workday met à jour le statut de régularisation des revenus et crée une échéance de revenus de contrepartie.

Exemple : dans l'onglet

Configuration de la règle de worktag

de la hiérarchie de projets, vous configurez les revenus pour suivre l'employé. Vous régularisez les revenus le 15/11/2022 ; le centre de coûts de l'employé est 123. Le 20/12/2022, vous transférez l'employé vers le centre de coûts 124. Vous facturez le client le 31/12/2022.

Case Contrepartie de revenus pour les transactions facturables déjà facturées cochée	Case Contrepartie de revenus pour les transactions facturables déjà facturées désélectionnée
Comptabilisation des échéances de revenus au 15/11/2022 pour le centre de coûts 123 : Factures clients à établir 1000 Revenus 1000	Comptabilisation des échéances de revenus au 15/11/2022 pour le centre de coûts 123 : Factures clients à établir 1000 Revenus 1000
Lors de la facturation le 31/12/2022 : Pas de comptabilisation	Lors de la facturation du 31/12/2022 pour le centre de coûts 123 : Revenus 1000 Factures clients à établir 1000
	Lors de la facturation le 31/12/2022 pour le centre de coûts 124 : Factures clients à établir 1000 Revenus 1000

Vous pouvez utiliser la case à cocher

Activer la comptabilisation des coûts différés de projet facturable

pour générer des écritures opérationnelles pour les notes de frais facturables et les factures fournisseurs lorsque vous constatez des revenus. Workday utilise la règle d'imputation comptable Dépenses pour créer les écritures opérationnelles. Pour la règle d'imputation comptable Dépenses, vous pouvez configurer le compte obtenu pour utiliser le traitement comptable suivant :

Coût des ventes
à imputer à un compte de charges ou à un compte de gestion.
Charges du projet à répartir
à imputer à un compte d'immobilisation ou de bilan.

Exemple : vous cochez la case

Activer la comptabilisation des coûts différés de projet facturable

et configurez le compte obtenu dans la règle d'imputation comptable Dépenses :

Compte obtenu	Dimension	Valeurs
En cours	Traitement comptable	Charges du projet à répartir
Coûts des ventes	Traitement comptable	Coûts des ventes

Vous créez une ligne de facture fournisseur avec un worktag de projet facturable d'un montant de 100 USD et affichez la comptabilisation obtenue :

Compte	Montant au débit	Montant au crédit
En cours	100,00 USD	0,00 USD
Comptes fournisseurs	0,00 USD	100,00 USD

Vous créez une échéance de revenus et affichez la comptabilisation obtenue :

Compte	Montant au débit	Montant au crédit
Produits constatés d'avance : Produit et Ventes	100,00 USD	0,00 USD
Produits	0,00 USD	100,00 USD

Vous créez la comptabilisation de la constatation de revenus pour un traitement des revenus régularisés ou différés, et vous approuvez une facture client pour un traitement des revenus liés à la facture. Workday crée automatiquement l'écriture opérationnelle secondaire suivante :

Compte	Montant au débit	Montant au crédit
Coûts des ventes	100,00 USD	0,00 USD
En cours	0,00 USD	100,00 USD

Une fois que vous avez activé la comptabilisation des coûts différés de projet facturable, vous ne pouvez plus la désactiver.

Vous pouvez configurer Workday de façon à recalculer automatiquement les transactions lorsque des modifications sont apportées aux éléments associés suivants :

Échéancier de facturation.
Feuille de taux de facturation.
Feuille de taux contractuels.
Contrat client.
Feuille de taux standard.

Lorsque vous cochez la case

Recalculer automatiquement les transactions

, vous pouvez indiquer les statuts de facturation des transactions que Workday recalcule.

Lorsque vous ne recalculez pas automatiquement les transactions, Workday renseigne la colonne

Recalculer

de la tâche

Gérer des transactions de facturation de projets

de façon à identifier les projets et transactions facturables pouvant nécessiter un nouveau calcul. Vous pouvez également créer des rapports personnalisés pour afficher les transactions et projets facturables qui peuvent nécessiter un nouveau calcul.

Vous pouvez configurer Workday de façon à appliquer un nouveau statut de facturation aux transactions de projets facturables lorsque vous refusez, annulez ou créez un ajustement de crédit pour une facture. Lorsque vous planifiez la facturation, vous pouvez mettre à jour l'invite

Réinitialiser les transactions facturées avec le statut de facturation à

En attente de révision

pour réévaluer les transactions lors de l'annulation de la facture.

Vous pouvez configurer Workday de façon à afficher la grille des transactions de facturation soit avec des onglets regroupant des champs associés, soit avec tous les champs d'une même vue, à l'aide de l'option

Masquer les onglets distincts dans la grille des transactions

. L'option est désélectionnée par défaut.

Vous pouvez utiliser l'option

Types de transaction pour l'ajustement

pour configurer les types de transaction que les utilisateurs sont autorisés à modifier en masse. Par défaut, les quatre types de transaction sont sélectionnés (frais, frais divers, facture fournisseur et temps) et vous devez sélectionner au moins 1 type de transaction. Notez que vous ne pouvez pas désélectionner les quatre types de transaction ; Si vous souhaitez désactiver toutes les modifications en masse, vous pouvez utiliser la tâche

Configurer des champs facultatifs

pour masquer le

bouton Summary: Mass Submit

dans le domaine fonctionnel

Manage Project Billing Transactions

.

Cette configuration s'applique à tout l'environnement client et affecte la possibilité pour tous les utilisateurs de modifier en masse les types de transaction sur toutes les vues des workflows Gérer les transactions de facturation de projets et Proposition de facture client.

Vous pouvez configurer Workday pour activer des validations personnalisées pour les propositions de facture client à l'aide de l'option

Activer les validations personnalisées pour les propositions de facture client

. Par défaut, cette option est activée, ce qui signifie que les validations personnalisées créées dans le rapport

Mettre à jour les validations personnalisées

pour le contexte

de facture client

s'appliquent également aux propositions de facture client.

Les validations personnalisées des champs des onglets suivants du rapport

Afficher une proposition de facture client

sont prises en charge :

En-tête de facture
Lignes de la facture
Pièces jointes

Par exemple, si vous configurez une validation personnalisée pour exiger que la

Date de facture

soit comprise dans une fourchette spécifiée pour les factures clients, cette fourchette s'applique également au champ

Date de facture

pour les propositions de facture client.

Pour mettre à jour ou créer des validations personnalisées pour les champs de l'onglet

Transactions de projet

, utilisez le contexte

Détail des transactions de facturation de projets

dans le rapport

Mettre à jour les validations personnalisées

.

Lors de la création d'une validation personnalisée, vous pouvez utiliser le champ de rapport

Is Document a Customer Invoice Proposal

dans une règle de condition pour indiquer que vous souhaitez que la validation s'applique uniquement aux factures clients ou aux propositions de facture client.

Si vous souhaitez que les validations s'appliquent uniquement aux factures clients, créez une règle de condition avec les valeurs suivantes :

Et/Ou
:
Et
Champ externe source ou règle de condition
:
Est un document d'une proposition de facture client
Opérateur relationnel
:
différent de
Type de comparaison
:
valeur indiquée dans ce filtre
Valeur de comparaison
: cochez la case.

Si vous souhaitez que les validations s'appliquent uniquement aux propositions de facture client, créez une règle de condition avec les mêmes valeurs que pour les factures clients, à l'exception des valeurs suivantes :

Opérateur relationnel
:
égal à

Vous pouvez configurer Workday pour empêcher les utilisateurs de supprimer les tranches horaires des employés :

En fonction du statut de facturation des tranches horaires (facturé, Facturation en cours, Prêt à facturer, En attente de révision, Ne pas facturer, En attente). Par exemple, vous voulez empêcher la suppression des tranches horaires une fois qu'elles ont été facturées ou lorsque la facturation est en cours, afin d'éviter de créer des écritures de contrepartie des temps dans la facturation.
Dont les revenus ont déjà été constatés ou planifiés.
Une fois que le projet auquel appartiennent les tranches horaires est terminé.

Les tranches horaires d'employé répondant à un ou plusieurs des critères sélectionnés ne peuvent pas être supprimées.