Étapes : gérer les propositions de facture client
Créez des transactions prêtes à être facturées.
Vous pouvez créer des propositions de facture client à partir de transactions facturables pour afficher l'aperçu des informations, les ajuster et les réviser avant de créer les factures clients. Cette façon de faire vous évite de devoir annuler et recréer entièrement des factures lorsque vous voulez ajuster des chiffres ou corriger des erreurs. Lorsque vous ajoutez des transactions à une proposition de facture, vous devez ensuite créer une facture à partir de la proposition pour pouvoir facturer ces transactions au client.
- (Facultatif) Accédez à la tâcheModifier la définition de l'environnement client - système.Vous pouvez autoriser les employés à ajouter des commentaires sur les propositions de facture client. Dans la section Paramètres du flux d'activités, sélectionnezl'option Proposition de facture clientdans l'inviteObjets sélectionnés pour le flux d'activités.Sécurité : domaineSet Up: Tenant Setup - Systemdans les domaines fonctionnels Customer Central et System.
- (Facultatif) Modifiez les processus de gestion .Configurez le processus de gestionÉvénement de proposition de facture clientet la règle de sécurité associée pour :
- Acheminer les propositions de facture client pour révision et approbations.
- Automatiser la création des factures clients.
- Définissez des worklets pour les rapports personnalisés. Les worklets vous permettent d'ajouter des rapports personnalisés à une étape d'approbation dans le processus de gestion. Par exemple, vous pouvez ajouter un rapport personnalisé qui affiche des informations sur des factures précédentes pendant l' étape d'approbation d'une nouvelle proposition de facture, afin de vous aider à prendre une décision d'approbation ou de rejet de la proposition de facture.
- Dans la règle de sécurité du processus de gestionÉvénement de proposition de facture client:
- Ajoutez le groupe de sécurité Approbateurs aux actions Afficher et Approuver. Workday transfère la proposition de facture client à un approbateur désigné dans votre organisation.
- Mettez à jour votre règle de sécurité si vous prévoyez d'ajouter l' étapeRéviser une proposition de facture clientau processus de gestionÉvénement de proposition de facture client. Voir l' étape suivante pour plus d'informations.
- Ajoutez l' étapeRéviser la proposition de facture clientau processus de gestionÉvénement de proposition de facture client.Lorsqu'une proposition de facture est routée vers le rapport Mes tâches d'un chargé de révision, ce dernier peut apporter des modifications à n'importe quel onglet de la proposition de facture, à l'exception de l'ongletRécapitulatif de la facture, qui est en lecture seule. Les chargés de la révision voient les boutonsApprouver,RefuseretRenvoyers'ils y ont accès via la règle de sécurité.Configurez le type de processus de gestion :
- Accédez au type de processus de gestionÉvénement de proposition de facture clientet cliquez surModifier la règle.
- Dans la section Personnes autorisées à effectuer des étapes d'action dans le processus de gestion, ajoutez des groupes de sécurité, tels queSpécialiste de la facturation,Responsable de projetetSpécialiste de la facturation de projets. Vous pouvez ainsi accéder à l' étape d'actionRéviser une proposition de facture client.
- Ajoutez également des groupes de sécurité pour les actions appropriées, telles que les actionsApprouveretRefuser.
- Accédez à la tâcheActivate Pending Security Policy Changespour activer les modifications apportées aux règles de sécurité.
Configurez la définition du processus de gestion :- Accédez à la définition du processus de gestionÉvénement de proposition de facture client.
- Dans le menu des actions associées, sélectionnezProcessus de gestion>Modifier la définition.
- Ajoutez l' étape d'actionRéviser la proposition de facture clientau workflow et affectez-lui les groupes de sécurité appropriés.
Sécurité :- Pour modifier l'ongletTransactions de projet, les chargés de la révision doivent disposer d'un accès à tous les projets de la proposition, via des groupes de sécurité disposant de l'autorisation Modifier pour l'un des domaines suivants :Process: Project Billing - CoreouManage: Billable Projects.
- Pour modifier l'ongletCharges constatées d'avance, les chargés de la révision doivent disposer de l'autorisation Modifier pour le domaineProcess: Invoice Proposal - Prepaid Installment.
- Définissez l' étape de serviceCréer une facture clientdans le processus de gestionÉvénement de proposition de facture client. Workday crée automatiquement des factures clients lorsque vous approuvez la proposition de facture client.
- Ajoutez une étape d'approbation au processus de gestionÉvénement de proposition de facture clientet ajoutez un worklet de rapport personnalisé à l' étape d'approbation .Le rapport personnalisé est intégré à la page d'approbation du processus de gestion sous forme de worklet. Les approbateurs peuvent cliquer sur le worklet pour ouvrir le rapport personnalisé pendant le processus d'approbation. Pour plus d'informations, voir Ajouter des worklets aux processus de gestion .
- (Facultatif) Accédez à la tâcheCréer une proposition de facture client.Dans la section Critères de sélection, sélectionnez une option dans l'inviteResponsable du projetpour afficher les projets facturables associés à l'utilisateur sélectionné.Workday facture automatiquement les échéances payées d'avance sur la même facture que les autres échéances et transactions lorsque :
- Vous cochez la case Facturerles échéances payées d'avance avec d'autres types de transactiondans les échéanciers de facturation consolidée.
- Créez des propositions de facture client.
Sécurité :- Domaine Process: Billing - Invoice Proposaldans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing.
- Domaine Process: Project Billing - Invoice Proposaldansle domaine fonctionnel Project Billing.
- (Facultatif) Accédez à la tâcheEspace de travail des propositions de facture client.Dans les critères de recherche, sélectionnez une option dans les invitesHiérarchie de projetsouResponsable du projetpour afficher les projets facturables associés à l'option sélectionnée.Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
Option Description RechercherCliquez sur cette option pour modifier les critères de sélection.Workday enregistre votre sélection et l'utilise chaque fois que vous accédez à la tâche.Projets facturablesUtilisez le menu déroulant pour afficher le responsable du projet facturable.Statut des événements en attenteAfficher le statut des transactions de projet et des échéanciers de facturation en attente de l'approbation d'un processus de gestion.ActualiserCliquez sur cette option pour mettre à jour les propositions sélectionnées avec les nouvelles transactions dont le statutest Prêt à factureret qui répondent aux critères de sélection.Créer une factureUne fois que vous avez créé une facture client, vous ne pouvez plus la rétablir en proposition de facture. Vous pouvez annuler la facture pour refaire passer les transactions qu'elle contient au statutPrêt à facturer. Vous pouvez ensuite créer une nouvelle proposition.Créer une proposition de factureOuvre la tâcheCréer une proposition de facture client.Annuler la propositionCliquez sur cette option pour annuler les propositions sélectionnées et refaire passer les transactions concernées au statutPrêt à facturer.ImprimerCliquez sur cette option pour générer des exemplaires PDF des propositions sélectionnées. Une fois les fichiers PDF prêts, Workday les affiche dans la colonnePDFde la grille.Vous pouvez uniquement imprimer des propositions pour les clients pour lesquels vous disposez d'un accès Afficher.Sécurité :- Domaine Process: Billing - Invoice Proposaldans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing.
- Domaine Process: Project Billing - Invoice Proposaldansle domaine fonctionnel Project Billing.
- (Facultatif) Dans la colonnePropositionde la tâcheEspace de travail des propositions de facture client, ouvrez le rapportAfficher une proposition de facture clientdans une nouvelle fenêtre.Consultez et modifiez les objets personnalisés de facture client dans l'ongletDonnées supplémentairesou dans l'action associée Données supplémentaires de la section Informations de facturation. Pour afficher et modifier des objets personnalisés de facture client, vous devez d'abord configurer l'objet personnalisé dans la tâcheCréer un objet personnalisé.Si les flux d'activités sont activés, vous pouvez ajouter des commentaires sur la proposition de facture client et lire ceux des autres utilisateurs.Sécurité :
- Domaine Process: Billing - Invoice Proposaldans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing.
- Domaine Process: Project Billing - Invoice Proposaldansle domaine fonctionnel Project Billing.
Lorsque vous accédez à une proposition de facture client à partir d'un processus de gestion oude Mes tâches, vous pouvez afficher mais pas modifier les objets personnalisés dans l'ongletDonnées supplémentaires. - (Facultatif) Sur une ligne de la tâcheEspace de travail des propositions de facture client, cliquez surModifierpour accéder à la tâcheModifier une proposition de facture client.Pour ajouter des lignes de facture ad hoc dans les propositions de facture client, vous devez avoir un rôle dans le projet ou l'unité unité légale qui correspond à l' unité légale du projet. Lorsque vous ajoutez des lignes de facture ad hoc dans les propositions de facture client, vous pouvez uniquement :
- Ajouter des lignes pour lesquellesle traitement des revenusest défini surFacture.
- Modifier la description des lignes de facture que vous avez créées dans la tâcheCréer une proposition de facture client.
- Sélectionner des lignes de contrat client qui ne sont pas différées.
- Sélectionner des projets que vous avez déjà inclus dans la proposition de facture client.
Pour exclure des transactions de la consommation des montants payés d'avance, vous pouvez sélectionner des transactions individuellement, ou sélectionner plusieurs transactions et utiliser l'action en masseExclure de l'avance/acompte.Pour exclure les échéances payées d'avance de la proposition de facture, dans l'ongletPayé d'avance,cochez la caseExclurepour ces lignes.Actualisez la proposition de facture client lorsque vous :- Ajoutez une nouvelle ligne.
- Changez les lignes existantes qui ont un impact sur le montant total de la facture.
- Supprimez une nouvelle ligne.
Sécurité :- Domaine Process: Billing - Invoice Proposaldans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing.
- Domaine Process: Project Billing - Invoice Proposaldansle domaine fonctionnel Project Billing.
- Domaine Process: Invoice Proposal - Prepaid Installmentdans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing. Ce domaine permet de modifier les échéances payées d'avance sur les propositions de facture à l'aide de la tâcheModifier une proposition de facture client.
Créez des factures à partir de propositions de facture client en sélectionnant dans le menu des actions associées de la proposition.