Créer une facture fournisseur

Sélectionnez l'unité légale responsable du règlement des factures.

Sélectionnez le fournisseur de la facture. Workday affiche uniquement les fournisseurs en attente ou actifs disponibles pour l'unité légale ou la hiérarchie d'unités légales sélectionnée.

Workday renseigne ce champ avec la devise du fournisseur, ou la devise de l'unité légale, dans cet ordre de priorité. Vous pouvez sélectionner n'importe quelle devise acceptée définie pour le fournisseur.

Si vous avez défini des conditions de paiement pour ce fournisseur, la date de facture contrôle la date d'échéance.

Saisissez la date à laquelle votre unité légale reçoit la facture du fournisseur.

Saisissez une date dans une période comptable ouverte.

Cochez la case pour créer une facture de taxes uniquement pour suivre et payer les taxes aux fournisseurs ou aux administrations fiscales. À des fins de comptabilité, Workday traite les lignes de facture comme des lignes de taxe uniquement et exclut la comptabilisation des montants des dépenses.

Sélectionnez cette option pour inclure le

Montant du port

et

les Autres frais

dans le calcul du total des taxes. Pour inclure ces montants, vous devez également :

Pour l'
Option de taxe par défaut
, sélectionnez
Calculer la taxe autoliquidée
ou
Calculer la taxe à payer au fournisseur
.
Inclure une ou plusieurs lignes de facture avec une
Catégorie de dépense
configurée pour affecter les frais de port, les autres frais ou les deux.
Configurez un
Assujettissement aux taxes
pour les lignes taxables.

Workday renseigne les conditions de paiement à partir de la connexion pour les règlements ou du fournisseur, dans cet ordre de priorité. Vous pouvez modifier la valeur si nécessaire.

Si vous sélectionnez un type de référence international, saisissez un

Numéro de référence

de 140 caractères maximum.

Workday renseigne cette valeur à partir des données comptables de l'unité légale et l'utilise pour renseigner l'option de taxe sur les lignes de facture. Vous pouvez sélectionner une valeur différente.

Workday renseigne le code de taxe par défaut à partir du profil du fournisseur et utilise cette valeur pour renseigner le code de taxe sur les lignes de facture. Vous pouvez sélectionner une valeur différente.

Workday renseigne le code de taxe par défaut à partir du profil du fournisseur et utilise cette valeur pour renseigner le code de taxe sur les lignes de facture. Vous pouvez sélectionner une valeur différente.

Workday utilise cette adresse lors de l'évaluation des règles de taxe pour déterminer les valeurs de remplacement du code de taxe et d'assujettissement aux taxes pour les lignes de la transaction.

Sélectionnez des factures existantes pour créer une référence au niveau de l'en-tête.

Recherchez des unités légales spécifiques pour les articles à ajouter à la facture. L'unité légale indiquée dans l'en-tête de la facture correspond à l'unité légale par défaut, mais vous pouvez ajouter des articles d'autres unités légales. Les unités légales disponibles dépendent du profil intercompagnies de facturation de l'unité légale indiquée dans l'en-tête.

Pour facturer un fournisseur différent du fournisseur du bon de commande, vous pouvez affiner la recherche en fonction de n'importe quel fournisseur.

Limite les lignes à une fourchette de dates spécifique.

Limite les résultats aux lignes de bons de commande, de réceptions, de feuilles de temps ou de journaux de tâches spécifiques.

Renvoie uniquement les lignes de réception contenant cet article.

Renvoie les lignes de réception ou les lignes du journal des tâches associées à cette catégorie de dépense.

Renvoie uniquement les lignes de la feuille de temps de cet intervenant extérieur.

Renvoie uniquement les lignes de la feuille de temps associées à ce profil d'emploi.

Renvoie uniquement les lignes de la feuille de temps de ce site.

Renvoie uniquement les journaux des tâches associés à ce projet.

Vous pouvez mettre à jour la valeur par défaut si nécessaire.

Saisissez un montant à vérifier par rapport au

Montant total de la facture

calculé.

Répartissez ces coûts depuis l'en-tête de la transaction sur les lignes. Ajoutez une Catégorie de dépense compatible avec la répartition des frais de port et des autres frais sur une ligne au moins, telle que définie dans la tâche

Mettre à jour les catégories de dépense

.

Sélectionnez un modèle pour renseigner toutes les nouvelles lignes de la facture.

Calculée automatiquement en fonction

des Conditions de paiement

avec escompte en cas de paiement anticipé, et

de la Date de la facture

.

Sélectionnez une date d'échéance différente s'il existe une exception aux conditions.

Sélectionnez cette option pour payer la facture séparément lors d'un lot de règlements. Vous pouvez renseigner cette case sur toutes les factures d'un fournisseur en cochant la case

Paiements distincts uniquement

dans le détail des paiements du fournisseur ou dans la connexion par défaut pour les règlements.

Sélectionnez un autre type de paiement pour le fournisseur.

Si le pays à l'origine du paiement de la facture l'exige, sélectionnez un code de motif de paiement. Ce champ s'affiche lorsque vous activez les Codes de motif de paiement dans la tâche

Modifier la définition de l'environnement client - Finances

.

Si le pays destinataire du paiement de la facture l'exige, sélectionnez un code de motif de paiement. Ce champ s'affiche lorsque vous activez les Codes de motif de paiement dans la tâche

Modifier la définition de l'environnement client - Finances

.

Sélectionnez un code de routage bancaire mappé à un compte bancaire à partir duquel régler les paiements de votre facture.

Workday calcule la taxe retenue à la source à partir des lignes de facture lorsque les montants de taxe ont un point de réalisation au moment de la facture. Nous n'incluons pas les montants de taxe qui ont un point de réalisation au moment du paiement dans ce total. Pour remplacer ce montant calculé, vous pouvez changer le montant calculé des taxes par le taux de taxe dans l'onglet

Taxe

.

Cliquez sur ce bouton pour recalculer les montants de taxe affichés dans l'en-tête après avoir mis à jour les taxes sur les lignes de facture.

Workday utilise cette adresse lors de l'évaluation des règles de taxe pour déterminer les valeurs de remplacement du code de taxe et d'assujettissement aux taxes pour les lignes de la transaction.

Ce champ s'affiche lorsque vous configurez les instructions de traitement des paiements.

Cochez la case pour bloquer le paiement de cette facture.

Cochez cette case lorsque le fournisseur a fourni une facture ou un autre document pertinent. Par défaut, Workday active la validation des doublons pour ce champ. Pour valider selon vos propres conditions, vous pouvez désactiver cette option à l'aide de la tâche

Définition de l'environnement client - Finances

. Vous pouvez utiliser la tâche

Mettre à jour les validations personnalisées

pour définir vos propres règles de condition pour les factures fournisseurs.

Si vous avez reçu le document fournisseur, saisissez son numéro de référence.

Si vous utilisez un autre système d'achat que Workday, saisissez ce numéro de bon de commande.

Si vous utilisez des types de facture pour classer vos factures fournisseurs conformément aux exigences gouvernementales, sélectionnez un type de facture.

Sélectionnez un

Contrat fournisseur

si l'unité légale et le fournisseur correspondent à ceux de cette facture. Une fois la facture fournisseur approuvée, Workday soustrait automatiquement le montant de la facture du solde restant du contrat.

Fourni par le contrat sélectionné.

Vous pouvez configurer Workday de façon à imprimer ces informations dans le champ

Note explicative

du chèque utilisé pour payer cette facture.

Sélectionnez un approbateur désigné pour réviser et approuver la facture fournisseur.

Affiche l'unité légale à laquelle appartient la facture fournisseur. Si l'unité légale autorise les transactions intercompagnies, vous pouvez choisir parmi celles qui sont incluses dans son profil intercompagnies.

Pour les nouvelles lignes, sélectionnez l'article.

Incluez une description pour vous aider, ainsi que vos fournisseurs, à identifier plus facilement certains articles.

Sélectionnez des catégories pour associer les articles aux règles d'imputation comptable correspondantes et fournir des informations supplémentaires à des fins de reporting. Lorsque vous sélectionnez un article, Workday renseigne la valeur affectée à l'article et vous ne pouvez pas la modifier.

Affiche l'identifiant d'article fournisseur lorsque vous associez la ligne à un article fournisseur, tel qu'un catalogue ou un article punchout.

Sélectionnez le contrat fournisseur pour la ligne de facture fournisseur.

Workday renseigne le champ

Adresse d'expédition

dans l'en-tête, mais vous pouvez le modifier.

Indiquez si la ligne est taxable et, le cas échéant, si la taxe est récupérable. Vous pouvez utiliser l'assujettissement aux taxes pour filtrer les transactions dans les rapports. Cette case est renseignée à partir de la règle de taxe propre à l'article fondée sur l'adresse d'expédition de la ligne, par article d'achat puis par catégorie de dépense. En l'absence de correspondance, la valeur découle de l'article d'achat. Sinon, elle provient de la catégorie de dépense.

Si taxable, ce champ affiche le code du champ

Code de taxe par défaut

de l'en-tête. Vous pouvez le remplacer.

Ce champ affiche le code du

champ Code de taxe retenue à la source par défaut

de l'en-tête. Vous pouvez le remplacer.

Lorsque vous sélectionnez

Date de la livraison de biens/prestation de services

comme type de date d'exigibilité de la taxe, vous devez saisir une date d'exigibilité de la taxe.

Pour :

Lignes de biens, saisissez le nombre d'articles.
Des lignes de services, Workday attribue la valeur zéro à la quantité.

En fonction de l'article sélectionné. Lorsque les devises de l'

Article

et de la facture sont différentes, Workday convertit automatiquement cette valeur dans la devise de la facture. Workday utilise le taux de change actuel entre les deux devises, tel que défini pour le type de taux de change par défaut dans la définition de l'environnement client. Pour les lignes de services, le coût unitaire est toujours égal à zéro.

Pour les lignes de biens,
Quantité
multipliée par
Coût unitaire
. Si vous modifiez le
Montant total
, Workday recalcule le
Coût unitaire
. Si vous modifiez le
Coût unitaire
, Workday recalcule le
Montant total
.
Pour les lignes de services, Workday renseigne automatiquement le
Montant total
. Vous pouvez modifier le
Montant à facturer
si nécessaire.

Autres identifiants d'article pour l'article sur catalogue, l'article punchout ou l'article d'achat.

Mention d'étiquetage de l'article associée à l'article sur catalogue, à l'article punchout ou à l'article d'achat.

Lorsque vous sélectionnez

Retenue de garantie

sur un bon de commande ou un contrat fournisseur, Workday affiche la colonne Détail

de la retenue de garantie

pour la ligne.

Sélectionnez ou désélectionnez l'option

Charges constatées d'avance

pour mettre à jour le statut de la ligne.

Sans suivi
Avec suivi pour le traitement comptable
Dépense

Saisissez ou mettez à jour une note explicative pour la facture fournisseur.

Lorsque la ligne de facture inclut un worktag de projet facturable, vous pouvez sélectionner

Facturable

si la ligne ou la ventilation de ligne est facturable au projet.

Alimente le champ à partir du modèle d'en-tête lorsque vous créez une nouvelle ligne.

Cliquez sur ce lien pour ventiler les lignes par

Montant

ou

Quantité

. Vous pouvez ensuite indiquer les montants ou les quantités de la ventilation, saisir une note explicative et sélectionner des worktags spécifiques pour chaque ventilation de ligne.

Sélectionnez une option pour remplacer le type de taux par défaut utilisé pour rechercher le taux de change.

Sélectionnez une date pour remplacer la date du taux par défaut utilisée pour rechercher le taux de change.

Saisissez un taux de change pour remplacer le taux de change ou indiquez un taux lorsqu'un taux par défaut n'est pas disponible.

Cette section affiche le taux de change par défaut de l'environnement client en fonction de la date de facture.

Sélectionnez cette option pour effectuer manuellement l'amortissement des charges constatées d'avance à une date ultérieure. Vous pouvez saisir la

Date prévue de l'amortissement

à des fins de suivi et de reporting.

Sélectionnez cette option pour amortir les charges constatées d'avance une fois le processus de gestion

Réception

terminé pour les éléments suivants :

Bons de commande
Factures fournisseurs générées à partir de bons de commande ou de contrats fournisseurs

Permet de définir un calendrier d'amortissement des charges constatées d'avance après l'approbation du bon de commande.