Überlegungen zum Setup: Abwesenheitsmanagement

Administrator Guide

Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und bei der Verwendung von Workday Absence Management dienen. Darin wird Folgendes erläutert:

Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.

Wie sie sich in Workday einfügt.

Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.

Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.

Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.

Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.

Worum es geht

Mit Workday Absence Management können Sie die Abwesenheit Ihrer Mitarbeiter verfolgen. Mitarbeiter können kurzfristigen Urlaub oder langfristige Abwesenheit beantragen.

Vorteile und Nutzen

Funktioniert nahtlos mit den wichtigsten Produktbereichen von Workday, einschließlich Workday Payroll, Workday Time Tracking und Workday Assistant.

Bietet Flexibilität, da Sie mehrere Urlaubs- und Abwesenheitsarten erstellen können.

Erleichtert es Mitarbeitern, bei Bedarf Urlaub und Abwesenheit zu beantragen.

Unterstützt Ihre Organisation bei der Einhaltung regulatorischer Anforderungen an Urlaub und Abwesenheit.

Ermöglicht es Mitarbeitern, ihre Urlaubssalden und Abwesenheitsanträge in einem einzigen Abwesenheitskalender oder Teamabwesenheitskalender anzuzeigen.

Hilft Ihnen bei der Einhaltung allgemeiner Datenschutzregeln, indem Abwesenheitsdaten für ausgeschiedene Mitarbeiter gelöscht werden.

Ermöglicht die Integration mit Kalenderanwendungen von Drittanbietern, damit Sie genehmigte Urlaubsereignisse von Workday an Ihre Unternehmenskalender senden können.

Unterstützt Benchmarking, sodass Sie die Abwesenheitsraten und -richtlinien für Ihre Mitarbeiter mit denen von Branchenkollegen vergleichen können.

Anwendungsfälle

Mitarbeiter haben folgende Möglichkeiten:

Urlaubsanträge erfassen.

Ihren Urlaub korrigieren.

Urlaubssalden anzeigen.

Abwesenheiten mit voraussichtlichen und flexiblen Enddaten erfassen.

Genehmigte Urlaube und Abwesenheiten für ihre Teams und Organisationen anzeigen.

Manager können Abwesenheiten für ihre Teams anzeigen.

Manager und Absence Administrators haben folgende Möglichkeiten:

Urlaubs- oder Abwesenheitsanträge genehmigen oder ablehnen.

Urlaub oder Abwesenheit im Auftrag eines Mitarbeiters eingeben.

Urlaub oder Abwesenheit eines Mitarbeiters anpassen.

Rückkehr eines Mitarbeiters von Abwesenheit erfassen.

Urlaub verfolgen und verwalten.

Die Anzahl der Abwesenheiten und der aufeinanderfolgenden Abwesenheitstage in einer Periode sowie die Arten der Abwesenheiten überwachen.

Mitarbeiter unterstützen, die sich in langfristiger Abwesenheit oder im Urlaub befinden, indem sie Abwesenheitsfälle erstellen, um ihren Fortschritt zu verfolgen, wenn sie Meilensteine für die Wiedereinstellung erreicht haben.

Administratoren können folgende Schritte ausführen:

Definieren Sie die Parameter für den Urlaub/Abwesenheit wie folgt:

Urlaubsberechnungen, Geschäftslogik und Regeln, die den Urlaub als Zeitperiode bestimmen.

Ansprüche, Selektionsregeln, Resturlaube, Ober- und Untergrenzen und andere Urlaubswerte.

Konfigurieren Sie Abwesenheitsgeschäftsprozesse so, dass bearbeitbare Dokumente dynamisch generiert werden, wenn Mitarbeiter auf Aufgaben zugreifen, die die konfigurierten Geschäftsprozesse Initiieren , z. B.

Urlaub beantragen

oder

Abwesenheit beantragen

Sie können Berichtsfelder verwenden oder berechnete Felder erstellen, um Abwesenheitsregeln festzulegen.

Fragestellungen

Frage	Überlegungen
Wie unterscheidet Ihre Organisation zwischen kurz- und langfristigem Urlaub?	Zu Konfigurationszwecken klassifiziert Workday kurzfristige Abwesenheit von der Arbeit als Urlaub und langfristige als Abwesenheit. Der Abwesenheitskalender vereinfacht die Abwesenheitsanträge, indem die Aufgaben für die Beantragung von Urlaub und Abwesenheit zusammengeführt werden. Der Abwesenheitskalender des Teams ermöglicht es Managern und Mitarbeitern, Abwesenheitsanträge für ihre Teams und die erweiterte Organisation für Folgendes anzuzeigen: Urlaubs- und Abwesenheitsanträge koordinieren. Teamressourcen verwalten.
Wie bewegen Sie Ihre Mitarbeiter dazu, Urlaub zu nehmen?	Aus folgenden Gründen sollten Sie Mitarbeiter ermutigen, Urlaub zu nehmen: Sie stellen sicher, dass Mitarbeiter ihre Zusatzleistungen optimal nutzen. Sie verhindern, dass der Resturlaub abläuft. Sie reduzieren die Urlaubsverbindlichkeit für Buchhaltungszwecke. Sie können geplante Verteilungen erstellen, die E-Mail- und Mobile-Push-Benachrichtigungen an folgende Personen senden: Mitarbeiter, die Sie daran erinnern möchten, basierend auf bestimmten Kriterien Urlaub zu nehmen. Manager und Administratoren, deren Genehmigung für Urlaubsanträge aussteht. Sie können auch Berichte mit Abschlussanalysen ausführen, um herauszufinden, wer innerhalb einer bestimmten Zeitperiode Aktionen für die eingegangenen Benachrichtigungen durchgeführt hat.
Möchten Sie den Zugriff auf bestimmte Urlaubs- und Abwesenheitsarten steuern?	Sie können Sicherheitssegmente für Urlaubs- und Abwesenheitsarten erstellen, um zu steuern, wer auf jede Art zugreifen kann.
Wie möchten Sie sich überschneidende Urlaubsanträge verwalten?	Sie können Schwellen für die Gesamtanzahl der Mitarbeiter, die eine Abwesenheit nehmen können, sowie die Gesamtanzahl der für Mitarbeiter verfügbaren Stunden angeben und verfolgen. Sie können Schwellen für einen bestimmten Tag konfigurieren.
Wie möchten Sie Urlaub für Ihre Mitarbeiter verfolgen?	Mit Workday können Sie Urlaubs-/Abwesenheitspläne einrichten, die entweder: Salden verfolgen. Eine Saldoperiode definiert das Start- und Enddatum des Urlaubs-/Abwesenheitsplans. Sie können Ansprüche identifizieren, die zum Plansaldo addiert werden, und Urlaube, die vom Saldo subtrahiert werden. Keine Salden verfolgen. Sie können die Zeiteinheit für die Erfassung und Verarbeitung von Urlaubsanträgen angeben. Der Periodenkalender definiert Anspruchsintervalle (mit Ausnahme von Ansprüchen mit benutzerdefiniertem Intervall) und Reportingperioden für den Plan. Sie können Selektions- und Validierungsregeln sowie Vergütungssätze für verschiedene Urlaubs-/Abwesenheitspläne definieren.
Wie wird der Urlaubssaldo zugewiesen, wenn Mitarbeiter für mehr als einen Urlaubs-/Abwesenheitsplan auswählbar sind?	Sie können Abwesenheitstabellen erstellen, die zwei oder mehr Stufen enthalten, jeweils mit einer Prioritätsreihenfolge und einem Urlaubs-/Abwesenheitsplan. Wenn ein Mitarbeiter Urlaub beantragt, verarbeitet Workday Urlaubseingaben für die Stufe mit der höchsten Priorität. Wenn der Mitarbeiter den Saldo ausgeschöpft hat, wendet Workday die verbleibende Zeit auf die nächste Stufe an.
Welche Entgeltabrechnungsanwendung verwenden Sie?	Wenn Ihre Organisation Workday Payroll verwendet, können Sie damit Urlaub und Abwesenheit bezahlen. Das Abwesenheitsmanagement erstellt automatisch zugehörige Berechnungen für Abwesenheitskomponenten für Urlaub, die Sie als Eingaben in Entgeltberechnungen verwenden können, um Bezüge während des Urlaubs zu konfigurieren. Sie können eine Auswirkung der Abwesenheit auf die Entgeltabrechnung auch für folgende Zwecke konfigurieren: Beenden der Zahlung von Mitarbeitern während Abwesenheit. Konfigurieren einer Laufkategorie, um Mitarbeiter für bestimmte Abwesenheitsarten zu bezahlen, wenn Auswirkungen auf die Entgeltabrechnung für die Abwesenheitsart aktiviert sind. Wenn Ihre Organisation eine Drittanbieter-Entgeltabrechnungsanwendung verwendet, können Sie Abrechnungsschnittstellen für folgende Zwecke verwenden: Stellen Sie eine Verbindung zum Entgeltabrechnungsanbieter her. Senden und empfangen Sie Entgeltabrechnungsdaten, einschließlich Informationen zu Urlaub und Abwesenheit.
Wie unterscheiden sich Ihre Abwesenheitsrichtlinien zwischen einzelnen Ländern?	Sie können Urlaubs-/Abwesenheitspläne für bestimmte Länder, Regionen oder Mitarbeiterkategorien konfigurieren. Workday stellt außerdem landesspezifische Abwesenheitsfamilien und die jeweiligen Abwesenheitsarten bereit. Mit Workday Payroll für Frankreich und Workday Payroll für das Vereinigte Königreich können Sie lokale gesetzliche Urlaubs- und Abwesenheitsanforderungen erfüllen, indem Sie Folgendes einrichten: Gesetzliche Zahlungen während Abwesenheit. Urlaube für gesetzliches Krankengeld. Urlaube für Urlaubsvergütung. Sie können eine Abwesenheitsart mit einer gesetzlichen Zahlungsart für Abwesenheit verknüpfen, damit Workday Payroll Zahlungen basierend auf der Abwesenheitsart verarbeiten kann. Sie können Abwesenheitsvorgänge konfigurieren, um Berichte darüber zu erstellen, wie oft Mitarbeiter in einer Periode abwesend sind, damit Sie lokale regulatorische Anforderungen erfüllen können. Abwesenheitsvorgänge basieren auf Abwesenheitsarten.
Wie möchten Sie Feiertagspläne für Mitarbeiter verwalten?	Sie können Feiertags- und Arbeitszeitkalender einrichten, um zu verhindern, dass Mitarbeiter Folgendes anfordern: Urlaub an einem Feiertag. Mehr Arbeitsstunden als sie geplant haben. Workday schließt bei der Berechnung der Tage für Abwesenheitsanträge Feiertage aus, basierend auf Urlaubs-/Abwesenheitsplänen und Einstellungen für die Abwesenheitsart. Wenn Sie den Zugriff auf die Domäne Self-Service: Work Schedule: Time Off and Leave konfigurieren, können Mitarbeiter auf diese Berichte zugreifen, um ihre Zeitpläne anzuzeigen, was ihnen bei der Planung ihres Urlaub/Abwesenheit helfen kann: Mein Zeitplan Meine Zeitplanhistorie
Wie erfasst Ihre Organisation die gearbeiteten Stunden?	Sie können das Abwesenheitsmanagement mit oder ohne Zeiterfassung verwenden. Sie können einen Urlaub so konfigurieren, dass Mitarbeiter folgende Möglichkeiten haben: Urlaub mit dem Geschäftsprozess Urlaub beantragen beantragen. Urlaub über die Zeiterfassung eingeben. Beide Optionen verwenden.
Wie oft ändern sich Ihre Urlaubsrichtlinien?	Mit Workday können Sie aus folgenden Gründen Konfigurationsänderungen mit Gültigkeitsdatum für Urlaub und Abwesenheit vornehmen: Weiterentwicklung regulatorischer und unternehmensspezifischer Richtlinien. Gewerkschafts- oder Tarifvereinbarungen.
Wie verwaltet Ihre Organisation Urlaub für Mitarbeiter mit mehreren Tätigkeiten?	Mit Workday können Sie stellen- oder mitarbeiterbasierte Urlaubs-/Abwesenheitspläne und Abwesenheiten erstellen. Sie können auch mitarbeiterbasierten Urlaubs-/Abwesenheitsplänen stellenbasierte Urlaube hinzufügen. Wenn Sie Urlaubs-/Abwesenheitspläne und Abwesenheiten als stellenbasiert konfigurieren, können Sie diese Einstellung nicht mehr ändern, nachdem Daten zu Urlaub und Abwesenheit für den Plan oder die Abwesenheitsart vorhanden sind.
Wie verfolgen und unterstützen Sie Mitarbeiter mit langfristigen Urlauben und Abwesenheiten?	Mit Workday können Sie Bedingungen definieren, die automatisch Abwesenheitsfälle für Mitarbeiter initiieren. Workday basiert die Abwesenheitsfallgruppen auf einer festgelegten Anzahl von Abwesenheitstagen in einer definierten Periode.
Wie werden Abwesenheit und Urlaub bezeichnet? Bevorzugen Sie eine andere Terminologie?	Sie können benutzerdefinierte Labels für diese und andere abwesenheitsbezogenen Begriffe erstellen, um die Abstimmung des Abwesenheitsmanagements auf die Terminologie Ihrer Organisation zu erleichtern. Workday zeigt die benutzerdefinierten Labels für Selfservice-Aufgaben und -Berichte für Mitarbeiter und Manager an, zeigt jedoch weiterhin die Basiswerte für Aufgaben und Berichte an, die sich auf Administratoren oder Spezialisten beziehen.

Empfehlungen

Validieren und testen Sie Ihre Konfigurationen von Urlaubs- und Abwesenheitskomponenten, um sicherzustellen, dass Sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

Um Konsistenz zu gewährleisten, suchen Sie im Bericht

Globale Bibliothek

nach Regeln und Konfigurationen für das Abwesenheitsmanagement, wenn Sie Abwesenheitsmanagement in verschiedenen Ländern bereitstellen. Sie können Urlaubs-/Abwesenheitspläne und Selektionsregeln auf verschiedene Arten konfigurieren, was zu Inkonsistenzen führen kann.

Verwenden Sie den Bericht

Tenant Analyzer

, um eine schnelle Bestandsaufnahme Ihres Entgeltabrechnungs-, Abwesenheits- und Reporting-Setups zu erhalten und Folgendes zu ermöglichen:

Prüfen Sie Ihre Mandantenkonfiguration anhand der Empfehlungen von Workday.

Beheben Sie Performance-Probleme.

Empfehlungen für Deployments in Großbritannien

Überlegen Sie beim Deployment von Absence in Großbritannien, ob Workday Payroll im Umfang enthalten ist, in Zukunft in Betracht gezogen wird oder überhaupt nicht. Wenn Sie mit Payroll interagieren, können sich Ihre Urlaub/Abwesenheit auf Ihre Endergebnisse auswirken. Beziehen Sie sich beim Einrichten Ihrer Urlaub/Abwesenheit auf die folgenden Konfiguration aus dem Workday Mandant wdsetup :

Abwesenheitsart	Konfiguration in wdsetup	Wenn Workday Payroll im Umfang enthalten ist	Wenn Drittanbieter-Entgeltabrechnung im Umfang enthalten ist	Weitere Informationen
GBR – Jahresurlaub/-urlaub	Urlaub	Urlaub mit Abwesenheitsvorgängen.	Urlaub	Wenn Workday Payroll im Umfang enthalten ist und UK-Feiertagsvergütung verwendet wird, müssen Sie Abwesenheitsvorgänge zur Unterstützung der Entgeltabrechnungsfunktion konfigurieren. Konfigurieren Sie Abwesenheitsvorgänge für Abwesenheitsarten der Feiertagsvergütung separat. Es ist wichtig, sie unterschiedlich zu halten, da sich Änderungen auf die Entgeltabrechnung auswirken können.
GBR Palliativurlaub	Urlaub	Urlaub	Urlaub
GBR Gerichts für Schöffentätigkeit	Urlaub	Urlaub	Urlaub
GBR Sick Leave Unbezahlt/SSP	Urlaub	Urlaub	Urlaub	Nur für gesetzliches Krankengeld (SSP)
GBR Sick Leave	Abwesenheitstabelle mit Stufen für 100 %, 50 % und 0 % bezahlten Urlaub/Abwesenheit .	Urlaub	Urlaub	Nur für Company Sick Pay (CPS). Um sicherzustellen, dass die Abwesenheitsstufen wirksam werden, gibt es einen anfänglichen Anspruch , der von Jahr zu Jahr ab dem Datum vorgetragen wird, an dem der Anforderung; Antrag aus dem Saldo übernommen wird. Es ist wichtig, dass Sie die Neubewertung für die Abwesenheitstabelle aktivieren, damit Workday alle Korrekturen oder Aktualisierungen des Anspruch oder Saldos für den rollierenden Anspruch berücksichtigt. Workday muss den rollierenden Anspruch beim Laden der Historie, der Zahlungen aus der Entgeltabrechnung und bei Änderungen des Arbeitszeitplan berücksichtigen. Workday wendet keine Anpassungen der Arbeitszeitplan (z. B. Mitarbeiterkapazität (MK), Beschäftigungsgrad) auf die rollierenden Datumsangaben an, die ein Jahr ab dem Datum gelten, an dem sie vorgenommen wurden. Verwenden Sie den Bericht Urlaubseingaben mit Abwesenheitsstufe - Details , um erfasste Daten zu prüfen. Sie können keinen benutzerdefinierter Bericht verwenden, um die Stufe und Details des Abwesenheitstabelle und des genommenen Urlaub/Abwesenheit zu prüfen.
GBR Unbezahlt	Urlaub	Urlaub	Urlaub
GBR Adoption Leave	Abwesenheit	Abwesenheit	Abwesenheit
GBR Maternity Leave	Abwesenheit	Abwesenheit	Abwesenheit
GBR Paternity Leave	Abwesenheit	Abwesenheit	Abwesenheit
GBR Shared Parental Leave	Abwesenheit	Abwesenheit	Abwesenheit
GBR Unbezahlte Elternzeit	Abwesenheit	Abwesenheit	Abwesenheit

Go-Live-Datenkonvertierung

Stellen Sie bei der Vorbereitung des Go-live Folgendes sicher:

Jemand bereinigt die historischen Daten des Unternehmens so schnell wie möglich.

Sie evaluieren Inkonsistenzen in der Dokumentation des Unternehmens.

Sie trainieren die Datenextraktion aus dem aktuellen System.

Auf diese Weise können Sie die folgenden Richtlinien zum Laden historischer Informationen befolgen:

Laden Sie Ihre Ereignis in Batches und in chronologischer Reihenfolge, um rollierende Anspruch zu unterstützen.

Befolgen Sie die Überlegungen zum Service Import Time Off Request Event Batch,
um diesen Prozess zu unterstützen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Integrationen .

Prüfen Sie die Informationen, um festzustellen, ob für vorhandene Änderungen an Urlaub/Abwesenheit Neuberechnungen durchgeführt werden müssen. Beispiel: Benutzerdaten werden geladen , Anforderung; Antrag Urlaub/Abwesenheit , und es werden Überschreibungen eingegeben oder Korrekturen angewendet.

Geben Sie alle historischen Informationen ein, bevor Sie aktuelle Urlaub/Abwesenheit oder Abwesenheitstransaktionen im Mandant eingeben.

Koordination mit Payroll, um Ereignisse ein- oder auszuschließen,

Überlegungen zur Entgeltabrechnung für Deployments in Großbritannien

Umfang	Überlegung
Absence und Workday Payroll für Großbritannien im Umfang.	Manchmal ist es besser, die Urlaub/Abwesenheit im Krankheitsfall für das Vereinigte Königreich besser in Stunden statt in Tagen zu konfigurieren. Die einzige Einschränkung besteht darin, dass Sie nicht wissen, ob diese Stunden eine ganze Schicht oder eine Teilschicht darstellen, wenn ein Mitarbeiter in Stunden krankheitsbedingten Urlaub/Abwesenheit nimmt. Beispiel: Wenn Sam 4 Stunden Urlaub nimmt, wissen Sie nicht, ob dies die ganze Schicht, eine halbe Schicht, ein Drittel einer Schicht usw. ist. Bei SSP (Gesetzliches Krankengeld) geht Workday davon aus, dass jeder Urlaub/Abwesenheit in Stunden für die volle Schicht gilt. Workday Payroll for UK unterstützt keine kaskadierenden Abwesenheitsarten, die mit gesetzlichen Zahlungen verknüpft sind, mit Ausnahme von Statutory Sick Pay. Sie können die anteilig von Abwesenheit über mehrere Ebenen nicht auf dieselbe Weise effektiv verwalten wie dies bei Abwesenheitstabellen der Fall ist. Beispiel: 100 %, 50 % und 0 %.
Abwesenheit im Umfang und möglicherweise Workday Payroll für Großbritannien in der Zukunft.	Um Potenzial Deployments zukunftssicher zu machen, sollten Sie die Abwesenheit im Krankheitsfall als Urlaub/Abwesenheit einrichten, es sei denn, es gibt einen wichtigen Grund für die Konfiguration einer Abwesenheitsart.

Umfang

Überlegung

Absence und Workday Payroll für Großbritannien im Umfang.

Manchmal ist es besser, die Urlaub/Abwesenheit im Krankheitsfall für das Vereinigte Königreich besser in Stunden statt in Tagen zu konfigurieren. Die einzige Einschränkung besteht darin, dass Sie nicht wissen, ob diese Stunden eine ganze Schicht oder eine Teilschicht darstellen, wenn ein Mitarbeiter in Stunden krankheitsbedingten Urlaub/Abwesenheit nimmt. Beispiel: Wenn Sam 4 Stunden Urlaub nimmt, wissen Sie nicht, ob dies die ganze Schicht, eine halbe Schicht, ein Drittel einer Schicht usw. ist. Bei SSP (Gesetzliches Krankengeld) geht Workday davon aus, dass jeder Urlaub/Abwesenheit in Stunden für die volle Schicht gilt. Workday Payroll for UK unterstützt keine kaskadierenden Abwesenheitsarten, die mit gesetzlichen Zahlungen verknüpft sind, mit Ausnahme von Statutory Sick Pay.

Sie können die anteilig von Abwesenheit über mehrere Ebenen nicht auf dieselbe Weise effektiv verwalten wie dies bei Abwesenheitstabellen der Fall ist. Beispiel: 100 %, 50 % und 0 %.

Abwesenheit im Umfang und möglicherweise Workday Payroll für Großbritannien in der Zukunft.

Um Potenzial Deployments zukunftssicher zu machen, sollten Sie die Abwesenheit im Krankheitsfall als Urlaub/Abwesenheit einrichten, es sei denn, es gibt einen wichtigen Grund für die Konfiguration einer Abwesenheitsart.

Anforderungen

Konfigurieren Sie die Geschäftsprozess- und Domänen-Sicherheitsrichtlinien im funktionalen Bereich „Time Off and Leave“.

Erstellen Sie Feiertags- und Arbeitszeitkalender.

Einschränkungen

Wenn Sie auch die Zeiterfassung verwenden, hindert Abwesenheit einen Mitarbeiter nicht automatisch daran, gearbeitete Zeit einzugeben. Sie können Validierungen in der Zeiterfassung erstellen, um zu verhindern, dass ein Mitarbeiter bei bestimmten Abwesenheitsarten Arbeitszeit eingibt.

Sie können Abwesenheitsdaten nur für ausgeschiedene Mitarbeiter und nur für die folgenden Datentypen bereinigen:

Abwesenheitsfallereignisse für Mitarbeiter

Abwesenheitsvorgang

Komponenten des Abwesenheitssaldos des Mitarbeiters

Abwesenheitsereignisse des Mitarbeiters

Urlaubsereignisse des Mitarbeiters

Die Validierung der Abwesenheitsdatenbereinigung stellt sicher, dass Sie die Abwesenheitsdaten von Mitarbeitern nur bereinigen können, nachdem mehrere Jahre seit ihrem Austrittsdatum vergangen sind. Beispiel:

In den USA beträgt dieser Zeitraum 3 Jahre.

In Frankreich sind es 5 Jahre.

In Großbritannien sind es 6.

In Kanada sind es 7.

Die Integration des Drittanbieter-Abwesenheitskalenders mit Microsoft Outlook funktioniert nur mit Microsoft Exchange Online. Workday unterstützt beim Einrichten der Integration keine Hybrid-Deployments von lokalem Microsoft Exchange Server und Microsoft Exchange Online.

Mandanten-Setup

Sie können mandantenweite Einstellungen für Abwesenheit und Urlaub in der Aufgabe

Mandanten-Setup bearbeiten - HCM

konfigurieren, um Folgendes auszuführen:

Steuern Sie die Anzeige von Abwesenheitsschwellen in Kalendern.

Steuern Sie, ob Mitarbeiter die Urlaubsart bearbeiten können, wenn sie einen genehmigten Urlaubsantrag korrigieren.

Bearbeiten Sie Abwesenheits-Setup-Komponenten mit einem Gültigkeitsdatum, das älter als 12 Monate ist, z. B. Ansprüche, Urlaube und Urlaubs-/Abwesenheitspläne.

Blenden Sie Gesamtsalden für Abwesenheitsaufgaben aus.

Geben Sie sich überschneidende Mitarbeiter für dieselbe Stelle an, wenn für den Stelleninhaber eine Abwesenheit beginnt.

Sicherheit

Um die verschiedenen Sicherheitsdomänen für Abwesenheit anzuzeigen, öffnen Sie den Bericht

Domänen-Sicherheitsrichtlinien für funktionalen Bereich

und wählen Sie den funktionalen Bereich „Time Off and Leave“ aus.

Sicherheitsdomänen im funktionalen Bereich „Time Off and Leave“ ermöglichen Benutzern Folgendes:

Richten Sie Pläne für Urlaub und Abwesenheit ein und verwalten Sie sie.

Verwalten Sie, wer bestimmte Urlaubs- und Abwesenheitsarten beantragen kann, durch Auswählbarkeit, Validierungen, segmentierte Sicherheit und Abwesenheitsschwellen.

Richten Sie Abwesenheitsansprüche sowohl für Urlaubs- als auch für Abwesenheitspläne ein, verwalten Sie diese und definieren Sie eine Übertragungsgrenze und Ablaufregeln für Urlaubs-/Abwesenheitspläne.

Zeigen Sie Abwesenheitssalden von Mitarbeitern an, einschließlich Projektionen und Resturlaubssalden.

Zeigen Sie genommene Mitarbeiterurlaube und -abwesenheiten an, einschließlich Abwesenheitsvorgänge.

Definieren Sie die Sichtbarkeit von Urlaub und Abwesenheit für Teams, Manager und Administratoren (einschließlich Integrationen mit Kalendern von Drittanbietern).

Zeigen Sie Zeitplaninformationen an und erstellen Sie Berichte zu Konfigurationen und Zuweisungen von Arbeitszeitkalender .

Sie können den Zugriff auf bestimmte Urlaubs- und Abwesenheitsarten, einschließlich Urlauben, die Teil einer Abwesenheitstabelle sind, für Mitglieder segmentbasierter Sicherheitsgruppen beschränken.

Workday zeigt Details zu den Segmenten für Urlaubs- und Abwesenheitsarten in Ihrem Mandanten und den zugehörigen Urlauben, Abwesenheitsarten und Sicherheitsgruppen in folgenden Berichten an:

Alle Sicherheitssegmente für Urlaub

Alle Sicherheitssegmente für Abwesenheitsarten

Sie können sicherstellen, dass Mitglieder einer Sicherheitsgruppe Zugriff auf alle Urlaube und Abwesenheitsarten haben, einschließlich derjenigen, die auf segmentbasierte Sicherheitsgruppen beschränkt sind, indem Sie die Gruppe direkt in diesen Domänen im funktionaler Bereich „Time Off and Leave“ sichern:

Domäne
Access Time Off (Segmented)
.

Domäne
Access Leave Type (Segmented)
.

Geschäftsprozesse

Geschäftsprozess	Überlegungen
Abwesenheitsfallereignis	Ermöglicht die Eingabe von Abwesenheitsfällen für Mitarbeiter, die sich in langfristiger Abwesenheit oder im Urlaub befinden.
Arbeitszeitplan zuweisen	Workday verwendet Kalenderregeln, um Mitarbeitern automatisch Arbeitszeitkalender zuzuweisen. Mit diesem Geschäftsprozess können Sie Kalenderregeln überschreiben und Arbeitszeitkalender einzelnen Mitarbeitern manuell zuweisen.
Urlaub korrigieren	Ermöglicht es Administratoren, Managern oder Mitarbeitern, den Urlaub eines Mitarbeiters zu korrigieren.
Abwesenheit beantragen	Ermöglicht die Eingabe eines Abwesenheitsantrags für einen Mitarbeiter.
Rückkehr von Abwesenheit beantragen	Ermöglicht die Eingabe eines Antrags auf Rückkehr von einer Abwesenheit für einen Mitarbeiter.
Urlaub beantragen	Ermöglicht die Eingabe von Urlaub für einen Mitarbeiter.

Reporting

Um die verfügbaren Berichte für das Abwesenheitsmanagement anzuzeigen, öffnen Sie den Bericht

Workday-Standardberichte

und wählen Sie eine der folgenden Berichtskategorien aus:

Urlaub und Abwesenheit einrichten

Urlaub und Abwesenheit

Berichte oder Dashboards	Überlegungen
Urlaubseingaben mit Abwesenheitsstufe - Details	Zeigen Sie die Verwendung der Abwesenheitsstufe nach Urlaubsanträgen von Mitarbeitern an. Sie können den Bericht auch verwenden, um zu bestätigen, dass die Stufenpriorität korrekt angewendet wurde. Im Bericht werden die neu evaluierten Ereignisse angezeigt.
Alle Urlaubs-/Abwesenheitspläne	Überprüfen Sie die Konfiguration der Urlaubs-/Abwesenheitspläne zum Gültigkeitsdatum, einschließlich: Ihre Saldoperioden, Übertragungsgrenzen, Periodenkalender und Zeiteinheiten. Ob Ansprüche zu Beginn oder am Ende der Periode verarbeitet werden sollen. Welche Ansprüche zum Saldo addiert werden und welche Urlaube den Saldo reduzieren.
Alle Urlaube	Alle Urlaube anzeigen und: Den zugehörigen Urlaubs-/Abwesenheitsplan, die Urlaubsart und die Zeiteinheit. Die Selektions- und Zeitplanungsregeln. Ob Anpassungen oder Überschreibungen, negative Urlaubsgrenzwerte und Dateneingabevalidierungen für Urlaubsanträge zulässig sind.
Alle Ansprüche	Ansprüche anzeigen und: Den zugehörigen Urlaubs-/Abwesenheitsplan, die Zeiteinheit und die Grenzwertbeträge. Die zugehörigen Selektions-, Zeitplanungs- und Berechnungsregeln. Ob Anpassungen oder Überschreibungen zulässig sind.
Alle Abwesenheitsfamilien	Zeigen Sie alle Abwesenheitsfamilien an, mit denen Sie Abwesenheitsarten gruppieren können, damit Mitarbeiter sie bei der Beantragung von Abwesenheit mühelos finden und auswählen können.
Auswählbarkeit für Abwesenheit evaluieren	Prüfen Sie, ob ein Mitarbeiter zu einem ausgewählten Datum für Urlaubs-/Abwesenheitspläne, Ansprüche oder Urlaube auswählbar ist.
Abwesenheitsberechnung evaluieren	Überprüfen Sie, ob Sie Ansprüche korrekt konfiguriert haben, und identifizieren Sie Abweichungen in Ihrer Konfiguration.
Abwesenheitsergebnisse für Mitarbeiter Abwesenheitsergebnisse für Organisation	Verwenden Sie diese Berichte, um Trends zu prognostizieren und die Kosten für abwesende Mitarbeiter zu planen.
Anstehender Urlaub meines Teams	Verwenden Sie diesen Bericht, um den gesamten anstehenden Urlaub für Mitarbeiter in Organisationen anzuzeigen, die Sie verwalten oder unterstützen. So können Sie Ressourcen zuweisen und zukünftigen Urlaub planen.
Abwesenheitskalender des Teams	Verwenden Sie diesen Bericht, um Abwesenheitsanträge zu analysieren und Teamressourcen besser zu verwalten.
Urlaubsverbindlichkeit	Zeigen Sie die Verbindlichkeit einer Organisation für Urlaubssalden an. Für die von Ihnen ausgewählten Urlaubs-/Abwesenheitspläne und das Datum zeigt Workday den Plansaldo und die Gesamtverbindlichkeit für jeden Mitarbeiter in einem Bericht an.
Urlaubsverbindlichkeit für Stelle	Zeigen Sie Ihre Verbindlichkeit für Urlaubs-/Abwesenheitsplansalden für die Stellen von Mitarbeitern in den ausgewählten Linienorganisationen an.
Urlaubsergebnisse - Details	Zeigen Sie detaillierte Urlaubsinformationen für Mitarbeiter in einer einzelnen Verarbeitungsperiode an.
Urlaubsergebnisse - Übersicht	Zeigen Sie allgemeine Urlaubsinformationen für Mitarbeiter in den von Ihnen ausgewählten Verarbeitungsperioden und Organisationen an.
Meine Urlaubsergebnisse nach Periode Urlaubsergebnisse nach Periode Urlaubsergebnisse nach Periode für Mitarbeiter	Zeigen Sie Ansprüche, bezahlten und unbezahlten Urlaub für jede Periode an.
Urlaubsgenehmiger mit Ereignissen, die auf Aktion warten	Verwenden Sie diesen Bericht, um Genehmiger zu ermitteln, deren nicht genehmigte Urlaubsereignisse auf ihre Aktion warten.
Abwesenheitsvorgänge - Details anzeigen	Zeigen Sie einzelne Vorgänge für Mitarbeiter an.
Abwesenheitsvorgänge - Zusammenfassung anzeigen	Zeigen Sie nach Abwesenheitsart an, wie oft Mitarbeiter abwesend sind.
Abwesende Mitarbeiter	Verwenden Sie diesen Bericht, um Trends zu prognostizieren und die Kosten für abwesende Mitarbeiter zu planen.
Von Abwesenheit zurückkehrende Mitarbeiter	Identifizieren Sie Mitarbeiter, die von einer Abwesenheit zurückkehren, und prüfen Sie, ob Sie die Entgeltabrechnung für sie korrekt konfiguriert haben.

Integrationen

Webservice	Überlegungen
Adjust Time Off	Passen Sie vorhandene Urlaub/Abwesenheit an oder korrigieren Sie sie.
Urlaub erfassen	Fügen Sie neue Urlaubseingaben hinzu.
Get Absence Input	Rufen Sie Informationen zu Anpassungen und Überschreibungen von Ansprüchen und Urlauben für bestimmte Mitarbeiter oder Batch-IDs ab.
Get Carryover Override	Rufen Sie Überschreibungen für den Verfall von Resturlaub oder Grenzwerte für Mitarbeiter für Urlaubs-/Abwesenheitspläne ab.
Get Override Balances	Rufen Sie Überschreibungssalden für Urlaubs-/Abwesenheitspläne für Mitarbeiter ab.
Get Time Off Plan Balances	Rufen Sie die Urlaubs-/Abwesenheitsplansalden nach Mitarbeiter ab.
Import Request Leave of Absence Events Import Request Return from Leave of Absence Events	Laden Sie einen Batch mit einer der folgenden Optionen: Abwesenheit beantragen. Ereignisse für die Rückkehr von Abwesenheit. Workday verarbeitet den Batch in einem Hintergrundprozess, um nur gültige Ereignisse beizubehalten. Wenn Sie Geschäftsprozessereignisse über diese Webservices laden, werden sie automatisch abgeschlossen. Wenn Sie den EIB (Enterprise Interface Builder) verwenden, können Sie Daten aus einer Tabelle in Workday hochladen. Die Tabellen enthalten Arbeitsblätter für den Geschäftsprozess Abwesenheit beantragen oder Rückkehr von Abwesenheit beantragen . Geben Sie Folgendes ein: Header-Schlüssel auf dem Register Import Request Leave of Absence oder Import Request Return from Leave . Denselben Header-Schlüssel in jeder Zeile auf dem entsprechenden Register Request Leave of Absence Event oder Request Return from Leave Event , wenn Sie alle Ereignisse im selben Batch gruppieren möchten. Der Header-Schlüssel ist eine eindeutige Kennung für einen Batch. Einen anderen Positionsschlüssel für jedes Ereignis, das Teil des gleichen Header-Schlüssels auf dem Register Request Leave of Absence Event oder Request Return from Leave Event ist.
Import Time Off Request Event Batch	Massen Hochladen einer großen Band neuer Urlaub/Abwesenheit in Workday durchführen
Put Absence Input	Fügen Sie Anpassungen und Überschreibungen von Ansprüchen und Urlauben für bestimmte Mitarbeiter oder Batch-IDs hinzu oder aktualisieren Sie vorhandene Anpassungen und Überschreibungen.
Put Carryover Override	Fügen Sie neue Ablaufdaten für Resturlaub hinzu oder aktualisieren Sie sie, oder beschränken Sie Datensätze für die Überschreibung auf einen bestimmten Mitarbeiter und Urlaubs-/Abwesenheitsplan.
Put Override Balance	Fügen Sie Datensätze zu Überschreibungssalden für Urlaubs-/Abwesenheitspläne für einen bestimmten Mitarbeiter und Urlaubs-/Abwesenheitsplan hinzu oder aktualisieren Sie sie.
Request Leave of Absence	Fügen Sie neue Abwesenheitsanträge hinzu. Dieser Webservice verwendet das Geschäftsprozessereignis Request Leave of Absence und seine Unterprozesse.
Request Return from Leave of Absence	Fügen Sie Anträge auf Rückkehr von Abwesenheit hinzu. Verwendet das Geschäftsprozessereignis Request Return from Leave of Absence und seine Unterprozesse.

Workday bietet außerdem eine Abwesenheitsintegration mit Google Kalender und Microsoft Outlook. Sie können ein Integrationssystem mit der Vorlage Absence Third-Party Calendar
erstellen und es so konfigurieren, dass Ereignisse für genehmigten Urlaub von Workday an diese Online-Kalender von Drittanbietern gesendet werden. Wenn Sie die Integration ausführen, erstellt, aktualisiert und entfernt Workday automatisch genehmigte Urlaubseingaben, Korrekturen und Abbrüche in diesen Drittanbieter-Kalendern.

Beziehungen und Touchpoints

Touchpoint	Überlegungen
Zeiterfassung	Sie können es Mitarbeitern ermöglichen, ihren Urlaub über die Zeiterfassung oder das Abwesenheitsmanagement einzugeben.
Workday Assistant	Richten Sie den Chatbot von Workday Assistant so ein, dass Benutzer die folgenden Möglichkeiten haben: Urlaub beantragen. Ihre Urlaubssalden anzeigen. Feiertagszeitpläne anzeigen. Sie können Workday Assistant auch in Workday für Slack aktivieren, um auf schnelle Urlaubsaktionen zuzugreifen.
Workday Learning	Workday prüft, ob Mitarbeiter Urlaubs- oder Abwesenheitsanträge genehmigt haben, die in Konflikt mit geplanten Kursangeboten stehen.
Workday HCM	Das Abwesenheitsmanagement verwendet Mitarbeiterdaten wie Arbeitsort, Seniorität, Art der Anstellung oder Stelle für Selektionsregeln. Sie können den Geschäftsprozess Tätigkeit ändern so konfigurieren, dass Salden für Mitarbeiter automatisch übertragen werden, wenn sie für einen anderen Urlaubs-/Abwesenheitsplan auswählbar werden.
Workday Payroll	Sie können Workday so konfigurieren, dass Abwesenheitssalden bei Austritt automatisch an einen Mitarbeiter ausgezahlt werden.
Workday Scheduling	Sie können definieren, ob Workday Urlaub/Abwesenheit und Feiertage zu den Arbeitsstunden der Woche zählt. Sie können diese Konfiguration dann auf Zeitplanungsvalidierungen anwenden, damit Urlaub/Abwesenheit und Feiertage berücksichtigt werden.

Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.

Überlegungen zum Setup: Abwesenheitskalender

Überlegungen zum Setup: Urlaubs-/Abwesenheitspläne

Überlegungen zum Setup: Urlaub

Überlegungen zum Setup: Urlaubsanpassungen

Überlegungen zum Setup: Anspruchsanpassungen und -überschreibungen

Überlegungen zum Setup: Abwesenheit

Überlegungen zum Setup: Abwesenheitsvorgänge

Überlegungen zum Setup: Abwesenheitssalden

Überlegungen zum Setup: Periodenkalender

Überlegungen zum Setup: Urlaubsberechnungen für Entgeltabrechnung

Schritte: Abwesenheitskalender einrichten

Schritte: Urlaubs-/Abwesenheitspläne einrichten