Überlegungen zum Setup: Urlaubsanpassungen
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung von Urlaubsanpassungen dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum sie eingerichtet werden sollten.
- Wie sie sich in Workday einfügen.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Urlaubsanpassungen ermöglichen es Ihnen, Urlaubs-/Abwesenheitsplansalden für einen Mitarbeiter während einer einzigen Verarbeitungsperiode zu ändern.
Vorteile und Nutzen
- Bietet Flexibilität, indem es Ihnen ermöglicht, die Urlaubssalden von Mitarbeitern in Ausnahmesituationen zu reduzieren oder zu erhöhen und die Entgeltabrechnung automatisch anhand der neuesten Informationen zu aktualisieren.
- Erleichtert die Urlaubsverfolgung.
Anwendungsfälle
Mit Urlaubsanpassungen haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Passen Sie den Urlaubssaldo eines Mitarbeiters für krankheitsbedingte Abwesenheiten oder die Pflege von Angehörigen an.
- Erfassen Sie Urlaub rückwirkend, wenn der Mitarbeiter oder Manager diesen nicht in Workday beantragt hat.
- Verwenden Sie Urlaubsanpassungen, um eine automatische austrittsbedingte Anpassung auszugleichen.
- Setzen Sie die Urlaubsgrenzwerte für Mitarbeiter aus.
Fragestellungen
Frage | Überlegung |
|---|---|
Welche Urlaube und Urlaubs-/Abwesenheitspläne sollten angepasst werden? | Sie können nur Urlaubsanpassungen für Pläne vornehmen, die Salden verfolgen. Sie können Anpassungen in Stunden oder Tagen angeben, basierend auf den Einheiten des Urlaubs-/Abwesenheitsplans.
Sie können nur die Urlaube anpassen, die Anpassungen zulassen. |
Wann möchten Sie Ihre Anpassungen eingeben? | Das Timing der Anspruchsverarbeitung kann eine Urlaubsanpassung reduzieren oder vollständig eliminieren. Ob Workday die Anpassung als bezahlten Urlaub erfasst, hängt von folgenden Aspekten ab:
|
Ist für Ihren Urlaub ein unterer Grenzwert festgelegt? | Urlaubsgrenzwerte können eine Urlaubsanpassung reduzieren oder vollständig eliminieren. Beispiel: Ein Plan für bezahlten Urlaub hat einen unteren Grenzwert von 0 Stunden. Joan hat einen Anspruchssaldo von 9 Stunden und nimmt 6 Stunden. Wenn Sie eine Urlaubsanpassung von 5 eingeben, erfasst Workday nur 3 angepasste Stunden als bezahlten Urlaub, da jeder Urlaub von mehr als 3 Stunden den unteren Grenzwert des Urlaubs überschreitet.
Sie müssen die Urlaubsuntergrenzen zusammen mit den Validierungen des Urlaubs berücksichtigen, z. B. Maximal zulässiger unbezahlter Urlaub . Ist keine Validierung der unbezahlten Tage für den Urlaub vorhanden, können Urlaubsanpassungen zu einem negativen Urlaubssaldo führen. |
Verwenden Sie Abwesenheitstabellen? | Sie können eine Abwesenheitstabelle verwenden, um Urlaubsanträge zu gruppieren, die sich über mehrere zugehörige Urlaube erstrecken. Workday evaluiert Urlaubssalden oder Urlaubsereignisse in Abwesenheitsstufen nicht automatisch neu, wenn Sie Urlaube anpassen. Sie können jedoch die Salden von einem oder mehreren Mitarbeitern manuell neu berechnen. |
Erstreckt sich der Urlaubs-/Abwesenheitsplan über mehrere Perioden? | Sie können Urlaube und Ansprüche für jede Periode anpassen, auch für Perioden, für die ein Mitarbeiter nicht auswählbar ist. Sie können jedoch keine Urlaubsanpassungen konfigurieren, die sich über mehrere Perioden erstrecken. Wenn Sie einen Urlaub für mehrere Perioden anpassen möchten, benötigen Sie für jede Periode eine separate Eingabe.
Eine Urlaubsanpassung führt zu einer Addition oder Subtraktion von den Urlaubseinheiten eines Mitarbeiters für eine einzige Verarbeitungsperiode. Im Gegensatz dazu ersetzt eine Überschreibung die Standardberechnung der Ansprüche durch die Überschreibungseinheiten und die Überschreibung kann sich über mehr als eine Verarbeitungsperiode erstrecken. Sie können keine einzelnen Urlaube überschreiben. Überschreibungen gelten nur für Ansprüche. |
Wann möchten Sie die Anpassung in Ihre Urlaubsberechnungen einschließen? | Sie können ein beliebiges Referenzdatum innerhalb der ausgewählten Periode wählen. Workday aktualisiert die Salden dynamisch, nachdem Sie Anpassungen vorgenommen haben. |
Möchten Sie die rückwirkende Zahlungsverarbeitung für eine Periode ausführen, die Sie anpassen? | Wenn Sie Workday Payroll verwenden, eine Urlaubsanpassung für eine vorherige Periode eingeben und eine rückwirkende Verarbeitung vornehmen, übernimmt Workday Payroll die Anpassung und aktualisiert die Abrechnung der Mitarbeiter rückwirkend. |
Wissen Sie, ob der Mitarbeiter für die von Ihnen gewünschte Urlaubsanpassung auswählbar ist? | Bevor Sie eine Anpassung vornehmen, haben Sie folgende Möglichkeiten:
|
Müssen Sie die Urlaubssalden für Mitarbeiter anpassen, die in ein anderes Land oder eine andere Region umziehen? | Wenn Mitarbeiter umziehen, kann sich ihre Auswählbarkeit für Urlaubs-/Abwesenheitspläne ändern. Sie können Urlaubs-/Abwesenheitspläne so konfigurieren, dass ihre Salden in einen anderen Urlaubs-/Abwesenheitsplan übertragen oder Urlaubssalden ausgezahlt werden oder beides, wenn die Mitarbeiter aufgrund einer Tätigkeitsänderung die Auswählbarkeit verlieren.
Auszahlungen für eine Saldoübertragung erstellen Urlaubsanpassungen für den Mitarbeiter. Sie können das Referenzdatum bei den Urlaubsanpassungen bearbeiten, um das Land oder die Abrechnungsergebnisse für die Auszahlung zu ändern. |
Müssen Sie Urlaubssalden für mehrere Mitarbeiter anpassen? | Um Urlaubssalden für mehrere Mitarbeiter anzupassen, können Sie die Anpassungen mit Batch-IDs verknüpfen, die mit dem Webservice Put Absence Input erstellt wurden. Mit Batch-IDs können Sie Urlaubsanpassungen für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig verwalten. Sie können auch versehentlich vorgenommene Anpassungen löschen. |
Empfehlungen
Für eine optimale Performance empfiehlt Workday Folgendes:
- Wählen Sie bei der Ausführung der AufgabeUrlaubssalden für Mitarbeiter neu berechnennicht alle Mitarbeiter, nicht alle Urlaubs-/Abwesenheitspläne oder kein Startdatum aus, das mehr als 13 Monate vor dem aktuellen Datum liegt.
- Planen Sie Neuberechnungen für Massenvorgänge so, dass sie nachts oder außerhalb der Hauptnutzungszeiten ausgeführt werden.
Anforderungen
Aktivieren Sie für den Urlaub die Option
Anpassungen zulässig
.Einschränkungen
- Da die Neuevaluierung von Abwesenheitsstufen nicht automatisch nach einer Urlaubsanpassung erfolgt, müssen Sie die Stufen neu evaluieren, wenn Sie Urlaube anpassen, die Teil einer Abwesenheitstabelle sind. Um mögliche Auswirkungen auf vorhandene Urlaubsereignisse zu minimieren, empfiehlt Workday, keine Urlaubsanpassungen für Abwesenheitstabellenstufen rückwirkend vorzunehmen.
- Sie können einen Urlaub konfigurieren, der für austrittsbedingte Anpassungen verwendet werden soll, um den Plansaldo beim Austritt auszugleichen. Workday verarbeitet jedoch keine Saldoanpassungen für mehr als 1.000 Einheiten.
Mandanten-Setup
Keine Auswirkungen.
Sicherheit
Konfigurieren Sie die folgenden Domänen im funktionalen Bereich „Time Off and Leave“:
Domäne | Überlegung |
|---|---|
Process: Calculated Balances (Run)
| Benutzer mit Zugriff auf diese Domäne können einen Prozess für berechnete Salden für einen Urlaubs-/Abwesenheitsplan für ein bestimmtes Startdatum ausführen. |
Set Up: Time Off (Calculations - Absence Specific)
| Benutzer mit Zugriff auf diese Domäne können abwesenheitsspezifische Berechnungen definieren, z. B.:
|
Worker Data: Time Off (Adjustments and Overrides)
| Benutzer mit Zugriff auf diese Domäne können den Urlaub für Mitarbeiter anpassen. |
Worker Data: Time Off (Limit Overrides)
| Benutzer mit Zugriff auf diese Domäne können Urlaubsgrenzwerte für Mitarbeiter aussetzen. |
Geschäftsprozesse
Geschäftsprozess | Überlegung |
|---|---|
Urlaub korrigieren
| Ermöglicht:
|
Tätigkeit ändern
| Workday empfiehlt, einen Serviceschritt Automatische Urlaubsanpassung nach dem Schritt Abschluss zum Geschäftsprozess Tätigkeit ändern hinzuzufügen. |
Austritt
| Ermöglicht es Benutzern, Urlaubssalden für ausgeschiedene Mitarbeiter anzupassen.
Workday empfiehlt, einen Serviceschritt Urlaubssalden anpassen nach dem Abschlussschritt des Geschäftsprozesses Austritt hinzuzufügen. |
Saldoübertragung für Urlaub/Abwesenheit
| Dieser Unterprozess ermöglicht die Übertragung eines Urlaubssaldos in einen anderen Plan, wenn sich die Auswählbarkeit eines Mitarbeiters ändert. |
Reporting
Berichte oder Dashboards | Überlegung |
|---|---|
Time Off Balances and Liability by Organization
| Sie können Ihre Verbindlichkeiten für die Urlaubs-/Abwesenheitsplansalden der Mitarbeiter zu einem bestimmten Datum anzeigen, bevor Sie entscheiden, welche Urlaube angepasst werden sollen. |
Anpassungen/Überschreibungen für Ansprüche und Urlaub
| Ermitteln Sie, welche Anpassungen und Überschreibungen Sie an den Urlauben für Organisationen innerhalb einer bestimmten Zeitperiode vorgenommen haben. |
Anpassungen/Überschreibungen für Ansprüche und Urlaub nach Batch-ID
| Zeigen Sie einen Batch von Urlaubsanpassungen und -überschreibungen an, die Sie für mehrere Mitarbeiter mit dem Webservice Put Absence Input vorgenommen haben. Sie können eine Batch-ID verwenden, um den Batch zu identifizieren. |
Urlaubssaldo
| Zeigen Sie die Urlaubssalden für einen Mitarbeiter an, bevor Sie entscheiden, ob eine Anpassung vorgenommen werden soll. |
Sie können diese Datenquellen verwenden, um benutzerdefinierte Berichte zu erstellen:
Datenquelle | Überlegung |
|---|---|
Anpassungen/Überschreibungen für Ansprüche und Urlaub
| Diese Datenquelle enthält keine ausgeschiedenen Mitarbeiter. Daher werden in benutzerdefinierten Berichten, die diese Datenquelle verwenden, keine Mitarbeiter mit beendeten Anpassungen angezeigt. |
Workers for Organizations parm for Time Off Liability Reporting
| Verwenden Sie diese Datenquelle, um die Verbindlichkeit einer Organisation für Urlaubssalden anzuzeigen und zu entscheiden, wo Sie Urlaubsanpassungen vornehmen müssen. |
Integrationen
Webservice | Überlegung |
|---|---|
Put Absence Input
| Verwenden Sie diesen Webservice, um Urlaubsanpassungen oder Aktualisierungen vorhandener Anpassungen für Mitarbeiter in Workday zu laden. Sie können Batch-IDs verwenden, um Anpassungen für mehrere Mitarbeiter als Massenvorgang zu laden. |
Get Absence Input
| Verwenden Sie diesen Webservice, um Details von Urlaubsanpassungen für Mitarbeiter aus Workday zu extrahieren. |
Beziehungen und Touchpoints
Touchpoint | Überlegung |
|---|---|
Zeiterfassung | Sie können die Urlaubseingabe anpassen. |
Workday Payroll | Die von Ihnen vorgenommenen Anpassungen können sich auf Entgeltbezüge auswirken, die auf dem Urlaub eines Mitarbeiters basieren. |
Drittanbieter-Entgeltabrechnung | Entgeltabrechnungsschnittstellen von Drittanbietern können Urlaubsanpassungen erkennen, die sich auf Entgeltbezüge auswirken. |
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.