Überlegungen zum Setup: Urlaubsberechnungen für Payroll
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung von Urlaubsberechnungen im Abwesenheitsmanagement mit Workday Payroll dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum sie eingerichtet werden sollten.
- Wie sie sich in Workday einfügen.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Urlaubsberechnungen liefern Gesamtbeträge für bezahlten und unbezahlten Urlaub für Mitarbeiter für einen bestimmten Zeitraum. Sie können diese Berechnungen in Bezügen für die Verarbeitung von Workday Payroll verwenden, um Mitarbeitern den Urlaub zu bezahlen.
Vorteile und Nutzen
Workday Payroll fügt sich nahtlos in das Abwesenheitsmanagement ein, sodass Sie Mitarbeiter für Urlaub bezahlen oder unbezahlten Urlaub erfassen können.
Das Abwesenheitsmanagement erstellt automatisch Berechnungen für Urlaub, die Sie als Eingabe für Entgeltberechnungen verwenden können, um sicherzustellen, dass Sie aktuelle Informationen in Ihren Entgeltberechnungen haben. Sie müssen keine Integrationen verwenden, um Abwesenheitsdaten zu laden.
Anwendungsfälle
Sie können Bezüge in Workday Payroll erstellen, um folgende Aktionen auszuführen:
- Bezahlen Sie einen Mitarbeiter für einen einzelnen bezahlten Urlaub.
- Bezahlen Sie einen Mitarbeiter für stellenbasierte Urlaube, die mehrere Tätigkeiten mit jeweils unterschiedlichen Vergütungssätzen umfassen können.
- Reduzieren Sie die Grundvergütung eines Mitarbeiters für Urlaub, um eine doppelte Urlaubszahlung zu vermeiden. Beispiel: Verwenden Sie für eine Bezugsberechnung den Gesamturlaub für eine Art von Abwesenheit.
- Verfolgen Sie die gearbeiteten Stunden zu Reportingzwecken.
Fragestellungen
Fragen | Überlegung |
|---|---|
Welche Urlaubseingaben verwenden Sie in Ihren Entgeltberechnungen? | Wenn Sie Urlaube erstellen, erstellt Workday automatisch zugehörige Berechnungen für Abwesenheitskomponenten, die Sie als Eingaben für Entgeltberechnungen verwenden können, um Bezüge während des Urlaubs zu konfigurieren. ACRCs rufen die Anzahl der genehmigten Urlaubseinheiten (Tage oder Stunden) in der aktuellen Abrechnungsperiode für einen Mitarbeiter ab, wobei xxx für den Namen des Urlaubs steht:
Beispiel: Wenn Sie einen Bezug für bezahlten Urlaub definieren, können Sie Folgendes auswählen:
Die Werte für Abwesenheitskomponenten Time Off Paid und Time Off Unpaid hängen davon ab, was über und unter der Untergrenze im Urlaubs-/Abwesenheitsplan liegt. Diese Berechnungen entsprechen nicht unbedingt den Beträgen und Beträgen in der Entgeltabrechnung. Das hängt davon ab, wie Sie Ihre Bezüge erstellen und Ihre zugehörigen Berechnungen für Entgeltkomponenten auf der Seite der Entgeltabrechnung einrichten. |
Welche Berechnungen verwenden Sie, um Mitarbeiter während ihres Urlaubs zu bezahlen? | Workday Payroll betrachtet Mitarbeiter im Urlaub als aktiv und wendet während des Urlaubs weiterhin ihre Standardbezüge und -abzüge an. Verwenden Sie ACRCs, um bestimmte Bezüge und Abzüge für Mitarbeiter basierend auf der Menge des genommenen Urlaubs zu konfigurieren. Beispiele: Sie können Folgendes erstellen:
Wenn ein Mitarbeiter während seines Urlaubs keine Vergütung mehr erhalten soll, sollten Sie eine Abwesenheitsart mit aktivierten Auswirkungen auf die Entgeltabrechnung erstellen. Alternativ können Sie Abzüge erstellen, um die Entgeltabzüge abzuziehen. |
Wie möchten Sie Urlaub behandeln, der in der Vergangenheit stattgefunden hat? | Wenn Sie nach Abschluss der Entgeltabrechnung Urlaub für einen Mitarbeiter eingeben, können Sie eine rückwirkende Entgeltberechnung ausführen. Wenn Sie rückwirkenden Urlaub eingeben, berechnet die Berechnung der Entgeltrückrechnung Folgendes neu:
Workday führt Folgendes aus:
Zu den Abwesenheitsereignissen, die die Ausführung der Rückrechnung für eine abgeschlossene Periode triggern, gehören:
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Welche bezüge und abzügebezogenen Urlaube müssen Sie einrichten? | Wenn Sie bezüge oder abzügebezogene Urlaube erstellen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie diese so konfigurieren, dass sie in allen rückwirkenden Berechnungen neu berechnet werden. |
Wie gehen Sie mit Urlaubskorrekturen um? | Sie können genehmigten Urlaub für Mitarbeiter in deren Auftrag im Abwesenheitsmanagement korrigieren.
Fügen Sie eine Eingabe für die Entgeltabrechnung hinzu, um die Entgeltberechnungen anzupassen. Workday empfiehlt jedoch, zuerst die Informationen in Absence zu ändern. Wenn Sie einen Urlaub korrigieren, den Sie bereits in der Entgeltabrechnung verarbeitet haben, führen Sie eine rückwirkende Berechnung aus, um die Korrektur in einer abgeschlossenen Abrechnungsperiode zu berücksichtigen. Wenn die Periode noch in Bearbeitung ist, können Sie einfach die Entgeltberechnung ausführen. Wenn Sie einen Urlaub korrigieren, der die Mitarbeitervergütung während eines nicht abgeschlossenen Berechnungslaufs ändert, identifiziert Workday das Abrechnungsergebnis als eine Neuberechnung erforderlich. Wenn die Entgeltabrechnung erneut ausgeführt wird, berechnet Workday das Ergebnis neu. In der Aufgabe Entgeltberechnung ausführen können Sie Berechnungen auf Mitarbeiter mit Ereignissen beschränken, die sich auf die Entgeltabrechnung auswirken, indem Sie Folgendes auswählen:
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Welche Warteperioden möchten Sie implementieren, um zu verhindern, dass neue Mitarbeiter bezahlten Urlaub nehmen, bevor sie eine Probezeit bestanden haben? | Sie können Selektionsregeln für Urlaubs-/Abwesenheitspläne definieren. Die Auswählbarkeit bestimmt, wer wann Urlaub nehmen kann.
Beispiel: Sie möchten, dass Mitarbeiter für einen Plan auswählbar sind, aber erst nach 90 Tagen Beschäftigung bezahlten Urlaub nehmen können. Selektionsregeln steuern die Sichtbarkeit von Urlaub für Ihre Mitarbeiter. Sie können eine Abwesenheitstabelle mit einer Stufe für jeden Plan mit einem anderen Vergütungssatz erstellen. Konfigurieren Sie Ihre Entgeltabrechnung so, dass auf jede Urlaubsstufe der entsprechende Vergütungssatz angewendet wird. Wenn ein Mitarbeiter für einige, aber nicht für alle Stufen auswählbar ist, zieht Workday den Urlaub von den Stufen ab, für die er auswählbar ist. In diesem Fall können Sie eine Stufe hinzufügen, die Mitarbeiter mit 0 Prozent ihres Gehalts bezahlt, wenn sie weniger als 90 Tage ununterbrochene Betriebszugehörigkeit haben. |
Wie möchten Sie die Menge an bezahltem Urlaub begrenzen, den Mitarbeiter nehmen können? | Sie können definieren:
Beispiel: Sie möchten Ihre Mitarbeiter nur für den Abwesenheitssaldo bezahlen, der für sie angefallen ist, und nicht mehr. Mit der Validierung Maximal zulässiger unbezahlter Urlaub haben Sie folgende Möglichkeiten:
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Wie sollen Mitarbeiter vergütet werden, die ihre Tätigkeit innerhalb des Unternehmens ändern? | Konfigurieren Sie folgende Anspruchsoptionen, die bestimmen, ob Ansprüche anteilig berechnet werden, wenn sich die Auswählbarkeit in der Periodenmitte ändert:
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Wie möchten Sie Urlaub für Mitarbeiter mit mehreren Stellen behandeln? | Konfigurieren Sie Ihren Mandanten für mehrere Tätigkeiten und erstellen Sie stellenbasierte Bezüge, um bezahlte oder unbezahlte Zeit für stellenbasierte Urlaubs-/Abwesenheitspläne zu berechnen. Wenn Sie die Entgeltberechnung ausführen, ruft Workday Payroll Urlaubseinheiten für folgende Elemente ab:
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Wie möchten Sie Auszahlungen bei Austritt durchführen, wenn Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlassen? | Sie können Urlaubs-/Abwesenheitspläne mit folgenden Elementen konfigurieren:
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Empfehlungen
Definieren Sie negative Bezüge anstelle von Abzügen, um den Wert des unbezahlten Urlaubs zu berechnen und das Bruttoentgelt zu reduzieren.
Fügen Sie beim Erstellen und Bearbeiten von Bezügen oder Abzügen Kommentare hinzu, um deren Verwendung zu erläutern. Beispiel: Erläutern Sie, dass Mitarbeiter für jede Stelle unterschiedliche Vergütungssätze erhalten, und geben Sie den entsprechenden Stundensatz oder die Grundvergütung für Mitarbeiter an.
Anforderungen
Verwenden Sie ACRCs in Bezügen und Abzügen, aber referenzieren Sie für genaue Berechnungen keine anderen Bezüge oder Abzüge, die sich indirekt auf ACRCs beziehen.
Einschränkungen
Sie können nur Urlaubs-/Abwesenheitspläne verwenden, die Salden mit Workday Payroll verfolgen.
Mandanten-Setup
Damit Sie stellenbasierte Urlaubs-/Abwesenheitspläne und Bezüge erstellen können, konfigurieren Sie Ihren Workday-Mandanten in der Aufgabe
Mandanten-Setup bearbeiten - HCM
so, dass er mehrere Tätigkeiten unterstützt.Sicherheit
Domäne | Überlegungen |
|---|---|
Reports: Pay Calculation Results for Pay Group (Results) im funktionalen Bereich „Core Payroll“. | Über diese Domäne gesicherte Benutzer können Folgendes anzeigen:
|
Reports: Pay Calculation Results for Worker im funktionalen Bereich „Core Payroll“. | Über diese Domäne gesicherte Benutzer können Ergebnisse der Entgeltberechnung für Mitarbeiter anzeigen. |
Set Up: Payroll - Pay Group Specific im funktionalen Bereich „Core Payroll“. | Über diese Domäne gesicherte Benutzer können auf Berichte und Aufgaben zugreifen, die mit Abrechnungsgruppen verknüpft sind. |
Set Up: Calculations - Generic im funktionalen Bereich „Core Payroll“.
Set Up: Payroll (Calculations - Payroll Specific) im funktionalen Bereich „Core Payroll“.Domäne Set Up: Time Off (Calculations - Absence Specific) im funktionalen Bereich „Time Off and Leave“.Domäne Set Up: Time Off (Calculations - Generic) im funktionalen Bereich „Time Off and Leave“. | Über diese Domänen gesicherte Nutzer können:
|
Diese Domänen im funktionalen Bereich „Time Off and Leave“.
| Über diese Domäne gesicherte Benutzer können Urlaubsreportingdaten für Mitarbeiter anzeigen. |
Sie sind dafür verantwortlich, zu testen und zu validieren, ob die Einstellungen für die Sicherheitsdomäne Ihren Geschäftsanforderungen entsprechen.
Geschäftsprozesse
Sie können den Geschäftsprozess
Abrechnungszyklusereignis
konfigurieren, um die Reihenfolge der Aufgaben für die Entgeltverarbeitung in Ihrer Organisation sowie die verantwortlichen Rollen anzugeben. Beispiel: Fügen Sie einen To-do
-Schritt hinzu, um Urlaubsergebnisse vor der Verarbeitung der Entgeltabrechnung zu prüfen.Reporting
Berichte | Überlegungen |
|---|---|
Alle Berechnungen
| Zeigt alle Berechnungen in Ihrem Mandanten an. Sie können nach der Kategorie Abwesenheit suchen und dann nach der Art der zugehörigen Berechnung für Abwesenheitskomponente filtern. |
Entgeltabrechnungsregister nach Periode
| Zeigt Entgeltabrechnungssummen für eine Abrechnungsperiode, Abrechnungsgruppe oder Abrechnungslaufgruppe an, einschließlich Bezügen. |
Meine Urlaubsergebnisse nach Periode
Urlaubsergebnisse nach Periode Urlaubsergebnisse nach Periode für Mitarbeiter | Zeigt Folgendes an:
|
Ergebnisse der Entgeltabrechnung anzeigen
| Zeigt berechnete Ergebnisse der Entgeltabrechnung im Mitarbeiterprofil an. Um zu prüfen, ob komplexe oder neue Konfigurationen die erwarteten Ergebnisse anzeigen, einschließlich Bezügen, zeigen Sie die Mitarbeiterergebnisse in diesem Bericht an, bevor Sie eine Entgeltabrechnung durchführen. |
Periodenkalender anzeigen
| Sie können Folgendes identifizieren:
|
Urlaubssaldo anzeigen
| Zeigt den bezahlten Urlaub für das laufende Jahr an. |
Integrationen
Webservices | Überlegungen |
|---|---|
Get Payroll Results
| Ermöglicht es Ihnen, Abrechnungsergebnisse für bestimmte Mitarbeiter und Unternehmen sowie Entgeltberechnungen für bestimmte Datumsbereiche anzuzeigen. |
Put Period Schedule
| Ermöglicht es Ihnen, einen Periodenkalender für einen Urlaubs-/Abwesenheitsplan anzugeben. Der Periodenkalender muss in Workday vorhanden sein. |
Beziehungen und Touchpoints
Touchpoint | Überlegung |
|---|---|
Berechnungen | Sie können Berechnungen in den funktionalen Bereichen „Absence“ und „Payroll“ teilen. Die folgenden übergeordneten Berechnungskategorien referenzieren dieselbe Berechnungs-Engine:
Sie können einfache Berechnungen oder Verschachtelungsberechnungen erstellen, indem Sie eine vorhandene Berechnung als Operanden einer anderen auswählen. |
Be- und Abzügen | Eine Entgeltberechnung kann über eine ACRC auf einen Urlaubs-/Abwesenheitsplan verweisen und die berechneten Stunden mit einem Bezug verknüpfen. Beispiel: Ein Urlaubsbezug in den USA ist eine Entgeltberechnung, die eine Mitarbeiterselektionsregel enthält. Die Regel beschränkt die Population auf Mitarbeiter mit ACRCs, die für die von ihr berechnete Unterperiode ungleich 0 sind. |
Feiertagskalender und Arbeitszeitpläne | Diese Komponenten beeinflussen, wie Workday Zeiteinheiten zählt, damit sich der Urlaub eines Mitarbeiters nicht mit arbeitsfreien Tagen oder unternehmensdefinierten Feiertagen überschneidet. |
Urlaubsanträge | Urlaubstransaktionen stehen in direktem Zusammenhang damit, wie Workday die Abwesenheit eines Mitarbeiters erfasst. Urlaubs-/Abwesenheitspläne, die Salden verfolgen, geben Urlaub an Workday Payroll zur Verwendung in Entgeltberechnungen weiter, wenn Folgendes zutrifft:
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Periodenkalender | Absence Management und Workday Payroll können Periodenkalender gemeinsam nutzen, die Folgendes vorschreiben:
Periodenkalender sind hilfreich, wenn Mitarbeiter Selektionsregeln für einen Urlaubs-/Abwesenheitsplan definieren. Beispiel: Sie möchten, dass Mitarbeiter zum Startdatum in Vollzeit beschäftigt sind, damit sie für die Urlaubsperiode auswählbar sind. |
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.