Überlegungen zum Setup: Abwesenheitsvorgänge
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung der Funktion „Abwesenheitsvorgänge“ dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.
- Wie sie sich in Workday einfügt.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Mit Abwesenheitsvorgängen können Sie Folgendes überwachen:
- Anzahl der Abwesenheiten und aufeinanderfolgenden Tage in einer Periode.
- Arten von Abwesenheiten.
- Standard: Schließt nur eine Abwesenheitsart ein.
- Benutzerdefiniert: Schließt mehrere Arten ein.
Vorteile und Nutzen
Abwesenheitsvorgänge:
- Steigern Sie die Effizienz Ihrer Abwesenheitsberichte durch die Anzeige von Informationen zu allen Abwesenheitsarten in einem einzigen Bericht.
- Reduzieren Sie das Fehlerrisiko in Ihren Abwesenheitsberichten, indem keine einzelnen Urlaubs- oder Abwesenheitsereignisse mehr gezählt werden müssen.
- Vereinfachen Sie die Kontrolle über Abwesenheiten und Kosten, indem Sie Trends erkennen und die Informationen zur Verwaltung Ihrer Ressourcen nutzen.
Anwendungsfälle
- Erstellen Sie Dokumente für das lokale regulatorische Reporting. Beispiel: Ihre Niederlassungen in Großbritannien nutzen Berichte über den Bradford-Faktor, der misst, wie oft ein Abwesenheitsvorgang in einer Periode aufgetreten ist.
- Gruppieren Sie verschiedene Abwesenheitsarten zu einem Ereignis. Beispiel: Sie können einen Abwesenheitsvorgang für eine benutzerdefinierte Abwesenheitsart erstellen, um zu überwachen, ob Mitarbeiter für einen Block aufeinanderfolgender Tage abwesend sind, einschließlich gesetzlicher Feiertage.
Fragestellungen
Beim Setup der Abwesenheitsvorgänge sind folgende Informationen zu beachten:
Fragen | Überlegungen |
|---|---|
Welche Abwesenheitsarten möchten Sie in Ihr Reporting für Abwesenheitsvorgänge aufnehmen? | Sie können Abwesenheitsvorgänge für folgende Abwesenheitsarten aktivieren:
Workday fügt diese Arten dann in einen Standardabwesenheitsvorgang ein, der aufeinanderfolgende Tage derselben Abwesenheitsart gruppiert. Sie können einen benutzerdefinierten Abwesenheitsvorgang erstellen, um verschiedene Abwesenheitsarten entsprechend Ihren geschäftlichen Anforderungen zu gruppieren. |
Auf welchen Tagen soll Ihr Abwesenheitsvorgang basieren? | Workday erstellt standardmäßige Abwesenheitsvorgänge basierend auf den Tagen, die Sie in Ihre Urlaubs-/Abwesenheitspläne oder Abwesenheitsarten einbeziehen. Im Falle von Abwesenheitstabellen verbindet Workday alle Tage, um sie aus allen Stufen einzuschließen.
Sie können benutzerdefinierte Abwesenheitsvorgänge erstellen, die definieren, welche Tage eingeschlossen werden sollen. Diese Konfiguration überschreibt die Einstellung in jeder Abwesenheitsart, die Sie einschließen. |
Wie weit zurück möchten Sie Abwesenheitsvorgänge in Berichten erfassen? | Sie können Abwesenheitsvorgänge für jede beliebige Zeitperiode erfassen, wenn Sie Ihre vorhandenen Daten bei der Konfiguration von Abwesenheitsvorgängen konvertieren. Stellen Sie sicher, dass Sie ein Datum angeben, das so weit zurück liegt wie Ihre Reportinganforderungen. |
Empfehlungen
Workday empfiehlt Folgendes:
- Entscheiden Sie, ob die Abwesenheitsarten für Abwesenheitsvorgänge aktiviert werden sollen, nachdem Sie sie erstellt haben.
- Warten Sie, bis wichtige geplante Datenladungen in Ihrem Mandanten abgeschlossen sind, bevor Sie während der Implementierung Abwesenheitsvorgänge aktivieren. Sie können Abwesenheitsvorgänge für Ihre vorhandenen Abwesenheitsdaten zu einem bestimmten Datum zu Reportingzwecken erstellen, indem Sie bei der Konfiguration von Abwesenheitsvorgängen eine Konvertierung ausführen. Die Konvertierung kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Sie müssen sie nicht beim ersten Mal ausführen, aber Workday empfiehlt dringend, die Aufgabe zu einem späteren Zeitpunkt erneut aufzurufen und Ihre Abwesenheitsdaten zu konvertieren. Durch die Konvertierung werden die vorhandenen Abwesenheitsdaten nicht geändert.
- Maximieren Sie die Performance, indem Sie das Stichtagsdatum, die Anzahl der Mitarbeiter und die Vorgangsarten bei der manuellen Neuberechnung des Abwesenheitsvorgangs auf ein Minimum beschränken.
Anforderungen
Keine Auswirkungen.
Einschränkungen
Workday berechnet Abwesenheitsvorgänge basierend auf bestimmten Änderungen automatisch neu. Dabei kommt es jedoch zu einer geringfügigen Verzögerung, da der Job, der die Daten erkennt und neu berechnet, nur alle 4 Stunden ausgeführt wird.
Wenn Sie einen Arbeitszeitkalender inaktivieren, berechnet Workday die Abwesenheitsvorgänge für Mitarbeiter mit direkten Zuweisungen zum Kalender nicht neu, bevor die Inaktivierung erfolgt. Sie müssen die Abwesenheitsvorgänge für diese Mitarbeiter manuell neu berechnen.
Abwesenheitsvorgänge unterstützen Folgendes nicht:
- Mehrere Arbeitszeitpläne pro Mitarbeiter.
- Start- und Endzeiten für Urlaube. Beispiel: Rachel arbeitet Montag bis Freitag von 08:00 bis 17:00 Uhr. Wenn Rachel am Montag ganztägig und am Dienstag von 8:00 bis 12:00 Uhr Urlaub hat, gruppiert Workday diese 2 Tage zu einem Vorgang. Wenn Rachel jedoch am Montag ganztägig und am Dienstag von 13:00 bis 17:00 Uhr Urlaub hat, gruppiert Workday den Urlaub ebenfalls zu einem Vorgang. Dabei ist dieser Urlaub basierend auf den Start- und Endzeiten der Urlaube und Rachels Arbeitszeitplan genau genommen nicht aufeinanderfolgend.
Bei der Verwaltung zugehöriger Abwesenheitsvorgänge verknüpft Workday Vorgänge an bestimmten Daten und nicht an einzelnen Urlaubseingaben. Wenn an einem Tag, den Sie verknüpfen, eine Eingabe für genehmigten Urlaub vorhanden ist, bleibt dieser Tag verknüpft, auch wenn am selben Tag neue Eingaben hinzugefügt werden. Da das entsprechende Vorkommen der ursprünglichen Eingabe noch immer genehmigt ist, behält Workday die Verknüpfung bei. Wenn dieser Benutzer die ursprüngliche Eingabe korrigiert, löscht Workday den Link, da die Eingabe geändert wurde oder in Bearbeitung ist.
Mandanten-Setup
Öffnen Sie die Aufgabe
Mandanten-Setup bearbeiten - HCM
, um die Menge pro Vorgang für die Stufen der Abwesenheitstabelle zu aktivieren. Siehe:
Sicherheit
Domänen | Überlegungen |
|---|---|
Worker Data: Absence Occurrences
| Bietet „Anzeigen“-Zugriff auf den Bericht Abwesenheitsvorgänge - Details anzeigen und die Datenquelle Absence Occurrences for Workers . |
Worker Data: Absence Occurrences (Manager View)
| Bietet Managern „Anzeigen“-Zugriff auf den Bericht Abwesenheitsvorgänge - Zusammenfassung anzeigen und die Datenquelle Absence Occurrences for Workers . |
Domäne Worker Data: Related Absence Occurrences
| Gewähren Sie Zugriff auf die Aufgabe Zugehörige Abwesenheitsvorgänge verwalten , mit der Sie Abwesenheitsvorgänge verknüpfen und die Verknüpfung aufheben und verknüpfte Vorgänge anzeigen können. |
Set Up: Time Off (General)
Set Up: Leave of Absence | Bietet Zugriff auf die Konfiguration von Abwesenheitsvorgängen und die Anzeige von Abwesenheitsvorgangsarten. |
Geschäftsprozesse
Geschäftsprozesse | Überlegungen |
|---|---|
Urlaub korrigieren
| Berechnet Abwesenheitsvorgänge neu, wenn ein Mitarbeiter seinen Urlaub korrigiert. Beispiel: Wenn Mitarbeiter ihre Anträge korrigieren, indem sie die Urlaubsmenge auf 0 setzen, ist der Urlaub Teil des Vorgangs, solange die Korrektur läuft. Nach der Genehmigung entfernt Workday den Urlaub aus allen Vorgängen, zu denen er zuvor gehört hat. |
Abwesenheit beantragen
Urlaub beantragen Zeit erfassen | Berechnet Abwesenheitsvorgänge neu, wenn ein Mitarbeiter Abwesenheit oder Urlaub beantragt. |
Rückkehr von Abwesenheit beantragen
| Berechnet Abwesenheitsvorgänge neu, wenn Mitarbeiter oder Manager eine Rückkehr von einer Abwesenheit übermitteln. Beispiel: Wenn Mitarbeiter von einer Abwesenheit zurückkehren, aktualisiert Workday das Enddatum des Abwesenheitsvorgangs anstelle des voraussichtlichen Rückkehrdatums und ändert es in das tatsächliche Enddatum der Abwesenheit.
Workday geht davon aus, dass ein Mitarbeiter einen Tag nach dem Datum für Voraussichtlicher letzter Abwesenheitstag/Abwesenheitstag abwesend ist. Bevor ein Mitarbeiter zurückgegeben wird, verwendet Workday den voraussichtlichen letzten Abwesenheitstag als Enddatum des Abwesenheitsvorgangs. Wenn der voraussichtliche letzte Abwesenheitstag der 05.01.2024 und das aktuelle Datum der 05.05.2024 ist und der Mitarbeiter noch abwesend ist, wirkt sich das frühere voraussichtliche Datum auf das Reporting aus, bei dem die Berichte auf dem Enddatum des Abwesenheitsvorgangs basieren. |
Reporting
Sie können die Berichtsdatenquelle
Absence Occurrences for Workers
verwenden, wenn Sie benutzerdefinierte Berichte zu Abwesenheitsvorgängen erstellen. Sie können auch folgende Datenquellenfilter verwenden:
- Absence Occurrences by Organization and Date Range (Approved Only)
- Absence Occurrences by Organization and Date Range (Approved and In Progress)
Berichte | Überlegungen |
|---|---|
Abwesenheitsvorgänge - Details anzeigen
| Ermöglicht es Absence Administrators, einzelne Vorgänge für Mitarbeiter anzuzeigen. |
Art des Abwesenheitsvorgangs anzeigen
| Ermöglicht es Absence Administrators, die Details zu Abwesenheitsarten anzuzeigen. |
Abwesenheitsvorgänge - Zusammenfassung anzeigen
| Ermöglicht es Managern, einen Überblick über die Anzahl der Abwesenheiten von Mitarbeitern pro Abwesenheitsart zu erhalten. |
Integrationen
Webservice | Überlegungen |
|---|---|
Get Absence Occurrence Types
| Verwenden Sie diesen Webservice, um vorhandene Abwesenheitsvorgangsarten anzuzeigen. Es wird empfohlen, diesen Webservice zu verwenden, bevor Sie eine neue Abwesenheitsvorgangsart erstellen. |
Put Absence Occurrence Types
| Verwenden Sie diesen Webservice, um Abwesenheitsvorgangsarten einzugeben. So sparen Sie Zeit, wenn Sie Abwesenheitsarten als Massenvorgang laden möchten. |
Beziehungen und Touchpoints
Features | Überlegungen |
|---|---|
Abwesenheitstabellen
| Sie können Abwesenheitstabellen für Abwesenheitsvorgänge aktivieren. Workday markiert Abwesenheitsvorgänge dieser Art automatisch zur Neuberechnung, wenn Sie in den Abwesenheitstabellen die Stufenkonfigurationen ändern. |
Arbeitszeitplan ändern
| Workday markiert Abwesenheitsvorgänge automatisch für die Neuberechnung, wenn Folgendes erfolgt:
|
Tätigkeit ändern
| Workday markiert Abwesenheitsvorgänge automatisch zur Neuberechnung, wenn Mitarbeiter die Tätigkeit in Ihrer Organisation ändern. |
Feiertags- und Arbeitszeitkalender
| Workday kennzeichnet Abwesenheitsvorgänge automatisch für die Neuberechnung, wenn Änderungen an Ihren Feiertags- und Arbeitszeitkalender vorgenommen werden.
Wenn Sie Arbeitszeitkalender und Arbeitszeitkalenderereignisse erstellen oder bearbeiten (oder Arbeitszeitkalenderereignisse löschen), markiert Workday Abwesenheitsvorgänge für die Neuberechnung:
|
Abwesenheit
| Sie können Abwesenheitsarten für Abwesenheitsvorgänge aktivieren. Workday markiert Abwesenheitsvorgänge dieser Art automatisch für die Neuberechnung, wenn Sie die Konfiguration für die einzuschließenden Tage ändern. |
Bereinigungspläne
| Sie können Abwesenheitsvorgänge als zu bereinigenden Datentyp auswählen und in einem Bereinigungsplan zur späteren Verwendung beim Bereinigen von Personendaten für ausgeschiedene Mitarbeiter speichern. Sie können Urlaub oder Daten für einen Mitarbeiter nur dann bereinigen, wenn Sie auch die Abwesenheitsvorgänge bereinigen. |
Zeiterfassung
| Workday berechnet Abwesenheitsvorgänge neu, wenn ein Mitarbeiter über die Zeiterfassung Urlaub beantragt. |
Urlaub
| Sie können Urlaube für Abwesenheitsvorgänge aktivieren. Workday markiert automatisch Abwesenheitsvorgänge dieser Art für die Neuberechnung, wenn Sie die Konfiguration der einzuschließenden Tage im Urlaubs-/Abwesenheitsplan ändern. |
Gewerkschaftszugehörigkeit
| Workday markiert Abwesenheitsvorgänge automatisch zur Neuberechnung, wenn Mitarbeiter ihre Gewerkschaftszugehörigkeit ändern. |