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Zuletzt aktualisiert: 2024-12-13
Überlegungen zum Setup: Anspruchsanpassungen und -überschreibungen

Überlegungen zum Setup: Anspruchsanpassungen und -überschreibungen

Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe für Anspruchsanpassungen und -überschreibungen dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
  • Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.
  • Wie sie sich in Workday einfügt.
  • Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
  • Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
  • Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.

Worum es geht

Mithilfe von Anspruchsanpassungen und -überschreibungen werden die Urlaubssalden von Mitarbeitern verfolgt, berechnet und angepasst, ohne dass ein manuelles Eingreifen erforderlich ist.

Vorteile und Nutzen

Anspruchsanpassungen und -überschreibungen:
  • Können bei Bedarf auf vorhandenen Anspruchsfunktionen aufbauen.
  • Reduzieren die operative Kostenallokation für Anspruchsanpassungen.

Anwendungsfälle

  • Verwenden Sie Anpassungen und Überschreibungen, wenn sich die Anspruchsberechtigung von Mitarbeitern aufgrund einer Änderung des Beschäftigungsstatus oder der Zuweisung von Tarifvereinbarungen ändert oder verlorengeht.
  • Passen Sie den Anspruchsbetrag eines bestimmten Mitarbeiters im Rahmen seiner Vertragsverhandlungen an. Diese Anpassung kann eine Überschreibung des mitarbeiterbasierten Urlaubs-/Abwesenheitsplans erfordern.
  • Passen Sie einen Anspruch für bewegliche Urlaubstage automatisch zu Periodenbeginn an, wenn ein Mitarbeiter von Teilzeit zu Vollzeit wechselt.
  • Übertragen Sie Urlaubssalden oder zahlen Sie diese aus, wenn Mitarbeiter für einen anderen Urlaubs-/Abwesenheitsplan auswählbar werden. Beispiel: Mitarbeiter wechseln von einer Rolle mit einem stundenbasierten Urlaubs-/Abwesenheitsplan zu einer Rolle mit einem tagesbasierten Plan. Ihr vorhandener Saldo und zukünftige Urlaubsanträge werden in den neuen Urlaubs-/Abwesenheitsplan übertragen. Die Einheiten ändern sich von Stunden in Tage.
  • Sie können Mitarbeiter für eine bestimmte Zeit mit zusätzlichem Urlaub belohnen. Mitarbeiter können auch zusätzliche Ansprüche am Beginn einer neuen Periode aushandeln, die zu Periodenbeginn gelten sollen.

Fragestellungen

Frage
Überlegungen
Erhalten Ihre Teilzeit- und Vollzeitmitarbeiter unterschiedliche Urlaubsansprüche?
Möglicherweise müssen Sie eine Anspruchsanpassung vornehmen, wenn Mitarbeiter von einer Beschäftigungsart zu einer anderen wechseln oder wenn sich die Zuweisung der Tarifvereinbarung für Mitarbeiter ändert.
Wann planen Sie Ihre Urlaubsansprüche?
Wenn für Ihre Mitarbeiter am Ende jeden Monats Urlaubsansprüche entstehen, konfigurieren Sie die Berechnung der Untergrenze so, dass die Mitarbeiter ihren Anspruch nutzen können, bevor er entsteht. Die Mitarbeiter können dann Urlaub buchen, auch wenn sie noch nicht die erforderliche Anzahl der Einheiten kumuliert haben.
Fügen Sie die Anpassung rückwirkend hinzu?
Wenn ja: Rückwirkende Anpassungen können Auswirkungen auf den Urlaubssaldo eines Mitarbeiters haben. Beispiel: Sie erhöhen den Urlaubsanspruch eines Mitarbeiters im April und die Anpassung kann für den Rest des Kalenderjahres gelten.
Möchten Sie die Ansprüche der Mitarbeiter anpassen, wenn sie mitten in einer Saldoperiode für einen neuen Urlaubs-/Abwesenheitsplan in Frage kommen?
Im Urlaubs-/Abwesenheitsplan können Sie einen Anspruch mit folgenden Optionen konfigurieren:
  • Anpassungen oder Überschreibungen zulässig.
  • Zu Periodenbeginn
     oder
    basierend auf Stichtag
Wenn Sie den Serviceschritt Ansprüche automatisch anpassen zum Geschäftsprozess Tätigkeit
ändern
,
Tarifvereinbarung
zuweisen oder
Tarifvereinbarung
 beenden hinzufügen, passt
Workday
 den Anspruch für Mitarbeiter während der Periode an, wenn sich ihr Anspruchswert ändert. Änderungen sind das Ergebnis eines Tätigkeitsänderungsereignisses, wenn Folgendes zutrifft:
  • Mitarbeiter erhalten oder verlieren die Auswählbarkeit für den Anspruch selbst.
  • Bedingungsregeln werden unterschiedlich aufgelöst. Beispiel: Die Zeitart oder der Standort eines Mitarbeiters ändert sich.
Wenn Anspruchsberechnungen für Mitarbeiter in der Mitte einer Saldoperiode nach einem Tätigkeitsänderungsereignis unterschiedlich evaluiert werden, erstellt der Service eine automatische Anspruchsanpassung, die das Transferdatum widerspiegelt.

Empfehlungen

  • Konfigurieren Sie Pläne mit flexibel anfallenden Urlaubsansprüchen, bei denen Urlaubszeiten mit Entgeltbezügen verknüpft sind und keine definierbare Anspruchsberechnung umfassen. Beispiel: Der Anspruch von Mitarbeitern auf Sonderurlaub bei einem Trauerfall wird in der Regel als Abwesenheitsantrag gewährt und kumuliert nicht in wöchentlichen oder monatlichen Schritten.
  • Legen Sie den Wert für
    Anpassungen/Überschreibungen zulässig
     für die Pläne fest, bei denen ein Urlaubsanspruch entsteht.
  • Wählen Sie für Pläne mit flexibel anfallendem Anspruch nicht
    Anpassungen/Überschreibungen zulässig
    .
  • Prüfen Sie, ob sich Auswirkungen auf zukünftige Urlaubsanträge ergeben.
  • Führen Sie die Aufgabe
    Prozess für berechnete Urlaubssalden planen
     erneut aus, wenn Sie die Anpassung rückwirkend hinzufügen. Beispiel: Prüfen Sie, ob für einen Antrag auf zuvor unbezahlten Urlaub nun eine Bezahlung erforderlich ist.
  • Wenn Sie den Anspruch und den Saldo eines Mitarbeiters überschreiben, müssen Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Saldoüberschreibung so konfigurieren, dass sie den Anspruchsbetrag enthält. Beispiel: Sie möchten den Saldo eines Mitarbeiters zu Beginn einer Periode überschreiben, sodass er 0 ergibt. Zu Beginn dieser Periode entstehen zudem 5 Stunden Urlaubsanspruch. Setzen Sie die Saldoüberschreibung auf -5 Stunden oder verwenden Sie die Aufgabe
    Anpassungen/Überschreibungen für Ansprüche und Urlaub verwalten
    , um den Anspruch auf 0 zu setzen.
  • Wenn Sie die Aufgabe
    Anpassungen/Überschreibungen für Ansprüche und Urlaub verwalten
     verwenden, um eine Anspruchsüberschreibung festzulegen, geben Sie nach Möglichkeit ein Enddatum an.
  • Berücksichtigen Sie beim Erstellen von Ansprüchen Einstellungen zur Jahresmitte. Beispiel: Sie können unterschiedliche Ansprüche für Mitarbeiter, deren Einstellungsdatum am oder vor dem Startdatum der Saldoperiode liegt, und für neue Mitarbeiter mit Einstellungsdatum im Laufe des Jahres erstellen. Dies ist wichtig, wenn Sie nicht möchten, dass neu eingestellte Mitarbeiter automatische Anspruchsanpassungen erhalten. Erstellen Sie:
    • Einen
      Anspruch zu Periodenbeginn
       mit einer Berechnung, die keine anteilige Berechnung für die Perioden vor dem Einstellungsdatum neuer Mitarbeiter enthält, aber Anpassungen und Überschreibungen zulässt und auf den Service
      Ansprüche automatisch anpassen
       reagiert. Beispiel: Der Anspruch für das ganze Jahr beträgt für den Urlaubs-/Abwesenheitsplan 30 Tage. Sie verwenden Überschreibungen für die Auswählbarkeit, um sicherzustellen, dass nur Mitarbeiter auswählbar sind, deren Einstellungsdatum am oder vor dem Startdatum der Saldoperiode liegt.
    • Ein Anspruch mit einer Berechnung, die den Saldo für den Urlaubs-/Abwesenheitsplan vom Einstellungsdatum der Neueinstellung bis zum Ende der Saldoperiode anteilig berechnet. Dadurch wird sichergestellt, dass Mitarbeiter, die nach dem Startdatum der Saldoperiode eingestellt werden, einen reduzierten Anspruch für die Saldoperiode erhalten. Wählen Sie unter
      Optionen
       den Wert
      Keine
       aus, um zu verhindern, dass sich der Service
      Ansprüche automatisch anpassen
       auf den Anspruch für Neueinstellungen auswirkt. Verwenden Sie Überschreibungen für die Auswählbarkeit, um sicherzustellen, dass nur Mitarbeiter, deren Einstellungsdatum nach dem Startdatum der Saldoperiode liegt, für den Anspruch auswählbar sind. Beispiel: Neueinstellungen, die der Organisation Mitte des Jahres beitreten, erhalten die Hälfte des Ganzjahresanspruchs von 30 Tagen, so dass sich ein Anspruch von 15 Tagen ergibt.
  • Wenn Sie Ansprüche für Einstellungen zur Jahresmitte erstellen, die innerhalb ihres ersten Jahres automatische Anspruchsanpassungen für die Ereignisse
    Tätigkeit ändern
    ,
    Tarifvereinbarung zuweisen
    oder
    Tarifvereinbarung beenden
    erhalten sollen, stellen Sie sicher, dass alle Bedingungen in der Anspruchsberechnung Mitarbeiter als Einstellungen zur Jahresmitte identifizieren und nicht innerhalb der Periode, in der sie eingestellt wurden. Beispiel: Anstelle der bereitgestellten Berechnung
    Zeitplanung: Mitarbeiter eingestellt in Periodenmitte
     verwenden Sie eine logische Berechnung wie
    Mitarbeiter: Einstellungsdatum in aktuellem Kalenderjahr (nicht ausgeschieden in aktueller Periode)
     für Saldoperioden des Kalenderjahres und passen Sie diese bei Bedarf für alternative Saldoperioden an. Mit diesem Ansatz können unerwartete Ergebnisse bei den automatischen Anpassungen für Einstellungen zur Jahresmitte vermieden werden.

Anforderungen

Bei Ansprüchen zu Periodenbeginn muss einer der folgenden Zeitpläne bzw. Kalender verwendet werden:
  • Zu Periodenbeginn oder jährlich: Erste Periode des Jahres (basierend auf Periodenenddatum). Über die automatische anteilige Berechnung können Ansprüche eingefügt werden.
  • Einstellung oder Austritt während der Zeitperiode.
  • Jährlicher Periodenkalender.

Einschränkungen

  • Sie können für stellenbasierte Urlaubs-/Abwesenheitspläne keine Ansprüche zu Periodenbeginn oder basierend auf Stichtag verwenden.
  • Automatische Anspruchsanpassungen für Ansprüche zu Periodenbeginn können auf Mitarbeiter angewendet werden, deren Einstellungsdatum nach dem Startdatum einer Periode liegt, was jedoch zu unerwarteten Ergebnissen führen kann. Beispiel: Der Beginn der Periode, deren Anspruch zu Periodenbeginn festgelegt wird, ist der 1. Januar, das Einstellungsdatum des Mitarbeiters ist der 12. Februar. Automatische Anspruchsanpassungen erfolgen dann, wenn ein Mitarbeiter seine Tätigkeit während der Periode über den Geschäftsprozess
    Tätigkeit ändern
     ändert. Beispiel: Wenn der Mitarbeiter seine Tätigkeit im August ändert, wird der Anspruch automatisch basierend auf dessen Einstellungsdatum im Februar angepasst.
  • Der Service
    Ansprüche automatisch anpassen
     in den Geschäftsprozessen Tätigkeit
    ändern
    ,
    Tarifvereinbarung zuweisen
    und
    Tarifvereinbarung
     beenden erstellt Anpassungen sowohl für stellenbasierte als auch für mitarbeiterbasierte Urlaubs-/Abwesenheitspläne. Workday zeigt jedoch keine Stellenreferenzen auf dem Register
    Automatische Anpassungen
     der Aufgabe
    Anpassungen/Überschreibungen für Ansprüche und Urlaub verwalten
     an. Der Service erstellt zwar automatische Anspruchsanpassungen für Stellen, jedoch nicht immer für Nicht-Hauptstellen. Daher spiegelt Workday die Anpassungen nicht im Saldo des Mitarbeiters wider.
  • Sie können den Urlaubs-/Abwesenheitsplan nicht mit Anspruchsanpassungen und -überschreibungen für ausgeschiedene Mitarbeiter bearbeiten oder diese löschen. Wenn Sie kein Enddatum für eine Anspruchsüberschreibung angeben und die Mitarbeiter wieder einstellen, werden deren Überschreibungen beibehalten. Dies kann falsche Abwesenheitssalden und Entgeltberechnungen ergeben, was dazu führt, dass Einstellung und Austritt rückgängig gemacht werden müssen, wenn Ihr Geschäftsprozess dies zulässt.
  • Automatische Anspruchsanpassungen erstellen keine Anpassungen, die die Ober- oder Untergrenzen für den Urlaubs-/Abwesenheitsplan überschreiten.

Mandanten-Setup

Keine Auswirkungen.

Sicherheit

Benutzer, die über die Domäne
Worker Data: Time Off (Adjustments and Overrides)
 im funktionalen Bereich „Time Off and Leave“ gesichert sind, können Anpassungen und Überschreibungen einrichten.

Geschäftsprozesse

Workday empfiehlt, den Serviceschritt Ansprüche
automatisch anpassen
 nach dem Schritt
Abschluss
 in folgenden Elementen hinzuzufügen:
  • Geschäftsprozess Tätigkeit
    ändern
  • Geschäftsprozess
    Tarifvereinbarung zuweisen
  • Geschäftsprozess
    Tarifvereinbarung
     beenden

Reporting

Bevor Sie eine Anspruchsanpassung oder -überschreibung vornehmen, muss das Urlaubs-/Abwesenheitsplansaldo des entsprechenden Mitarbeiters über den Bericht
Urlaubssaldo
 geprüft werden. Im Bericht wird der aktuell gewährte Jahresurlaub von 20 Tagen angezeigt. Beispiel: Sie möchten einem Mitarbeiter 25 Tage Jahresurlaub gewähren. Sie erstellen eine Anpassung von +5 Tagen.
Sie können die Berichtsdatenquelle
Anpassungen/Überschreibungen für Ansprüche und Urlaub
 verwenden, um benutzerdefinierte Berichte zu erstellen.

Integrationen

Der EIB (Enterprise Interface Builder) basiert auf dem Webservice
Get Absence Input
 und ermöglicht es Ihnen, mehrere Überschreibungen für Urlaubs-/Abwesenheitspläne aus Workday zu extrahieren.
Sie können den Webservice
Put Absence Input
 nutzen, um Urlaubs-/Abwesenheitsplansalden zu überschreiben.

Beziehungen und Touchpoints

Die Anpassungen der Urlaubsansprüche wirken sich auf alle Entgeltberechnungen aus, die die Urlaube und Abwesenheiten referenzieren. Beispiel: Bezahlter Urlaub und unbezahlte Krankschreibung. Sie können rückwirkende Anpassungen von Urlaubsansprüchen für Payroll oder Time Tracking zeitlich begrenzen.
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen im gesamten Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.

Sonstige Auswirkungen

Anpassungen können sich auf Folgendes auswirken:
  • Resturlaubssaldo.
  • Gesamtanspruch, wenn der Urlaubs-/Abwesenheitsplan Grenzwerte umfasst.