Überlegungen zum Setup: Abwesenheitssalden
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung der Funktion „Abwesenheitssaldo“ dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.
- Wie sie sich in Workday einfügt.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Abwesenheitssalden sind die Differenz zwischen dem Urlaubsanspruch, der für einen Mitarbeiter entsteht, und dem Urlaub, den er zu einem bestimmten Zeitpunkt nimmt.
Vorteile und Nutzen
Mit der Funktion „Abwesenheitssalden“ von Workday haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Optimieren Sie die Performance für Urlaubstransaktionen und -berichte.
- Zeigen Sie den aktuellen Saldo eines Mitarbeiters an, projizieren Sie zukünftige Salden und konfigurieren Sie den Anspruchssatz.
- Nehmen Sie eine genaue Schätzung für den nicht genutzten Urlaub eines Mitarbeiters vor, wenn Sie einen Urlaubsantrag prüfen.
- Berechnen Sie den Saldo eines Mitarbeiters automatisch neu, wenn Sie seinen vorhandenen Saldo anzeigen.
- Erhöhen Sie die Effizienz über eine Zeitplanung, wenn Sie Ihre Urlaubs-/Abwesenheitsplansalden speichern.
Anwendungsfälle
Sie können Abwesenheitssalden konfigurieren, um Urlaubseinheiten für verschiedene Szenarien zu verfolgen und zu verwalten. Beispiele:
- Der Mitarbeiter wechselt von einem Gebietsschema in ein anderes, in dem andere Urlaubsregelungen gelten.
- Die Anspruchssätze haben sich geändert. Beispiel: Für eine bestimmte Dauer der Betriebszugehörigkeit werden Sonderansprüche gewährt.
- Innerhalb der Zeitperiode gibt es Austritte oder Einstellungen.
- Verwenden von Salden in Selektionskriterien durch Erstellen einer Berechnung, die auf einen Urlaubs-/Abwesenheitsplansaldo verweist. Anschließend können Sie die Berechnung in einer Berechnung für den Wertevergleich verwenden.
Fragestellungen
Fragen | Überlegungen |
|---|---|
Welche Salden möchten Sie verfolgen? | Mit Workday können Sie Ressourcen und das Budget korrekt planen, indem Sie Folgendes verfolgen:
|
Wann sollen Abwesenheitssalden berechnet werden? | Workday speichert Salden am dritten Sonntag im Monat um 01:00 Uhr in Ihrer lokalen Zeitzone. Sie können Saldowerte und Anspruchsbeträge speichern, indem Sie die Prozesse für Urlaubs-/Abwesenheitspläne und Geschäftsanforderungen manuell planen. |
Wie sollen Salden für ausgeschiedene Mitarbeiter verwaltet werden? | Sie können den Geschäftsprozess Austritt konfigurieren, mit dem Sie Salden entweder verfallen lassen oder auszahlen können. |
Wann sollen Abwesenheitssalden anteilig berechnet werden? | Sie können Salden anteilig berechnen, die Mitarbeiter erhalten, falls sich ihr Anspruchswert aufgrund eines Tätigkeitsänderungsereignisses ändert. Die Änderung kann darauf zurückzuführen sein, dass ein Mitarbeiter innerhalb einer Periode die Auswählbarkeit für den Anspruch selbst erhält oder verliert oder dass Berechnungen innerhalb des Anspruchs anders gelöst werden. Sie können den Anspruch zu den folgenden Zeitpunkten anteilig berechnen:
|
Wer soll Abwesenheitssalden anzeigen können? | Sie können bestimmte Saldenarten für Mitarbeiter ausblenden. Beispiel: Abwesenheit im Krankheitsfall. Manager oder Administratoren können diese Salden in Berichten anzeigen. |
Empfehlungen
Workday empfiehlt:
- Optimieren Sie die Performance durch die regelmäßige Planung von Prozessen zum Speichern von Abwesenheitssalden. Wenn Sie Salden regelmäßig speichern, verwendet Workday die gespeicherten Salden und Anspruchsbeträge als Ausgangspunkt für nachfolgende dynamische Berechnungen, anstatt ab der ersten Verarbeitungsperiode eines Mitarbeiters zu beginnen. Workday berechnet die Salden und Anspruchsbeträge in Berichten dynamisch, basierend auf den Regeln, die Sie für den Urlaubs-/Abwesenheitsplan festlegen.
- Verfolgen Sie Salden in Urlaubs-/Abwesenheitsplänen mit definierbarem Anspruch. Wenn Sie einen Urlaubs-/Abwesenheitsplan mit unbegrenztem oder stets unbezahltem Saldo haben, erstellen Sie einen Anspruch, der 0 als Berechnung verwendet.
Um Unklarheiten zu vermeiden, empfiehlt Workday, Salden für Folgendes auszublenden:
- Urlaubs-/Abwesenheitspläne mit flexibel anfallendem Anspruch, wenn der Saldo 0 ist.
- Urlaubs-/Abwesenheitspläne ohne Ansprüche.
Anforderungen
Bearbeiten Sie keine Zeitpläne für vergangene Perioden, da dies zu Fehlern in Ihren Saldoberechnungen führt.
Einschränkungen
- Workday unterstützt keine Übertragung von negativen Urlaubssalden.
- Sie können Salden nur für mitarbeiterbasierte Urlaubs-/Abwesenheitspläne übertragen.
- Aus Performance-Gründen wird empfohlen, keine Massentätigkeitsänderungen durchzuführen, die Saldenübertragungen enthalten.
Mandanten-Setup
Um die Performance beim Generieren von Gehaltsabrechnungen und beim Speichern von Abwesenheitssalden zu verbessern, aktivieren Sie die folgenden Kontrollkästchen in der Aufgabe
Mandanten-Setup bearbeiten - Payroll
:
- Nach Abrechnungsabschluss
- Nur für Mitarbeiter, für die Scheckzahlungen oder Drucken von Gehaltsabrechnungen aktiviert sind
Sicherheit
Konfigurieren Sie folgende Sicherheitsdomänen im funktionalen Bereich „Time Off and Leave“:
Domänen | Überlegungen |
|---|---|
Set Up: Time Off (Calculations - Absence Specific)
| Benutzer können Berechnungen für Abwesenheitssalden erstellen. |
Worker Data: Time Off (Time Off Balances)
| Benutzer können Urlaubs-/Abwesenheitsplansalden überschreiben. |
Process: Calculated Balances (Run)
| Benutzer können Folgendes ausführen:
|
Geschäftsprozesse
Geschäftsprozesse | Überlegungen |
|---|---|
Tätigkeit ändern
| Um Urlaubssalden zu übertragen, fügen Sie den Aktionsschritt Saldoübertragungen zwischen Urlaubs-/Abwesenheitsplänen verwalten hinzu. |
Tätigkeit ändern
| Um zukünftige Urlaubsanträge in einen anderen Plan zu ändern, wenn sich die Auswählbarkeit ändert, fügen Sie den Aktionsschritt Urlaubsanträge aktualisieren hinzu. |
Tätigkeit ändern
| Um Salden anteilig zu berechnen, die Mitarbeiter erhalten, wenn sich ihre Auswählbarkeit für Ansprüche ändert, fügen Sie den Serviceschritt Ansprüche automatisch anpassen hinzu. Mit dieser Einstellung kann Workday die Prüfung der Einstellungen Zu Periodenbeginn oder zum Stichtag vor der Durchführung der Anpassungen aktivieren. |
Beendigung
| Um einen verbleibenden Saldo beim Austritt aus dem Unternehmen für eine einmalige Urlaubsanpassung abzubrechen, fügen Sie den Serviceschritt Urlaubssalden anpassen hinzu. |
Reporting
Berichte oder Dashboards | Überlegungen |
|---|---|
Alle Abwesenheitssalden
Abwesenheitssaldo anzeigen | Zeigen Sie basierend auf Ihrer Mandantenkonfiguration die Abwesenheitssalden und deren Verwendung an. |
Alle geänderten berechneten Salden nach Neuberechnung
| Zeigen Sie Mitarbeiterberechnungen an, um zu prüfen, wie sich Änderungen an Salden auf deren Salden auswirken. |
Berechnete Salden für Organisation (nach Mitarbeiter)
| Zeigen Sie berechnete Salden und Ansprüche für eine Organisation nach Mitarbeiter für das berechnete Laufdatum an. Der Bericht zeigt Mitarbeiter an, die eine Differenz zwischen folgenden vorherigen Elementen haben:
Dieser Bericht unterstützt keine Schnittmengen-Sicherheitsgruppen. |
Resturlaubssalden für Organisation (Nach Übertragungsdatum)
Resturlaubssalden für Organisation (Nach Mitarbeiter) | Zeigen Sie an, wann Resturlaub verfällt, damit Mitarbeiter oder Organisationen Ressourcenzuweisungen oder Budgetanforderungen planen können. |
Urlaubsergebnisse - Details
Urlaubsergebnisse - Übersicht | Zeigen Sie Salden für bestimmte Urlaubs-/Abwesenheitspläne an, um Ihre Ressourcen korrekt zu planen. |
Überschreibungssalden für Organisation anzeigen
| Verwenden Sie diesen Bericht, um alle Mitarbeiter mit Überschreibung für Urlaubs-/Abwesenheitsplansaldo nach Organisation anzuzeigen.
Im Gegensatz zur Aufgabe Überschreibungssalden für Urlaubs-/Abwesenheitspläne verwalten teilt dieser Bericht die Gesamtsaldoeinheiten jedoch nicht nach der zugehörigen Saldoperiode auf, wenn Mitarbeiter Überschreibungen für mehr als eine Periode haben.Workday verwendet kontextbezogene rollenbasierte Sicherheit im Feld Zeiteinheit , um zu bestimmen, ob eine Zeile für den Mitarbeiter angezeigt werden soll.Beispiel: Wenn Mitarbeiter mit der Rolle „Absence Partner“ den Bericht ausführen, können sie Daten für andere Mitarbeiter in ihrer Organisation anzeigen, aber nicht für Mitarbeiter in Organisationen, denen ebenfalls die Rolle „Absence Partner“ zugewiesen ist. |
Zeitpläne für Prozess für berechnete Urlaubssalden anzeigen
| Zeigen Sie Urlaubs-/Abwesenheitszeitpläne an und öffnen Sie Aufgaben, um diese zu ändern oder abzubrechen. |
Integrationen
Webservices | Überlegungen |
|---|---|
Get Carryover Override
| Zeigen Sie den Ablauf oder die Überschreibungen von Grenzwerten für die Übertragung des zulässigen Urlaubs-/Abwesenheitsplans an. |
Get Override Balances
| Legen Sie Überschreibungen für Urlaubs-/Abwesenheitsplansalden für einen Mitarbeiter und seinen Urlaubs-/Abwesenheitsplan fest. |
Get Time Off Plan Balances
| Zeigen Sie dynamische Urlaubs-/Abwesenheitsplansalden nach Mitarbeiter und Urlaubs-/Abwesenheitsplan an. |
Put Override Balance
| Laden Sie Informationen zu Abwesenheitssalden aus einer externen Quelle in Workday. |
Beziehungen und Touchpoints
Features | Überlegungen |
|---|---|
Workday Payroll | Sie können Abwesenheitssalden auf Gehaltsabrechnungen anzeigen. |
Resturlaub | Sie können Abwesenheitssalden in Berechnungen einschließen, um Ihre Übertragungsgrenze zu definieren. |
Urlaub | Sie können Abwesenheitssalden verwenden, um zu bestimmen, ob ein Urlaubsantrag bezahlt oder unbezahlt ist. |