設定注意事項：人員任用
本主題内容可協助您規劃如何配置及使用主要人員任用功能，並進行相關決策。主要內容包括︰
- 設定其他行事曆的原因
- 如何搭配 Workday 的其他功能使用
- 後續影響以及跨產品交互作用
- 安全要求事項與業務流程配置
- 實作前應考量的問題和限制
請參閱詳細任務說明，取得完整的配置詳細資料。
功能用途
透過 Workday 中的人員任用功能，您可以建立職務、管理人力，以及產生一系列僱用詳細資料的相關報告，從而為組織中的決策提供指引。
商業效益
透過人員任用功能，您可以執行以下操作：
- 在到職、職務變更、其他職務、外派和離職期間，靈活地管理正職員工
- 產生一系列詳細資料的相關報告，為決策提供依據
- 追蹤組織所需的人員任用及僱用詳細資料
- 追蹤並產生合約與協約，以協助遵守法規要求
- 整批處理人員任用事件 (例如僱用和離職)，從而減少手動操作
使用個案
您可以使用人員任用功能執行下列操作：
- 建立職務目錄，依職系將職務進行分組
- 建立職務徵才需求，追蹤職位要求
- 僱用正職員工和約僱人員擔任職務與職位
- 為員工提供調動、晉升或變更職務的詳細資料
- 建立聘僱契約，概述僱用人選合約的僱用條件
- 為正職員工建立合約並進行續約
- 為正職員工依國家/地區指派不同的通知期和試用期
- 設定工會並為員工指派團體協約
- 透過人員編制計畫報告管理人員編制
- 為正職員工辦理離職或結束約僱人員合約
- 管理退休的正職員工
需要考慮的問題
問題 | 注意事項 |
|---|---|
您希望如何填補組織中的職缺？ | Workday 可讓您使用以下人員任用模型來填補職務與職位：
按職位管理可提供更大程度的僱用控制，讓您能夠定義每個職位的僱用需求。如果貴組織偏好定義詳細的職務要求，則按職位管理會是相當實用的人員任用模型。 按職務管理的僱用需求可套用至督導組織中的所有職務。您可以填缺的職務數量也沒有任何限制。如果貴組織定義的職務要求較為寬泛，則按職務管理會是相當實用的人員任用模型。 某些功能僅適用於 1 種人員任用模型。範例：您只能在按職位管理人員任用模型中為員工調換職位。 |
您希望如何整理職務基本資料？ | 您可以設定職務目錄，藉此建立定義職務與職位特性的職務基本資料。若要將相關職務基本資料進行分組，您可以建立職系。您也可以依職系群組將相關職系進行分組。
Workday 可以使用職務基本資料中的詳細資料填入下游業務。您也可以根據職務詳細資料建立適用資格規則。 您可以使用管理層級，根據管理類型來分類職務基本資料，或比較組織中的類似角色。 |
您希望如何管理身兼多重職務的正職員工？ | 您可以啟用多重職務、跨國外派和國內外派，為具有主要職務或職位的正職員工安排其他職務或職位。
Workday 會根據職位或職務徵才需求填入其他職務的多個欄位。如果您使用職務徵才需求，則無法變更其他職務的這些欄位，因為您必須改為更新該職務徵才需求。 Workday Payroll (薪資) 英國專用系統和 Workday Payroll 法國專用系統不支援多重職務。 |
您希望如何評估職務或職位的候選人？ | 如果您使用 Workday Recruiting (招募)，可以利用職務徵才需求來評估您要僱用的候選人。如果您未使用 Workday Recruiting，則可以將職務徵才需求用於聘僱契約，以針對新進人員和變更職務的內部候選人概述僱用要求。 |
您希望如何管理正職員工的職務變更？ | 您可以使用「變更職務」業務流程範本，為起始者建立簡化的職務變更。您也可以配置 Workday Assistant (小幫手) 來協助完成職務變更。 |
建議
為改善使用者體驗，Workday 建議您隱藏或啟用以下欄位：
- 配置選填欄位任務中的選填欄位
- 維護本地化設定任務中的本地化欄位
要求
為每個督導組織設定單一人員任用模型。
限制
將員工指派至督導組織後，即無法變更人員任用模型 ()。
如果步驟受「
正職員工 (限本人) 」
安全群組具有權限，但指派的使用者有未來的僱用日期，則該任務尚未指派。如果指派使用者的Workday帳戶已停用、到期或鎖定，或者指派使用者沒有可檢視通知或完成指派步驟的Workday帳戶，也可以取消指派任務。若要解決此問題，您必須︰
- 存取「未指派的任務」報告，檢視包含未指派任務的步驟。
- 將待入職正職員工 (限本人)安全群組新增到步驟。
用戶設定
存取
編輯用戶設定 - HCM
任務來啟用以下項目：
- 管理層級與職務階層
- 正職員工的多重職務
- 職務之間的重疊
安全性
在「Staffing」功能區中配置下列網域：
網域 | 注意事項 |
|---|---|
Self-Service: Staffing Reports
| 可讓使用者存取包含僱用詳細資料的報告。 |
Set Up: Staffing
| 可讓使用者設定功能，例如：
|
Staffing Actions
| 可讓使用者管理業務流程中的人員任用資料。 |
Worker Data: Staffing
| 可讓使用者存取人員任用資料。 |
業務流程
業務流程 | 注意事項 |
|---|---|
新增其他職務
| 當您使用多重職務功能時，可讓您為具有主要職務或職位的正職員工安排其他職務或職位。您可以為此業務流程啟用自動完成，從而自動完成透過 Workday Recruiting 起始的事件。 |
變更職務
| 可讓您管理職務變更，例如晉升、職務詳細資料變更和調動。您可以為此業務流程啟用自動完成，從而自動完成透過 Workday Recruiting 起始的事件。 |
變更組織指派
| 可讓您變更組織指派。 您可以為此業務流程啟用自動完成。 |
約聘人員
| 可讓您僱用約僱人員擔任職缺，並選擇性建立採購單。您可以為此業務流程啟用自動完成，從而自動完成透過 Workday Recruiting 起始的事件。 |
建立職位
| 可讓您為按職位管理人員任用模型建立職位。 您可以為此業務流程啟用自動完成。 |
結束約僱人員合約
| 可讓您結束約僱人員合約。您也可以建立整批動作工作簿，整批起始結束約僱人員合約。 |
僱用
| 可讓您聘請僱用人選或前員工擔任組織中的職務或職位。您可以為此業務流程啟用自動完成，從而自動完成透過 Workday Recruiting 起始的事件。 |
僱用限制
| 可讓您為按職務管理人員任用模型設定僱用限制。 |
離職
| 可讓您管理正職員工的離職作業。您也可以建立整批動作工作簿，整批起始正職員工的離職作業。 |
使用於報告
報告 | 注意事項 |
|---|---|
作用中的正職員工
| 檢視所有組織中所有作用中正職員工的僱用詳細資料。 |
所有約僱人員
| 檢視約僱人員的所有僱用詳細資料。 |
重要職缺
| 依督導組織檢視尚未填缺的重要職位。 |
人員編制分析
| 依督導組織檢視人員編制。 |
內部應徵趨勢
| 檢視一段時間內的內部作業申請計數。 |
內部人員流動趨勢
| 檢視內部調動事件的計數，例如調動和晉升，這些事件會隨著時間的推移移動員工至重要和非重要職務。 |
職位摘要
| 檢視組織中所有職位的相關資訊。 |
員工的職務經歷
| 檢視一或多個員工的職務經歷。 |
整合
Web 服務 | 注意事項 |
|---|---|
新增其他職務
| 如果員工身兼多重職務，您可以為這些員工新增其他職務。 |
變更職務
| 可讓您在員工變更職務、職務詳細資料或地點時，為他們執行對應的變更。 |
變更組織指派
| 可讓您變更指派給員工的組織。 |
約聘人員
| 可讓您針對合約僱用約僱人員。 |
建立職位
| 可讓您為按職位管理人員任用模型建立職位。 |
結束約僱人員合約
| 可讓您結束約僱人員合約。 |
Hire Employee
| 可讓您聘請僱用人選擔任職務或職位。 |
Set Hiring Restrictions
| 可讓您為按職務管理人員任用模型中的職務設定僱用限制。 |
正職員工離職
| 可讓您為正職員工辦理離職。 |
連結和觸點
功能 | 注意事項 |
|---|---|
休假 | 您可以根據正職員工和職位資料，配置休假規則和計算來決定休假計畫適用資格。 |
福利 | 您可以根據正職員工、職位和組織資料，配置福利適用資格規則。組織也會影響正職員工自助服務的安全性。 |
預算 | 職系、職系群組或職務基本資料可決定財務預算和職位預算中的計畫結構。職位預算僅支援按職位管理人員任用模型。財務預算支援按職位管理與按職務管理人員任用模型。 |
薪酬 | 您可以根據正職員工和職位資料，配置薪酬適用資格規則來決定薪酬計畫適用資格。 |
費用 | 如果在使用 HCM 之後部署 Workday Expenses (費用)，您可能需要變更管理層級。管理層級可決定與 Workday Expenses 相關的業務流程路由及核准。 |
薪資 (加拿大)
薪資 (法國) 薪資 (英國) 薪資 (美國) | 您配置的人員任用組成 (例如組織指派和職位) 會對「薪資」產品造成重大影響。Workday 建議您檢閱 Workday Touchpoints Kit (觸點套件) 以了解您的 Workday Payroll 產品。 |
採購 | 您可以使用 Workday Procurement (採購) 追蹤和管理約僱人員、他們的費用，以及指派給人力的企業資產。 |
招募 | Workday Recruiting 會使用代表組織文件的職務徵才需求來提出新進人員請求。您可以為所有職位管理人員任用事件啟用職務徵才需求，也可以根據規則有條件地啟用職務徵才需求，或是不啟用職務徵才需求。職務徵才需求支援按職位管理與按職務管理人員任用模型。 |
備選人計畫 | 您可以將職務基本資料和職系連結至職能。備選人計畫也可以連結至職位。 |
工時追蹤 | 您可以根據正職員工和職位資料，配置工時追蹤適用資格規則來決定工作時間計算。 |
Workday 提供了一個「觸點套件」，其中包含的資源可協助您了解用戶中的配置關係。前往Workday Community) ，進一步了解Workday觸點套件 (Workday Touchpoints Kit) 。