設定注意事項：自動完成人員任用事件
本主題内容可協助您規劃如何配置及使用人員任用業務流程的自動完成功能，並進行相關決策。主要內容包括︰
- 設定工時確認的原因
- 如何搭配 Workday 的其他功能使用
- 後續影響以及跨產品交互作用
- 安全要求事項與業務流程配置
- 實作前應考量的問題和限制
請參閱詳細任務說明，取得完整的配置詳細資料。
功能用途
您可以啟用以下業務流程定義的自動完成功能，自動完成透過 Workday Recruiting (招募) 起始的僱用事件或職務變更：
- 新增其他職務
- 變更職務
- 約聘人員
- 僱用
商業效益
您可以使用自動完成功能，簡化從 Workday Recruiting 到人員任用業務流程間的流程。此配置可減少手動作業和錯誤，因為您在僱用候選人時只需輸入一次資訊。
自動完成也會略過上層事件的某些部分，從而減少「我的任務」中允許經理人員和管理者完成的任務數量，包括︰
- 核准
- 批次處理/作業
- 檢查清單
- 填寫問卷
- 編輯其他資料
- 報告
- 報告群組
- 檢閱動作步驟
- 待辦事項
啟用業務流程定義的自動完成功能後，您可以選取要按正常方式路由哪些步驟。整合和服務步驟一律會按正常方式路由。
使用個案
您可以在 Workday Recruiting 自動完成外部和內部僱用。自動完成功能可協助您更輕鬆地填缺通常不需要填寫其他資訊或手動輸入的職位，例如：
- 大量僱用的職位
- 零售職位
- 季節性職位
需要考慮的問題
問題 | 注意事項 |
|---|---|
在組織中僱用員工時需要哪些資訊？ | 自動完成功能會使用在 Workday Recruiting 和「人員任用欄位預設值」中輸入的欄位。如果某個僱用事件需要的欄位不會從其中一個來源填入，事件便無法自動完成。Workday 會改為還原成在人員任用業務流程定義中配置的一般路由設定。
您可以建立規則，確保您啟用並配置 人員任用欄位預設值 功能時，必填的人員任用欄位中具有值。全面測試填入的欄位，確保這些欄位針對您要自動完成的業務流程提供正確的值。 |
您希望自動完成功能如何影響人員任用子流程？ | 您可以啟用以下人員任用子流程的自動完成功能：
所有其他子流程會按正常方式路由。 啟用自動完成功能後，只要所有欄位有可用的有效資料，子流程都會嘗試自動完成。若要防止這些子流程自動完成，您可以在不啟用自動完成功能的情況下，使用個別的業務流程定義。 自動完成配置的詳細資料會視子流程而定。範例：您啟用「正職員工合約」業務流程定義的自動完成功能。若要自動完成子流程，您也必須針對相關上層業務流程，配置預設合約狀態。 |
您組織中的員工是否擔任多重職務？ | 若在用戶中啟用多重職務，自動完成功能不會略過人員任用動作，來針對內部僱用選取「變更職務」或「新增其他職務」。人員任用動作完成後，所選業務流程會嘗試按正常方式自動完成。 |
您是否要確保僅自動完成部分事件？ | 您可以使用規則型業務流程定義，來指定應自動完成的事件。
範例：您的零售店啟用了僱用收銀員的自動完成功能，但因為僱用副總裁較可能需要額外的手動輸入，所以並未針對該事件啟用該功能。 |
「變更職務」業務流程定義是否使用合併範本？ | 您必須將所有合併的子流程也配置為自動完成，才可以自動完成合併的「變更職務」業務流程定義。
範例：您為合併的「變更職務」業務流程定義啟用自動完成功能。因為您決定不將「建議薪酬變更」子流程配置為自動完成，所以您將其從合併範本中移除。 如果合併範本中有任何子流程無法自動完成，主流程也會無法自動完成。 |
您是否要變更招募年度工作記錄，來納入自動完成功能？ | 將候選人移至「準備僱用」狀態後，Workday 就會嘗試立即自動完成該事件。建議您修改目前的招募流程，以便在僱用年度工作記錄中反映此變更。
範例：招募流程完成後，您通常會立即將候選人移至「準備僱用」狀態。為了在啟用自動完成功能時保持靈活性，您修改流程，在僱用日期一週內將候選人移至「準備僱用」狀態。 |
您是否在組織中使用「錄用」業務流程？ | 僱用事件會使用在「錄用」業務流程中輸入的資訊，來填入 僱用原因 。若不使用「錄用」業務流程：
|
建議
- 由於自動完成功能可能會移除核准和其他驗證步驟，請僅針對不太需要填寫其他資訊或手動輸入的事件配置自動完成功能。
- 由於職務變更一律必須填寫僱用原因，請配置「錄用」業務流程，將僱用原因欄位設為必填。此配置可確保招募人員一律會填寫該欄位。
- 如果您從「招募」新增其他職務，請務必在「編輯用戶設定 - HCM」任務中選取「多重職務」做為職位設定選項。
- 如果您想要在事件成功自動完成後仍執行略過的步驟，Workday 建議您為業務流程配置「通常路由」提示，並指定您要執行的略過步驟。
要求
為確保人員任用事件的所有必填欄位皆有值，Workday 只會允許您自動完成透過 Workday Recruiting 起始的人員任用事件。
限制
自動完成功能不支援傳回動作。
雖然此功能永不略過服務步驟，但一律會略過服務步驟的通知。
用戶
在
編輯用戶設定 - HCM
任務中，職位設定選項
提示中的工作時數基本資料
欄位未在 Workday Recruiting 中開放使用，因此自動完成功能不支援該欄位。安全性
若要自動完成人員任用事件，您必須指定哪些安全群組可透過求職申請起始並完成此事件。如果沒有正確安全權限的人員在 Workday Recruiting 中將候選人移至「準備僱用」狀態，則此事件不會自動完成。
業務流程
若「準備僱用」業務流程定義包含「批次處理/作業」步驟，請在每個「批次處理/作業」步驟中，選取
無需等待此步驟完成，立即移至下一步驟
核取方塊。此配置可確保人員任用事件自動完成。Workday 會針對自動完成的業務流程，傳送自訂業務流程通知。您可以配置步驟條件，跳過自訂通知。
報告
如果想針對已使用自動完成功能 (而非透過 Web 服務) 自動完成的事件產生報告，Workday 建議您建立包含「外部載入」和「Event Autocompleted」欄位的自訂報告。
您可以設定這些欄位的篩選條件參數，並依照下列方式進行標幟：
- 將「外部載入」標幟為「False」
- 將「Event Autocompleted」標幟為「True」
整合
針對人員任用業務流程定義設定自動完成功能，並不會影響 Web 服務。
針對業務流程定義啟用自動完成功能，並配置自訂通知後，Workday 會建立事件記錄，然後針對起始子流程的動作步驟產生自訂通知。然而，若透過 Web 服務起始允許自動完成的業務流程，雖然 Workday 會建立事件記錄，但不會針對起始子流程的動作步驟產生自訂通知。
連結和觸點
人員任用事件的自動完成功能會與下列領域互動：
- Workday Compensation (薪酬)
- Workday Payroll (薪資)
- Workday Recruiting
Workday 提供的 Workday Touchpoints Kit (觸點套件) 包含許多資源，可協助您了解用戶中的配置關係。在 Workday Community 深入了解 Workday Touchpoints Kit (Workday 觸點套件)。