步驟︰建立和調節電子付款調節群組
請在「銀行與結算」功能區中配置「
銀行帳戶事件」
業務流程和安全原則。您可以將電子付款傳出合併至電子付款調節群組 (EPRG)，以簡化調節作業。當您結算 EFT 和直接存款付款時，Workday 會產生包含每個銀行帳戶付款的 EPRG。
EPRG 可讓您︰
- 將薪資給付分組在一起，避免顯示個別給付的保密資訊。
- 手動調節單一群組的大量電子付款。
- 將一組電子付款與自動調節中的單一銀行對帳單明細進行比對。
- 根據您的銀行服務合約，將所有電子付款歸入單一銀行對帳單明細，以減少銀行手續費。
- 存取「建立銀行帳戶」或「編輯銀行帳戶」任務。選取「群組調節電子付款」核取方塊。安全性︰「銀行與結算」功能區中的「設定︰銀行實體」網域。
- 結算電子付款。您可以︰Workday 會將具有以下所有相同付款屬性的付款分為一個 EPRG︰
- 付款種類範例︰特殊付款或雜項付款。
- 付款日期
- 付款類型範例︰EFT 或直接存款。
- 交易貨幣
Workday 在提供給銀行的付款檔案中，會同時包含群組參考 ID 和個別付款 ID。當銀行接受並完成群組中的至少一筆付款時，Workday 會啟用 EPRG 進行銀行調節。Workday 將已收到的付款和已退回的付款視為完成。當群組中的付款仍等候確認時，Workday 會阻止您調節 EPRG。 - 找出付款檔案中的 EPRG 參考 ID。若要找出您的銀行在付款檔案中使用的群組參考 ID，請在檢視結算執行作業時，在「付款群組」分頁中選取業務流程付款訊息。範例︰在 ISO20022 XML 文件中，「付款資訊 ID」元素包含群組 ID，「付款 ID」則包含個別付款 ID。
- 通知您的銀行為每個 EPRG 產生單一的銀行對帳單明細。您可以指示銀行將付款檔案中的群組參考 ID 合併到產生的銀行對帳單明細中，以簡化銀行調節。範例︰您處理從 Workday 向您正職員工的多筆 ACH 薪資給付。若要啟用一對一比對方法進行調節，您可以要求銀行傳回單一對帳單明細，該明細代表群組中所有單筆 ACH 付款的總和。
- 在 Workday 中記錄銀行對帳單資訊。您可以︰
- 使用 EPRG 調節您的銀行對帳單明細。您可以︰若要進行調節，請執行以下任一操作︰
- 根據「交易參考」欄位，使用條件規則建立一對一的比對規則，以進行自動調節。
- 在手動調節時，請將對帳單明細中的群組參考 ID 與 EPRG 相符。
若要檢視 EPRG 的參考號碼及其組成付款的付款狀態，您可以從此任務或報告存取「檢視電子付款調節群組」報告︰- 手動銀行調節。在「可調節項目」網格中，按一下 EPRG 的放大鏡圖示。
- 檢視結算執行作業。選取付款群組，然後選取 EPRG 付款訊息。
銀行對帳單可讓您驗證分組付款是否正確反映在銀行對帳單明細中。您可以使用
「銀行帳戶對帳匯總報告」
和其他銀行調節報告來確認詳細資料。您為銀行調節啟用 EPRG 功能，並將 Workday 配置為接收付款確認。Workday 將您的 4 筆 EFT 付款分組在一個總價值為 $1000.00 的 EPRG 中。
此表格說明 Workday 如何依據群組內不同的付款和確認狀態，決定 EPRG 總金額和可調節的可用性。包含狀態為付款的 EPRG︰
- 雖然此筆付款會計入原始 EPRG 金額，但尚無法調節「待處理付款確認」。
- 「取消」或「拒絕」是可調節的，但 Workday 會從原始 EPRG 金額中扣除這筆付款。如果群組中的所有基礎付款都已取消或拒絕，則 EPRG 無法調節。
EPRG 中的付款 | 情境 1 | 情境 2 | 情境 3 | 情境 4 | 情境 5 | 情境 6 | 情境 7 | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
付款 1 | $100.00 | 等候確認
| 等候確認
| 完成
| 已拒絕
| 已拒絕
| 已拒絕
| 已拒絕
|
付款 2 | $200.00 | 等候確認
| 完成
| 完成
| 完成
| 已拒絕
| 等候確認
| 等候確認
|
付款 3 | $300.00 | 等候確認
| 完成
| 完成
| 完成
| 已拒絕
| 完成
| 已取消
|
付款 4 | $400.00 | 等候確認
| 完成
| 完成
| 完成
| 已拒絕
| 完成
| 完成
|
EPRG 總金額
| $1000.00
| $1000.00
| $1000.00
| $1000.00
| $900.00
| $0.00
| $900.00
| $600.00
|
EPRG 可調節
| 否
| 否
| 是
| 是
| 否
| 否
| 否
|