Gerenciar transações de faturamento do projeto

Administrator Guide

Para transferir transações não relacionadas à mão de obra de um projeto faturável para outro projeto, configure uma data de ajuste contábil e um motivo do ajuste contábil.

Para habilitar as transferências de transações em períodos fechados, habilite a opção em todo o locatário

Permitir transferências em períodos de entrada de horas fechados

na guia

Opções de transferência de projeto

da tarefa

Definir configuração de faturamento do projeto

Para habilitar as listas de opções de pesquisa

Função atribuível ao projeto

trabalhador para Função atribuível

nas tarefas

Gerenciar transações de faturamento do projeto

Transferir transações do projeto

, habilite a opção

Habilitar pesquisa otimizada por função atribuível ao projeto e trabalhador

na tarefa

Editar definição de locatário - Finanças

Segurança:

Domínio Manage: Billable Projects
na área funcional Projects.

Domínio Process: Project Billing - Core
na área funcional Project Billing.

Para transferências de projeto em períodos bloqueados e fechados:

O usuário também deve ter acesso ao domínio Time Tracking: Exempt from Lockout
na área funcional Time Tracking.

Se o processo de negócios Evento de ajuste de transação do projeto
:

Está configurado, o iniciador da transferência do projeto deve ter acesso ao domínio Time Tracking: Exempt from Lockout
ou o processo de negócios não avançar.

For configurado com aprovadores, os aprovadores devem ter acesso ao domínio Time Tracking: Exempt from Lockout
ou o processo de negócios não será concluído.

Domínio Set Up: Project Billing - Configurations
na área funcional Project Billing (para a opção

Permitir transferências dentro de períodos fechados de entrada de horas

Você pode usar a tarefa Gerenciar transações de faturamento do projeto para revisar todas as origens das transações de faturamento do seu projeto. O Workday permite visualizar transações de aging, transações que podem exigir recálculo e detalhamento de transações com base no status de faturamento .

Você pode visualizar transações de todas as origens de transação juntas ou agrupadas em guias por origem de transação.

Você também pode:

Ajustar horas, taxas e valores das transações.

Aprovar transações para um projeto.

Alterar o status de faturamento das transações.

Criar propostas de fatura para transações.

Filtrar e visualizar transações faturáveis que já foram faturadas.

Recalcular os valores das transações usando planilhas de taxas de faturamento.

Dividir transações faturáveis não relacionadas à mão de obra entre várias transações (quando visualizar por origem da transação).

Transferir transações faturáveis para outro projeto, fase ou tarefa (quando visualizar por origem da transação).

Acesse a tarefa

Transferir transações do projeto

na página de resumo para transferir e ratear outros tipos de transação.

Você pode adicionar o worklet

Gerenciar transações de faturamento do projeto

na sua página inicial para revisar as transações de faturamento do projeto.

Observe que as datas da linha de contrato controlam se as transações são faturáveis ou não faturáveis. As datas da linha de contrato também controlam o mapeamento para o projeto na linha de contrato. Se as transações não forem faturáveis, significa que elas estão fora do intervalo de datas da linha de contrato ou que a programação ou o contrato de faturamento contém informações incorretas.

Acesse a tarefa

Gerenciar transações de faturamento do projeto

O Workday exibe a caixa de diálogo de critérios de pesquisa com seus critérios de pesquisa anteriores salvos sempre que você acessa a tarefa.

Preencha os critérios de pesquisa:

Pelo menos um destes campos deve ser preenchido para executar uma pesquisa:

Hierarquia de projetos

Cliente

Proprietário do projeto

Projetos faturáveis

Você pode ocultar ou exigir listas de opções de pesquisa específicas para a tarefa

Gerenciar transações de faturamento do projeto

usando a tarefa

Configurar campos opcionais

. Selecione a área funcional Project Billing
> Manage Project Billing Transactions
e selecione os grupos de segurança para os quais os campos devem ser ocultados ou obrigatórios. As alterações de configuração que você faz em

Gerenciar transações de faturamento do projeto

também candidatar-se à tarefa

Transferir transações do projeto

Opção	Descrição
Hierarquia de projetos	Selecione uma hierarquia para filtrar os projetos faturáveis a serem revisados.
Proprietário do projeto	Selecione um proprietário do projeto para filtrar os projetos faturáveis a serem revisados.
Função atribuível do projeto	(Opcional) Selecione uma função do projeto atribuível, como Gestor de projeto ou Especialista em faturamento de projeto para filtrar os projetos faturáveis a serem revisados. O Workday salva e usa sua seleção sempre que você acessa a tarefa. Se novos projetos foram criados recentemente ou alterações feitas na estrutura hierárquica de projetos, pode haver um atraso antes que essas alterações sejam refletidas nos resultados da pesquisa. A lista de opções Função atribuível do projeto não oferece suporte a funções atribuíveis associadas a grupos de segurança com o direito de acesso Aplica-se à organização atual e subordinadas até o nível . Se você seleciona esse tipo de função atribuível, a pesquisa não retorna nenhuma transação. A função atribuível do projeto que você seleciona pode ser atribuída a mais de um grupo de segurança com base em funções e cada um desses grupos pode ter uma configuração diferente de direitos de acesso para organizações . Nesse caso, o Workday aplica os direitos de acesso seguindo esta ordem de classificação: Classificação 1: aplica-se à organização atual e a todas as subordinadas Classificação 2: aplica-se à organização atual e às subordinadas não atribuídas Classificação 3: aplica-se apenas à organização atual Classificação 4: aplica-se a organizações atuais e subordinadas até o nível
Trabalhador para função atribuível	(Opcional) Selecione um trabalhador designado para a função selecionada na lista de opções Função atribuível do projeto para filtrar os projetos faturáveis a serem revisados. Quando você seleciona um valor para Função atribuível do projeto , mas não para Trabalhador para função atribuível , os resultados da pesquisa incluem projetos para os quais o usuário atual tem a função selecionada. O Workday salva e usa sua seleção sempre que você acessa a tarefa. Se novos projetos foram criados recentemente ou alterações feitas na estrutura hierárquica de projetos, pode haver um atraso antes que essas alterações sejam refletidas nos resultados da pesquisa.
Projetos faturáveis	Selecione os projetos faturáveis que você quer revisar. Os campos Função atribuível do projeto , Trabalhador para função atribuível , Hierarquia de projetos , Cliente e Proprietário do projeto filtram os projetos disponíveis para seleção no campo Projetos faturáveis . O Workday salva e usa sua seleção sempre que você acessa a tarefa.
Mostrar transações não faturáveis	(Opcional) Selecione para exibir transações com status Não faturável . O Workday salva e usa sua seleção sempre que você acessa a tarefa.
Mostrar transações com tarifa fixa	(Opcional) Selecione para exibir a coluna Taxa fixa na visualização resumida do projeto, que mostra o número de transações de projeto com taxa fixa nesse grupo de transações. O Workday salva e usa sua seleção sempre que você acessa a tarefa.
Revisar transações por origem	Selecione essa opção para visualizar as transações de faturamento do projeto agrupadas por origem da transação na visualização de detalhes da transação. O Workday salva e usa sua seleção sempre que você acessa a tarefa.
Revisar as transações de forma detalhada	(Opcional) Selecione essa opção para navegar diretamente até a visualização de detalhes da transação. O Workday salva e usa sua seleção sempre que você acessa a tarefa.
Resultados do grupo por	(Opcional) Selecione uma opção para agrupar as transações na visualização resumida do projeto. É exibido quando você desmarca a caixa de seleção Revisar transações em detalhes . O Workday salva e usa sua seleção sempre que você acessa a tarefa.

(Opcional) Conclua a seção Resumo do aging na visualização resumida do projeto:

Cartão	Descrição
Transações aguardando revisão	Revisar transações faturáveis de trabalhos em progresso . Você pode visualizar as transações faturáveis agrupadas por dias de aging, projeto e moeda.
Notificações	Exibida quando você modifica as regras da planilha de taxas de faturamento padrão associadas na tarefa Manter taxas de faturamento padrão por regras e tem transações de projeto faturáveis que podem exigir recálculo.

Na visualização resumida do projeto, selecione os projetos que você quer revisar em detalhes ou nos quais quer executar ações em massa.

Você pode aprovar as transações, recalcular taxas, criar propostas de fatura de cliente, modificar em massa valores para transações de projetos faturáveis ou iniciar a tarefa

Transferir transações de projeto

. Considere:

Opção	Descrição
Valor total original a faturar	Valor total a faturar, antes dos ajustes de modificação em massa.
Tipos de transação para ajuste	(Opcional) Selecione os tipos de transação a serem ajustados por modificação em massa. Por padrão, esse campo é definido como somente transações de horas , mas você pode adicionar os outros tipos de transação com suporte: Fatura de fornecedor , Despesa e Despesas diversas . Não há suporte para ajustes de transações de horas diárias .
Valor elegível para ajuste	O Workday calcula o valor total disponível para ajuste com base nas seleções feitas no campo Tipos de transação para ajuste .
Novo valor total a faturar	(Opcional) Insira o novo valor que você quer faturar para a linha de transação. O valor inserido é o valor de toda a linha, não apenas para os tipos de transação selecionados no campo Tipos de transação para ajuste , mas o Workday rateia somente os tipos de transação para ajuste para atingir o valor inserido.
Percentual de ajuste para tipos selecionados	(Opcional) Insira um percentual de ajuste para o ajuste de modificação em massa. O Workday adiciona esse percentual ao Valor total original a faturar para calcular o Novo valor total a faturar . Um número positivo aumenta o valor a faturar, e um número negativo o diminui. Somente os tipos de transação selecionados no campo Tipos de transação para ajuste são incluídos no cálculo.
Valor de ajuste para tipos selecionados	(Opcional) Insira um valor de ajuste para o ajuste de modificação em massa. O Workday adiciona esse valor ao Valor total original a faturar para calcular o Novo valor total a faturar . Um número positivo aumenta o valor a faturar, e um número negativo o diminui. Somente os tipos de transação selecionados no campo Tipos de transação para ajuste são incluídos no cálculo.
Nenhum valor a faturar	(Opcional) Marque essa caixa de seleção para definir o Novo valor total a faturar como zero.
Aprovar	Clique para aprovar transações faturáveis no nível do projeto. O Workday atualiza o status das transações de projeto faturável Aguardando revisão e Em suspenso para Pronto para faturar .
Recalcular taxas	Clique para recalcular taxas de transações faturáveis no nível do projeto. O Workday recalcula as taxas para transações de projetos faturáveis com o status Aguardando revisão , Em suspenso e Pronto para faturar .
Criar proposta de fatura	Clique nessa opção para criar propostas de fatura de cliente para transações faturáveis no nível do projeto. O Workday cria propostas de fatura de cliente para transações de projetos faturáveis com status Pronto para faturar . Se você não selecionar nenhuma transação faturável antes de clicar nessa opção, o Workday abre a tarefa Criar proposta de fatura de cliente . Exibido quando você clica no botão Mais .
Enviar modificação em massa de valores	Clique para ajustar em massa os valores das transações faturáveis no projeto. O Workday modifica em massa valores para transações de projetos faturáveis: Para transações faturáveis originais e de compensação Com status Aguardando revisão , Em suspenso e Pronto para faturar . Com valores faturáveis negativos e positivos. Essa ação se aplica aos tipos de transação que você configura com a opção Tipos de transação para ajuste na tarefa Definir configuração de faturamento do projeto . Por padrão, você pode ajustar valores para estes tipos de transação: transações de Horas, Fatura de fornecedor, Despesas e Despesas diversas. Exibido quando você clica no botão Mais . Essa opção permite que você conclua a mesma ação que a ação em massa Modificação de valor na visualização de detalhes da transação, mas no nível do projeto.
Transferir projeto	Clique para iniciar a tarefa Transfer Project Transactions para transferência e rateio de transações. Quando você transfere transações de projeto durante um período em aberto, o Workday executa cálculos de horas para o bloco de horas e reavalia as worktags. O Workday redefine quaisquer valores de worktag que os trabalhadores substituem nos blocos de horas de volta aos seus valores por padrão. Se você quiser desabilitar a opção Transferir projeto na visualização resumida da tarefa Gerenciar transações de faturamento do projeto , acesse a tarefa Configurar campos opcionais , selecione a área funcional Gerenciar transações de faturamento do projeto e selecione grupos de segurança para ocultar o botão Resumo: transferir projeto . Exibido quando você clica no botão Mais .

(Opcional) Na visualização resumida do projeto e na visualização de detalhes da transação, clique nos ícones no canto superior direito da grade para filtrar os dados da grade, reordenar e ocultar colunas, e alternar o modo de tela inteira.

(Opcional) Durante o preenchimento dos critérios de pesquisa na visualização de detalhes da transação, selecione Não faturar
na lista

de opções Status do faturamento

para exibir transações com status
Não faturar
.

Preencha o cabeçalho na visualização de detalhes da transação:

Opção	Descrição
Valor total a faturar	A soma do Valor a faturar para as transações selecionadas. Ou, quando você visualiza por origem da transação, a soma do Valor a faturar de cada transação selecionada para cada origem de transação.
Moeda	Exibe quando as transações selecionadas têm a mesma moeda de faturamento.
Ação em massa	Selecione várias transações e, em seguida, aplique uma destas ações a todas as transações selecionadas de uma vez: Transferência de projeto : transfira transações para outro projeto, fase ou tarefa. Essa opção está disponível ao visualizar por origem da transação. Alterar status de faturamento : altera o status de faturamento das transações; por exemplo, de Em suspenso para Pronto para faturar . Excluir do pagamento antecipado : exclui transações do consumo de pagamento antecipado. Modificar valor : modifique os valores a serem faturados para as transações selecionadas. Essa ação se aplica aos tipos de transação que você configura com a opção Tipos de transação para ajuste na tarefa Definir configuração de faturamento do projeto . Por padrão, você pode ajustar valores para estes tipos de transação: transações de Horas, Fatura de fornecedor, Despesas e Despesas diversas.
Status do faturamento	Selecione um novo status de faturamento para as transações selecionadas e clique em Aplicar . Exibido quando você seleciona Alterar status de faturamento na lista de opções Ação em massa .
Valor original a faturar	A soma do Valor a faturar para as transações selecionadas. Exibido quando você seleciona Modificação de valor na lista de opções Ação em massa .
Novo valor a faturar	(Opcional) Insira o valor que quer faturar para todas as transações selecionadas na grade. Os tipos de transação aos quais essa ação se aplica são configurados pela opção Tipos de transação para ajuste na tarefa Definir configuração de faturamento do projeto . Por padrão, você pode ajustar valores para estes tipos de transação: transações de Horas, Fatura de fornecedor, Despesas e Despesas diversas. Insira um valor positivo se deseja que o valor faturável seja positivo e um valor negativo para um valor faturável negativo . Exemplo: digite -150,00 para um valor faturável de (150,00). O Workday determina o percentual de cada transação em relação ao valor faturável total. Em seguida, o Workday aplica esse percentual ao Novo valor a faturar informado. Exemplo: você seleciona duas transações de horas. A transação 1 tem um Valor faturável de 150 USD. A transação 2 tem um Valor faturável de 480 USD. O valor faturável total das duas transações é de 630 USD. A transação 1 é 23,8% (150 ÷ 630) do valor faturável total, e a transação 2 é 76,19% (480 ÷ 630). Você digita um Novo valor a faturar de 500 USD. O Workday preenche automaticamente o Valor a faturar com 119,05 USD para a transação 1 e 380,95 USD para a transação 2. Exibido quando você seleciona Modificação de valor na lista de opções Ação em massa .
Nenhum valor a faturar	Selecione para atualizar o Valor a faturar para zero nas transações selecionadas. Quando você marca essa caixa de seleção, o Workday desabilita a entrada de dados para os campos Novo valor a faturar , Percentual de ajuste e Valor de ajuste . Exibido quando você seleciona Modificação de valor na lista de opções Ação em massa .
Percentual de ajuste e Valor de ajuste	(Opcional) Digite um número em um desses campos para ajustar os valores a faturar por todas as transações que você selecionou na grade: Percentual de ajuste : o Workday adiciona o percentual inserido neste campo ao Valor original a faturar para calcular o Novo valor a faturar . Um número positivo aumenta o valor a faturar, e um número negativo o diminui. Valor de ajuste : o Workday adiciona o valor inserido nesse campo ao Valor original a faturar para calcular o Novo valor a faturar . Um número positivo aumenta o valor a faturar, e um número negativo o diminui. Esses campos são exibidos quando você seleciona Modificar valor na lista de opções Ação em massa .
Motivo do ajuste	Quando você deixa essa lista de opções em branco, o Workday preenche as transações selecionadas com o motivo de ajuste de receita por padrão configurado na tarefa Manter motivos de ajuste de receita . Quando você clica em: Aplicar , o Workday rateia o valor de ajuste entre as transações selecionadas e preenche o motivo do ajuste de receita nas transações. Enviar , o Workday encaminha as transações para revisão e aprovação usando o processo de negócios Ajuste . Você pode detalhar a coluna Contagem de ajuste para visualizar os ajustes manuais. Exibido quando você seleciona Modificação de valor na lista de opções Ação em massa .
Transferir para tarefa de plano de projeto (disponível quando visualizado por origem da transação)	Selecione uma opção para transferência em massa de transações de horas ou de horas diárias e clique em Aplicar . A lista de opções inclui todas as tarefas de todos os níveis de fase do projeto faturável. Exibido quando você seleciona Transferência de projeto na lista de opções Ação em massa .
Transferir para projeto/fase/tarefa (disponível na visualização por origem da transação)	Selecione uma opção para transferência em massa de transações faturáveis não relacionadas à mão de obra e clique em Aplicar . Quando você transfere transações para: Uma tarefa de plano de projeto, o Workday exibe todas as tarefas de todos os níveis de fase do projeto faturável. Uma fase de plano de projeto, o Workday exibe apenas as fases de nível superior do projeto faturável. Exibido quando você seleciona Transferência de projeto na lista de opções Ação em massa .

(Opcional) Na grade Transações do projeto (na guia

Revisão de faturamento

na visualização com guias), você pode alterar o status do faturamento , as horas a faturar, a taxa a faturar e o valor a faturar de transações individuais. Você também pode filtrar (e visualizar) transações faturáveis que já foram faturadas e visualizar transações faturáveis que exigem recálculo. O Workday não recalcula os valores de compensação nem preenche a coluna

Recalcular

para transações com base no uso.

Preencha a guia

Transferência de projeto

(disponível durante a visualização por origem da transação na visualização com guias):

Se você transferir transações ad hoc depois de elas já terem sido custeadas, será necessário executar a tarefa

Criar resumo de custos de mão de obra do projeto

para reverter os lançamentos contábeis anteriores do projeto de origem e criar novos lançamentos para o projeto de destino.

Opção	Descrição
Transferir para tarefa de plano de projeto	Selecione as tarefas do plano de projeto para as quais transferir transações individuais. Esse campo está disponível apenas para transações de horas e exibe todas as tarefas de todos os níveis de fase do projeto faturável.
Transferir para projeto/fase/tarefa	Selecionar projetos, fases do plano de projeto ou tarefas de plano de projeto para os quais transferir transações faturáveis não relacionadas à mão de obra individuais. Esse campo está disponível para transações de despesas ou faturas de fornecedor. Quando você transfere: Transações para uma tarefa de plano de projeto, o Workday exibe todas as tarefas de todos os níveis de fase do projeto faturável. Transações para uma fase do plano de projeto, o Workday exibe apenas as fases de nível superior do projeto faturável. Transações faturáveis não relacionadas à mão de obra pagas, o Workday cria uma linha de ajuste contábil com os detalhes da transação de origem de Fatura de fornecedor ou Relatório de despesas. Transações faturáveis não pagas e não relacionadas à mão de obra, o Workday atualiza as linhas da fatura de fornecedor ou do relatório de despesas no documento de origem com a nova worktag do projeto.
Dividir	(Despesa e fatura de fornecedor) Clique nessa opção para alocar um percentual ou valor para dividir a transação faturável não relacionada à mão de obra entre várias transações sem alterar o valor da transação original. Quando você dividir: Transações faturáveis não relacionadas à mão de obra pagas, o Workday cria uma linha de ajuste contábil com os detalhes da transação de origem de Fatura de fornecedor ou Relatório de despesas. Transações faturáveis não pagas e não relacionadas à mão de obra, o Workday cria uma divisão da linha da fatura de fornecedor ou uma discriminação de itens do relatório de despesas.
Motivo da transferência	(Despesa e fatura de fornecedor) O Workday preenche esse campo com o motivo da transferência que você configurou na tarefa Definir configuração de faturamento do projeto .
Data do ajuste contábil	(Despesa e fatura de fornecedor) O Workday preenche esse campo com a data que você configurou na tarefa Definir configuração de faturamento do projeto . Exibido apenas em transações pagas não relacionadas à mão de obra de projetos faturáveis.
Motivo do ajuste contábil	(Despesa e fatura de fornecedor) O Workday preenche esse campo com o motivo que você configurou na tarefa Definir configuração de faturamento do projeto . Exibido apenas em transações pagas não relacionadas à mão de obra de projetos faturáveis.

(Opcional) Visualize os detalhes de ajuste das transações de projetos faturáveis.

Quando as transações faturáveis têm algum histórico de ajuste, como transferências para outro projeto, você pode visualizar a atividade detalhada para concluir seu processo de revisão de faturamento com mais eficiência.

O Workday cria essas atividades quando as transações faturáveis são enviadas inicialmente em relação a um projeto ou fase/tarefa do projeto, ou se as transações são modificadas no documento de origem. Os usuários podem ver se alguma alteração foi feita em determinados atributos de transação específicos, mesmo que as transações tenham permanecido no mesmo projeto/tarefa.

Selecione o ícone de ações relacionadas para uma transação faturável e selecione a guia

Atividade de ajuste de transação faturável

. Esta guia exibe informações resumidas sobre os ajustes de transação para estes tipos de transação:

Hora

Despesa

Fatura de fornecedor

Despesas diversas

Transações ad hoc de todas as origens

Clique na lupa na coluna

Atividade

para visualizar mais detalhes sobre essa atividade.

O Workday registra atividades apenas para transações registradas em um projeto faturável quando criado.

Exemplos:

Se uma transação é criada inicialmente em um projeto não faturável e, posteriormente, transferida para um projeto faturável, você vê somente uma atividade no histórico de atividades.

Se uma transação é transferida de um projeto faturável para um não faturável e, em seguida, transferida de volta para um projeto faturável, o Workday registra ambas as atividades.

Se uma transação de horas (um bloco de horas do trabalhador ou hora ad hoc) é transferida de um projeto faturável para um projeto não faturável, em seguida para um ou mais projetos não faturáveis e, por fim, retorna para um projeto faturável, o Workday registra a transferência. ao primeiro projeto não faturável, não registra nenhuma transferência subsequente para outros projetos não faturáveis e retoma as atividades de registro assim que a transação é transferida de volta para um projeto faturável. Para transações não relacionadas à mão de obra (faturas de fornecedor e transações de relatório de despesas, incluindo ad hoc) transferidas de um projeto faturável, o Workday registra as transferências de projetos não faturáveis para não faturáveis.

(Opcional) Na grade Transações de projeto (na guia

Pagamento antecipado

na visualização com guias), exclua transações do consumo de pagamento antecipado.

Você pode excluir transações selecionando-as individualmente usando a caixa de seleção

Excluir do pagamento antecipado

ou selecionando várias transações e usando a ação em massa

Excluir do pagamento antecipado

(Opcional) Na grade Transações do projeto (na guia

Worktags

quando você visualizar a origem da transação na exibição com guias), visualize worktags anteriores e atuais quando você transferir ou dividir transações faturáveis não relacionadas à mão de obra.

(Opcional) Na grade Transações de projeto (na guia

Referências personalizadas

na visualização com guias), edite os detalhes da transação de projeto ad hoc para fins de faturamento e relatórios.

O Workday exibe essa guia quando você habilita referências personalizadas para transações de projeto ad hoc.

(Opcional) Exporte as transações de faturamento do projeto para o Excel.

Exporte transações de faturamento do projeto para o Excel para analisar os dados e fundamentar suas decisões de faturamento.

Clique no campo

Transações faturáveis

para abrir uma visualização somente leitura da grade de transações.

Na visualização somente leitura, clique em

Exportar para Excel

para baixar as transações como uma planilha do Excel.