Gerenciar transações de faturamento do projeto

Administrator Guide

Para transferir transações faturáveis de projeto não relacionadas à mão de obra para outro projeto, configure uma data de ajuste contábil e um motivo de ajuste contábil.

Para habilitar transferências de transações em períodos fechados, habilite a opção em todo o locatário

Permitir transferências em períodos fechados de entrada de horas

na guia

Opções de transferência de projeto

da tarefa

Definir configuração de faturamento do projeto

Segurança:

Domínio Manage: Billable Projects
na área funcional Projects.

Domínio Process: Project Billing - Core
na área funcional Project Billing.

Para transferências de projeto em períodos bloqueados e fechados:

O usuário também deve ter acesso ao domínio Time Tracking: Exempt from Lockout
na área funcional Time Tracking.

Se o processo de negócios Evento de ajuste de transação do projeto
:

Está configurado, o iniciador da transferência do projeto deve ter acesso ao domínio Time Tracking: Exempt from Lockout
, caso contrário, o processo de negócios não avança.

Está configurado com aprovadores, os aprovadores devem ter acesso ao domínio Time Tracking: Exempt from Lockout
, caso contrário, o processo de negócios não será concluído.

Domínio Set Up: Project Billing - Configurations
na área funcional Project Billing (para a opção

Permitir transferências em períodos fechados de entrada de horas

Você pode usar a tarefa Gerenciar transações de faturamento do projeto para revisar todas as origens das transações de faturamento do seu projeto. O Workday permite visualizar transações de aging, visualizar transações que podem exigir recálculo e detalhar transações com base no status de faturamento.

Você pode visualizar transações de todas as origens de transações juntas ou agrupadas em guias por origem da transação.

Você também pode:

Ajustar horas, taxas e valores da transação.

Aprovar transações para um projeto.

Alterar o status de faturamento das transações.

Crie propostas de fatura para transações.

Filtrar e visualizar transações faturáveis já faturadas.

Recalcular os valores das transações usando planilhas de taxas de faturamento.

Dividir transações faturáveis não relacionadas à mão de obra em várias transações (ao visualizar por origem da transação).

Transfira transações faturáveis para outro projeto, fase ou tarefa (ao visualizar por origem da transação).

Acesse a tarefa

Transfer Project Transactions

na página de resumo para transferir e dividir outros tipos de transação.

Você pode adicionar o worklet

Gerenciar transações de faturamento do projeto

à sua página inicial para revisar as transações de faturamento do projeto.

Observe que as datas das linhas de contrato controlam se as transações são faturáveis ou não faturáveis. As datas da linha de contrato também controlam o mapeamento para o projeto na linha de contrato. Se as transações não forem faturáveis, significa que estão fora do intervalo de datas da linha de contrato ou que a programação de faturamento ou o contrato contém informações incorretas.

Acesse a tarefa

Gerenciar transações de faturamento do projeto

O Workday exibe a caixa de diálogo de critérios de pesquisa com seus critérios de pesquisa anteriores salvos sempre que você acessa a tarefa.

Preencha os critérios de pesquisa:

Pelo menos um destes campos deve ser preenchido para que uma pesquisa seja executada:

Hierarquia de projetos

Cliente

Proprietário do projeto

Projetos faturáveis

Opção	Descrição
Função atribuível do projeto	(Opcional) Selecione uma função de projeto atribuível, como Gestor de projeto ou Especialista em faturamento do projeto , para filtrar os projetos faturáveis a serem revisados. O Workday salva sua seleção e a usa sempre que você acessa a tarefa. Se novos projetos foram criados recentemente ou foram feitas alterações na estrutura hierárquica de projetos, pode haver um atraso antes que essas alterações sejam refletidas nos resultados da pesquisa. A lista de opções Função atribuível do projeto não oferece suporte a funções atribuíveis associadas a grupos de segurança com o direito de acesso Aplica-se à organização atual e Subordinadas ao nível . Se você seleciona esse tipo de função atribuível, a pesquisa não retorna nenhuma transação. A função atribuível do projeto que você seleciona pode ser atribuída a mais de um grupo de segurança com base em funções, e cada um desses grupos pode ter uma configuração diferente de Direitos de acesso a organizações . Nesse caso, o Workday aplica os direitos de acesso seguindo esta ordem de classificação: Classificação 1: aplica-se à organização atual e a todas as subordinadas Classificação 2: aplica-se à organização atual e subordinadas não atribuídas Classificação 3: aplica-se somente à organização atual Classificação 4: aplica-se às organizações atuais e subordinadas ao nível
Trabalhador para função atribuível	(Opcional) Selecione um trabalhador designado individualmente para a função selecionada na lista de opções Função atribuível do projeto para filtrar os projetos faturáveis a serem revisados. Quando você seleciona um valor para Função atribuível do projeto , mas não para Trabalhador para Função atribuível , os resultados da pesquisa incluem projetos para os quais o usuário atual tem a função de projeto selecionada. O Workday salva sua seleção e a usa sempre que você acessa a tarefa. Se novos projetos foram criados recentemente ou foram feitas alterações na estrutura hierárquica de projetos, pode haver um atraso antes que essas alterações sejam refletidas nos resultados da pesquisa.
Projetos faturáveis	Selecione os projetos faturáveis que você quer revisar. Os campos Função atribuível do projeto , Trabalhador para função atribuível , Hierarquia de projetos , Cliente e Proprietário do projeto filtram os projetos disponíveis para seleção no campo Projetos faturáveis . O Workday salva sua seleção e a usa sempre que você acessa a tarefa.
Mostrar transações não faturáveis	(Opcional) Selecione essa opção para exibir transações com status Não faturável . O Workday salva sua seleção e a usa sempre que você acessa a tarefa.
Mostrar transações com taxa fixa	(Opcional) Selecione essa opção para exibir a coluna Taxa fixa na visualização resumida do projeto, que mostra o número de transações de projeto com taxa fixa dentro desse grupo de transações. O Workday salva sua seleção e a usa sempre que você acessa a tarefa.
Revisar transações por origem	Selecione essa opção para visualizar as transações de faturamento do projeto agrupadas por origem na visualização de detalhes da transação. O Workday salva sua seleção e a usa sempre que você acessa a tarefa.
Revisar transações em detalhes	(Opcional) Selecione essa opção para navegar diretamente para a visualização de detalhes da transação. O Workday salva sua seleção e a usa sempre que você acessa a tarefa.
Agrupar resultados por	(Opcional) Selecione uma opção para agrupar as transações na visualização resumida do projeto. Exibido quando você desmarca a caixa de seleção Revisar transações em detalhes . O Workday salva sua seleção e a usa sempre que você acessa a tarefa.

(Opcional) Preencha a seção Resumo de aging na visualização resumida do projeto:

Cartão	Descrição
Transações aguardando revisão	Revise as transações faturáveis de trabalho em andamento. Você pode visualizar transações faturáveis agrupadas por dias de aging, projeto e moeda.
Notificações	Exibida quando você modifica as regras da planilha de taxas de faturamento padrão associadas na tarefa Manter taxas de faturamento padrão por regras e tem transações de projeto faturáveis que podem exigir recálculo.

Na visualização resumida do projeto, selecione os projetos que você quer revisar em detalhes ou nos quais quer executar ações em massa.

Você pode aprovar as transações, recalcular taxas, criar propostas de fatura de cliente, modificar em massa valores de transações de projetos faturáveis ou iniciar a tarefa

Transferir transações de projeto

. Considere:

Opção	Descrição
Valor total original a faturar	O valor total a faturar, antes dos ajustes de modificação em massa.
Tipos de transação para ajuste	(Opcional) Selecione os tipos de transação a serem ajustados pela modificação em massa. Por padrão, esse campo é definido como Somente transações de horas , mas você pode adicionar os outros tipos de transação com suporte: Fatura de fornecedor , Despesa e Despesas diversas .
Valor elegível para ajuste	O Workday calcula o valor total disponível para ajuste com base nas seleções feitas no campo Tipos de transação para ajuste .
Novo valor total a faturar	(Opcional) Insira o novo valor que deseja faturar para a linha de transação. O valor inserido é o valor da linha inteira, não apenas para os tipos de transação selecionados no campo Tipos de transação para ajuste , mas o Workday rateia apenas os tipos de transação para ajuste para atingir o valor inserido.
Percentual de ajuste para tipos selecionados	(Opcional) Insira um percentual de ajuste para o ajuste de modificação em massa. O Workday adiciona esse percentual ao Valor total original a faturar para calcular o Novo valor total a faturar . Um número positivo aumenta o valor a ser faturado e um número negativo o diminui. Somente os tipos de transação selecionados no campo Tipos de transação para ajuste são incluídos no cálculo.
Valor de ajuste para tipos selecionados	(Opcional) Insira um valor de ajuste para o ajuste de modificação em massa. O Workday adiciona esse valor ao Valor total original a faturar para calcular o Novo valor total a faturar . Um número positivo aumenta o valor a ser faturado e um número negativo o diminui. Somente os tipos de transação selecionados no campo Tipos de transação para ajuste são incluídos no cálculo.
Valor zero a faturar	(Opcional) Marque essa caixa de seleção para definir o Novo valor total a faturar como zero.
Aprovar	Clique para aprovar transações faturáveis no nível do projeto. O Workday atualiza o status das transações de projetos faturáveis Aguardando revisão e Em suspenso para Pronto para faturar .
Recalcular taxas	Clique para recalcular as taxas de transações faturáveis no nível do projeto. O Workday recalcula as taxas para transações de projetos faturáveis nos status Aguardando revisão , Em suspenso e Pronto para faturar .
Criar proposta de fatura	Clique para criar propostas de fatura de cliente para transações faturáveis no nível do projeto. O Workday cria propostas de fatura de cliente para transações de projetos faturáveis no status Pronto para faturar . Exibido quando você clica no botão Mais .
Enviar modificação em massa de valores	Clique para ajustar em massa os valores das transações faturáveis no nível do projeto. O Workday modifica em massa os valores das transações de projetos faturáveis: Para transações faturáveis originais e de compensação. Nos status Aguardando revisão , Em suspenso e Pronto para faturar . Com valores faturáveis negativos e positivos. Essa ação se aplica aos tipos de transação que você configura com a opção Tipos de transação para ajuste na tarefa Definir configuração de faturamento do projeto . Por padrão, você pode ajustar os valores para estes tipos de transação: transações de horas, de fatura de fornecedor, de despesas e de despesas diversas. Exibido quando você clica no botão Mais . Essa opção permite que você conclua a mesma ação que a ação em massa Modificar valor na visualização de detalhes da transação, mas no nível do projeto.
Transferir projeto	Clique para iniciar a tarefa Transfer Project Transactions para transferência e divisão de transações. Quando você transfere transações de projeto durante um período em aberto, o Workday executa cálculos de horas para o bloco de horas e reavalia as worktags. O Workday redefine quaisquer valores de worktag que os trabalhadores substituíram nos blocos de horas de volta para seus valores por padrão. Se você quiser desabilitar a opção Transferir projeto na visualização resumida da tarefa Gerenciar transações de faturamento do projeto , acesse a tarefa Configurar campos opcionais , selecione a área funcional Manage Project Billing Transactions e selecione os grupos de segurança dos quais ocultar o Resumo: botão Transfer Project . Exibido quando você clica no botão Mais .

(Opcional) Na visualização resumida do projeto e na visualização de detalhes da transação, clique nos ícones no canto superior direito da grade para filtrar os dados da grade, reordenar e ocultar colunas e alternar para o modo de tela inteira.

(Opcional) Durante o preenchimento dos critérios de pesquisa na visualização de detalhes da transação, selecione Não faturar
na lista de opções

Status do faturamento

para exibir transações com status Não faturar
.

Preencha o cabeçalho na visualização de detalhes da transação:

Opção	Descrição
Valor total a faturar	A soma do Valor a faturar para as transações selecionadas. Ou, na visualização por origem da transação, a soma do Valor a faturar das transações selecionadas para cada origem da transação.
Moeda	Exibe quando as transações selecionadas têm a mesma moeda de faturamento.
Ação em massa	Selecione várias transações e aplique uma destas ações a todas as transações selecionadas de uma só vez: Transferência de projeto : transfira transações para outro projeto, fase ou tarefa. Essa opção está disponível na visualização por origem da transação. Alterar status de faturamento : altera o status de faturamento das transações; por exemplo, de Em suspenso para Pronto para faturar . Excluir do pagamento antecipado : exclui transações do consumo de pagamento antecipado. Modificar valor : modifique os valores a serem faturados para as transações selecionadas. Essa ação se aplica aos tipos de transação que você configura com a opção Tipos de transação para ajuste na tarefa Definir configuração de faturamento do projeto . Por padrão, você pode ajustar os valores para estes tipos de transação: transações de horas, de fatura de fornecedor, de despesas e de despesas diversas.
Status de faturamento	Selecione um novo status de faturamento para as transações selecionadas e clique em Aplicar . Exibido quando você seleciona Alterar status de faturamento na lista de opções Ação em massa .
Valor original a faturar	A soma do Valor a faturar para as transações selecionadas. Exibido quando você seleciona Modificar valor na lista de opções Ação em massa .
Novo valor a faturar	(Opcional) Insira o valor que deseja faturar para todas as transações selecionadas na grade. Os tipos de transação aos quais essa ação se aplica são configurados pela opção Tipos de transação para ajuste na tarefa Definir configuração de faturamento do projeto . Por padrão, você pode ajustar os valores para estes tipos de transação: transações de horas, de fatura de fornecedor, de despesas e de despesas diversas. Insira um valor positivo se quiser que o Valor faturável seja positivo e um valor negativo para um Valor faturável negativo. Exemplo: insira -150,00 para um valor faturável de (150,00). O Workday determina o percentual de cada transação em relação ao valor faturável total. Em seguida, o Workday aplica esse percentual ao Novo valor a faturar que você insere. Exemplo: você seleciona duas transações de horas. A transação 1 tem um Valor faturável de 150 USD. A transação 2 tem um Valor faturável de 480 USD. O valor faturável total das duas transações é de 630 USD. A transação 1 corresponde a 23,8% (150 ÷ 630) do valor faturável total, e a transação 2 corresponde a 76,19% (480 ÷ 630). Você insere um Novo valor a faturar de 500 USD. O Workday preenche automaticamente o Valor a faturar com 119,05 USD para a Transação 1 e 380,95 USD para a Transação 2. Exibido quando você seleciona Modificar valor na lista de opções Ação em massa .
Valor zero a faturar	Selecione essa opção para atualizar o Valor a faturar para zero nas transações selecionadas. Quando você marca essa caixa de seleção, o Workday desabilita a entrada de dados para os campos Novo valor a faturar , Percentual de ajuste e Valor de ajuste . Exibido quando você seleciona Modificar valor na lista de opções Ação em massa .
Percentual de ajuste e Valor de ajuste	(Opcional) Insira um número em um destes campos para ajustar os valores a faturar para todas as transações que você selecionou na grade: Percentual de ajuste : o Workday adiciona o percentual inserido neste campo ao Valor original a faturar para calcular o Novo valor a faturar . Um número positivo aumenta o valor a ser faturado e um número negativo o diminui. Valor de ajuste : o Workday adiciona o valor inserido neste campo ao Valor original a faturar para calcular o Novo valor a faturar . Um número positivo aumenta o valor a ser faturado e um número negativo o diminui. Esses campos são exibidos quando você seleciona Modificar valor na lista de opções Ação em massa .
Motivo do ajuste	Quando você deixa essa lista de opções em branco, o Workday preenche as transações selecionadas com o motivo de ajuste de receita por padrão que você configurou na tarefa Manter motivos de ajuste de receita . Quando você clica em: Candidatura , o Workday rateia o valor de ajuste entre as transações selecionadas e preenche o motivo de ajuste de receita nas transações. Enviar , o Workday encaminha as transações para revisão e aprovação usando o processo de negócios Ajuste . Você pode detalhar a coluna Total de ajustes para visualizar os ajustes manuais. Exibido quando você seleciona Modificar valor na lista de opções Ação em massa .
Transferir para tarefa de plano de projeto (disponível na visualização por origem da transação)	Selecione uma opção para transferência em massa de transações de horas e clique em Aplicar . A lista de opções inclui todas as tarefas de todos os níveis de fase do projeto faturável. Exibido quando você seleciona Transferência de projeto na lista de opções Ação em massa .
Transferir para projeto/fase/tarefa (disponível na visualização por origem da transação)	Selecione uma opção para transferência em massa de transações faturáveis não relacionadas à mão de obra e clique em Aplicar . Quando você transfere transações para: Uma tarefa de plano de projeto, o Workday exibe todas as tarefas de todos os níveis de fase do projeto faturável. Fase de plano de projeto, o Workday exibe apenas as fases de nível superior do projeto faturável. Exibido quando você seleciona Transferência de projeto na lista de opções Ação em massa .

(Opcional) Na grade Transações do projeto (na guia

Revisão de faturamento

na visualização por guias), você pode alterar o status do faturamento, as horas a faturar, a taxa a faturar e o valor a faturar para transações individuais. Você também pode filtrar e visualizar transações faturáveis já faturadas e visualizar transações faturáveis que exigem recálculo. O Workday não recalcula os valores de compensação nem preenche a coluna

Recalcular

para transações com base no uso.

Preencha a guia

Transferência de projeto

(disponível na visualização por origem da transação na visualização com guias):

Se você transferir transações de horas ad hoc depois de já terem sido calculadas, será necessário executar a tarefa

Criar resumo de custos de mão de obra do projeto

para estornar os lançamentos contábeis anteriores do projeto de origem e criar novos lançamentos para o projeto de destino.

Opção	Descrição
Transferir para tarefa de plano de projeto	Selecione tarefas de plano de projeto para as quais transferir transações individuais. Esse campo está disponível apenas para transações de horas e exibe todas as tarefas de todos os níveis de fase do projeto faturável.
Transferir para projeto/fase/tarefa	Selecione projetos, fases de plano de projeto ou tarefas de plano de projeto para os quais transferir transações faturáveis não relacionadas à mão de obra individuais. Esse campo está disponível para transações de Despesa ou Fatura de fornecedor. Quando você transfere: Transações para uma tarefa de plano de projeto, o Workday exibe todas as tarefas de todos os níveis de fase do projeto faturável. Transações para uma fase de plano de projeto, o Workday exibe apenas as fases de nível superior do projeto faturável. Transações faturáveis pagas e não relacionadas à mão de obra, o Workday cria uma linha de ajuste contábil com detalhes da transação de origem da fatura de fornecedor ou do relatório de despesas. Transações faturáveis não pagas e não pagas, o Workday atualiza as linhas da fatura de fornecedor ou do relatório de despesas no documento de origem com a nova worktag do projeto.
Divisão	(Despesa e fatura de fornecedor) Clique para alocar um percentual ou valor para dividir a transação faturável não relacionada à mão de obra em várias transações sem alterar o valor da transação original. Quando você divide: Transações faturáveis pagas e não relacionadas à mão de obra, o Workday cria uma linha de ajuste contábil com detalhes da transação de origem da fatura de fornecedor ou do relatório de despesas. Transações faturáveis não pagas e não pagas, o Workday cria uma divisão da linha da fatura de fornecedor ou uma discriminação de itens do relatório de despesas.
Motivo da transferência	(Despesa e fatura de fornecedor) O Workday preenche esse campo com o motivo da transferência que você configurou na tarefa Definir configuração de faturamento do projeto .
Data do ajuste contábil	(Despesa e fatura de fornecedor) O Workday preenche esse campo com a data que você configurou na tarefa Definir configuração de faturamento do projeto . Exibido apenas em transações pagas não relacionadas à mão de obra de projetos faturáveis.
Motivo do ajuste contábil	(Despesa e fatura de fornecedor) O Workday preenche esse campo com o motivo que você configurou na tarefa Definir configuração de faturamento do projeto . Exibido apenas em transações pagas não relacionadas à mão de obra de projetos faturáveis.

(Opcional) Na grade Transações do projeto (na guia Pagamento

antecipado

na visualização por guias), exclua as transações do consumo de pagamento antecipado.

Você pode excluir transações selecionando-as individualmente usando a caixa de seleção

Excluir do pagamento antecipado

ou selecionando várias transações e usando a ação em massa

Excluir do pagamento antecipado

(Opcional) Na grade Transações do projeto (na guia

Worktags

ao visualizar por origem da transação na visualização com guias), visualize as worktags anteriores e atuais quando você transferir ou dividir transações faturáveis não relacionadas à mão de obra.

(Opcional) Na grade Transações do projeto (na guia

Referências personalizadas

na visualização por guias), edite os detalhes das transações do projeto ad hoc para fins de faturamento e geração de relatórios.

O Workday exibe essa guia quando você habilita referências personalizadas para transações de projeto ad hoc.

(Opcional) Exporte as transações de faturamento do projeto para o Excel.

Exportar transações de faturamento do projeto para o Excel para analisar os dados e embasar melhor suas decisões de faturamento.

Clique no campo

Transações faturáveis

para abrir uma visualização somente leitura da grade de transações.

Na visualização somente leitura, clique em

Exportar para Excel

para baixar as transações como uma planilha do Excel.