Etapas: gerenciar propostas de fatura de cliente
Crie transações prontas para faturar.
Você pode criar propostas de fatura de cliente a partir de transações faturáveis para pré-visualizar, ajustar e revisar informações antes de criar faturas. Isso elimina a necessidade de cancelar e recriar faturas quando você quer ajustar valores ou corrigir erros. Quando você adiciona transações a uma proposta de fatura, você só pode faturar os clientes por essas transações criando uma fatura a partir da proposta.
- (Opcional) Acesse a tarefaEditar definição de locatário - Sistema.Você pode permitir que trabalhadores adicionem comentários às propostas de fatura de cliente. Na seção Configurações de fluxo de atividades, selecioneProposta de fatura de clientena lista deopções Objetos selecionados para o fluxo de atividades.Segurança: domínioSet Up: Tenant Setup - Systemnas áreas funcionais Customer Central e System.
- (Opcional) Editar processos de negócios .Configure o processo de negóciosEvento de proposta de fatura de clientee a política de segurança para:
- Encaminhar propostas de fatura de cliente para revisão e aprovações.
- Automatizar a criação de faturas de cliente.
- Defina worklets para relatórios personalizados. Os worklets permitem que você adicione relatórios personalizados a uma etapa de aprovação no processo de negócios. Por exemplo, você pode adicionar um relatório personalizado que mostre informações sobre faturas anteriores durante a etapa de aprovação de uma nova proposta de fatura para ajudá-lo a tomar sua decisão sobre a aprovação ou rejeição da proposta de fatura.
- Na política de segurança do processo de negóciosEvento de proposta de fatura de cliente:
- Adicione o grupo de segurança Aprovadores às ações Visualizar e Aprovar. O Workday encaminha a proposta de fatura de cliente para o aprovador designado na sua organização.
- Atualize sua política de segurança se planeja adicionar a etapaRevisar proposta de fatura de clienteao processo de negóciosEvento de proposta de fatura de cliente. Veja a próxima etapa para ver os detalhes.
- Adicione a etapaRevisar proposta de fatura de clienteao processo de negóciosEvento de proposta de fatura de cliente.Quando uma proposta de fatura é encaminhada para Minhas tarefas de um revisor, o revisor pode fazer edições em qualquer uma das guias da proposta de fatura, exceto a guiaNarrativa de fatura, que é apenas para visualização. Os avaliadores veem os botõesAprovar,RecusareDevolverse tiverem acesso por meio da política de segurança.Configure o tipo de processo de negócios:
- Acesse o tipo de processo de negóciosEvento de proposta de fatura de clientee clique emEditar política.
- Na seção Pessoas autorizadas a realizar etapas de ação no processo de negócios, adicione grupos de segurança, comoEspecialista em faturamento,Gestor de projetoeEspecialista em faturamento de projeto. Este domínio concede acesso à etapa de açãoRevisar proposta de fatura de cliente.
- Adicione também grupos de segurança para as ações apropriadas, como as açõesAprovareRecusar.
- Acesse a tarefaAtivar alterações da política de segurança pendentespara ativar as alterações de política de segurança feitas por você.
Configure a definição de processo de negócios:- Acesse a definição de processo de negóciosEvento de proposta de fatura de cliente.
- Nas ações relacionadas, selecioneProcesso de negócios>Editar definição.
- Adicione a etapa de açãoRevisar proposta de fatura de clienteao fluxo de trabalho e atribua os grupos de segurança apropriados a ela.
Segurança:- Para editar a guiaTransações de projeto, os revisores precisam de acesso de segurança a todos os projetos da proposta, por meio de grupos de segurança com permissão Modificar em um destes domínios:Process: Project Billing - CoreouManage: Billable Projects.
- Para editar a guia Pagamentoantecipado, os revisores precisam de permissão Modificar no domínioProcess: Invoice Proposal - Prepaid Installment.
- Defina a etapa de serviçoCriar fatura de clienteno processo de negóciosEvento de proposta de fatura de cliente. O Workday cria faturas de cliente automaticamente quando você aprova a proposta de fatura de cliente.
- Adicione uma etapa de aprovação ao processo de negóciosEvento de proposta de fatura de clientee adicione um worklet de relatório personalizado à etapa de aprovação .O relatório personalizado é incorporado na página de aprovação de processo de negócios como um worklet. Os aprovadores podem clicar no worklet para abrir o relatório personalizado durante o processo de aprovação. Para obter detalhes, consulte Adicionar worklets aos processos de negócios .
- (Opcional) Acesse a tarefaCriar proposta de fatura de cliente.Na seção Critérios de seleção, selecione uma opção na listaProprietário do projetopara visualizar os projetos faturáveis do usuário que você selecionar.O Workday fatura automaticamente parcelas pré-pagas na mesma fatura que outras parcelas e transações quando você:
- Marca a caixa de seleçãoParcelas de fatura pré-pagas com outros tipos de transaçãoem programações de faturamento consolidado.
- Cria propostas de fatura de cliente
Segurança:- Domínio Process: Billing - Invoice Proposalnas áreas funcionais Customer Contracts e Project Billing.
- Domínio Process: Project Billing - Invoice Proposalna área funcional Project Billing.
- (Opcional) Acesse a tarefaEspaço de trabalho de propostas de fatura de cliente.Nos critérios de pesquisa, selecione uma opção na listaHierarquia de projetosouProprietário do projetopara visualizar os projetos faturáveis da opção que você selecionou.Durante a execução da tarefa, considere:
Opção Descrição PesquisarClique nesta opção para alterar os critérios de seleção.O Workday salva e usa sua seleção sempre que você acessa a tarefa.Projetos faturáveisUse o menu de detalhamento para visualizar o proprietário do projeto faturável.Status de eventos pendentesVisualize o status de transações de projeto e programações de faturamento que estão aguardando aprovação de processo de negócios.AtualizarClique nesta opção para atualizar as propostas selecionadas com novas transações com statusPronto para faturarque atendam aos critérios de seleção.Criar faturaUma vez criada uma fatura de cliente, você não pode reverter -la para uma proposta de fatura. Você pode cancelar a fatura para retornar as transações para o statusPronto para faturar. Em seguida, pode criar uma nova proposta.Criar proposta de faturaAbre a tarefaCriar proposta de fatura de cliente.Cancelar propostaClique nestas opções para cancelar as propostas selecionadas e retornar as transações para o statusPronto para faturar.ImprimirClique nesta opção para gerar cópias em PDF das propostas selecionadas. Quando os PDFs ficam prontos, o Workday os exibe na colunaPDFda grade.Você só pode imprimir propostas de clientes para os quais tenha acesso de visualização.Segurança:- Domínio Process: Billing - Invoice Proposalnas áreas funcionais Customer Contracts e Project Billing.
- Domínio Process: Project Billing - Invoice Proposalna área funcional Project Billing.
- (Opcional) Na colunaPropostada tarefaEspaço de trabalho de propostas de fatura de cliente, abra o relatórioVisualizar proposta de fatura de clienteem uma nova janela.Visualize e edite os objetos personalizados de fatura de cliente na guiaDados adicionaisou na ação relacionada Dados adicionais na seção Informações de faturamento. Para visualizar e editar objetos personalizados de fatura de cliente, você deve primeiro configurar o objeto personalizado na tarefaCriar objeto personalizado.Quando você habilita fluxos de atividades, pode adicionar comentários à proposta de fatura de cliente e visualizar comentários de outros usuários.Segurança:
- Domínio Process: Billing - Invoice Proposalnas áreas funcionais Customer Contracts e Project Billing.
- Domínio Process: Project Billing - Invoice Proposalna área funcional Project Billing.
Quando você acessa uma proposta de fatura de cliente em um processo de negócios ouem Minhas tarefas, pode visualizar, mas não editar, os objetos personalizados na guiaDados adicionais. - (Opcional) Em uma linha na tarefaEspaço de trabalho de propostas de fatura de cliente, clique emEditarpara acessar a tarefaEditar proposta de fatura de cliente.Para adicionar linhas de fatura ad hoc em propostas de fatura de cliente, você deve ter uma função no projeto ou uma função na empresa que corresponda à empresa no projeto. Quando você adiciona linhas de fatura ad hoc em propostas de fatura de cliente, você só pode:
- Adicione linhas que tenham umTratamento de receitasdeFatura.
- Editar a descrição das linhas de fatura que você criou na tarefaCriar proposta de fatura de cliente.
- Selecionar linhas de contrato de cliente não diferidas.
- Selecionar projetos que você já incluiu na proposta de fatura de cliente.
Para excluir transações do consumo de pagamento antecipado, você pode selecionar transações individualmente ou selecionar várias transações e usar a ação em massaExcluir do pagamento antecipado.Para excluir parcelas pré-pagas da proposta de fatura, na guiaPré-paga,marque a caixa de seleçãoExcluirdessas linhas.Atualize a proposta de fatura de cliente quando você:- Adicionar uma nova linha.
- Alterar as linhas existentes que afetam o valor total da fatura.
- Remover uma nova linha.
Segurança:- Domínio Process: Billing - Invoice Proposalnas áreas funcionais Customer Contracts e Project Billing.
- Domínio Process: Project Billing - Invoice Proposalna área funcional Project Billing.
- Domínio Process: Invoice Proposal - Prepaid Installmentnas áreas funcionais Customer Contracts e Project Billing. Este domínio fornece acesso para modificar parcelas pré-pagas em propostas de fatura usando a tarefaEditar proposta de fatura de cliente.
Crie faturas a partir de propostas de fatura de cliente selecionando no menu de ações relacionadas da proposta.