経費アイテムの作成
- 経費アイテムの設定に関する考慮事項をレビューします。
- セキュリティ: "Expenses" 業務分野の "Set Up: Expense Item" ドメイン
経費アイテムにより、支払先は、経費レポートおよび事前申請で、食事、オフィス用品、チーム イベントなど、特定の情報を提供できるようになります。
経費アイテムに追加する属性を設定して、支払先から追加情報を収集できます。
レート テーブルを作成して経費アイテムにリンクできるため、払戻し額が自動的に計算され、支出を詳細に管理できるようになります。
特定のビジネス ニーズを満たすように、以下のような経費アイテムを設定できます。
- 距離ベースの経費アイテム。支払先の移動距離に応じて、払戻し額が自動的に計算されます。
- 日単位で発生する経費アイテム。支払先が出張費用の詳細な日次内訳を提供できるようになります。
- "経費アイテムの作成"タスクまたは"経費アイテムの編集"タスクにアクセスします。
- 次を参考にして、"サマリ"セクションを完了させます。
オプション 説明 検索用キーワード支払先が経費アイテムの検索に使用できる代わりの単語を入力します。各単語はコンマで区切ってください。経費ポリシー グループ経費アイテムを特定の出張ポリシーおよび経費ポリシーに関連付けるために、"経費ポリシー グループの管理"タスクで作成した経費ポリシー グループから選択します。その後、ポリシー グループとそのアイテムをセキュリティ セグメントに割り当てて、使用できる経費アイテムを特定の支払先に制限できます。"経費アイテム グループ""経費アイテム グループの管理"タスクで作成した経費アイテム グループから選択します。以下の"経費アイテム"プロンプトにサブカテゴリが表示されます。- 経費レポート
- 事前申請
経費アイテム グループは、以下の目的でも使用できます。- 経費行を特定の勘定科目に計上する。
- 類似した経費アイテムのグループに関するレポートを作成する。
デフォルトの税区分経費アイテムに対応する税ルールが見つからなかった場合に、経費アイテムに関連付けるデフォルトの税区分を選択します。表示 ステップ: 経費レポートの税の設定。明細を非表示経費アイテムの明細を除外する場合に選択します。この選択により、関連付けられた経費アイテムの経費レポート行で明細セクションが非表示になります。以下については、"明細を非表示"を選択しないことをお勧めします。- 明細がマッピングまたは設定されている経費アイテム
- ホテル経費アイテム
- 出張日誌
非アクティブ将来の経費レポートおよび事前申請で、支払先が該当する経費アイテムを選択できないようにする場合に選択します。経費アイテムを非アクティブにしても、既存の経費レポートや事前申請からは削除されません。例: 昨年の "Mileage" 経費アイテムを非アクティブにして、支払先が将来の経費取引で使用しないようにします。日単位で発生する経費アイテムを設定する場合は、以下を参考にしてください。オプション 説明 日単位で発生カスタム レポートで、経費アイテムを日単位で発生する経費アイテムとして識別する場合にオンにします。このチェックボックスをオンにすると、カスタム検証を使用して、日単位で発生するアイテムに同じ日付が複数回使用されていることを支払先に通知できます。出張日誌機能を有効にすると、このチェックボックスは自動的にオンになり、オフにすることはできません。出張日誌を有効化支払先が経費レポートで経費アイテムを選択した際、出張日誌機能を有効にする場合に選択します。この機能を有効にすると、作成している経費アイテムが親経費アイテムになります。表示 概念: 親経費アイテムと子経費アイテム。支払先が親アイテムを選択して出発日と到着日を入力すると、経費行に出張日誌が表示されます。支払先は日単位で発生する経費を出張日誌に入力できます。これに基づいて、1 日の払戻し額が計算されます。出張日誌アイテム親経費アイテムに関連付ける子経費アイテムを選択します。これにより、出張日誌に子経費アイテムのすべての属性が表示されますが、子アイテム自体は表示されません。出張日誌の設定形式24 時間単位: 出張の開始時間から 24 時間にわたって日単位で発生する払戻し額が計算されます。例: 11:00 に始まる出張が、出張日誌の最初の行に入力され、翌日の 10:59 に終了するとします。暦の日付単位: 選択した暦日の午前 0 時から翌暦日の午前 0 時までに日単位で発生する払戻し額が計算されます。時間に対する端数処理オプション日単位で発生する払戻し額について、分単位を最も近い時間または 30 分に自動的に切り上げるか切り捨てるかを指定します。編集不可な時間数支払先が出張日誌行の"時間数"フィールドを編集できないようにする場合に選択します。支払先が自分の出張の時間数を編集できるようにしたい場合は、このチェックボックスをオンにしないでください。例: 支払先が、出張の途中で半日の休暇を取得するような場合。 - 次を参考にして、"処理方法"セクションを完了させます。
オプション 説明 経費アイテムの金額タイプ実績金額: 支払先が経費行に金額を手動で入力できるようにします。手当プランに基づく: 経費アイテムを社員の手当プランに関連付けることができます。ステップ: 払戻し可能勘定科目の管理を参照してください。"1 行あたりの最高金額"および"1 日あたりの最高金額": 各経費行の経費アイテムに対して許可する最高金額を設定するか、暦日全体で許可する最高金額を設定します。これらのオプションを以下のオプションと組み合わせて選択します。- "固定/最高経費金額を使用"オプション: すべての場合において、1 行あたりの最高金額または 1 日あたりの最高金額がすべての支払先に適用されます。
- "経費レート テーブルを使用"オプション: 関連するレート テーブルのルールと条件に基づいて金額が計算されます。例: 出張関連の経費アイテムに「100 EUR」と入力し、出張の目的地としてイタリアを選択します。しかし、関連するレート テーブルでは、イタリアに出張する支払先に対して許可されているのは最高 80 EUR までです。
固定金額: 支払先が経費行で経費アイテムを選択したときに、そのアイテムに対して編集不可の固定金額が設定されます。このオプションを以下のオプションと組み合わせて選択します。- "固定/最高経費金額を使用"オプション: 固定された行金額は常に同じになります。
- "経費レート テーブルを使用"オプション: 関連するレート テーブルのルールに基づいて、編集不可の金額が計算されます。
経費アイテムの計算"経費アイテムの金額タイプ"セクションで選択した金額タイプの計算方法を選択します。"経費レート テーブルを使用"オプションと"固定/最高経費金額を使用"オプションは、以下のオプションとのみ組み合わせて使用できます。- 固定金額
- 1 日あたりの最高金額
- 1 行あたりの最高金額
"該当なし"オプションは、以下のオプションとのみ組み合わせて使用できます。- 実績金額
- 手当プランに基づく
事前申請でレート テーブルを有効にする支払先が事前申請のアイテムを選択するときに、経費アイテムに関連付けられているレート テーブルを有効にする場合に選択します。このチェックボックスをオンにした場合、支払先が事前申請時に送信できる金額を制限できます。例: レート テーブルに最高 800 USD を設定しましたが、支払先は事前申請に 1,000 USD の経費を見積もっています。定義された最高金額を超える事前申請金額を支払先が送信できるようにする場合は、"限度超過を許可"チェックボックスをオンにします。1 日あたりの金額に事前申請の日数を掛けるこのチェックボックスは、プロフェッショナル サービスから指示された場合にのみオンにしてください。数量と単価は入力不可経費アイテムの"数量"フィールドおよび"単価"フィールドを非アクティブにする場合に選択します。これにより、経費データの正確性を確保できます。例: "Conference" 経費アイテムでこのチェックボックスをオンにして、支払先が複数の会議の経費を 1 つの経費行に入力できないようにします。限度超過を許可経費アイテムに設定した最高金額を超える金額を、支払先が送信できるようにする場合に選択します。 - 次を参考にして、"経費アイテム属性"セクションを完了させます。 概念: 経費アイテム属性次も参考にしてください。
オプション 説明 到着日を出発日より前に表示支払先が"到着日"フィールドに出張の開始日を入力し、"出発日"フィールドに出張の終了日を入力する場合に選択します。編集不可な日数支払先が出張日誌行の"日数"フィールドを編集できないようにする場合に選択します。支払先が自分の出張の日数を編集できるようにしたい場合は、このチェックボックスをオンにしないでください。例:支払先が、数日間にわたって出張し、出張の途中で休暇を取得するような場合。経費レポート: 必須事前申請: 必須これらのチェックボックスをオンにすると、支払先から経費アイテム属性に関する情報が提供されるようになります。設定可能なブール値の属性については、これらのチェックボックスをオンにしないでください。 - "関連ワークタグ"タブで、経費アイテムにワークタグを追加して、経費行レベルで追加データを記録できます。
- "レート テーブル"タブで、経費アイテムにレート テーブルと累積方法を追加し、レートを使用して払戻し額を計算できます。経費アイテムの累積金額は、関連するレート テーブルで評価対象の属性を変更するとリセットされます。評価対象の属性を変更する場合は、累積方法を使用している既存のアイテムを編集するのではなく、新しい経費アイテムを作成することをお勧めします。
- "明細のマッピング"タブで、より詳細な費用の内訳を記録するために、経費アイテムの明細を設定できます。
- 次を参考にして、"距離の計算"タブに値を入力します。組織のサブスクリプション サービス契約によっては、この機能を有効にするために追加のステップが必要になる場合があります。詳細については、Community のこの記事を参照してください。
オプション 説明 出発地の住所目的地の住所走行経路の推定距離支払先が経費レポートおよび事前申請で、走行経路における出発地の住所と目的地の住所を入力できるようにする場合に選択します。距離ベースの経費データにおける完全性と正確性を確保するため、これらの属性はセットとしてのみ有効にできます。支払先が住所を入力すると、Google Maps によって経費行に推定距離が示されます。その後、その推定距離と、関連するレート テーブルのレートに基づいて、払戻し額が計算されます。距離ベースの経費アイテムには、"金額" および "段階的金額" のレート テーブル タイプのみを使用できます。移動距離 (道路距離)支払先が Google Maps で示される推定距離とは異なる距離を入力できるようにする場合に選択します。例: 支払先が交通を迂回するため、または有料道路を回避するために代替経路を選択する場合。この属性を他の距離ベースの属性と一緒に有効にした場合、この属性には経費行の推定距離が自動的に入力されますが、支払先はこのフィールドを編集できます。距離ベースの経費アイテムにオプトインしない場合でも、支払先が移動距離を手動で入力できるように、単独の属性として"移動距離 (道路距離)"を有効にすることができます。1 日の通勤距離 (片道)移動距離または推定距離から通勤距離を差し引く場合に選択します。この属性は、以下の属性のいずれかまたは両方を有効にした場合にのみ使用できます。- 走行経路の推定距離
- 移動距離 (道路距離)
往復単一の経費行で移動を往復として指定する場合に選択します。これにより、精算対象の距離が 2 倍になります。この属性は、以下の属性のいずれかまたは両方を有効にした場合にのみ使用できます。- 走行経路の推定距離
- 移動距離 (道路距離)
精算対象の距離1 日の通勤距離を差し引いた後、精算対象の距離を計算します。移動を往復として指定すると、精算対象の距離が自動的に 2 倍になります。この属性を手動で有効にすることはできません。以下の属性のいずれかまたは両方を選択すると、経費アイテムに属性が追加されます。- 1 日の通勤距離 (片道)
- 往復
経費アイテムのセキュリティ権限を設定します。