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最終更新: 2023-06-23
ホテル経費の明細化

ホテル経費の明細化

  • ホテル明細のマッピングに使用する経費アイテムを作成します。
  • セキュリティ: "Expenses" 業務分野の "Set Up: Expense Item" ドメイン
(Mastercard および Visa) レベル 3 のクレジット カード取引データを使用する場合は、以下を行います。
(任意。推奨) 経費アイテムのデフォルト適用を設定します。ステップ: クレジット カード取引の経費アイテムの推奨事項の設定とデフォルト適用を参照してください。
経費アイテムに対して特定の設定を行うことで、ホテル代が経費レポート行に自動的に明細化されます。例: インターネット料金、宿泊料、宿泊税。
  1. "経費アイテムの作成"
     タスクまたは
    "経費アイテムの編集"
     タスクにアクセスします。
  2. "経費アイテム属性"
     グリッドで、"到着日" 属性および "出発日" 属性を追加します。
    レベル 3 のクレジット カード取引データが使用できない場合、これらの属性を使用して、ホテル滞在の宿泊日数が計算されます。
  3. 以下のチェックボックスをオンにします。
    • 経費レポート: ユーザーに表示
    • 経費レポート: 必須
  4. "明細マッピング
     " タブを使用して経費アイテムをマッピングします。
    オプション 説明
    ホテル経費
    経費アイテムをホテル関連の経費アイテムとして指定する場合に選択します。このチェックボックスをオンにすると、経費レポート行にクレジット カード取引データが自動的に明細化されます。
    このチェックボックスをオンにしない場合、ホテル宿泊費に関して、クレジット カード取引データを含む経費レポート行が自動的に明細化されることはありません。また、以下のチェックボックスをオンにできなくなります。
    • レベル 3 のクレジット カード取引データの明細の自動入力
    • 宿泊料
    レベル 3 のクレジット カード取引データの明細の自動入力
    オンにした場合、レベル 3 のクレジット カード取引データがホテル経費の明細行に自動入力されます。
    このチェックボックスをオフにすると、製品コードを経費アイテムにマッピングできません。
    自動明細化を機能させるには、少なくとも 1 つの明細マッピング行が必要です。
    経費アイテム
    ホテル明細にマッピングする経費アイテムを選択します。
    経費の明細化基準
    請求の内訳
    : 明細行に正確な請求金額を入力する場合に選択します。例: クリーニングや食事などの定期的な費用については、経費支払先から請求内容の内訳を提供してもらいます。
    日次費用の定期請求
    : 明細行に平均請求額を自動入力する場合に選択します。例: 経費支払先がホテルに 2 日間滞在した場合。最初の宿泊料金は 200 USD です。2 日目の宿泊料金は 100 USD です。2 つの明細行のそれぞれに 1 日平均 150 USD が表示されます。
    宿泊料
    レベル 2 のクレジット カード取引データから、1 日あたりのレートを含む明細を生成できるようにする場合に選択します。宿泊料は、
    到着日 ()
     と
    出発日 ()
    を基準とする合計日数に
    1 日あたりのレート ()
    を掛けて計算されます。
    拡張レベル 3 のクレジット カード取引データの使用を有効にすると、データが存在する場合は、代わりにこのデータが使用されます。明細が自動的に生成され、ユーザーが
    到着日 ()
    、
    出発日 ()
    、または
    1 日あたりのレートを
     修正すると、宿泊料金が再計算されます。
    明細行を常に生成
    以下を行う場合、このチェックボックスは自動的にオンになります。
    • "レベル 3 のクレジット カード取引データに明細を自動入力
       " チェックボックスをオンにし、
    • 経費アイテムを必須に設定する。
    このオプションを選択すると、クレジット カード取引からのデータがあるかどうかに関係なく、明細行が生成されます。
    このチェックボックスをオンにせず、対応するレベル 3 のクレジット カード取引データがない場合、明細行は生成されません。
    製品コード
    経費アイテムにマッピングする製品コードを選択します。これにより、明細行に経費アイテムが自動的に入力されます。
    製品コードをマッピングせずに、クレジット カード取引が存在する場合、明細行は生成されますが、経費アイテムが自動的に入力されることはありません。
組織でレベル 3 のクレジット カード取引データの使用を有効にしている場合、明細行に緑のチェック マーク アイコンが表示され、明細行にホテル宿泊費のデータが自動的に入力されます。レベル 3 のクレジット カード取引データの使用を有効にしない場合、明細行は自動的に生成されますが、その行にデータが入力されることはありません。
自動的に明細化されたホテル経費の経費アイテム詳細をユーザーが手動で変更した場合、ホテル取引は自動的に再明細化されません。ホテル明細の自動入力を再開するには、既存の経費レポート行を削除し、クレジット カード取引を経費レポートに追加し直してください。
経費アイテムを手動で追加した場合、ホテル経費は自動的に明細化されません。経費アイテムのデフォルト適用または利用先カテゴリ コードのマッピングを設定することをお勧めします。
支払先が経費レポートでホテル関連の経費アイテムを選択すると、
日次費用の "1 日あたりの経費"
 サブセクションを含む
"明細"
 セクションが表示されます。請求の内訳は、
"明細"
 セクションの下にある別のサブセクションにも表示されます。