設定の考慮事項: 経費アイテム
このトピックの内容を、経費アイテムの設定および使用を計画する際の決定に役立てることができます。このトピックでは以下について説明します。
- 設定する理由
- Workday のその他の部分への適合
- 下流への影響と製品間インタラクション
- セキュリティ要件とビジネス プロセス設定
- 実装前に考慮しておく質問事項と制限事項
設定の全詳細については、タスクの詳細な説明を参照してください。
機能の概要
経費アイテムを使用すると、以下に対して支払先が実行する取引を定義できます。
- 事前申請 (支出の事前承認をリクエストする場合)。
- 経費レポート (発生した経費を報告する場合)。
レート テーブルを経費アイテムに関連付けて、経費取引の金額が自動的に計算されるようにできます。複数の経費アイテムをリンクして、階層に組み入れることもできます。これにより、支払先は経費行で複数の経費アイテムを使用して、詳細な費用の内訳を把握できます。
距離ベースの経費や日単位で発生する経費における要件の設定など、特定のビジネス ニーズに合わせて経費アイテムを設定することもできます。
業務上のメリット
- 税要件に関する特定の情報を取得する。
- レポート作成のために、経費をポリシー、タイプ、支出カテゴリ別に分類する。
- 日単位で発生する経費に関連する法律および会社のポリシーを遵守する。
- 支出を制限することで、プロジェクト コストを削減し、予算内に収める。
- 出張データを経費アイテムにマッピングして、経費取引のエラーを防止する。
- 経費取引データを自動的に計算することで、払戻しを迅速化する。
- 分析、監査、レポートを使用して経費アイテムの傾向を把握し、今後のコスト計画を立てる。
ユース ケース
- 移動距離に応じた経費の払戻しを計算する。
- 経費行と出張日誌で詳細な費用の内訳を記録する。
- 経費アイテムを手当プランにリンクして、ジムの月会費などの払戻しを配分する。
- 事務用品、タクシー代、チームでのランチなど、日常的な経費を払い戻す。
- 出張先に応じたレートを使用して経費を払い戻す。
- 1 日あたりの最高金額を設定して、支出超過を防ぐ。
- ホテルの請求書を複数の要素に分解し、税情報を収集する。
- プロジェクト内の個々のタスクに関わるコストを追跡する。
考慮すべき質問事項
質問 | 考慮事項 |
|---|---|
経費金額の計算にはどのような方法を使用しますか？ | 以下を使用して支払先が経費アイテムに入力できる金額を制限することで、支出の超過を防ぐことができます。
また、支払先による入力で、以下についての超過を許容することもできます。
タクシー代などの可変の費用については、ユーザーが経費アイテムの金額を手動で指定できるようにすることが可能です。 レート テーブルを設定して経費アイテムに関連付けると、経費アイテムの金額が自動的に計算されます。レート テーブルの計算は、以下に基づいて行うことができます。
レート テーブルにルールを設定して、出張先などの追加条件に基づいて払戻し額を検証することもできます。 |
従業員に求める経費データは何ですか？ | 経費アイテムに属性を追加することで、従業員から追加のデータを取得できます。以下を使用できます。
それぞれの経費アイテム属性は、経費取引で任意または必須の属性に設定することもできます。 複数の経費アイテムをリンクして親子関係を設定することで、以下において詳細な費用の内訳を把握できます。
従業員が経費アイテムを明細化していない場合、または出張日誌を使用していない場合、レポート作成に必要な経費データが少なくなる可能性があります。 |
経費アイテムに誰がアクセスできるようにしますか？ | セグメント セキュリティを使用すると、一部の従業員だけに特定の経費アイテムの使用を許可できるため、不正確な経費請求や、許可されていない経費請求を防ぐことができます。 |
追加承認が必要な経費は何ですか？ | 特定の経費アイテムが含まれる取引を追加のレビューアおよび承認者に送信するには、以下のビジネス プロセスで追加の承認を設定します。
例: 支払先が国際会議の経費を申請する際に、上級管理職による追加の承認が必要である場合。 |
日単位で発生する経費にはどのような要件がありますか？ | 以下の方法で、日単位で発生する経費の要件を満たすことができます。
日単位で発生する経費の金額を、法定最低額を超える金額に設定することもできます。例: 社員が物価の高い都市に出張した場合、日単位で発生する金額をより高い金額で払い戻すことができます。 |
日単位で発生する経費の一部払戻しはどのような場合に行いますか？ | 日単位で発生する経費アイテムで基準レート テーブルを使用する場合、調整レート テーブルを追加して払戻し額を調整できます。これらの調整は、固定金額または固定比率で行うことができます。
例: 出張時に社員の食事が無料で提供された場合、日単位で発生する標準の払戻し額から 20% を差し引くことができます。 |
会社の経費取引で見られるデータの不整合には、どのようなものがありますか？ | 特定の属性を設定することで、支払先が経費レポートに値を 1 回のみ入力できるようにすることが可能です。関連データが計算され、出張日誌行に入力されることにより、不整合が低減します。
例: レート テーブルに "時間数" 属性を設定し、従業員が経費レポート行に出発時間と到着時間を入力します。後は時間数が自動的に計算され、出張日誌の各行の "時間数" フィールドに入力されます。また、"時間数" フィールドの計算された値を従業員が編集できないようにすることもできます。 |
推奨事項
- 経費アイテムに説明テキストを追加して、従業員に追加のコンテキストを提供します。
- 手動入力を減らすために、経費アイテムに追加する属性の数を制限します。
- 複数会社の経費アイテムには、デフォルトの税区分ではなく取引税ルールを使用します。さまざまな出張先の税率に応じて、異なる税ルールを使用できます。
- 検証の競合を避けるため、行と明細レベルで同じ経費アイテムを使用しないでください。経費アイテムは、行または明細レベルで定義してください。両方では定義できません。
- 設定の手間を削減するため、先に取引税ルールと関連ワークタグを設定してから、監査、会計処理、レポート作成のための情報を取得する経費アイテムを作成します。
- 往復および複数の目的地への移動における推定距離は計算されません。代わりに、出張の各区間を別々の経費行に記録してください。
子経費アイテムの場合、経費アイテム名に "(選択不可)" を含める命名規則を使用します。例: (選択不可) 日単位で発生 - 食事この命名規則によって、以下が可能になります。
- "経費アイテム"プロンプトのリストの一番下に、子経費アイテムをまとめて表示させる。
- 従業員が誤って日単位で発生する子経費アイテムを選択するのを防ぐ。
要件
すべての経費アイテム:
- 経費アイテムを作成する前に、支出カテゴリを作成する。
- 設定する経費アイテムの制限を解除する。
距離ベースの経費アイテム:
- 組織のサブスクリプション サービス契約によっては、この機能を有効にするために追加のステップが必要になる場合があります。詳細については、Community のこの記事を参照してください。
- 距離ベースのレートを含む "金額" または "段階的金額" のレート テーブルを設定する。
制限事項
以下は実行できません。
- 各手当プランに複数の経費アイテムを関連付ける。
- 設定可能な経費アイテム属性としてプロンプトを設定する。
- Workday が提供する設定可能な経費属性タイプをそれぞれ 5 つを超えて使用する。
距離ベースの経費アイテムの場合、次のことは行われません。
- 経路の決定時に、現在の交通量データを考慮する。
- 経路、出発地および目的地が含まれるマップ画像を表示する。
- 経路を決定する際に有料道路を除外する。
- 代替経路を提示する。ただし、従業員は移動距離の値を手動で入力できます。
日単位で発生する経費アイテムを使用して、以下を行うことはできません。
- 多通貨のレート テーブルの設定。
- 課税額と非課税額の分割。
- 金額ゼロの経費レポート行の送信。
テナント設定
"テナント設定の編集 - 財務会計"
タスクの "経費オプション"
セクションでは、経費アイテムに税コードと税区分を入力するためのデフォルトの税を設定できます。この機能は設定すると、非アクティブ化することはできません。
セキュリティ
ドメイン | 考慮事項 |
|---|---|
"Expenses" 業務分野の "Access Expense Item (Segmented)"
| 特定の経費アイテムにアクセスできるユーザーを管理できます。
"All Users" セキュリティ グループを使用すると、すべての従業員に、セキュリティ セグメントへのセキュリティ設定をしていない経費アイテムへのアクセス権を付与できます。例: すべての従業員が使用する、フィットネスの払戻し用の経費アイテム。 |
"System" 業務分野の | 経費アイテムを制限または制限解除できます。 |
"Expenses" 業務分野の "Set Up: Expense Item Security Segments"
| 以下を設定できます。
|
"Expenses" 業務分野の "View Expense Item"
| 経費アイテムのサマリを確認できます。 |
ビジネス プロセス
影響はありません。
レポート
レポートおよびダッシュボード | 考慮事項 |
|---|---|
"経費アイテム グループ" レポート | 既存の経費アイテム グループが表示されます。以下を確認できます。
|
経費管理ダッシュボード | 以下が表示されます。
これらの情報を、今後の支出の予算設定と計画策定に役立てることができます。 |
"経費アイテムの表示" レポート | 経費アイテムの設定が表示されます。更新したい項目をすばやく確認できます。 |
"経費アイテムのセキュリティ セグメントの表示" レポート | 経費アイテムと経費ポリシー グループのセキュリティ セグメントが表示されます。 |
"経費ポリシー グループの表示" レポート | 経費ポリシー グループが表示されます。現在使用中のポリシーを特定できます。 |
"Expense Items"
レポート データ ソースを使用すると、経費アイテムに関する以下のような設定を確認できます。
- セキュリティ セグメント。
- 支出カテゴリ。
- 払戻しタイプ。
インテグレーション
以下の Web サービスを使用して経費アイテムのデータのアップロードと取得を行います。
- Get Expense Items
- Put Expense Item
以下の Web サービスを使用して、経費レポートおよび事前申請のデータ (経費アイテムのデータを含む) のアップロードと取得を行います。
- Get Expense Rate Tables
- Get Expense Reports
- Get Spend Authorizations
- Import Expense Rate Table
- Put Expense Rate Table
- 経費レポートの提出
- Submit Spend Authorization
また、Workday から Google Maps API を呼び出して、経費行に推定距離を自動入力し、払戻し額を計算するインテグレーションを使用することもできます。
関連性のある機能
機能 | 考慮事項 |
|---|---|
手当プラン | 特定の経費アイテムを手当プランに関連付けることで、支出超過を防ぐことができます。例: 社員のオフィス通勤の費用を補償する毎四半期の手当。 |
プロジェクト | 経費アイテムを特定のプロジェクトに関連付けることで、以下のコストを追跡できます。
経費アイテムのデータをプロジェクトで使用することで、支出を削減することもできます。 |
レート テーブル | 経費アイテムを評価し、払戻し額と対象を決定するためのレート テーブルを設定できます。
支払先が渡航する国など、特定の条件に沿って払戻し額を検証するためのルールをレート テーブルに適用することもできます。 |