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Dernière mise à jour : 2026-04-03
Recommandations du processus de gestion Événement lié à la note de frais

Recommandations du processus de gestion Événement lié à la note de frais

Aperçu

Le processus de gestion Événement lié à la note de frais dans Workday est un workflow configurable qui régit la soumission, la révision, l'approbation et le traitement des notes de frais. Il s'agit d'un élément essentiel de la suite Workday Financial Management, conçu pour garantir le respect des politiques de unité légale , fournir une piste d'audit claire et rationaliser le processus de remboursement des frais.
Vous pouvez personnaliser le processus de gestion Événement lié à la note de frais pour :
  • Contrôler les anomalies de montant, le codage des frais incorrect et la duplication des frais dans les notes de frais.
  • Routez les notes de frais pour approbation en fonction de leur score de risque. ConsulterRouter les notes de frais en fonction du risque .
  • Recueillir du feedback en incluant des questionnaires dans les notes de frais.
  • Contrôler les budgets.
  • Confirmer l'exactitude des taxes dans les notes de frais.
  • Récupérer les données des notes de frais à des fins de reporting.
  • Renvoyer chaque ligne de frais pour correction.
  • Effectuer le suivi des projets.
Voici les sections associées à ce thème:
  • Sous-processus
  • Conditions préalables
  • Initiateurs de processus
  • Limites
  • Workflows des processus de gestion communs et recommandations
  • Workflow Step Types
  • Intégrations et étapes de service
  • Routing Modifiers
  • Notifications
  • Problèmes et solutions

Sous-processus

Le processus de gestion Événement lié à la note de frais peut inclure les sous-processus suivants :
  • Lancer un événement intercompagnies de note de frais : vous pouvez utiliser ce sous-processus lorsque l' unité légale d'une ligne de note de frais est différente de unité légale dans l'en-tête . Elle transmet les lignes de frais intercompagnies pour approbation aux parties prenantes appropriées de l' unité légale affiliée . Si les approbateurs intercompagnies refusent les lignes, l'intégralité de la note de frais est refusée.
  • Contrôle budgétaire : vous pouvez utiliser ce sous-processus pour vous assurer que des frais proposés ne dépassent pas les fonds pré-approuvés affectés à un service, un projet ou un centre de coûts spécifique.

Conditions préalables

Pour qu'une note de frais puisse être traitée avec succès, plusieurs éléments fondamentaux doivent être en place :
  • Définition des salariés : les salariés doivent être inscrits dans Workday HCM et avoir une option de paiement.
  • Définition de la politique de frais : une politique de frais claire et documentée doit être établie et communiquée à tous les collaborateurs, avec un détail des dépenses autorisées, des limites et des documents obligatoire .
  • Éléments de frais : les éléments de frais doivent être créés et configurés, et la configuration des notes de frais doit être terminée, y compris les règles option de paiement pour les remboursements.
  • Hiérarchies d'approbation : le workflow d'approbation des notes de frais doit être configuré.
  • Traitement intercompagnies : le cas échéant, le traitement intercompagnies des notes de frais doit être configuré pour permettre la modification de l' unité légale sur une ligne de frais.
  • Sécurité : domaines dans les domaines fonctionnels Expenses et System.
    • Pour obtenir la liste des domaines dans le domaine fonctionnel Expenses, voirRéférence : domaines de sécurité pour le processus de gestion Événement lié à la note de frais .
    • Configurez les domaines suivants dans le domaine fonctionnel System :
      • Business Process Administration :
         autorise l'accès aux tâches obligatoire pour créer et modifier les définitions des processus de gestion .
      • Manage: Business Process Definitions:
         Accorde l'accès pour gérer tous les aspects des processus de gestion.
      • Tableau de bord Gestion des frais :
         permet d'accéder au tableau de bord Gestion des frais, qui fournit un aperçu des données et des tendances en matière de frais pour l' organisation.
      • Set Up: Tenant Setup - Financials
         : permet de configurer des paramètres à l'échelle de l'environnement client pour tout le système Workday Financials, y compris les frais.

Initiateurs de processus

Le processus de gestion
Événement lié à la note de frais
 démarre lorsqu'un utilisateur soumet avec succès une note de frais pour approbation. Les notes de frais peuvent être configurées pour être soumises par différents rôles, par exemple :
  • Salariés : les employés peuvent lancer des notes de frais pour eux-mêmes.
  • Le spécialiste de la saisie des données de frais peut créer des notes de frais pour d'autres employés.
  • Délégataires : les employés peuvent déléguer la création des notes de frais à d'autres personnes, par exemple une assistante administrative.
  • Services web : les administrateurs peuvent utiliser le service web
    Submit_Expense_Report
     pour créer et soumettre des notes de frais, notamment des dépenses issues de systèmes externes. Cette valeur peut également être utilisée pour les personnes non employées et les postulants.

Limites

Les limites du processus de gestion Événement lié à la note de frais incluent :
  • Association des lignes d'écritures : Workday associe les écritures aux notes de frais au niveau de l'en-tête, et non au niveau de ligne, ce qui empêche le suivi direct d'une ligne d'écriture spécifique jusqu'à la ligne de note de frais correspondante dans les rapports standard.
  • Restrictions de correction : vous ne pouvez pas utiliser l'action Corriger sur une note de frais approuvée si celle-ci :
    • A été payée et la mise en équilibre par worktag est activée.
    • Est associée aux transactions de facturation de projet dont le statut est
      Prêt à facturer
       .
    • Le détail des taxes liées à la note de frais est inclus dans une déclaration de taxes qui n'a pas été annulée.
  • Ajouter une fonctionnalité d'approbateur : l' option
    Ajouter un approbateur
     n'est pas disponible pour les étapes qui utilisent l'action Renvoyer des lignes de frais.
  • Visibilité du délégataire : lorsqu'un déléguer agit pour le compte d'un autre utilisateur (le délégant), il ne peut pas voir l'onglet
    Processus de gestion
     de la note de frais pour vérifier le statut d'approbation.
  • Statut Brouillon via l'intégration : lorsque vous utilisez le service web
    Submit_Expense_Report
     , aucun paramètre ne permet d'enregistrer la note de frais avec le statut
    Brouillon
     . Si les données sont valides, le processus de gestion est lancé automatiquement.

Workflows des processus de gestion communs et recommandations

Un workflow classique d'événement lié à la note de frais suit souvent ce modèle :
  1. Création/lancement : un salarié soumet une note de frais.
  2. Réviser : peut précéder ou suivre des étapes d'approbation. Le rapport est acheminé à une équipe centralisée, par exemple des partenaires de frais ou des auditeurs. Le chargé de révision peut apporter des corrections directement au rapport avant de l'envoyer. Ils peuvent également le renvoyer au salarié.
  3. Approbation : peut précéder ou suivre des étapes de révision. Le rapport est envoyé à un ou plusieurs approbateurs. Exemple : responsable, approbateur Finances.
    Pour afficher le diagramme d'un workflow de processus de gestion , cliquez sur
    Afficher le diagramme
     dans la page
    Afficher une définition de processus de gestion
     lorsque vous modifiez la définition du processus de gestion.
Lorsque le processus de gestion est terminé et que la note de frais a été approuvée, elle peut être traitée pour paiement.
Le workflow d'approbation d'une note de frais peut plage simple ou complexe, selon les politiques de l'organisation, les limites d'approbation et les exigences d'audit.
Chemin 1 : approbation simple
Il s'agit du workflow le plus simple, généralement utilisé par les petites organisations pour les dépenses qui passent en dessous d'un certain seuil.
A : Lancement
 >
 B : Approbation
 >
 C : Finalisation
Chemin 2 : approbation automatique
Pour les frais qui ne nécessitent aucune révision ou approbation, ces étapes peuvent être ignorées. Exemple : une indemnité mensuelle standard de programme de santé et de bien-être.
A :Initiation
>
 B : approbation (par passage, conditionnelle à élément de frais)
 >
 C : finalisation .
Chemin 3 : approbation hiérarchique et d'audit
Il s'agit d'un modèle très courant qui inclut l'approbation du responsable suivie d'une vérification secondaire par le service financier ou l'audit, souvent en fonction de critères spécifiques.
A : Lancement
 >
 B : Approbation
 >
 C : Action (condition d'audit d'une note de frais)
 >
 D : Finalisation
Chemin 4 : approbation de projets complexes et à plusieurs niveaux
Ce workflow concerne les frais qui doivent être approuvés par plusieurs rôles, par exemple un responsable de projet et un responsable de centre de coûts . Selon le montant total, des paliers d'approbation supplémentaires peuvent également être obligatoire.
A : Lancement
 >
 B : Approbation (condition requise par le chef de projet)
 >
 C : Approbation (par le responsable)
 >
 D : Approbation (condition requise par le directeur pour les montants élevés)
 >
 E : Finalisation

Types d'étape de workflow

Voici quelques types d'étape courants dans un processus de gestion
Événement lié à la note de frais
 , ainsi que leurs caractéristiques :
Lancement
  • Ordre des étapes
     : est toujours la première étape.
  • Groupe
     : effectué par un salarié, un intervenant extérieur (pour lui-même) ou un spécialiste de la saisie des données de frais.
  • Domaine de sécurité
     : permet d'accéder à l'une des actions de lancement de la règle de sécurité du processus de gestion Événement lié à la note de frais :
    • Créer une note de frais
    • Créer une note de frais pour un candidat en cours d'embauche
    • Soumettre une note de frais (service web)
    • Soumettre la note de frais du postulant (service web)
    • Créer une note de frais pour l'employé
    • Créer une note de frais pour une personne non employée
    • Soumettre une note de frais pour une personne non employée (service web)
Type d'étape
Action
  • Ordre des étapes
     : généralement après la première étape.
  • Groupe
     : souvent exécuté par un responsable, un partenaire des frais, un chef de projet ou un rôle personnalisé.
  • Domaine de sécurité
     : accès à l'étape d'action correspondante dans la règle de sécurité du processus de gestion.
  • Indiquer
     : sélectionnez l'action spécifique à effectuer. Les actions courantes sont les suivantes :
    • Approuver la note de frais : permet au rôle affecté d'approuver, de refuser ou de renvoyer la note de frais dans son intégralité.
    • Approuver la note de frais - renvoyer les lignes : permet au rôle affecté d'approuver ou de refuser l'intégralité de la note de frais, ou de renvoyer des lignes individuelles pour correction tout en approuvant le reste.
    • Lancer un événement intercompagnies de note de frais : déclenche le sous- processus de gestion pour les approbations des frais intercompagnies . L'accès à cette action est défini dans la règle de sécurité du processus de gestion pour l'événement intercompagnies lié une note de frais.
    • Réviser la note de frais : permet au rôle affecté de modifier, approuver, refuser ou renvoyer la note de frais dans son intégralité.
    • Réviser la note de frais - renvoyer des lignes : permet au rôle affecté de modifier la note de frais, d'approuver ou de refuser l'intégralité de la note de frais, ou de renvoyer certaines lignes pour correction tout en approuvé le reste.
  • Recommandations de type d'étape
     :
    • Bonnes pratiques
      • Contrôle granulaire avec renvois au niveau des lignes : pour les rôles qui rechercher fréquemment des erreurs mineures dans les notes de frais importantes, utilisez l' option Approuver une note de frais - renvoyer des lignes ou Réviser une note de frais - renvoyer des lignes. Cela évite de bloquer le rapport dans son intégralité en raison d'une seule ligne erronée et simplifie le processus de remboursement pour le salarié. Cela permet à l' approbateur de renvoyer certaines lignes pour correction tout en approuvant le plan restant de la note de frais. Cette pratique permet d'éviter des erreurs mineures qui retardent le remboursement de l'intégralité de la note de frais.
      • Ajouter une limite d'approbateur : lorsque vous utilisez une étape d'action avec la fonction Renvoyer des lignes, l'utilisateur effectuant cette étape n'aura pas la aptitude d'utiliser la fonction Ajouter un approbateur . Si les approbations ad hoc constituent une part essentielle de votre processus, utilisez plutôt une étape d'approbation standard.
      • Mettre à jour le contrôle financier après les modifications du rapport : si une étape Réviser une chargé de révision de frais est incluse pour modifier/changer les montants, pensez à ajouter une étape Approbation ultérieure pour le responsable du salarié ou tout autre approbateur approprié immédiatement après cette étape. Cela garantit qu'une personne fournit une approbation finale sur les montants mis à jour avant que le processus ne se termine.
      • Rationaliser le workflow pour les rapports corrigés avec approbation automatique : pour accélérer l'approbation finale, empêchez qu'un rapport soit envoyé plusieurs fois au même responsable une fois que responsable a approuvé une note de frais et renvoyé une seule ligne en configurant un routage avancé dans vos étapes d'approbation. pour exclure les approbateurs précédents. Exemple : ajoutez deux étapes d'approbation séquentielles. Première étape pour le responsable. À l'étape Action, sélectionnez Approuver une note de frais - renvoyer des lignes. Ensuite, la deuxième étape pour le responsable du centre de coûts, ajoutez une étape d'approbation standard avec une règle de routage avancée configurée pour Exclure les approbateurs précédents.
      • Gérer les transactions intercompagnies : à l'étape Action, ajoutez le sous-processus Lancer un événement intercompagnies de note de frais pour les approbations lorsqu'une ligne de frais inclut une unité légale différente de celle indiquée dans l'en-tête de la note de frais. Cela garantit qu'un approbateur de l' unité légale affiliée reçoit une tâche d'approbation pour réviser uniquement cette ligne intercompagnies . Une fois la ligne approuvée, le processus de gestion principal se poursuit, garantissant une comptabilisation correcte.
  • Recommandations supplémentaires
     :
    • Bonnes pratiques
      • Testez minutieusement vos règles de condition pour vous assurer qu'elles sont correctement évaluées.
      • Évitez les règles trop complexes qui sont difficiles à mettre à jour.
      • Utilisez les étapes
        d'action
         lorsque l'utilisateur doit À faire davantage que l'approbation ou le refus, par exemple la modification de la note de frais ou le renvoi de lignes spécifiques.
      • Notez que la fonctionnalité Ajouter un approbateur n'est pas disponible pour les étapes qui utilisent les actions
        Renvoyer des lignes
         .
    • Cas d'utilisation :
      • Utilisez une étape Réviser la note de frais pour lui permettre de corriger les erreurs avant de l'envoyer pour approbation finale.
      • Routez les notes de frais pour approbation en fonction de leur score de risque. Exemple : ajoutez une règle de condition lorsque le score de risque > 60 ou le score de risque <= 0.
      • Acheminer le candidat vers un approbateur spécifique uniquement si le total de la note de frais dépasse un certain seuil. Exemple : ajoutez une règle de condition lorsque le montant total de la note de frais est supérieur à 500
      • Ignorer une étape de révision si la note de frais contient uniquement certains types de dépense (par exemple, des frais kilométriques).
      • Déclencher une révision des taxes uniquement si la note de frais contient des taxes récupérables.
  • Pour plus d'informations, voirConcept : étape d'action .
Approbation
  • Ordre des étapes
     : il peut y avoir plusieurs étapes d'approbation en séquence ou en parallèle.
  • Groupe
     : exécuté par le responsable, le chef de service, le chef de projet, un rôle personnalisé pour les approbateurs financiers en fonction du montant en dollars, ou un partenaire RH, par exemple pour les frais de mobilité.
  • Recommandations de type d'étape
     :
    • Bonnes pratiques
      • Définissez des dates d'échéance pour les étapes pour définir les attentes en matière d'heures d'approbation.
      • Utilisez le type d'étape Approbation lorsque l'utilisateur doit uniquement approuver, refuser ou renvoyer la note de frais dans son intégralité.
      • Si vous avez besoin de aptitude ajouter des approbateurs ad hoc, utilisez le type d'étape Approbation.
    • Cas d'utilisation :
      • Le responsable vérifie que la note de frais du salarié est conforme à la politique et au budget de unité légale . Le service Finances vérifie la conformité et l'exactitude des codes de frais.
      • Processus d'approbation à plusieurs niveaux pour les notes de frais à valeur ajoutée.
  • Recommandations supplémentaires
     :
    • Bonnes pratiques
      • Définissez clairement les hiérarchies et les seuils d'approbation.
      • Tirez parti de l' option
        Exclure les approbateurs précédents
         dans le routage avancé pour éviter qu'un utilisateur ne puisse approuver plusieurs fois la même note de frais .
      • Utilisez les chaînes d'approbation pour router une chaîne hiérarchique.
      • Router à un approbateur spécifique en fonction du centre de coûts ou d'autres worktags sur la note de frais.
    • Cas d'utilisation : routage vers des approbateurs spécifiques en fonction du montant des frais, du type de frais ou du code de projet . Ignorant une approbation si le montant est inférieur à un certain seuil.
  • Pour plus d'informations, voirConcept : étape d'approbation .
Réviser
Il s'agit d'une étape
d'action
 . Vous pouvez sélectionner l'une des options d'évaluation dans la colonne
Spécifier
 .
  • Ordre
     : peut précéder ou suivre des étapes d'approbation.
  • Groupe
     : effectué par un groupe de sécurité, tel que le partenaire des frais, le responsable, le responsable de centre de coûts.
  • Domaine de sécurité
     : permet d'accéder à l'une des actions de révision dans la règle de sécurité du processus de gestion Événement lié à la note de frais .
  • Indiquez
     :
    • Réviser la note de frais : permet à l'utilisateur de modifier, approuver, refuser ou renvoyer la note de frais dans son intégralité.
    • Réviser la note de frais - renvoyer des lignes : offre toutes les fonctionnalités ci-dessus, mais permet également à l'utilisateur d'envoyer des lignes.
  • Recommandations de type d'étape
     :
    • Cas d'utilisation :
      • Partenaire des frais vérifiant que tous les justificatifs correspondent aux frais déclarés.
        Exemple : les partenaires de la gestion des frais révisent les notes de frais avant de les payer. Ils font référence à des justificatifs avec des lignes, garantissent que les bons éléments de frais et les worktags appropriés sont utilisés et vérifient le respect de la politique. Si un problème est trouvé, il peut effectuer une petite correction ou renvoyer le rapport au salarié ou à approbateur pour obtenir des éclairs.
  • Recommandations supplémentaires
     :
    • Bonnes pratiques
      • Définissez des critères d'évaluation clairs. Fournir des outils pour comparer facilement les données soumises avec la politique du .
      • Utilisez l'étape
        Approuver une note de frais - renvoyer les lignes
         pour qu'un responsable lui permette d'approuver la majeure partie des heures d'une note de frais tout en renvoyant une seule ligne problématique pour correction.
      • Utilisez une étape
        Réviser la note
         de frais pour lui permettre de corriger les erreurs avant de l'envoyer pour approbation finale.
    • Cas d'utilisation : lancer une vérification détaillée si des catégories de frais spécifiques sont présentes, telles que des catégories de risque élevé.
Finalisation
Cette étape signifie que le workflow principal est terminé. Une fois l'étape de finalisation exécutée, la note de frais est considérée comme entièrement approuvée et les étapes suivantes peuvent s'exécuter sans bloquer le processus principal.
Révisez les étapes et identifiez celles qui doivent représenter l'action finale obligatoire pour que la note de frais soit considérée comme approuvée. Il s'agit souvent de la dernière étape d'approbation dans la séquence. Recherchez la ligne de cette étape dans la grille et, dans le menu des actions associées de cette étape, sélectionnez
Processus de gestion
 >
En cours de finalisation
 .
Un processus de gestion ne peut comporter qu'une seule étape de finalisation. Si une autre étape est déjà marquée comme étape de finalisation, Workday la désélectionne automatiquement et applique la désignation à l'étape que vous venez de sélectionner.

Intégrations et étapes de service

L'intégration implique le transfert / mutation transparent des données entre le système de gestion des frais et d'autres systèmes d'entreprise afin de garantir la cohérence des données et l'efficacité.
Reportez-vous à l'onglet
Services autorisés
 pour les services disponibles pour la configuration du, tels que l'envoi de documents, la distribution de parcours et l'orchestration.
Des étapes d'intégration peuvent être configurées dans le processus de note de frais . Sélectionnez le type d'étape
Integration
 . Une fois que vous avez enregistré la définition du processus de gestion, accédez au bouton
Configurer une étape d'intégration
 pour configurer le système d'intégration approprié (générateur d'interfaces Entreprise (EIB), connecteur principal ou intégration Workday Studio).

Modificateurs de routage

Le Modificateur de routage de niveau de ligne peut être configuré dans les étapes d'approbation affectées à au moins un groupe de sécurité d'intersection. La sécurité d'intersection a été initialement conçue pour les cas d'usage HCM et n'est généralement pas recommandée pour les cas d'usage Finances. Le routage au niveau de la ligne est disponible depuis l'événement lié à la note de frais pour prendre en charge les cas d'utilisation où aucune autre option n'est disponible pour répondre aux critères de routage ; cette option ne doit donc pas être considérée comme l' option privilégiée . Il est préférable d'utiliser des groupes de sécurité par rôle.
Le routage au niveau de la ligne envoie la note de frais dans son intégralité aux approbateurs identifiés. Il ne répartit pas la note de frais en plusieurs lignes distinctes.
Pour plus d'informations, voirMettre à jour le routage au niveau de la ligne . Voir également Centre de coûts (kit d'interaction) pour une discussion plus détaillée sur le routage.

Notifications

Notifications système
Les notifications système sont des alertes par défaut générées par Workday pour les événements de processus de gestion . Vous pouvez afficher toutes les notifications système dans l'onglet
Notifications
 du processus de gestion. Workday vous permet de désactiver une notification spécifique, mais il est souvent préférable de gérer les préférences de notification au niveau de l'utilisateur ou d'utiliser des notifications personnalisées pour des alertes plus ciblées. Voir Configurer les notifications système de processus de gestion .
Les paramètres de notification globale sont gérés dans la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - notifications
 .
Notifications personnalisées
Vous pouvez créer des notifications personnalisées qui peuvent lancer à n'importe quelle étape du processus de gestion pour alerte les utilisateurs sur des événements, des actions obligatoire ou des changements de statut. Pour créer une notification, accédez à la définition du processus de gestion et, dans le menu des actions associées, sélectionnez
Processus de gestion
Ajouter une notification
 . Voir Créer des notifications personnalisées .
  • Recommandations et bonnes pratiques :
    • Être clair et interactif : la ligne d'objet doit être directe (Exemple : "Action requise : approuver une note de frais"). Le corps doit clairement exprimer ce qui s'est passé et ce que le destinataire doit À faire ensuite.
    • Cibler le public approprié : envoyer des notifications uniquement aux rôles qui ont besoin d'informations. Du fait d'une notification en trop, les utilisateurs ignorent toutes les alertes.
    • Utiliser des champs dynamiques : inclure des données pertinentes, telles que Identifiant de la note de frais, Montant total et Employé, pour fournir du contexte afin que l'utilisateur n'ait pas à cliquer sur la tâche pour comprendre la demande.
    • Éviter la gaspillage de notification : ne configurez pas de notification personnalisée pour chaque étape. Mettez l'accent sur les événements clés qui ne sont pas déjà représentés par les notifications système. Par exemple, lorsqu'une transaction a été soumise pour le compte d'un employé.
  • Cas d'utilisation :
    • Scénario 1 : le salarié a besoin de recevoir une notification lorsqu'un autre employé, tel qu'un déléguer ou un spécialiste de la saisie des données de frais, a soumis une note de frais en son nom. Exemple : ajoutez une notification personnalisée pour déclencheur En sortie de l' étape de lancement, avec une règle de condition dont l' initiateur n'est pas l' employé. Spécifiez Salarié (pour lui-même) dans le champ Groupes de la section Destinataires.
    • Scénario 2 : le salarié souhaite recevoir une confirmation lorsque sa note de frais est entièrement approuvée et en paiement en attente. Exemple : ajoutez une notification personnalisée et sélectionnez Déclenchement en fonction du statut : Terminé. Définir Salarié (pour lui-même) dans le champ Groupes de la section Destinataires

Problèmes et solutions

Sorties
Solutions
La notification n'est pas envoyée.
1. Vérifiez la définition du processus de gestion : assurez-vous que la notification est configurée à la bonne étape et qu'elle est marquée comme active.
2. Vérifier l'exécution de l'étape : vérifiez l'historique du processus de gestion pour la transaction. L'étape a-notification été ignorée en raison d'une règle de condition? Si l'étape n'est pas exécutée, la notification ne l'exécutera pas non plus.
3. Vérifier la condition de notification : la notification elle-même a-t-elle une règle de condition qui n'est pas remplie ?
4. Vérifier le profil du destinataire : si vous envoyez un e-mail, vérifiez que le destinataire prévu a une adresse e-mail professionnelle valide dans son profil Workday .
La notification est envoyée à la mauvaise personne.
1. Réviser la configuration du destinataire : dans la définition du processus de gestion, vérifiez le champ
Destinataire
 de la notification. Est-il configuré pour le bon groupe de sécurité (par exemple, Responsable, Initiateur, Responsable de centres de coûts) ?
2. Vérifier les affectations de rôles : vérifiez l' affectation de rôle de la personne qui a reçu la notification par erreur. Ils peuvent être inclus à façon involontaire dans le groupe de sécurité des destinataires . Par exemple, l'ancien responsable d'un employé est-il toujours désigné comme responsable pour un moment donné ?
Des informations sont manquantes dans la notification ou elle contient des champs vide .
1. Vérifier les champs dynamiques : modifiez le texte de la notification et assurez-vous d'utiliser les champs appropriés prédéfinis par le système pour les données que vous voulez afficher.
2. Vérifier la synchronisation des données : les données doivent exister dans l' objet de gestion au moment où les déclencheurs de notification . Par exemple, vous ne pouvez pas inclure [Nom de l'approbateur] dans une notification qui se déclenche avant que l'étape d'approbation ne soit terminée, car la valeur serait vide.
3. Sécurité des destinataires : les champs s'afficheront comme [non disponible] si la notification est envoyée à une adresse e-mail statique ou à un destinataire ne disposant pas des droits d'accès pour consulter les données. Au moment de concevoir la notification, choisissez des champs figurant dans la liste liste déroulante Champs publics pour éviter ce problème. Vous pouvez également vous assurer que les notifications sont envoyées aux groupes de sécurité ayant accès aux champs.
Comment corriger une note de frais qui a déjà été approuvée et payée ?
Vous devez corriger le processus de gestion à partir de l' instance d'un processus de gestion , et non de l' instance de la note de frais .
Pour cela :
  1. Accédez à la note de frais en question et cliquez dessus.
  2. Cliquez sur l'onglet
    Processus de gestion
     .
  3. Dans la colonne
    Processus
     , dans le action associée de l'Événement lié à la note de frais, sélectionnez
    Processus de gestion > Corriger
     .
Vérifiez que vous disposez des droits d'accès obligatoire pour exécuter la tâche. Accédez à Événement lié à la note de frais (définition par défaut) et, dans le menu des actions associées de l' événement, sélectionnez
Règle de processus de gestion > Afficher
 et vérifiez que vous appartenez aux groupes de sécurité pouvant effectuer l'action Corriger dans la section
Personnes autorisées à effectuer des actions sur l'ensemble du processus de gestion
 .
Pourquoi l'onglet
Processus de gestion
 d'un événement lié à la note de frais ne soit-il plus visible par le déléguer une fois la note de frais approuvée, même si elle était visible lors de la soumission initiale ?
Il s'agit d'un comportement attendu dans le cadre de la fonctionnalité actuelle.
Le déléguer verra l'onglet
Processus de gestion
 uniquement dans les deux conditions suivantes :
  • Lorsque la note de frais est partiellement approuvée et que la note de frais a le statut
    En cours
     .
  • Tant que la note de frais renvoyée n'a pas été soumise et approuvée.
Le processus de gestion est bloqué avec un salarié dont l'emploi a pris fin.
Cause :
 l' salarié a pris fin après que la note de frais a été renvoyée pour correction. La tâche est donc conservée dans sa boîte de réception.
Résolution
 :
Un administrateur disposant des autorisations appropriées doit utiliser la fonction
Réaffecter des tâches
 pour réaffecter l' événement note de frais depuis la boîte de réception du salarié en fin d'emploi à un utilisateur approprié, tel qu'un spécialiste de la saisie des données de frais, qui pourra ensuite corriger et soumettre à nouveau ou annuler l'événement.
Pourquoi l'onglet
Processus de gestion
 d'un événement lié à la note de frais ne soit-il plus visible par le déléguer une fois la note de frais approuvée, même si elle était visible lors de la soumission initiale ?
Il s'agit d'un comportement attendu dans le cadre de la fonctionnalité actuelle.
Le déléguer verra l'onglet Processus de gestion uniquement dans les deux conditions suivantes :
  • Lorsque la note de frais est partiellement approuvée et que la note de frais a le statut
    En cours
     .
  • Tant que la note de frais renvoyée n'a pas été soumise et approuvée.
Pourquoi ne puis-je pas ajouter un rôle Responsable de catégorie de dépense à la règle de sécurité du processus de gestion Événement lié à la note de frais ?
Le processus de gestion Événement lié à la note de frais ne prend pas en charge le type de groupe de sécurité Rôles - catégorie de dépense pour le routage des étapes.
Il s'agit d'un comportement attendu dans le cadre de la fonctionnalité actuelle. Vous ne pouvez pas router l'approbation d'une note de frais directement au rôle
Responsable de la catégorie de dépense
 . Envisagez d'autres configurations de routage en fonction des groupes de sécurité pris en charge.
Pourquoi les worktags obligatoire contiennent-ils par défaut la valeur incorrecte ? La valeur par défaut n'est pas celle configurée dans Mettre à jour l'utilisation des worktags associés.
Dans le produit Workday Expenses, lorsque vous ajoutez une nouvelle ligne dans la note de frais , les worktags sont automatiquement copiés à partir de la ligne de la note de frais ou de la dernière ligne détaillée mise à jour. Il s'agit du comportement attendu en fonction de la fonctionnalité de worktag persistants de Workday.
Pourquoi les worktags sont-ils supprimés de la ligne de la note de frais lorsqu'elle est détaillée ?
Lorsque la ligne d'une note de frais est détaillée, les worktags sont déplacés du niveau de ligne vers le niveau de la ligne détaillée. Pour afficher les worktags, accédez à
Détail > Modifier ou Afficher le détail
 .
Pourquoi une étape d'approbation inattendue déclenche-t-elle une étape d'approbation inattendue ?
Les worktags qui doivent être évalués existent dans la ligne détaillée, mais un champ calculé utilisé dans une condition d'entrée repose sur l' objet de gestion Ligne de la note de frais et non sur les lignes de la note de frais et le détail des frais.
Mettez à jour le champ calculé pour utiliser l' objet de gestion Lignes et détail des notes de frais . Cela garantit que la condition évalue correctement les données au niveau du détail.
Le table ci-dessus répertorie les problèmes courants, ainsi que leurs causes et solutions. Pour les problèmes non répertoriés ici, nous vous recommandons de rechercher les articles de la base de connaissances dans Community.
Pour optimiser les résultats :
  1. Recherchez le nom exact du processus en utilisant des guillemets doubles (par exemple, "Processus de gestion Événement lié à une note de frais").
  2. Affinez les résultats initiaux en sélectionnant les filtres de recherche suivants :
    • Groupe de contenu : Articles
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