FAQ : Processus de gestion

Utilisez le rapport

Audit des exceptions des processus de gestion

pour rechercher toutes les définitions de processus de gestion contenant des erreurs critiques. Lorsque vous exécutez ce rapport, vous avez la possibilité d'afficher des avertissements. Les avertissements ne constituent pas un problème, selon ce que vous souhaitez que le processus de gestion fasse, mais Workday reconnaît le potentiel en matière de résultats inattendus et vous offre la possibilité de les vérifier.

Le menu des actions associées de la colonne

Processus de gestion

est le même que celui du menu des actions associées de la définition d'un processus de gestion.

Le menu des actions associées de la colonne

Un problème existe avec

est le même que le menu des actions associées d'une étape individuelle sur la page

Afficher la définition

du processus de gestion.

Si un processus de gestion est endommagé, Workday envoie automatiquement une tâche

Corriger un processus de gestion

aux administrateurs de processus de gestion et fournit un lien permettant de corriger la définition du processus de gestion.

Avant de poursuivre l'exécution de la tâche

Retirer des groupes de sécurité inactifs des actions non disponibles

, déterminez si vous devez retirer des groupes de sécurité inactifs dans votre environnement client. Vous ne pourrez pas annuler ce processus.

Suivez les étapes ci-dessous :

Accédez à la tâche
Activate Pending Security Policy Changes
pour confirmer et activer les modifications de sécurité existantes. Workday vous recommande vivement d'exécuter cette tâche en premier.
Accédez à la tâche
Retirer des groupes de sécurité inactifs des actions non disponibles
. Sélectionnez
Confirmer
, puis cliquez sur
OK
. Un traitement en arrière-plan s'exécute et supprime les groupes de sécurité inactifs.
Accédez de nouveau à la tâche
Activate Pending Security Policy Changes
pour finaliser le processus de suppression des groupes de sécurité inactifs. Si vous ne voyez pas le type de processus de gestion dans la tâche
d'activation des modifications de règle de sécurité en attente
, continuez de confirmer les modifications de règle de sécurité en attente.

Une fois que vous avez retiré le groupe de sécurité et accès au rapport

Audit des exceptions de sécurité

, Workday n'affiche plus le groupe de sécurité dans l'onglet

Exceptions de règle de sécurité des processus de gestion

. La tâche

Retirer des groupes de sécurité inactifs des actions non disponibles

ne traite pas les éléments d'audit qui peuvent s'afficher dans les onglets de rapport

Audit des exceptions de sécurité

 :

Exceptions de règles de sécurité de domaine
Exceptions de groupes de sécurité

Il existe plusieurs raisons possibles pour lesquelles un processus de gestion est bloqué et plusieurs façons de les rechercher. La consultation des rapports

Transactions de processus de gestion en attente d'une action

,

Transactions de processus de gestion en attente d'une action depuis X jours

et

Transactions de processus de gestion en attente d'une action,

ne permet pas nécessairement d'identifier les problèmes, car chaque étape attend généralement un jour ou plus pour que la personne responsable la termine. .

Les processus de gestion bloqués se classent en deux catégories principales, les processus de gestion en attente d'une action et les processus de gestion avec erreurs critiques.

Une tâche devient une tâche non affectée lorsque le groupe de sécurité défini ne contient pas d'utilisateur ou contient uniquement des utilisateurs ayant des comptes Workday désactivés. Par exemple, si une étape est sécurisée par le groupe de sécurité

Salarié (pour lui-même),

mais que l'utilisateur affecté a une date d'embauche future, la tâche n'est pas affectée. Une tâche peut également être annulée si le compte Workday de l'utilisateur affecté est désactivé, expiré ou verrouillé, ou si l'utilisateur affecté n'a pas d'identifiant ni de mot de passe et ne peut pas accéder à Workday pour voir ses notifications ou exécuter l'étape qui lui a été affectée. Le rapport

Tâches non affectées

affiche les étapes présentant un problème.

Les administrateurs des processus de gestion peuvent réaffecter les tâches non affectées aux employés ou aux titulaires du rôle de vacataire dans le groupe de sécurité requis. Workday envoie une notification par e-mail aux membres de tous les groupes de sécurité disposant des autorisations Afficher et Modifier dans le domaine

Business Process Administration

lorsqu'une tâche n'est plus affectée.

Ce n'est pas le même problème que lorsque des utilisateurs qui partent en vacances doivent réaffecter temporairement leurs tâches à d'autres utilisateurs. Voir Déléguer mes tâches.

Suivez les étapes ci-dessous :

Utilisez les questions suivantes pour déterminer si vous avez accès à un événement de processus de gestion. Si la réponse à toutes ces questions est Non, vous n'avez pas accès à l'événement.

Si vous avez actuellement un élément À faire associé à votre Mes tâches, vous avez peut-être accès à l'événement du processus de gestion, mais pas à l'onglet

Détail

.

Vous pouvez également utiliser le rapport

Afficher l'audit des règles de processus de gestion

pour résoudre un certain nombre de problèmes liés à la sécurité. Il montre les groupes de sécurité qui peuvent effectuer des étapes

d'action

, prendre des décisions d'approbation et recevoir des notifications, mais qui n'ont pas accès

à Afficher tout

ou

Afficher uniquement les éléments terminés

dans la règle de sécurité du processus de gestion.

Dans ces cas-là, vous ne pouvez afficher l'événement que lorsque la tâche se trouve dans vos Mes tâches. Une fois que la tâche n'est plus dans votre Mes tâches, vous n'avez plus accès à l'événement. Par conséquent, vous risquez de recevoir une notification par e-mail contenant un lien vers l'événement qui renvoie une erreur lorsque vous cliquez sur ce lien. Cette erreur se produit car vous n'appartenez pas à un groupe de sécurité disposant d'un accès

Afficher tout

ou

Afficher uniquement les éléments terminés

à l'événement. L'exécution du rapport

Afficher l'audit des règles de processus de gestion

peut vous aider à nettoyer les paramètres de sécurité et à éviter les erreurs de ce type.

Assurez-vous qu'un groupe de sécurité auquel vous appartenez dispose d'un accès

Afficher tout

ou

Afficher uniquement les éléments terminés

dans la règle de sécurité de processus de gestion pour chaque événement que vous voulez voir. En outre, vous devez avoir accès au domaine de sécurité approprié pour afficher l'historique de l'employé.

Souvent, la logique utilisée par Workday pour déterminer la définition de processus de gestion à utiliser n'est pas claire.

Vous pouvez déterminer la définition de processus de gestion utilisée par Workday en sélectionnant

Processus de gestionAfficher

la définition

dans le menu des actions associées d'un événement de processus de gestion. Workday peut choisir une définition de processus de gestion spécifique pour plusieurs raisons.

Dans certains cas, lorsque vous embauchez un poste, le poste peut appartenir à deux organisations. Par exemple, la définition par défaut du processus de gestion

Embaucher

permet d'associer le processus de gestion aux deux types d'organisation. Workday utilise la priorité des types d'organisation pour déterminer où rechercher en premier lieu la définition du processus de gestion. Si Workday ne trouve aucun processus de gestion personnalisé défini dans l'organisation avec la priorité la plus élevée, il recherche dans l'organisation définie à côté de la liste de priorité. Si aucun processus de gestion personnalisé n'est défini dans une organisation de la liste de priorité, Workday utilise la définition de processus de gestion par défaut pour l'organisation ayant la priorité la plus élevée. Pour plus d'informations, voir Mettre à jour les priorités des types d'organisation.

En outre, Workday utilise la définition du processus de gestion par défaut si la définition du processus de gestion de l'organisation se trouve dans l'un des états suivants à la date de début de l'événement :

Pour afficher la définition du processus de gestion à la date à laquelle l'événement a commencé, consultez la définition du processus de gestion et saisissez la date de début de l'événement dans le champ

Date d'effet

.

Testez la règle de condition comme suit :

Si l'étape a plusieurs conditions, testez chacune d'entre elles à la fois pour vous assurer qu'elles fonctionnent comme prévu.
Si la condition a plusieurs règles, testez chacune d'entre elles à la fois.
Assurez-vous que les valeurs de données incluses dans la règle de condition correspondent aux données de l'événement lui-même. Exemple :
Si la règle de condition vérifie que le pays est le Japon, assurez-vous que l'événement utilise une organisation hiérarchique dont le site est le Japon.
Si vous créez des règles de condition dans des champs basés sur l'employé dans le processus de gestion
Embaucher
alors que l'événement
Embaucher
n'est pas encore terminé, cela signifie que le candidat en cours d'embauche n'est pas encore un salarié. Par conséquent, les règles de condition ne sont peut-être pas valides.
Pour déterminer les valeurs de chaque champ au moment où l'étape a été exécutée, sélectionnez
reporting
Champs et valeurs du rapport
dans le menu des actions associées de l'étape du processus de gestion. Examinez les valeurs de chaque champ utilisé dans la règle de condition afin de déterminer pourquoi la règle ne fonctionne pas comme prévu.

Vous pouvez également créer un rapport personnalisé directement à partir de l'événement de processus de gestion et placer les champs dans les règles de condition (en particulier les champs calculés) pour voir leurs valeurs. Cela peut vous aider à déterminer où la règle de condition est enfreinte.

Pour plus d'informations sur le fonctionnement des règles de condition, voir Concept : conditions des étapes.

Pour plus d'informations sur la création d'un rapport contextuel, voir Créer des rapports à partir d'instances d'objet de gestion.

Révisez les données associées à l'événement pour identifier les objets dans lesquels le groupe de sécurité est affecté. Dans la mesure où les groupes de sécurité par rôle peuvent être affectés à plusieurs objets, tenez compte des éléments suivants :

Organisations hiérarchiques
Hiérarchies de sites
Lot de paie
Toute autre organisation personnalisée affectée à l'employé ou à l'organisation hiérarchique.

Observez l'affiliation de chaque type de groupe de sécurité. Pour les groupes de sécurité d'intersection et d'agrégation, vous devez vérifier les membres des deux groupes de sécurité afin de trouver des membres communs.

Les administrateurs des processus de gestion peuvent retirer un ou plusieurs commentaires d'un processus de gestion, avant ou après la fin du processus de gestion.

Dans le menu des actions associées du processus de gestion global (et non depuis une étape du processus de gestion), sélectionnez

Processus de gestion

Supprimer des commentaires

. Cochez la case en regard de chaque commentaire que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur

OK

.

De même, si un commentaire a été rédigé sur un sous-processus, vous pouvez supprimer le commentaire dans le menu des actions associées du sous-processus, et non depuis une étape individuelle du sous-processus.

Si un champ dont vous avez besoin n'est pas disponible lorsque vous créez une règle de condition, vous pouvez utiliser le rapport

Dictionnaire des données Workday

pour déterminer quels champs sont disponibles pour chaque objet de gestion . Vous pouvez également créer un champ calculé et le placer au niveau d'un événement lié à une action.