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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2025-10-03
Concept : recommandations du processus de gestion d'accueil et d'intégration

Concept : recommandations du processus de gestion d'accueil et d'intégration

Aperçu

Le processus de gestion Workday
Accueil et intégration
est une structure configurable qui vous permet de créer un parcours personnalisé pour les nouveaux employés embauchés, les intervenants extérieurs et les candidats en poste en interne, en commençant souvent à leur premier jour (pré-embauche).

Sous-processus

Vous pouvez configurer le processus de gestion
Accueil et intégration
 pour qu'il inclue plusieurs étapes et d'autres processus de gestion afin de répondre aux besoins de votre organisation. Elles peuvent être organisées de manière séquentielle ou parallèle. Étapes communes :
  • Tâches : il s'agit d'une étape consolidée qui permet aux employés de mettre à jour leurs propres informations. Ceci peut inclure
    les modifications des coordonnées
    ,
    la modification des données personnelles
    ,
    le changement de nom
    et
    le changement du nom d'usage
    .
  • À faire : est une étape flexible permettant d'affecter des tâches générales et des rappels à l'employé ou à d'autres participants au processus.
  • Réviser des documents : vous permet d'ajouter des documents pour révision, accusé de réception ou signature électronique.
  • Modifier les options d'avantages sociaux : permet au salarié de sélectionner ses options d'avantages sociaux initiales.
  • Remplir le formulaire I-9 : gère le processus de vérification de l'éligibilité à l'emploi aux États-Unis. Elle est généralement précédée de l'étape
    Gérer l'affectation du formulaire I-9
     .
  • Modifier les permis : permet aux employés d'ajouter ou de mettre à jour leurs permis et attestations/certificats professionnels.
  • Modifier les identifiants : permet aux employés de saisir des informations sur les identifiants nationaux.

Conditions préalables

Vous devez d'abord configurer votre environnement pour exécuter correctement le processus de gestion Accueil et intégration. Voir la section
Contexte
 dans Étapes : définir la sécurité du processus d'accueil et d'intégration et la section
Conditions préalables
 dans Étapes : définir le processus de gestion d'accueil et d'intégration.
Pour les tâches lancées dans le cadre du processus d'accueil et d'intégration, les employés ont besoin de droits d'accès spécifiques. L'accès à l'exécution de ces tâches est autorisé par le biais de rôles en libre-service, tels que les groupes de sécurité Salarié
(pour lui-même)
 ou
Intervenant extérieur (pour lui-même)
 . Il est essentiel d'évaluer les autorisations de sécurité attribuées à ces groupes de sécurité du libre-service afin de vous assurer qu'ils disposent de l'autorisation appropriée pour exécuter les tâches requises.

Initiateurs de processus

Vous pouvez lancer le processus de gestion
Accueil et intégration
 d'un employé via différentes actions. Voir Étapes : définir le processus de gestion d'accueil et d'intégration.

Limites

Bien que le processus de gestion
Accueil et intégration
 soit robuste, certaines limites doivent être prises en compte :
  • Processus d'accueil et d'intégration unique : un employé ne peut avoir qu'un seul
    processus d'accueil et d'intégration actif
     en cours à la fois. Lorsqu'un nouvel événement d'accueil et d'intégration est lancé pour un employé qui est déjà dans un processus actif, le nouvel événement de processus de gestion n'est pas lancé.
  • Conformité juridique : Workday fournit les outils nécessaires pour affecter des tâches aux candidats en cours d'embauche avant leur date de début, mais ne fournit pas de conseil juridique. Votre organisation doit veiller à la conformité avec la législation du travail en matière de rémunération pour les candidats en cours d'embauche.
  • Formulaire I-9 avec détachements à l'international : l'étape
    Finaliser le formulaire I-9
     n'est pas lancée lorsque le processus
    Accueil et intégration
     est lancé dans le cadre du processus de gestion
    Démarrer le détachement à l'international
     .

Workflow courants

Chemin d'accès 1 : Accueil et intégration des nouvelles embauches externes standard
Ce workflow est lancé à partir du processus de gestion Embaucher et est conçu pour les nouveaux salariés externes. C'est le plus complet des trois chemins. 
A: Initiation 
>
 B: Tasks by Employee as Self 
>
 C: Action by Employee As Self 
>
 D: Review Documents by Employee as Self 
>
 E: Action by Employee as Self  
>
 F: To Do by Employee as Self
Chemin d'accès 2 : transfert interne (version simplifiée)
Ce workflow simplifié est lancé à partir du processus de gestion
Changer d'emploi
 pour les salariés existants. Elle omet des étapes qui ne sont généralement requises que pour une première embauche. 
A: Initiation 
>
 B: Tasks by Employee as Self 
>
 C: Review Documents by Employee as Self 
>
 D: To Do by Employee as Self
Chemin d'accès 3 : accueil et intégration des intervenants extérieurs
Ce workflow décrit les étapes clés de l'accueil et de l'intégration d'un nouvel intervenant extérieur, depuis sa saisie de données initiale et sa révision de document jusqu'aux processus internes d'octroi d'accès au système et de désignation d'équipement. 
A: Initiation 
>
 B: Tasks by Contingent Worker as Self 
>
 C: Review Documents by Contingent Worker as Self 
>
 D: To Do by Hiring Manager 
>
 E: To Do by IT Administrator

Étapes du workflow

Voici les types d'étape courants pour le workflow du processus de gestion
Accueil et intégration
  :
Lancement
  • Ordre des étapes
    : il s'agit toujours de la première étape du processus de gestion, désignée par la lettre « A ».
  • Groupe
    : effectué par une action du système déclenchée par la finalisation d'une étape dans un processus de gestion parent (par exemple,
    Embaucher
    ). La sécurité de l'utilisateur à l'origine du processus parent détermine qui peut démarrer
    l'accueil et l'intégration
    . Les rôles courants sont les suivants :
    • Administrateur RH
    • Responsable
    • Spécialiste de l'accueil et de l'intégration
  • Indiquez
    que ce champ n'est pas applicable au type d'étape
    de lancement
     .
  • Recommandations pour le type d'étape
    :
    • Une bonne pratique consiste à configurer le processus de gestion
      Accueil et intégration
       comme sous-processus du processus de gestion Embaucher pour que l'expérience de nouvelle embauche se déroule de manière transparente. Une bonne pratique consiste à placer l'étape d'action
      Accueil et intégration
      après
       l'étape
      Créer un compte Workday
       dans le processus
      Embaucher
       . Vous avez ainsi la garantie que les nouveaux employés embauchés disposent des droits d'accès au système pour effectuer leurs tâches d'accueil et d'intégration.
    • Cas d'utilisation : le principal cas d'utilisation de l'étape
      de lancement
       consiste à déclencher la séquence d'événements qui constituent le parcours d'accueil et d'intégration. Cela comprend la génération de tâches, l'envoi de notifications et le routage de documents vers le nouvel employé et d'autres rôles pertinents. Il sert de conteneur à toutes les étapes suivantes, comme
      À faire
      ,
      Réviser les documents
      , et d'autres tâches.
    • Par exemple, un
      administrateur RH
       finalise la dernière étape du processus de gestion
      Embaucher
       pour un nouveau salarié. Une fois terminé, le système lance automatiquement le processus de gestion
      Accueil et intégration
       . La nouvelle embauche reçoit alors une notification l'invitant à se connecter à Workday et à accomplir ses tâches d'accueil et d'intégration, comme la mise à jour des données personnelles et la révision des règles de l'unité légale.
      .
  • Recommandations de règle de condition
    :
    • Une bonne pratique consiste à configurer des règles dans le processus de gestion parent pour déclencher des workflows
      d'accueil et d'intégration
       spécialisés. Par exemple, vous pouvez avoir un processus
      Accueil et intégration
       pour les salariés d'une entreprise et un autre pour les salariés d'une unité légale, chacun avec des étapes et des documents différents.
    • Cas d'utilisation : même si vous ne placez pas de règle de condition dans l'étape
      de lancement
       elle-même (car cela empêcherait le processus de démarrer à nouveau), vous pouvez utiliser le routage fondé sur des règles dans le processus de gestion parent (par exemple,
      Embaucher
      ) afin de déterminer si et la définition du processus de gestion
      Accueil et
       intégration à lancer. Cela permet de différentes expériences d'accueil et d'intégration en fonction de critères tels que le profil d'emploi, le site ou le type d'employé.
    • Exemple : une règle de condition dans le processus de gestion
      Embaucher
       peut vérifier le pays de la nouvelle embauche. Si le pays est les États-Unis, le processus
      Accueil et intégration aux États-Unis
       est lancé et comprend les étapes
      du formulaire I-9
       . Si le pays est le Canada, Workday lance le processus
      Accueil et intégration du Canada
       avec des documents et des tâches spécifiques au pays.
Tâches
Il s'agit d'une étape
d'action
 . Le type d'étape spécifique est
Tâches
.
  • Ordre des étapes
     : l'ordre est défini dans la définition du processus de gestion
    d'accueil et d'intégration
     . Vous pouvez affecter une lettre ou un chiffre pour définir l'ordre de l'étape.
    • Bonne pratique : pour que plusieurs tâches apparaissent simultanément dans la boîte de réception de l'employé, vous pouvez les configurer comme étapes parallèles en leur affectant le même identifiant d'ordre (par exemple, en les définissant toutes pour l'étape b). Assurez-vous toutefois que l'étape contenant ces tâches est postérieure à l'étape
      Créer un compte Workday
       dans le processus de gestion parent (par exemple,
      Embaucher
      ) pour éviter que la tâche se retrouve sans affectation.
  • Groupe
    :
    • La tâche Tâches par salarié (pour lui-même)
       est effectuée par le groupe de sécurité
      Salarié (pour lui-même)
       .
    • La tâche Tâches par intervenant extérieur (pour lui-même)
       est exécutée par le groupe de sécurité
      Intervenant extérieur (pour lui-même)
       .
    • Bonne pratique : pour permettre aux employés d'effectuer leurs tâches d'accueil et d'intégration avant leur date de début officielle et afin d'éviter que des tâches se retrouvent sans affectation si une date de début est reportée, il est recommandé d'affecter l'étape à la fois aux groupes de sécurité relatifs aux candidats en cours d'embauche et aux employés actifs :
      • Pour les salariés :
        Salarié (pour lui-même)
         et
        Salarié en pré-embauche (pour lui-même)
      • Pour les intervenants extérieurs :
        Intervenant extérieur (pour lui-même)
         et
        Intervenant extérieur en pré-embauche (pour lui-même)
  • Domaines de sécurité
    : domaines de sécurité auxquels le groupe de sécurité par rôle doit avoir accès :
    • Self-Service: Personal Data
    • Self-Service: Person
    • Self-Service: Verify National ID
    • Self-Service: Home Contact Information
    • Self-Service: Work Contact Information
    • Self-Service: Emergency Contacts
    • Self-Service: Payment Election
    • Self-Service: Payroll - USA
    • Self-Service: Payroll (My Withholding Elections) - CAN
    • Self-Service: Benefits
    • Self-Service: Dependents
  • Indiquer
     : la configuration de l'étape
    Tâches
     n'utilise pas de champ d'option
    Indiquer
    . À la place, vous spécifiez les tâches incluses en les sélectionnant dans une liste de processus de gestion en libre-service disponibles. Vous pouvez choisir de regrouper plusieurs actions en une seule étape
    de tâche
     ou de les séparer.
  • Recommandations pour le type d'étape
    :
    • Bonnes pratiques
      • Pour simplifier l'expérience utilisateur, vous pouvez regrouper les éléments associés en une seule étape
        Tâches
         avec un libellé clair, tel que
        Finaliser votre nouvelle embauche
        .
      • Si vous devez vous assurer que certaines tâches sont terminées avant d'autres, vous pouvez les placer dans des étapes distinctes et séquentielles. Par exemple, vous pouvez faire de la
        section Confirmer les données personnelles
         (étape b) une condition préalable à
        la gestion des options de paiement
         (étape c).
      • Pour les tâches qui ne doivent être disponibles qu'à la date d'embauche de l'employé ou après la date d'embauche de l'employé (comme les options d'avantages sociaux), utilisez un
        report d'étape
         pour cette étape spécifique dans la configuration du processus de gestion. Cela évite que la tâche s'affiche prématurément dans la boîte de réception.
    • Cas d'utilisation : les tâches courantes regroupées dans cette étape sont les suivantes :
      • Saisir les données personnelles
      • Saisir les coordonnées
      • Modifier les identifiants nationaux
      • Gérer les options de paiement (virement automatique)
      • Remplir les formulaires de retenue fédérale et d'état
      • Saisir les contacts en cas d'urgence
      • Modifier les options d'avantages sociaux
    • Par exemple, dans le processus
      Accueil et intégration de nouvelles embauches externes standard
       , vous pouvez configurer une étape
      de tâches
       intitulée
      Tâches initiales d'accueil et d'intégration
       affectées à
      un candidat en pré-embauche (pour lui-même)
       et
      à un salarié (pour lui-même)
      . Cette unique étape peut inclure :
      • Saisir les données personnelles
      • Saisir les coordonnées
      • Saisir les contacts en cas d'urgence
  • Recommandations de règle de condition
     : vous pouvez appliquer des règles de condition pour contrôler si l'étape est lancée ou ignorée.
    • Cas d'utilisation : une règle de condition peut être configurée pour ignorer automatiquement les étapes d'approbation des mises à jour des données personnelles ou des coordonnées si l'employé accède à la tâche mais n'apporte aucune modification avant la soumission. Cela permet d'éviter tout routage inutile aux approbateurs.
Action
  • Ordre des étapes
    : peut être placé n'importe où après l'étape
    de lancement
     (étape a). Vous pouvez utiliser des lettres (b, c, d) pour définir la séquence. Les étapes avec la même lettre s'exécutent en parallèle.
  • Groupe
    : l'auteur de la mise à jour est très flexible. Il peut être affecté à l'
    administrateur de l'accueil et de l'intégration
    ,
    du salarié
    ,
    de l'intervenant extérieur (pour lui-même)
    ,
    du responsable
    ,
    du partenaire RH
    ,
    du partenaire des avantages sociaux
    , ou de tout autre groupe de sécurité disposant des autorisations nécessaires pour le lancement du sous-processus.
  • Domaines de sécurité
    : domaines de sécurité auxquels le groupe de sécurité par rôle doit avoir accès :
    • Administrateur de l'accueil et de l'intégration
      : accès aux tâches de définition des règles et des modèles d'accueil et d'intégration. L'accès à ce domaine doit être limité :
      Set Up: Onboarding
      .
    • Salarié (pour lui-même)
      : accès à l'aspect libre-service du processus Accueil et intégration, y compris aux worklets du tableau de bord :
      Self-Service: Onboarding
      ,
      Self-Service: Home Contact Information (et sous-domaines)
      ,
      Self-Service: Work Contact Information (et sous-domaines) )
      ,
      Libre-service : contacts en cas d'urgence
      ,
      libre-service : avantages sociaux
      ,
      libre-service : Paie (Mes options de retenues)
      .
    • Responsable
      : affichage ou modification de l'accès à
      Worker Data: Work Contact Information (et à ses sous-domaines)
      .
    • HR Administrator : Set Up: Onboarding
      (accès aux tâches de définition de règles et de modèles d'accueil et d'intégration. L'accès à ce domaine doit être limité,
      Person Data: Home Contact Information (et sous-domaines), Worker Data: Work Contact Information (et sous-domaine), Person Data: Cash Contacts.
    • Partenaire RH
      : Afficher ou modifier
      les données Person Data: Home Contact Information (et sous-domaines)
      ,
      Worker Data: Benefits
      ,
      Worker Data: Work Contact Information (et sous-domaine)
      .
    • Administrateur/partenaire des avantages sociaux
      : Affichez ou modifiez
      les données de l'employé : Avantages sociaux, Données de la personne : contacts en cas d'urgence
      .
  • Indiquez
     : sélectionnez le processus de gestion spécifique à lancer en tant que sous-processus. Exemples pour Accueil et intégration :
    • Modifier les données personnelles
    • Modifier les coordonnées
    • Modifier les identifiants nationaux
    • Modifier les contacts en cas d'urgence
    • Modifier les options d'avantages sociaux
    • Remplir le formulaire I-9
  • Recommandations pour le type d'étape
    :
    • Une bonne pratique consiste à regrouper les tâches de collecte de données similaires. Par exemple, au lieu d'étapes distinctes pour les données personnelles, les contacts et les contacts en cas d'urgence, vous pouvez utiliser le type d'étape consolidée Tâches. Toutefois, si vous avez besoin d'approbations ou d'un routage distincts pour chacun, il est préférable de les conserver en tant qu'étapes d'action distinctes.
    • Par exemple, une étape d'action intitulée
      Compléter votre profil
       peut lancer le sous-processus
      Modifier les données personnelles
       , affecté au
      groupe Salarié (pour lui-même)
      .
  • Recommandations de règle de condition
    :
    • Bonnes pratiques
      • Créer et tester les règles une par une.
      • Utilisez des champs spécifiques pour rendre vos règles précises.
      • Utilisez le rapport
        Options de configuration des processus de gestion
         pour voir les champs disponibles pour vos règles.
    • Cas d'utilisation :
      • Les règles de condition sont essentielles pour créer des expériences d'accueil et d'intégration dynamiques et pertinentes. Vous pouvez les utiliser pour inclure ou ignorer des étapes en fonction des données des employés.
      • Ignorer l'adhésion aux avantages sociaux pour les employés à temps partiel qui ne sont pas éligibles aux avantages sociaux.
      • N'incluez un document de révision de la politique spécifique d'un État que pour les employés associés à un État particulier.
      • Déclencher un ensemble de tâches différent pour une mutation interne par rapport à une nouvelle embauche.
    • Par exemple, pour exécuter l'étape
      Finaliser le formulaire I-9
       uniquement pour les embauches basées aux États-Unis, vous pouvez créer une règle :
      • Type de règle :
        condition d'entrée.
      • Condition :
        le pays
         du poste principal de l'employé est
        les États-Unis
        .
À faire
  • Ordre des étapes
    : peut être placé n'importe où dans le flux. Souvent utilisé pour les rappels ou les tâches qui n'ont aucun processus de gestion dédié.
  • Groupe
    : effectué par n'importe quel groupe de sécurité. Les titulaires habituels sont les suivants :
    • Salarié (pour lui-même)
      .
    • Responsable
      .
    • Coordinateurs de service (par exemple,
      Support IT
      ).
  • Spécifie
     : vous sélectionnez une tâche
    À faire
     prédéfinie dans la liste mise à jour dans la tâche
    Mettre à jour les tâches À faire
     .
  • Recommandations pour le type d'étape
    :
    • Bonne pratique : utilisez les étapes
      À faire
       pour les tâches qui ne sont pas liées au système ou pour les rappels simples. Cela permet de garder le processus de gestion vierge et d'éviter de créer des sous-processus complexes pour des actions simples.
    • Par exemple, une
      tâche À faire
       affectée à la nouvelle embauche peut être
      Regardez la vidéo de bienvenue du PDG
      , avec un lien vers la vidéo dans les instructions.
  • Recommandations de règle de condition
    :
    • Bonnes pratiques
      • Laissez le texte de la
        tâche À faire
         clair et interactif.
      • Utilisez des notifications pour rappeler au titulaire si la date d'échéance approche.
    • Cas d'utilisation :
      • Affectez une
        Demande d'ordinateur portable à faire
         au responsable uniquement pour les salariés.
      • Rappelez aux nouvelles embauches de
        réviser le calendrier des jours fériés de l'unité légale
        si leur date d'embauche est proche d'un jour férié.
    • Exemple :
      • Une étape
        À faire
         intitulée
        Responsable : préparer le package de bienvenue
         peut être affectée au rôle Responsable.
Réviser des documents
Il s'agit d'une étape
d'action
 .
  • Ordre
    : est généralement placé après la collecte initiale des données mais avant l'étape de finalisation.
  • Groupe
    : Effectué presque toujours
    (pour lui-même)
    .
  • Spécifier
     : vous pouvez configurer les documents à inclure et s'ils nécessitent une signature électronique. Exemple : Manuel du salarié, Accord de confidentialité.
  • Recommandations pour le type d'étape
    :
    • Bonne pratique : pour les documents de conformité essentiels, rendez-vous obligatoire et utilisez la fonctionnalité de signature électronique à des fins de suivi et d'audit.
    • Exemple : une étape intitulée
      Accepter les politiques de l'unité légale
       peut contenir le code de conduite, la politique d'utilisation acceptable d'IT et le guide du salarié.
  • Recommandations de règle de condition
    :
    • Une bonne pratique consiste à regrouper les documents ayant le même public et les mêmes exigences de signature en une seule étape pour simplifier l'expérience utilisateur.
    • Cas d'utilisation :
      • Présentez un guide du salarié différent en fonction du pays ou de l'unité légale de l'employé.
      • N'incluez un document de plan de commissionnement que pour les salariés de l'organisation Ventes.
    • Par exemple, une règle peut vérifier la
      famille d'emplois
      de l'employé . Si la
      Famille d'emplois
       est Ventes, l'étape inclut le document
      Plan d'incitation des ventes
       pour signature.
Service
  • Ordre des étapes
    : l'ordre est critique pour ces étapes. Par exemple,
    la tâche Créer un compte Workday
    doit avoir lieu avant que les tâches ne soient routées au nouveau salarié.
  • Groupe
    : exécuté par un système et auquel aucune personne n'est affectée au sens classique.
  • Spécifier
     : vous sélectionnez le service système spécifique à exécuter. Services communs dans
    Accueil et intégration
    :
    • Créer un compte Workday
    • Affectation du plan d'accueil et d'intégration
  • Recommandations pour le type d'étape
    :
    • Bonne pratique : il s'agit de traitements système en arrière-plan. Il ne s'agit pas de tâches terminées par un utilisateur, mais elles sont critiques pour l'automatisation du workflow.
    • Exemple : le fait de placer le service
      Créer un compte Workday
       au début du processus Embaucher permet à un candidat en cours d'embauche de récupérer ses identifiants de connexion et de démarrer ses tâches d'accueil et d'intégration dans Workday avant son premier jour.
  • Recommandations de règle de condition
    :
    • Bonne pratique : ces étapes sont initiales. Vérifiez qu'ils sont correctement placés dans la séquence du processus de gestion parent (par exemple,
      Embaucher
      ) pour activer le processus
      Accueil et intégration
       . L'étape
      Créer un compte Workday
       doit précéder l'étape
      Accueil et intégration
       elle-même.
    • Cas d'utilisation : vous pouvez utiliser une règle de condition pour éviter la création d'un compte Workday trop éloigné de la date d'embauche.
    • Exemple : l'étape de service
      Affectation du plan d'accueil et d'intégration
       est ajoutée au processus de gestion
      Embaucher
       pour affecter automatiquement le bon plan d'accueil et d'intégration à la nouvelle embauche.

Intégration

Dans Workday, vous pouvez lancer une intégration à partir de n'importe quel processus de gestion prenant en charge le type d'étape
Intégration
 . Cette fonction est couramment utilisée lors de l'accueil et de l'intégration pour envoyer des données à des systèmes tiers (comme pour
les avantages sociaux
,
la paie
ou l'allocation de ressources informatique) ou pour lancer des processus internes tels que
E-Verify pour le formulaire I-9
.
  • Ordre des étapes
    : les intégrations peuvent avoir lieu à plusieurs étapes du workflow. Cette étape a généralement lieu une fois toutes les approbations finalisées, mais avant la fin du processus.
  • Groupe
     : exécuté par le système et vous oblige à affecter un utilisateur du système d'intégration (ISU) préconfiguré qui dispose des autorisations de sécurité nécessaires pour exécuter l'intégration.
  • Spécifier
     : sélectionnez le système d'intégration spécifique à exécuter. Il peut s'agir d'un connecteur Workday prédéfini, comme un connecteur pour un fournisseur de cartes d'entreprise, ou d'une intégration personnalisée utilisant Workday Studio, un générateur d'interfaces Entreprise (EIB) ou des connecteurs Core.
  • Recommandations de type d'étape
    • Bonnes pratiques
      • Générer d'abord : créez et configurez toujours le système d'intégration avant d'essayer d'ajouter et de configurer l'étape Intégration dans le processus de gestion.
      • Utilisez un ISU : évitez d'utiliser un
        utilisateur du système d'intégration
        pour exécuter l'intégration. Cela améliore la sécurité et facilite l'audit.
      • Séparer et remettre à disposition : un processus d'intégration est souvent dissocié de la génération et de la livraison d'un fichier. Si un système externe ne reçoit pas de fichier, utilisez les rapports
        Console des traitements
         et
        Événements d'intégration
         pour déterminer si la génération du fichier ou l'étape de livraison a échoué.
    • Cas d'utilisation :
      • Intégration sortante : le cas d'utilisation le plus fréquent dans
        Accueil et intégration
         consiste à déclencher une intégration sortante afin d'envoyer les données des nouvelles embauches à un système externe. Exemples : envoi des données des employés à Okta ou Active Directory pour l'approvisionnement du compte IT, transmission des informations sur les nouvelles embauches à un organisme de paie ou d'avantages sociaux tiers, soumission des données des salariés à
        E-Verify
         via le processus de gestion
        Finaliser le formulaire I-9
         .
      • Intégration entrante : bien que l'intégration soit moins fréquente dans le processus de gestion
        Accueil et intégration
         , une intégration peut déclencher un processus qui finit par charger des données dans Workday (par exemple, réception de l'identifiant permanent d'une nouvelle embauche provenant d'un système RH global).
  • Recommandations de règle de condition
    :
    • Une bonne pratique consiste à tester vos règles régulièrement pour vous assurer qu'elles sont routées comme prévu, en particulier après avoir apporté des modifications à la définition du processus de gestion.
      • Évitez les règles trop complexes et difficiles à mettre à jour. Parfois, il est plus préférable d'intégrer plusieurs règles complexes au sein d'une même définition, afin de créer une définition du processus de gestion distincte et fondée sur des règles.
      • Soyez prudent avec les étapes simultanées qui sont aussi soumises à condition, car elles peuvent parfois bloquer le processus. Il est souvent préférable de placer les intégrations critiques à leur propre étape séquentielle.
    • Cas d'utilisation :
      Ignorer les étapes non nécessaires
       : créez une règle pour ignorer une étape d'approbation si un employé soumet à nouveau ses données personnelles ou ses coordonnées sans apporter de modifications réelles.
      • Routage fondé sur des règles : définissez différentes versions du processus de gestion
        Accueil et
         intégration en fonction de critères tels que
        Unité légale
        ,
        Organisation hiérarchique
        ou
        Site
        . Par exemple, vous pouvez avoir un processus d'accueil et d'intégration unique pour les employés basés au Canada ou aux États-Unis, qui inclut des étapes d'intégration différentes pour les fournisseurs spécifiques à un pays.
      • Contenu individuel : utilisez des règles de condition pour définir
        des publics pour les plans d'accueil et d'intégration
        , ce qui vous permet d'envoyer du contenu, des tâches et des documents ciblés à différents groupes de nouvelles embauches.
    • Exemple : ignorer l'étape
      Réviser le document
      pour les transferts internes qui ont déjà consulté le guide de l'unité légale.
      • Logique des règles
        : créez une règle de condition à l'étape
        Réviser le document
         qui est considérée comme
        fausse
         si la
        Source de l'embauche
         de l'employé est
        Transfert interne
        . L'étape sera alors ignorée pour cette population mais se déclenchera pour toutes les embauches externes.

Notifications

Notifications système
Les notifications système sont des alertes par défaut générées par Workday pour les événements de processus de gestion. Vous pouvez consulter toutes les notifications système dans l'onglet
Notifications
 du processus de gestion. Workday vous permet de désactiver une notification spécifique, mais il est souvent préférable de gérer les préférences de notification au niveau de l'utilisateur ou d'utiliser des notifications personnalisées pour des alertes plus ciblées. Voir Configurer les notifications système de processus de gestion.
Les paramètres des notifications globales sont gérés dans la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - notifications
 .
Notifications personnalisées
Vous pouvez créer des notifications personnalisées qui peuvent être lancées à n'importe quelle étape du processus de gestion pour alerter les utilisateurs des événements, des actions requises ou des changements de statut. Pour créer une notification, accédez à l'étape correspondante dans la définition de votre processus de gestion et, dans le menu des actions associées de cette étape, sélectionnez
Processus de gestion -
ajouter une notification
. Voir Créer des notifications personnalisées.
  • Recommandations et bonnes pratiques :
    • Consolider si possible : au lieu d'envoyer une notification distincte pour chaque tâche unique qu'une nouvelle embauche doit effectuer, envisagez de la consolider. Par exemple, vous pouvez envoyer un e-mail
      de bienvenue
       unique lié au tableau de bord
      Accueil et intégration
       de la nouvelle embauche ou à la page
      Mes tâches
       , à partir de laquelle il peut consulter tous les éléments en attente. Cela permet d'éviter de surcharger la nouvelle embauche avec trop d'e-mails.
    • Utiliser une langue explicite et prête à des actions : l'objet et le corps de vos notifications doivent être clairs et concis et indiquer précisément aux destinataires ce qu'ils doivent faire. Utilisez des champs dynamiques pour personnaliser le message en indiquant le nom, la date de début, le responsable, etc. de la nouvelle embauche.
    • Tirez parti du contenu dynamique : utilisez des champs CRF pour intégrer les informations pertinentes dans vos notifications. Il peut s'agir de données telles que :
      • Date d'embauche.
      • Désignation de l'emploi.
      • Responsable.
      • Lieu de travail.
      • Liens vers le tableau de bord Accueil et intégration
    • Tenez compte du Public : vous pouvez personnaliser le contenu et le son de vos notifications envoyées au destinataire. Une notification destinée à une nouvelle embauche aura un son différent de celui envoyé à un membre de l'équipe informatique ou à un responsable de l'embauche.
    • Marque : utilisez les tâches
      Mettre à jour les modèles d'e-mail
       et
      Notification Designer
       pour créer des modèles d'e-mail de marque correspondant à l'apparence de votre unité légale. Vous pouvez remplacer le modèle d'e-mail par défaut de toute notification personnalisée pour utiliser un modèle de marque spécifique.
    • Déclenchement d'un e-mail de bienvenue :
      • Pour s'assurer que la nouvelle embauche a accès à Workday, cette notification doit être déclenchée après l'étape
        Créer un compte Workday
         dans le processus de gestion
        Embaucher
         .
      • Vous pouvez utiliser un report d'étape pour envoyer cette notification un certain nombre de jours après la fin de l'embauche, ou vous pouvez la déclencher immédiatement en entrée du processus
        Accueil et intégration
         .
    • Notification aux équipes internes :
      • Créer des notifications personnalisées pour alerter des équipes internes (par exemple,
        IT
        ,
        Facilities
        et
        Payroll)
         qu'une nouvelle embauche a été traitée.
      • Ces notifications doivent être déclenchées au bon moment du processus. Par exemple, une notification IT peut être déclenchée lors de la finalisation du processus de gestion
        Embaucher
         .
      • Ajoutez des informations pertinentes dans la notification, telles que le nom de la nouvelle embauche, la date de début, le site, ainsi que les exigences d'accès ou d'équipement spécifique.
    • Gestion des notifications de sous-processus :
      • Le processus
        Accueil et intégration
         implique souvent des sous-processus (par exemple, pour l'adhésion aux avantages sociaux, la vérification du formulaire I-9). Ces sous-processus ont leurs propres configurations de notification.
      • Si vous souhaitez supprimer les notifications d'un sous-processus pour éviter l'envoi d'un trop grand nombre d'e-mails, vous pouvez désactiver les notifications système à l'étape de lancement de ce sous-processus.
      • Gardez à l'esprit qu'un sous-processus peut être utilisé par d'autres processus de gestion. Pour éviter des conséquences non souhaitées, vous pouvez ajouter une règle de condition à vos notifications personnalisées de sorte à
        ne lancer que s'il s'agit d'un processus de gestion autonome
         :
    • En utilisant des règles de condition :
      • Les règles de condition sont des outils puissant pour contrôler à quel moment une notification est envoyée. Vous pouvez les utiliser pour :
        • Envoyer une notification uniquement si certains critères sont remplis, par exemple si la nouvelle embauche correspond à un site spécifique ou à un profil d'emploi spécifique.
        • Envoyer différentes notifications à différents groupes de personnes en fonction des données du processus de gestion.
      • Assurez-vous qu'une notification n'est envoyée qu'une fois plusieurs étapes terminées.
    • Gestion des étapes facultatives : notez que si vous configurez une notification pour une étape facultative, cette notification sera envoyée même si l'étape est ignorée. Planifiez votre stratégie de notification en conséquence.
  • Exemples :
    • Objectif : envoyer un message de bienvenue aux nouveaux employés embauchés dès que le processus de gestion
      Accueil et intégration
       est lancé.
    • Définition : créez une notification personnalisée à l'étape de lancement du processus de gestion
      Accueil et intégration
       . Le destinataire est
      Salarié (pour lui-même
      ) et la notification est routée à son adresse e-mail personnelle.
    • Objectif : envoyer les informations clés sur les nouvelles embauches dont ils ont besoin pour leur premier jour.
    • Définition : créez une notification déclenchée par une étape
      À faire
       planifiée la veille de leur date de début.

Problèmes et solutions

Sortie
Cause et solution
Le processus
d'accueil et d'intégration
 ne se déclenche pas pour les nouvelles embauches une fois l'embauche terminée.
Cause :
 plusieurs causes peuvent être trouvées :
  1. Les étapes d'accueil et d'intégration deviennent non affectées si un compte Workday n'a pas encore été créé pour une nouvelle embauche.
  2. Les étapes
    Accueil
     et intégration et
    Définition de l'accueil et de l'intégration
     ne sont pas correctement organisées ou incluses dans le processus de gestion parent
    Embaucher
     .
Solution :
  1. Utilisez la tâche
    Créer une définition de processus de gestion (définition par défaut)
     pour créer une définition par défaut pour le processus de gestion
    Définition de l'accueil et de l'intégration
     .
  2. Dans la définition du processus de gestion
    Embaucher
     , assurez-vous que l'étape
    Définition de l'accueil et de l'intégration
     précède immédiatement l'étape
    Accueil et intégration
     . Ces deux étapes doivent être placées
    après
     l'étape
    Créer un compte Workday
     .
Les nouvelles embauches ne reçoivent pas la notification d'accueil et d'intégration.
Cause :
 la cause la plus fréquente est une règle de routage incorrecte. Pour les candidats en cours d'embauche, la notification doit être routée à leur adresse e-mail personnelle.
Solution :
 accédez à
Modifier la définition de l'environnement client - notifications
. Dans la section
HCM
 , assurez-vous que les notifications
Notifications de plan d'accueil et d'intégration
 ou les notifications personnalisées correspondantes sont configurées pour être routées à
une adresse e-mail externe
 pour le public ciblé. Vérifiez également que l'adresse e-mail du candidat en cours d'embauche a une adresse e-mail personnelle renseignée dans Workday.
Les nouveaux employés embauchés ne reçoivent pas toutes leurs tâches d'accueil et d'intégration en même temps dans leur boîte de réception.
Cause :
 les étapes du processus de gestion Accueil et intégration sont configurées avec des numéros d'ordre différents (par exemple, c, d, e), ce qui entraîne leur exécution séquentielle à chaque étape précédente.
Solution :
 vérifiez la définition du processus de gestion Accueil et intégration. Si l'objectif final est que toutes les tâches apparaissent en même temps, assurez-vous que les étapes concernées (par exemple,
À faire
,
Réviser les documents
,
Modifier les données personnelles
) sont configurées avec la même lettre
d'ordre
 (par exemple, c, c, c). Ainsi, les étapes parallèles apparaîtront simultanément dans la boîte de réception.
L'étape
Finaliser le formulaire I-9
 est bloquée et ne poursuit pas.
Cause :
 l'étape
Finaliser le formulaire I-9
 est configurée pour s'exécuter en même temps (c'est-à-dire avec le même numéro d'ordre) que les autres étapes du processus de gestion
Accueil et intégration
 . L'intégration E-Verify, qui fait partie de cette étape, ne sera souvent pas déclenchée tant que toutes les autres étapes parallèles ne seront pas terminées.
Solution :
 modifiez la définition du processus de gestion Accueil et intégration pour placer l'étape
Finaliser le formulaire I-9
 à sa propre étape séquentielle (avec un numéro d'ordre unique). Pour de meilleurs résultats, aucune autre étape ne doit être exécutée en parallèle.
Aucune notification n'est déclenchée lorsque l'étape du processus de gestion est terminée.
Cause :
 la notification n'est peut-être pas associée correctement à l'étape du processus de gestion ou il existe une condition dans la notification qui n'est pas remplie.
Solution :
 vérifiez la configuration des notifications personnalisées pour vous assurer qu'elles sont associées au bon processus de gestion et à la bonne étape. Vérifiez l'onglet
Condition
 de la notification pour voir si des règles l'empêchent de se déclencher. Visitez également la
Console des traitements
 de l'employé pour voir si le processus de gestion se comporte comme prévu.
Les liens figurant dans la notification (par exemple, vers le
plan d'accueil et d'intégration
) ne fonctionnent pas pour la nouvelle embauche.
Cause :
 il s'agit souvent d'un problème de sécurité. Il se peut que la nouvelle embauche n'ait pas encore accès à son compte Workday ou que la page cible n'est pas sécurisée.
Solution :
 assurez-vous que l'étape
Créer un compte Workday
 dans le processus de gestion
Embaucher
 ou
Accueil et intégration
 s'exécute avant que les notifications contenant des liens internes ne soient envoyées. Vérifiez que la
pré-embauche externe
 est correctement configurée si vous voulez que les candidats en cours d'embauche accèdent au contenu avant leur date de début.
Le responsable ou d'autres participants ne reçoivent pas leurs notifications de rappel.
Cause :
 le destinataire n'est peut-être pas correctement défini ou l'utilisateur n'a pas d'adresse e-mail professionnelle dans Workday.
Solution :
 vérifiez le champ
Destinataire
 de la notification personnalisée pour vous assurer que le bon rôle (par exemple,
Responsable
,
Partenaire RH
) est sélectionné. Vérifiez dans le profil de l'employé que le destinataire prévu a une adresse e-mail professionnelle valide.
Un approbateur ou un autre participant (par exemple,
le responsable
) ne peut pas voir une étape d'accueil et d'intégration ou y intervenir.
Cause :
 il s'agit généralement d'un problème de sécurité pour lequel le rôle de sécurité de l'utilisateur n'est pas autorisé à accéder à cette étape spécifique du processus de gestion.
Solution :
 accédez à la
règle de sécurité des processus
 de gestion
Accueil et intégration
 . Recherchez l'étape spécifique (par exemple,
Réviser les documents
,
À faire
) et vérifiez que le groupe de sécurité approprié (par exemple,
Responsable
,
Partenaire RH
) est répertorié et dispose de l'autorisation permettant d'intervenir sur cette étape.
Concept : expérience d'accueil et d'intégration
Étapes : définir le processus de gestion d'accueil et d'intégration
Étapes : définir l'accueil et l'intégration des employés
Concept : processus de gestion
dan1370797382653.html
FAQ : Processus de gestion