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Dernière mise à jour : 2025-10-03
Recommandations liées au processus de gestion d'embauche

Recommandations liées au processus de gestion d'embauche

Aperçu

Le processus de gestion Embaucher est un workflow majeur dans Workday Human Capital Management (HCM), qui orchestre la séquence des tâches, des approbations et des actions système dont vous avez besoin pour intégrer un nouveau salarié dans l' organisation. Il contrôle :
  • Quels (étapes et sous-processus)
  • Qui (groupes de sécurité responsables de chaque étape)
  • Quand (l'ordre des opérations) pour un événement d'embauche
Un processus de gestion Embaucher correctement garantit la précision des données, implique les bonnes parties prenantes au bon moment et automatise les tâches comme la création de comptes et les notifications.
Chaque processus d'embauche est une instance d'une définition du processus de gestion. Il fait office de hub central entre les données de recrutement, de rémunération, d'avantages sociaux et de ressources humaines, ce qui garantit une transition en toute transparence entre les candidat et les salarié. Bien que Workday fournit une définition par défaut, la plupart des organisations en créent plusieurs, fondées sur des règles, adaptées à différentes populations (par pays, type d'employé ou organisation hiérarchique).

Sous-processus

Le processus de gestion Embaucher peut inclure plusieurs sous-processus pour gérer des tâches spécifiques.
  • Proposer une rémunération à l'embauche : ce sous-processus détermine le salaire et d'autres composantes de rémunération de la nouvelle embauche.
  • Créer un compte Workday : cette opération génère le compte Workday de la nouvelle embauche, ce qui lui donne accès au système.
  • Accueil et intégration : vous pouvez déclencheur ce processus une fois l'embauche terminée pour gérer les nouvelle embauche, comme :
    • Remplir les formulaires fiscaux.
    • Révision de documents.
    • Adhésion aux avantages sociaux.
  • Vérification des informations fournies : ce processus ne s'applique que si la nouvelle embauche ne provient pas de Workday Recruiting et que vous souhaitez vérifier le statut des informations fournies dans Workday.

Modèle consolidé

Dans un processus de gestion Workday, un modèle consolidé est une configuration qui combine les écrans de saisie des données de plusieurs sous-processus distincts (par exemple, salaire, prime et actions) dans une seule interface utilisateur unifiée. Utilisez le modèle comme option lorsque le processus de gestion contient plusieurs éléments de définition initiaux associés pour un seul rôle au début du processus et ajoutez-le comme étape de lancement pour simplifier la tâche de l'initiateur.
Ces sous-processus de gestion sont disponibles pour la consolidation. Pour que les sous-processus de gestion suivants apparaissent dans le modèle consolidé, assurez-vous que les utilisateurs disposent des droits d'accès en
mode Afficher
 et
modifier
 dans les domaines correspondants :
  • Modifier les identifiants nationaux
  • Modifications de date d'entrée en service
  • Modifier les affectations d'organisations d'un employé
  • Affecter une convention collective à un salarié
  • Affecter un lot de paie
  • Événement d'inscription aux options de paiement
  • Sous-processus de gestion liés à la rémunération

Conditions préalables

Vous devez remplir les conditions préalables suivantes dans l' organisation hiérarchique cible pour pouvoir lancer une transaction d'embauche :
  • Sécurité : configurez la règle de sécurité du processus de gestion pour subvention à des groupes de sécurité spécifiques autorisation aux étapes d'action suivantes :
    • Actions de lancement : déterminez qui peut démarrer le processus Embaucher. Les groupes de sécurité classiques sont Recruteur, Administrateur RH et Partenaire RH.
    • Étapes de révision et d'approbation : déterminez qui peut approuver la transaction d'embauche. Les groupes de sécurité types sont Responsable, Partenaire RH et Partenaire de la rémunération.
    • Afficher tout : déterminez qui peut afficher la transaction d'embauche en cours ou terminée. Les groupes de sécurité types sont Administrateur RH, Auditeur RH et Chargés d'implémentation. Accorder l' autorisation Afficher tout aux rôles autorisés à lancer le processus de gestion pour garantir la bonne exécution de toutes les validations.
    • Pour afficher la liste des domaines de sécurité applicables, accédez au rapport Règles de sécurité des domaines par domaine fonctionnel et sélectionnez les domaines fonctionnels Staffing, Core Compensation et Organization and Roles.
  • Modèle d'affectation de personnel : l' organisation hiérarchique doit avoir un modèle d'affectation de personnel affecté :
    • Gestion par poste : un poste à pourvoir, disponible et approuvé doit exister dans l' organisation hiérarchique. Vous lancer l'action Embaucher pour ce poste spécifique .
    • Gestion par emploi : vous pouvez éventuellement configurer des restrictions d'embauche pour l' organisation hiérarchique. Si aucune règle n'est configurée, vous définissez le détail de l'emploi lors de l'embauche de l' employé dans l' organisation Gestion par emploi. Voir Concept : modèles d'affectation de personnel .
  • Profils d'emploi : créez les profils d'emploi nécessaires avec des informations telles que :
    • Description de l'emploi
    • Niveau managérial
    • Niveau de rémunération
    • Type de taux de rémunération
    • Autres qualifications
  • Suivi des candidats en cours d'embauche : si vous suivez des candidats avant qu'ils ne soient formellement embauchés, configurez les statuts des candidat en cours d'embauche , les méthodes d'évaluation et les sources de recrutement .
  • Modifiez le processus de gestion Embaucher : définissez les étapes, conditions et notifications pour le processus de gestion Embaucher. Cela inclut des étapes de service de configuration telles que la création d'un compte Workday .
  • Configurez des champs facultatifs : déterminez les champs facultatifs dans le processus de gestion Embaucher pour les masquer, les rendre en lecture seule ou les rendre obligatoires pour des groupes de sécurité spécifiques.

Initiateurs de processus

Vous déclencheur le processus de gestion Embaucher lorsqu'une personne disposant des autorisations de sécurité appropriées lance l'une des tâches Embaucher un salarié. Workday fournit plusieurs variantes de cette tâche, ce qui vous permet de sélectionner celle qui correspond le mieux à votre processus.
Par exemple, certaines versions de tâche incluent des fonctionnalités de recherche avancée pour éviter la création de dossiers en double en recherchant des candidats en cours d'embauche, d'anciens employés ou des étudiants existants. Voir Concept : actions de lancement Embaucher un salarié .
Vous pouvez lancer le processus à partir de :
  • La barre de recherche en saisissant Embaucher un salarié.
  • Menu des actions associées d'une demande de poste.
  • Menu des actions associées d'une organisation hiérarchique.
  • Menu des actions associées d'un poste non pourvu .
  • Le statut Prêt pour l'embauche provenant du processus de gestion Offre ou Accord d'embauche.

Limites

  • Corrections et intégrations : les intégrations fondées sur un événement que vous configurez pour déclencheur à partir du processus Embaucher se déclenchent à nouveau uniquement pour les corrections que vous apportez à l' événement Embaucher de premier niveau . Les corrections que vous apportez uniquement dans un sous-processus ne déclencheront pas à nouveau l' intégration. Exemple : correction de la rémunération dans Proposer une rémunération à l'embauche une fois l'embauche principale terminée
  • Complexité de la configuration : le degré de configurabilité élevé signifie que la configuration initiale peut être complexe et nécessiter une compréhension approfondie des processus d'embauche dans votre organisation.
  • Option de renvoi : vous pouvez renvoyer un processus de gestion à l'étape de lancement ou de révision pour effectuer des corrections à l'aide de l'action de renvoi. Cette action est accessible pendant les phases de révision ou d'approbation de la définition du processus de gestion, à condition que le processus ne soit pas terminé.
  • Différence au niveau de l'intégration : faites la distinction entre le processus de recrutement et le processus de gestion d'accueil et d'intégration. Le processus Embauche se concentre sur l'intégration du salarié dans le système, tandis que le processus Accueil et intégration concerne la nouvelle embauche et la réalisation des tâches post-embauche.
  • Fonctionnalité de finalisation automatique : la finalisation automatique ne prend pas en charge les renvois dans le workflow du processus de gestion . Les étapes de service s'exécutent toujours, mais Workday ignore toutes les notifications associées à ces étapes de service . Voir Éléments de définition : finalisation automatique des événements d'affectation de personnel .
  • Corrections d'événements Embaucher terminés : ces événements ne déclenchent pas automatiquement les événements associés, tels que les adhésions aux avantages sociaux. En fonction des modifications spécifiques apportées, vous devrez peut-être lancer manuellement certains sous-processus pour vous assurer que les mises à jour des dossiers de employé sont exactes.
  • Corriger la date de début d'un employé : vous ne pouvez pas utiliser ce processus de gestion pour les intervenants extérieurs, ni le retirer une fois qu'il a été soumis.

Workflows des processus de gestion communs et recommandations

Il s'agit de chemins de configuration de workflow courants pour le processus de gestion Événement d'embauche, avec les étapes répertoriées dans leur ordre habituel.
Chemin 1 : configuration de workflow standard
Il s'agit de la configuration la plus commune, représentant un processus linéaire simple pour l'embauche d'un salarié classique, sans critères complexes candidat en cours d'embauche .
A : Lancement
 >
 B : Action (Proposer une rémunération à l'embauche)
 >
 C : Action (Demander un paiement unique)
 >
 D : Service (Créer un compte Workday )
 >
 E : Action (Affecter un lot de paie)
 >
 F : Action (Finaliser des tâches d'accueil et d'intégration) )
 >
 G : finalisation (étape de finalisation de l'embauche)
Chemin 2 : embauche avec la configuration du sous-processus de vérification des informations fournies
Ce cheminement intègre une vérification des informations fournies formelle en tant qu'étape obligatoire dans le processus. L'embauche ne peut pas se poursuivre si la vérification des informations fournies n'a pas réussi, ce qui garantit la conformité avec les politiques d'embauche.
A : Lancement
 >
 B : Action (Saisir des données personnelles)
 >
 C : Action (Vérification des informations fournies)
 >
 D : Action (Proposer une rémunération à l'embauche)
 >
 E : Action (Affecter un lot de paie)
 >
 F : Approbation (Réviser les résultats d'embauche et de vérification)
>
 G : finalisation (étape de finalisation de l'embauche)
Chemin 3 : embauche avec une configuration de workflow d'accueil et d'intégration intégrée
Ce chemin de configuration connecte le processus Embaucher à d'autres sous-processus accueil et intégration essentiels, créant ainsi une expérience accueil et intégration transparente de bout en bout pour la nouvelle embauche et les équipes internes.
A : Lancement
 >
 B : Action (Proposer une rémunération à l'embauche)
 >
 C : Action (Demander un paiement unique)
 >
 D : Service (Affectation du plan d'accueil et d'intégration)
 >
 E : Action (Définition de l'accueil et de l'intégration)
 >
 F : Service (Créer un compte Workday )
>
 G : Action (Affecter un lot de paie)
 >
 H : Action (Accueil et intégration)
Chemin 4 : embauche avec configuration de syndicat ou de convention collective
Ce cheminement concerne les organisations dans lesquelles les nouvelles embauches doivent être soumises à une convention collective, ce qui peut influer sur leur rémunération, leurs avantages sociaux et d'autres données d'emploi.
A : Lancement
 >
 B : Action (Proposer une rémunération à l'embauche)
 >
 C : Action (Affecter une convention collective)
 >
 D : Action (Affecter un lot de paie)
 >
 E : Approbation (Consultation du responsable syndical)
 >
 F : Approbation (Consultation par le responsable)
 >
 G : finalisation (étape de finalisation de l'embauche)
Chemin 5 : finalisation automatique
Ce cheminement simplifie votre processus d'embauche et réduit la saisie manuelle de données pour les processus d'embauche standardisés en masse qui obligatoire une intervention manuelle minimale. Exemple : employés saisonniers, personnel de commerce de détail.
Modifier une définition de
processus de gestion d'embauche -
activer la finalisation automatique
L'activation de la finalisation automatique ignore certaines étapes du processus de gestion, notamment les approbations, les tâches À faire et les étapes de révision. Si votre processus repose sur ces étapes, tenez compte des implications avant d'utiliser ce workflow.
La réussite de la finalisation automatique dépend de l'exactitude et de la pertinence des données saisies lors du processus de recrutement . Si les champs obligatoire pour l' événement Embaucher ne sont pas renseignés depuis Workday Recruiting ou via les valeurs par défaut des champs d'affectation de personnel, le processus n'est pas terminé automatiquement. Il sera rétablir le workflow manuel standard .

Workflows des processus de gestion communs pour les approbations consolidées

Il s'agit de chemins de configuration des workflow courants pour les approbations consolidées, avec les étapes répertoriées dans leur ordre habituel.
Déterminez les groupes de sécurité autorisés à réviser et approuver les étapes consolidées. Configurez la règle de sécurité du processus de gestion Embaucher pour subvention à ces groupes de sécurité autorisation à ces étapes consolidées. Les groupes de sécurité types comprennent le groupe de sécurité Paie .
Chemin 1 : approbations combinées pour un seul évaluateur
Il s'agit du cas d'utilisation le plus fréquent. Il consolide plusieurs sous-processus en une seule tâche pour un approbateur, par exemple un partenaire RH ou le responsable de l'embauche. L' chargé de révision a ainsi une vue d'ensemble de l' événement d'embauche.
A : Lancement
 >
 B : Action (Proposer une rémunération pour l'embauche)
 >
 C : Action (Modifier les affectations d'organisations)
 >
 D : Action (Demander un paiement unique)
 >
 E : Approbation consolidée (Approuver l'embauche, Proposer une rémunération et Modifier les affectations d'organisations) Événements)
 >
 F : finalisation (étape de finalisation de l'embauche)
Chemin 2 : approbation hiérarchique à l'aide d'une chaîne consolidée
Lorsque plusieurs niveaux managériaux doivent approuver une embauche et les détails qui y sont associés, une chaîne d'approbations groupées est la pratique recommandée. Cela combine les avantages d'une approbation groupée et d'une chaîne d'approbations. L'étape Chaîne d'approbations groupées est affectée à un groupe de sécurité par rôle tel que Responsable. La tâche d'approbation est routée en tant qu'élément unique dans la hiérarchie managériale de l'initiateur.
A : Lancement
 >
 B : Action (Proposer une rémunération pour l'embauche)
 >
 C : Chaîne d'approbation groupée (Approuver les événements Embaucher et Proposer une rémunération)
 >
 D : Finalisation (Étape de finalisation de l'embauche).

Étapes du workflow

Les types d'étape suivants sont couramment utilisés pour build le workflow du processus de gestion Embaucher :
Lancement
  • Ordre des étapes
     : toujours la première étape de tous les processus de gestion (libellé 'A').
  • Groupe
     : recruteurs, partenaires RH ou administrateurs RH, ou dans le cadre d'un processus de recrutement (offre ou accord d'embauche) ou d'intégration, également par un recruteur. Sa définition est gérée dans la règle de sécurité du processus de gestion d'embauche.
  • Spécifier
     : non applicable. Cette étape lance le processus.
  • Recommandations de type d'étape
     :
    • Bonne pratique : utilisez la tâche Embaucher un salarié avec des fonctionnalités de recherche avancée pour éviter de créer des dossiers en double . Former les utilisateurs à la recherche de candidats en cours d'embauche ou d'anciens employés avant de créer un nouvel enregistrement.
    • cas d'utilisation : cette étape démarre le workflow Embaucher. L' initiateur saisit les informations de base obligatoire pour identifier le candidat en cours d'embauche et le poste qu'il pourvoira, notamment son nom, la demande de poste et la date d'embauche prévue .
    • Exemple : un recruteur doit embaucher un candidat pour un poste à pourvoir. Ils utilisent la tâche "Embaucher un salarié" et recherchent le nom du candidat . Ils rechercher que le candidat était un ancien stagiaire et qu'il existe un dossier de candidat en cours d'embauche dans le système. Le recruteur sélectionne le dossier existant pour lancer le processus d'embauche, ce qui permet de renseigner automatiquement certaines informations sur les candidat .
    • Recommandations de règle de condition
       : une règle de condition à l' étape de lancement sert de mécanisme de validation pour garantir l'exhaustivité des informations fournies par l' initiateur :
      • Bonnes pratiques : garder une sécurité de lancement simple. Utiliser la sécurité par rôle pour subvention des droits de lancement aux utilisateurs appropriés.
      • Exemple : pour autoriser uniquement les utilisateurs basés aux États-Unis à lancer le processus Embauche standard, ajoutez la règle suivante dans la règle de sécurité: Le site de l'utilisateur est USA.
Action
  • Ordre des étapes
     : placez les valeurs après l'étape de lancement et avant ou après l'étape de finalisation.
  • Groupe
     : tout rôle ayant besoin de saisir ou de réviser des données dans le cadre du workflow, par exemple un partenaire de la rémunération, un partenaire RH, un administrateur de la paie ou le rôle Salarié (pour lui-même).
  • Spécifiez
     : indiquez le sous-processus que l'étape déclencheur , tel que Proposer une rémunération à l'embauche, Modifier les données personnelles.
  • Recommandations de type d'étape
     :
    • Cas d'utilisation : l'un des types d'étape les plus couramment utilisés pour appeler un autre processus de gestion (sous-processus) afin d' recueillir des informations spécifiques ou supplémentaires auprès de la nouvelle embauche.
    • Exemple : une étape d'action libellée Remplir le questionnaire pour la nouvelle embauche est routé dans la boîte de réception de la nouvelle embauche .
  • Recommandations de règle de condition
     :
    • Bonne pratique : utilisez des règles de condition pour rationaliser le processus et garantir que les utilisateurs voient uniquement les tâches pertinentes. Cela évite toute confusion et travail inutile.
    • cas d'utilisation : pour exécuter de manière dynamique des étapes en fonction des données.
    • Exemple : déclenchez une étape d'action Demander un paiement unique uniquement si une prime à la connexion est proposée.
  • Pour plus d'informations, voirConcept : étape d'action .
Approbation
  • Ordre des étapes
     : vous pouvez généralement le placer une fois que toutes les étapes majeures de saisie des données sont terminées et avant l'étape de finalisation finale.
  • Groupe
     : rôle autorisé à approuver la transaction, tel qu'un responsable de l'embauche, un niveau managérial + 1 ( responsable du responsable ), ou un responsable RH.
  • Spécifier
     : vous pouvez configurer une chaîne d'approbations qui achemine la transaction vers une hiérarchie jusqu'à ce qu'un certain niveau soit atteint.
  • Recommandations de type d'étape
     : cette étape fait office de passerelle formelle pour valider une transaction. L' approbateur peut ensuite approuver l'embauche, la renvoyer (à une étape précédente pour correction) ou la refuser. Cela garantit la contrôle et la conformité avec les politiques de unité légale .
    • Bonnes pratiques
      • Placez une étape d'approbation une fois que toutes les principales étapes de saisie des données sont terminées, mais avant l'étape de finalisation finale du processus de gestion.
      • Configurez le routage avancé pour empêcher les approbateurs d'approuver leurs propres transactions. Définissez la restriction de routage pour Exclure l'objet de l'événement et le Groupe de sécurité Autre routage sur Responsable par rapport à Utilisateur exclu.
      • Workday ignore les étapes d'approbation lorsque l' initiateur est l' approbateur. Utilisez une étape Approbations groupées pour exiger une approbation.
      • Lorsqu'un processus de gestion est un sous-processus d'un processus plus large, consolidez l'approbation avec le processus de gestion parent . Cela évite d'avoir à recourir à des étapes d'approbation distinctes dans chaque sous-processus.
    • Cas d'utilisation : demander à un responsable d'approuver un nouvelle embauche package de rémunération pour les embauches.
    • Exemple : une fois que le responsable RH a proposé un package de rémunération, le processus de gestion route une tâche d'approbation au chef de service pour révision et approbation.
  • Recommandations de règle de condition
     :
    • Bonnes pratiques
      • Évitez de créer des chaînes d'approbation trop longues ou complexes, car cela peut ralentir le processus d'embauche. Utilisez des règles de condition pour ignorer les approbations pour les embauches standard, sans exception.
      • Utilisez la règle de condition standard Aucun titulaire actuel n'était l'initiateur ou l'approbateur précédent pour la plupart des étapes d'approbation. Cela évite que l'utilisateur ait à approuver une transaction qu'il a déjà lancée ou approuvée.
    • Cas d'utilisation : pour exiger des approbations supplémentaires pour les exceptions.
    • Exemple : lors d'une étape d'approbation pour un partenaire financier, vous pouvez ajouter la règle de condition suivante : Embaucher pour un service Finance ET Salaire annuel proposé > 150 000 USD.
  • Pour plus d'informations, voirConcept : étape d'approbation .
Saisie automatique
  • Bonnes pratiques :
    • Bien que la finalisation automatique soit conçue pour ignorer de nombreuses étapes, il peut y avoir certaines actions que vous souhaitez toujours effectuer. Utilisez
      Router normalement
       pour indiquer les étapes à exécuter même lorsque le reste du processus se termine automatiquement. Les intégrations et les étapes de service sont toujours routées normalement.
    • Assurez-vous que tous les champs obligatoire pour une embauche réussie sont correctement mappés et renseignés automatiquement depuis le recrutement dans l' événement d'embauche . Tirer parti
      des valeurs par défaut des champs d'affectation de personnel
       pour alimenter automatiquement les données lorsque cela est possible.
      Exemple : le champ
      Motif d'embauche
       est champ obligatoire pour les modifications liées à l'emploi. Pour que ce champ soit toujours renseigné, configurez le processus de gestion Offre pour qu'il soit obligatoire.
    • Vous pouvez également activer la finalisation automatique pour différents sous-processus de l' événement Embaucher, notamment Affecter un lot de paie, Proposer une rémunération à l'embauche et Demander un paiement unique.
    • Si vous utilisez un modèle Changer d'emploi consolidé pour les embauches internes, vous devez configurer la finalisation automatique pour tous les sous-processus de ce modèle pour que le traitement parent À faire .
    • Pour appliquer la finalisation automatique de manière sélective, utilisez des définitions de processus de gestion fondées sur des règles. Vous pouvez ensuite spécifier les conditions dans lesquelles la finalisation automatique doit déclencheur.
      Exemple : créez une règle qui active la finalisation automatique pour les postes de commerce, mais pas pour les embauches au niveau direction qui nécessitent une supervision et des approbations manuelles.
    • Dans la mesure où le fait de faire passer instantanément un candidat au statut
      Prêt pour l'embauche
       déclenche instantanément le processus de finalisation automatique, vous devrez peut-être ajuster votre workflow de recrutement . Pensez à faire passer les candidats du statut Prêt pour l'embauche à une date plus proche de leur date de début réelle pour mettre à jour leur flexibilité.
    • Assurez-vous que les groupes de sécurité responsables du passage des candidats au statut Prêt pour l'embauche (Recruteur ou Recruteur principal) disposent des autorisations nécessaires pour lancer et terminer l' événement Embaucher. Cela implique la configuration de la règle de sécurité du processus de gestion Embaucher et des étapes de finalisation dynamique dans le processus de gestion Candidature.
Finalisation
Cette étape signifie que le workflow principal est terminé. Une fois l'étape de finalisation exécutée, l'embauche est considérée comme entièrement approuvée et les étapes suivantes, telles que les intégrations, l'archivage ou les notifications, peuvent s'exécuter sans bloquer le processus principal.
Révisez les étapes et identifiez celles qui doivent représenter l'action finale obligatoire pour que l'embauche soit considérée comme approuvée. Il s'agit souvent de la dernière étape d'approbation dans la séquence. Recherchez la ligne correspondant à cette étape dans la grille et, dans le menu des actions associées de cette étape, sélectionnez
Processus de gestion
défini sur la dernière étape
 .
Un processus de gestion ne peut comporter qu'une seule étape de finalisation. Si une autre étape est déjà marquée comme étape de finalisation, Workday la désélectionne automatiquement et applique la désignation à l'étape que vous venez de sélectionner.
Bonnes pratiques
  • Toutes les étapes Action d'approbation et de révision doivent être placées avant l'étape de finalisation.
  • Les étapes qui nécessitent que l' employé ait un dossier entièrement créé (par exemple , ajouter des données sur les talents () sont généralement placées après l'étape de finalisation.
  • L'étape de service Créer un compte Workday peut être placée après l'étape de finalisation.
  • Une étape d'approbation, telle qu'une chaîne d'approbation groupée, est souvent définie comme étape de finalisation. Ainsi, les responsables peuvent approuver tous les détails de l'embauche et de la rémunération dans une seule tâche avant que l'embauche ne soit finalisée dans le système.
Pour plus d'informations, voirConcept : étapes de finalisation .
Approbations groupées
Vous pouvez ajouter une étape d'approbation groupée à la place d'une étape d'approbation ou de chaîne d'approbation standard dans la définition du processus de gestion.
Ce type d'étape combine plusieurs étapes d'action antérieures au sein d'un processus de gestion en un seul élément de la boîte de réception pour l' approbateur. Par exemple, dans un processus de gestion de gestion Embaucher un responsable qui reçoit des approbations distinctes pour les données d'emploi, les affectations organisation et la rémunération de la nouvelle embauche, une étape d'approbation groupée peut les lot dans une seule tâche unifiée . L' approbateur peut ensuite réviser et approuver toutes les données depuis un seul présélection/présélectionner.
Chaîne d'approbations groupées
Vous pouvez ajouter une étape Chaîne d'approbation consolidée à la place d'une étape Approbation ou Chaîne d'approbation standard dans la définition du processus de gestion.
Cette étape combine la fonctionnalité d'approbation groupée avec une chaîne d'approbation. Il regroupe non seulement plusieurs éléments d'approbation dans une seule tâche , mais aussi route cette tâche à une hiérarchie managériale ou organisationnelle jusqu'à ce qu'elle atteigne le niveau supérieur ou qu'une condition de sortie soit remplie.
  • Pensez à ajouter ces étapes pour les éléments suivants :
    • Tâches homogènes : la consolidation est plus efficace lorsque les éléments regroupés sont de nature similaire, ce qui permet à l' approbateur d'appliquer un processus de révision cohérent à chacun d'eux.
    • Approbations ignorées : dans certains cas, une étape d'approbation standard peut être automatiquement ignorée si l' approbateur est la même personne qui a lancé la transaction. L'utilisation d'une étape d'approbation groupée peut servir de solution de contournement pour garantir que la tâche d'approbation est toujours générée et acheminée comme prévu.
    • Réduction des notifications : en regroupant plusieurs demandes d'approbation dans une seule tâche, vous réduisez considérablement le nombre de notifications envoyées aux approbateurs, ce qui évite « la boîte de réception » et les aide à se concentrer sur les tâches qui nécessitent une attention particulière.
  • Définir clairement les conditions des étapes : utilisez des règles de condition pour vous assurer que l'étape consolidée se déclenche uniquement lorsqu'elle est appropriée. Par exemple, vous pouvez configurer une règle pour utiliser une approbation groupée uniquement lorsque le nombre de transactions dépasse un certain seuil.
  • Effectuer des tests approfondis : avant de déployer un processus de gestion avec une étape approbation groupée , testez-le minutieusement pour vous assurer qu'il est acheminé comme prévu et que l' expérience utilisateur est claire et intuitive pour les approbateurs. Confirmez que les approbateurs peuvent facilement parcourir la vue consolidée et approuver ou refuser les éléments nécessaires.
    Par exemple, vous pouvez combiner l'approbation des données d'emploi et de la rémunération d'une nouvelle embauche en une seule tâche afin qu'elle puisse réviser et approuver ensemble les informations d'emploi et le package de rémunération .
  • Ajoutez une étape Approbations groupées après l'étape Proposer une rémunération et configurez-la pour inclure à la fois les événements Embaucher et Proposer une rémunération.
Service
  • Ordre des étapes
     : vous pouvez le placer n'importe où, mais les services essentiels comme Créer un compte Workday sont généralement placés après l'approbation finale et juste avant ou lors de l'étape de finalisation.
  • Groupe
     : le système ( Workday). Dans Workday, ce « système » est un principe de sécurité spécifique configurable appelé « utilisateur » d'exécution de processus de gestion.
  • Spécifier
     : vous effectuez votre sélection dans une liste de traitements en arrière-plan prédéfinis par Workday .
  • Recommandations de type d'étape
     :
    • Bonnes pratiques :
      • Utilisé pour exécuter une action automatisée au niveau système sans intervention manuelle. Le cas d'utilisation le plus courant dans le processus de gestion Embaucher est le service Créer un compte Workday , qui génère le nouveau compte utilisateur et lui permet de se connecter à Workday.
      • Vous ne pouvez pas créer de types d'étape de service personnalisé. Sélectionnez une dans la liste des services fournis par Workday.
      • Vous ne pouvez pas modifier/changer un type d'étape existant, par exemple de Action à Service. Supprimez l'étape et ajoutez-en une nouvelle avec le type correct.
  • Recommandations de règle de condition
     :
    • Bonnes pratiques : comprenez la fonction de chaque service avant de l'ajouter à un processus de gestion. Placez les étapes de service de manière logique, telles que la création du compte Workday, avant d'affecter des rôles de sécurité par utilisateur.
    • Cas d'utilisation : pour contrôler à quel moment une action système se produit, par exemple empêcher le service Créer un compte Workday de s'exécuter jusqu'à ce que la date d'embauche soit proche.
    • Exemple : à l'étape de service Créer un compte Workday , ajoutez la règle suivante : (Date d'embauche moins Date du jour) est inférieur ou égal à 7. Cela garantit que le compte n'est pas créé plus d'une semaine avant la date de début.
  • Pour plus d'informations, voirConcept : étape de service .
À faire
  • Ordre des étapes
     : vous pouvez ajouter n'importe quel ordre dans le processus de gestion.
  • Groupe
     : n'importe quel rôle. Souvent affecté au salarié (pour lui-même) ou au responsable de l'embauche ou à des équipes de support comme le support informatique ou les installations.
  • Indiquer
     : vous pouvez saisir des instructions (à l'aide de texte enrichi et de liens hypertexte)
  • Recommandations de type d'étape
     :
    • Bonnes pratiques :
      • Utilisez les étapes À faire pour affecter des tâches simples ou des rappels qui n'impliquent pas la saisie de données. Ces étapes agissent comme des éléments de liste de vérification pour les tâches qui ont lieu en dehors de Workday ou lorsqu'il n'existe aucune étape du processus de gestion dédiée. ConsulterCréer des listes de vérification .
      • Rédigez des instructions claires et exploitables. Si la tâche nécessite de naviguer vers une page spécifique, ajoutez le chemin de navigation dans la description À faire.
  • Recommandations de règle de condition
     :
    • Bonnes pratiques : rédigez des instructions claires et exploitables. Utilisez les dates d'échéance pour aider les utilisateurs à hiérarchiser les tâches. Regrouper des tâches À faire dans le flux de processus.
    • Cas d'utilisation : pour affecter des tâches sous conditions.
    • Exemple : dans une tâche À faire pour que le responsable de l'embauche demande une carte de crédit d'entreprise, vous pouvez ajouter la règle de condition suivante : le Niveau d'emploi est Cadre ou un niveau supérieur.
  • Pour plus d'informations, voirConcept : étape À faire .

Intégration

La configuration de intégration utilise principalement l'intégration fondée sur un événement de Workday pour le système de paie tiers. Le système envoie instantanément les informations d'embauche à votre fournisseur de paie tiers lorsque le processus de gestion Embaucher est terminé, plutôt que d'attendre une exécution intégration principale planifiée. Vous activez ce service sur votre connecteur PECI ( PECI ). Il configure des étapes dans le processus de gestion Embaucher pour envoyer automatiquement les événements employé de Workday à votre fournisseur de paie tiers. Le fournisseur valide les données et renvoie toutes les erreurs pour correction immédiate.
  • Ordre des étapes
     : les intégrations peuvent avoir lieu à plusieurs étapes du workflow. Cette étape a généralement lieu une fois toutes les approbations terminées, mais avant que le processus ne soit terminé.
  • Groupe
     : effectué par le système et nécessite que vous affectiez un utilisateur du système d'intégration (ISU) préconfiguré qui dispose des autorisations de sécurité nécessaires pour exécuter l' intégration.
  • Spécifier
     : sélectionnez le système d'intégration spécifique à exécuter. Il peut s'agir d'un connecteur Workday préconfiguré, comme celui d'un fournisseur de carte de crédit d'entreprise, ou d'une intégration personnalisée utilisant Workday Studio, un générateur d'interfaces Entreprise (générateur d'interfaces Entreprise (EIB)) ou des connecteurs principaux.
  • Recommandations de type d'étape
     :
    • Cas d'utilisation : respecter les réglementations gouvernementales qui exigent un reporting en date du même jour pour les nouvelles embauches. Fournir immédiatement les informations de traitement de la paie aux nouveaux employés, en s'assurant qu'ils sont correctement configurés dans le système de paie tiers sans délai. Permettre au fournisseur de la paie externe de valider les informations et de vous renvoyer toutes les erreurs pour une correction immédiate, ce qui réduit le nombre d'erreurs de la paie.
    • Bonnes pratiques : assurez-vous d'avoir créé et testé les deux points de terminaison obligatoire (un pour l'envoi, un pour la récupération) avec votre fournisseur de paie avant implémentation. Testez minutieusement l' intégration dans un environnement sandbox. Affectez l'étape de révision à un groupe de sécurité qui surveille de manière active les tâches et peut résoudre rapidement les erreurs intégration potentiel .
    • Par exemple, pour ajouter les étapes à une définition du processus de gestion Embaucher :
      1. Accédez à la définition du processus de gestion Embaucher et sélectionnez
        Processus
        de gestionModifier la définition
         .
      2. Assurez-vous qu'une étape Affecter un lot de paie est marquée comme étape de finalisation.
      3. Ajoutez une ligne avec les informations suivantes : Ordre : c, Type : Service, Spécifier : Transmettre les données du salarié à un système de paie tiers
      4. Ajoutez une autre ligne avec les informations suivantes : Ordre : d, Type : Action, Indiquer : Réviser l'intégration fondée sur un événement pour un système de paie tiers, Groupe : Administrateur de la paie
      5. Cliquez sur
        OK
         pour enregistrer les modifications.
  • Recommandations de règle de condition
     :
    • Bonnes pratiques : évitez de configurer les étapes de processus de gestion avec des conditions d'entrée auditées. Cela peut créer des scénarios dans lesquels l' intégration fondée sur un événement ne s'exécute pas comme prévu. Pour contrôler l'exécution, utilisez le champ de rapport spécifique conçu à cette fin.
    • Cas d'utilisation : une cas de règle de condition est souvent utilisée pour empêcher l'exécution de intégration pour les embauches ayant une date d'effet future. Cela peut être utile si votre système en aval ne peut pas gérer les transactions à date future.
    • Exemple : pour ignorer les embauches à une date future, créez une règle de condition à l'étape Transmettre les données des salariés à un système de paie tiers. Utilisez le champ de rapport
      Is Event Driven Integration Transaction Future Effective
       dans la condition de la règle . Configurez l'étape pour qu'elle ne s'exécute que lorsque la valeur de ce champ est "Non".
  • Pour plus d'informations, voirCréer une intégration (étape) .

Modificateurs de routage

Utilisez un Modificateur de routage lorsqu'une étape du processus de gestion doit être redirigée vers un groupe de sécurité spécifique , lorsque les employés occupent plusieurs postes ou des transactions qui impliquent un modifier/changer d'affectation.
Les modificateurs de routage sont ajoutés à des étapes spécifiques dans une définition du processus de gestion. La disponibilité d'un Modificateur de routage dépend du processus de gestion et du type d'étape :
  • Le modificateur de niveau de ligne peut être appliqué aux étapes d'approbation et d'approbation groupée dans les processus de gestion qui prennent en charge le routage au niveau ligne, à condition qu'au moins un groupe de sécurité de l'étape soit un groupe de sécurité d'intersection .
Les modificateurs de routage courants sont les suivants :
  • Niveau de ligne : utilisé pour les étapes d'approbation des transactions comportant plusieurs lignes, comme une facture fournisseur. Elle est acheminée pour approbation en fonction du contexte de chaque ligne au groupe de sécurité d'intersection approprié .
Bonnes pratiques
 :
  • Assurez-vous d'avoir fourni des droits d'accès aux domaines suivants dans le domaine fonctionnel System :
    • Business Process Administration
    • Manage: Business Process Definitions
  • Chaîne d'approbation : lorsque le routage basé sur l'organisation est activé pour une étape de type Chaîne d'approbation pour un employé occupant plusieurs postes, Workday route l'étape à tous les responsables de l' organisation. Configurez un Modificateur de routage à cette étape pour empêcher cela.
  • Comportement de la réaffectation : Workday ignore le Modificateur de routage lorsqu'une étape du processus de gestion est réaffectée. La tâche réaffectée suivra le routage standard pour le nouveau titulaire.
  • Définir des restrictions de routage (si nécessaire) : vous pouvez définir des restrictions de routage pour exclure certaines personnes du workflow. Utilisez d'autres routages pour identifier différents groupes de sécurité si nécessaire.
  • Enregistrer les modifications : après avoir configuré les modificateurs de routage et tous les paramètres supplémentaires, enregistrez vos modifications pour appliquer les nouvelles règles de routage .
  • À utiliser avec des groupes de sécurité d'intersection pour le routage de niveau ligne : lorsque vous utilisez le Modificateur de routage de niveau de ligne , assurez-vous que l'étape est affectée à au moins un groupe de sécurité d'intersection pour permettre à Workday d'acheminer les lignes vers les approbateurs appropriés en fonction de l'intersection de leurs rôles. .
  • Vérifier la prise en charge des processus de gestion : les modificateurs de routage ne sont pas disponibles pour tous les processus de gestion. Vérifiez donc que le modificateur souhaité est disponible pour le processus de gestion spécifique que vous configurez. Vous pouvez vérifier cette valeur dans la définition du processus de gestion.
    • Exemples de processus qui prennent en charge les modificateurs Poste principal et Postes supplémentaires : Modifier les coordonnées, Modifier les identifiants, Démarrer l'évaluation de la performance et Démarrer un plan de développement.
    • Exemples de processus qui prennent en charge les modificateurs Valeurs actuelles et Proposées : Changer d'emploi, Ajouter un emploi supplémentaire et Offre.
Cas d'utilisation
 :
Vous devez envisager d'ajouter un Modificateur de routage à une étape du processus de gestion dans les scénarios suivants :
  • Approbations au niveau de la ligne : pour les transactions contenant plusieurs lignes avec des contextes différents, comme une facture fournisseur contenant des lignes pour différents centres de coûts, le Modificateur de routage au niveau de la ligne peut être utilisé dans les étapes d'approbation ou d'approbation groupée. Chaque ligne est routée à l' approbateur approprié en fonction du contexte de cette ligne spécifique.

Notifications

Notifications système
Les notifications système sont des alertes par défaut générées par Workday pour les événements de processus de gestion . Vous pouvez afficher toutes les notifications système dans l'onglet
Notifications
 du processus de gestion. Workday vous permet de désactiver une notification spécifique, mais il est souvent préférable de gérer les préférences de notification au niveau de l'utilisateur ou d'utiliser des notifications personnalisées pour des alertes plus ciblées. Voir Configurer les notifications système de processus de gestion .
Les paramètres de notification globale sont gérés dans la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - notifications
 .
Notifications personnalisées
Vous pouvez créer des notifications personnalisées qui peuvent lancer à n'importe quelle étape du processus de gestion pour alerte les utilisateurs sur des événements, des actions obligatoire ou des changements de statut. Pour créer une notification, accédez à l'étape respective dans la définition du processus de gestion et, dans le menu des actions associées de cette étape, sélectionnez
Processus de gestion
Ajouter une notification
 . Voir Créer des notifications personnalisées .
  • Recommandations et bonnes pratiques :
    • Informer le responsable de l'embauche une fois le processus d'embauche terminé avec succès.
    • Créez une notification personnalisée déclenchée lors de la finalisation du processus de gestion Embaucher. Personnalisez l'e-mail avec le nom de la nouvelle embauche , la date de début et le nom du responsable .
    • Informer le service informatique d'une nouvelle embauche afin qu'il puisse préparer le matériel et les logiciels nécessaires.
  • Cas d'utilisation :
    • Notification du responsable sur la finalisation de l'embauche
    • Envoi d'un e-mail de bienvenue à la nouvelle embauche
    • Notification du service informatique pour l'achat d'équipements
  • Exemples :
    • Configurez une notification personnalisée à déclencheur à l'étape de finalisation du processus de gestion Embaucher, envoyée au groupe de sécurité Responsable de l'embauche . Le message peut inclure le nom de la nouvelle embauche , le matricule du salarié, la date de début et le poste.
    • Configurez une notification ayant pour objet "Bienvenue dans l'équipe, [Nouveau nom de l'embauche]". Le corps de l'e-mail contient des informations sur leur premier jour, un associer vers le portail des nouvelle embauche de unité légale et les coordonnées de leur responsable.
    • Configurez une notification personnalisée pour le processus de gestion Embaucher, envoyée à un groupe de sécurité spécifique pour l' équipe informatique . La notification se déclenche lors de la saisie d'une étape spécifique et inclut des informations telles que le nom de la nouvelle embauche , le site et la désignation de l'emploi.

Problèmes et solutions

Cette section répertorie les problèmes courants ainsi que leurs causes et solutions correspondantes.
Sortie
Cause et solution
Tâches non affectées dans le processus de gestion Embaucher
Cause : le traitement inclut des tâches non affectées pour lesquelles le groupe de sécurité spécifié ne contient pas d'utilisateurs ou contient uniquement des utilisateurs disposant de comptes Workday désactivés.
Exemples :
  • Une étape est sécurisé via le groupe de sécurité "Salarié (pour lui-même)", mais l'utilisateur affecté a une date d'embauche future : .
  • Le compte Workday de l'utilisateur affecté est désactivé, a expiré ou est verrouillé, ou l'utilisateur n'a pas de compte Workday pour consulter ses notifications ou effectuer les étapes qui lui ont été affectées.
solution: accédez au rapport
Tâches non affectées
 qui affiche les étapes où ce problème se produit. Ajoutez le groupe de sécurité Salarié en préembauche (pour lui-même) et testez.
La révision ou l'approbation ne fonctionnent pas lorsque vous utilisez un modèle consolidé
Cause : aucune étape de révision ou d'approbation consolidée n'est configurée comme étape b dans la définition du processus de gestion Embaucher.
solution: modifiez la définition du processus de gestion Embaucher et faites passer l'étape principale de révision/d'approbation, telle que Réviser l'embauche du salarié, à l'ordre b. Le flux reste ainsi transparent du lancement à la page d'évaluation consolidée.
Notification personnalisée en cas de déclenchement incorrect lors du sous-processus
Une notification dans le processus Proposer une rémunération à embaucher se déclenche lorsque l' événement parent Embaucher est corrigé, même si la rémunération n'a pas été modifiée.
Cause : le système détecte une correction dans l' événement parent et déclenche des notifications dans tous les sous-processus. Il ne peut pas déterminer si une modifier/changer a été apportée spécifiquement au sein de ce sous-processus.
solution: elle fonctionne comme prévu. Tenez compte de ce comportement. En cas de problème, pensez à déplacer la notification dans le processus Embauche parent et à la déclencher en fonction d'une condition liée aux données du sous-processus.
Impossible d'ajouter une validation à l'étape de lancement Embaucher
Un message erreur est nécessaire si un champ obligatoire comme Identifiant national n'est non saisi sur l' présélection/présélectionner d'embauche initial .
Cause : l' étape de lancement est peut-être en train de créer un nouveau dossier de candidat en cours d'embauche , de sorte que les champs à valider n'existent pas dans le système tant que l'étape n'a pas été soumise.
solution: n'essayez pas de mettre la validation dans l' étape de lancement. À la place, ajoutez une étape d'action immédiatement après le lancement, affectée à l' initiateur. Exemple : Modifier les données personnelles ou une étape Réviser.
Appliquez les règles de validation à cette deuxième étape.
Dossiers de salarié en double
Cause : un nouveau dossier de salarié est créé pour une personne qui existe déjà dans le système en tant que candidat en cours d'embauche, ancien employé ou intervenant extérieur.
solution: utilisez les versions de la tâche Embaucher un salarié qui incluent une recherche avancée pour les personnes existantes. Former les utilisateurs à toujours rechercher une personne avant de créer un dossier de candidat en cours d'embauche . Exécutez régulièrement des audits pour identifier et fusionner les dossiers en double .
Données saisies incorrectes
Cause : les utilisateurs saisissent des informations incorrectes lors du processus d'embauche, par exemple une date de début erronée ou une nom incorrecte.
solution: utilisez des règles de validation des données lorsque cela est possible pour détecter les erreurs. En cas d'erreurs critiques, vous devrez peut-être utiliser l'action Corriger de l' événement Embaucher terminé pour corriger les données. Fournir des instructions et une formation claires aux utilisateurs sur la façon de saisir correctement les données.
Processus de gestion bloqué
Cause : le processus de gestion est bloqué à une étape car l'utilisateur affecté est absent ou n'est pas en train d'effectuer une action.
solution: configurez la délégation pour des rôles clés afin de pouvoir réacheminer automatiquement les tâches lorsqu'un utilisateur n'est pas disponible. Utilisez le rapport Statut du processus de gestion pour suivre la progression des événements d'embauche et identifier les éventuels goulets d'étranglement. Vous pouvez réaffecter des tâches à un autre utilisateur si nécessaire.
Approbations incorrectes
Cause : le processus de gestion est routage pour approbation à la mauvaise personne ou ne demande pas d'approbation alors qu'il devrait.
solution: vérifiez la définition du processus de gestion et les règles de condition dans les étapes d'approbation. Assurez-vous que les groupes de sécurité affectés aux étapes d'approbation sont correctement configurés et que les règles de condition évaluent précisément les données.
Erreur : ce processus de gestion n'a pas pu être terminé car l' organisation proposée , le poste, la restriction de place d'effectif / effectif ou la demande de poste proposée n'est plus à pourvoir.
Cause : le libellé "Disponible pour l'embauche" est marqué comme "Non" pour le poste associé à l' événement Embaucher.
solution: le poste doit remplir toutes les conditions suivantes pour être disponible :
  • Le processus de gestion Créer un poste est terminé
  • La date de disponibilité est identique ou antérieure à la date du jour.
  • La date d'embauche au plus tôt est identique ou antérieure à la date d'effet du processus de gestion Embaucher.
  • La restriction de poste n'est pas pourvue et ne contient aucun processus de gestion Geler un poste en cours ou terminé.
  • organisation hiérarchique n'est pas gelée
  • La restriction de poste ne contient pas de promotion au mérite en cours
  • La restriction de poste n'est pas proposée dans un événement d'affectation de personnel en cours.
  • La restriction de poste n'est associée à aucun processus de gestion Transférer un employé (par organisation) ou Transférer un employé (organisation hiérarchique) prévu à une date future
  • La restriction de poste ne contient aucun processus de gestion Fermer le poste en cours ou terminé.
  • La restriction de poste ne contient pas de processus de gestion Demande de poste en cours
Aucune étape d'un processus de gestion n'est saisie au cours de l' événement
Cause : la finalisation automatique est activée pour le processus de gestion .
Exemple : les étapes Modifier les données supplémentaires qui font partie du processus de gestion Embaucher ne s'affichent pas dans l'enregistrement du processus événement Embaucher, car la finalisation automatique est activée pour le processus Embaucher.
Lorsqu'un processus de gestion est configuré pour la finalisation automatique, Workday ignore certaines parties de l' événement parent .
Pour les problèmes non répertoriés ici, nous vous recommandons de rechercher les articles de la base de connaissances dans Community . Pour optimiser les résultats :
  1. Recherchez le nom exact du processus à l'aide de guillemets. Exemple : "Processus de gestion d'embauche".
  2. Affinez les résultats initiaux en sélectionnant les filtres de recherche suivants :
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