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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2024-08-23
Créer des notifications personnalisées

Créer des notifications personnalisées

Sélectionnez une langue et les paramètres régionaux de votre environnement client.
Sécurité : domaines suivants dans le domaine fonctionnel System :
  • Administration des processus de gestion
  • Manage: Business Process Definitions
Vous pouvez créer des notifications personnalisées qui se déclenchent à n'importe quelle étape d'un processus de gestion ou selon le statut du processus de gestion dans son ensemble. Vous pouvez également reporter l'envoi d'une notification.
Pour n'importe quelle définition de processus de gestion, vous pouvez configurer des notifications de processus de gestion personnalisées pour utiliser une adresse e-mail envoyée à une autre adresse e-mail dans la notification.
Pour le reporting d'audit, vous pouvez marquer des instances de processus de gestion. Ce processus vous permet de suivre et de générer des rapports sur les modifications de la configuration du processus de gestion dans votre environnement client. Exemple : création de notifications personnalisées dans une définition de processus de gestion. Dans le
rapport de piste d'audit
, Workday peut afficher plusieurs entrées de piste d'audit lorsque vous ajoutez, modifiez ou supprimez une notification personnalisée.
La taille maximum d'une notification par e-mail est de 20 Mo. Lorsque vous dépassez cette taille, la notification n'est pas traitée et vous ne voyez pas de message d'erreur.
  1. Dans le menu des actions associées d'une définition de processus de gestion, sélectionnez
    Processus de gestion
    Ajouter une notification
    .
  2. Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Remplacer le modèle d'e-mail
    Vous ne pouvez associer qu'un seul modèle d'e-mail à chaque notification personnalisée. Utilisez la tâche
    Mettre à jour les modèles d'e-mail
     pour indiquer quel modèle d'e-mail est la
    Valeur par défaut
     et quels sont les modèles qui sont
    Actifs
    .
    Si vous utilisez Notification Designer, vous pouvez créer un modèle de notification et l'activer pour la catégorie de notification
    Processus de gestion personnalisé
     . Vous pouvez ensuite sélectionner le modèle de notification dans l'invite
    Remplacer le modèle d'e-mail
     . Les notifications personnalisées sont envoyées à l'aide du modèle Notification Designer sélectionné.
    Ne pas inclure le lien Détail de la notification
    Sélectionnez cette option si les destinataires des notifications n'ont pas de compte Workday. Si vous configurez une notification par SMS, Workday n'inclura pas le
    lien Détail de la notification
     dans le message SMS, même si vous cochez cette case.
    Déclencheurs
    Indiquez si la notification est déclenchée par le statut du processus de gestion dans son ensemble, ou lorsque le processus de gestion saisit ou quitte l'étape que vous avez indiquée.
    Pour les processus de gestion de recrutement uniquement, vous pouvez configurer les notifications qui se déclenchent en fonction de motifs de refus lorsque vous sélectionnez
    Lors du refus
     et un motif. Exemple : un recruteur refuse la candidature d'un candidat. Une notification personnalisée est envoyée au candidat avec le motif de refus.
    Lorsqu'une étape est configurée avec une notification personnalisée et qu'un utilisateur la ignore sans la finaliser, Workday envoie la notification et l'affiche sur la page
    Notifications
     .
    Lorsqu'il existe un sous-processus avec une notification personnalisée configurée en sortie de l'étape
    Lancement
     du sous-processus, la notification personnalisée ne se déclenche pas tant que le sous-processus n'est pas terminé. Workday vous recommande de configurer la notification à l'étape de saisie de l'étape suivante du sous-processus.
    Lorsque la définition d'un processus de gestion contient une étape de participation partagée, vous pouvez définir un déclencheur de notification en utilisant l'option
    Sur une étape de participation partagée
    . Lorsque vous sélectionnez cette option, vous devez également sélectionner
    Déclenchement en fonction du statut du participant
     pour la notification.
    Conditions et règles
    Les déclencheurs de notification incluent la spécification du déclencheur ainsi que les règles et conditions que vous avez indiquées. Les deux déclencheurs doivent être satisfaits avant que Workday n'envoie la notification.
    Report de notification
    Vous pouvez reporter l'envoi d'une notification personnalisée aux destinataires. Dans la section
    Report de notification
     , configurez le motif de report et la durée d'attente avant d'envoyer la notification.
    Vous pouvez configurer un report en fonction des éléments suivants :
    • Horodatage du déclenchement
      . Au moment où le déclencheur de la notification apparaît. (C'est ce qui est sélectionné dans la section
      Déclenchement
       .) Exemple : une notification est envoyée
      En sortie
       de l'étape
       c
      .
    • Field. Un champ de rapport. Exemple : date de l'offre.
    Dans la section
    Report par
     , sélectionnez la durée du report dans l'invite
    Date calculée
     . Un report d'un jour intervient le lendemain à minuit.
    Si vous ne sélectionnez aucune option dans l'invite
    Date calculée
     , le report de notification ne sera pas effectué.
    Lorsque vous calculez le report de notification à partir d'un champ de rapport et que ce champ est vide, Workday évalue le report et envoie la notification en fonction de la date du jour. Exemple : vous configurez une notification personnalisée pour qu'elle soit reportée de 2 jours en fonction d'une date d'embauche. Workday déclenche la notification le lundi, mais il n'y a pas de date d'embauche. Nous envoyons donc la notification le mercredi.
    Répéter pour
    Sélectionnez une instance associée pour laquelle vous souhaitez générer des notifications distinctes. Dans les sections
    Contenu de l'e-mail
     et
    Contenu du message SMS
     , vous pouvez inclure le texte et le contenu de champs externes dans la notification. Dans la mesure où les notifications personnalisées concernent l'événement par défaut, le champ
    Répéter pour
     vous permet de modifier le contexte des champs externes configurés dans la notification en prenant en compte l'événement et en récupérant les instances associées. Si vous ne configurez pas le champ
    Répéter pour
     , le contexte des champs externes reste l'événement. Si vous configurez le champ
    Répéter pour
     et qu'il existe un ensemble d'instances pour le champ externe, Workday génère des notifications personnalisées distinctes pour chaque instance de ce champ externe.
    Exemple : vous sélectionnez
    Étapes de workflow terminées
     dans le champ
    Répéter pour
     . Cela prend l'événement et peut renvoyer un ensemble d'étapes de workflow. Workday génère une notification pour chaque étape renvoyée, ou aucune notification si aucune étape n'est renvoyée.
    Destinataires
    Sélectionnez qui reçoit la notification du processus de gestion personnalisé en configurant l'une des invites suivantes :
    • Destinataires
       : sélectionnez un champ de rapport auquel les destinataires sont associés. Lorsque nous envoyons des notifications et que le champ de rapport n'est pas valide, nous affichons
      non disponible
       à la place de la valeur du champ de rapport dans la notification. Exemple : le destinataire ne dispose pas des droits d'accès.
    • Groupes
       : sélectionnez le rôle de sécurité associé à l'événement.
    Option d'envoi par e-mail
    Vous pouvez utiliser la tâche
    Mettre à jour en masse des options d'adresses e-mail dans les notifications
     pour modifier l'
    Option e-mail
     pour toutes les notifications personnalisées définies pour les types de processus de gestion.
    Workday propose 6 options :
    • Par défaut
       : si la notification est basée sur l'employé, Workday utilise l'adresse e-mail professionnelle de l'employé, si elle est disponible. Si aucune adresse e-mail professionnelle n'est configurée, Workday utilise l'adresse e-mail personnelle de l'employé. Si la notification concerne une entreprise, Workday utilise l'adresse e-mail de l'entreprise.
    • D'abord Institutionnel, puis Par défaut
       (disponible uniquement pour les processus de gestion Étudiant) : Workday utilise l'adresse e-mail de l'établissement du destinataire. Si aucune adresse e-mail institutionnelle n'est configurée, Workday utilise l'option de notification
      par défaut
       .
    • D'abord Lieu de travail, puis Domicile
       : Workday utilise l'adresse e-mail professionnelle du destinataire si elle est disponible. Si aucune adresse e-mail professionnelle n'est configurée, Workday utilise l'adresse e-mail professionnelle du destinataire.
    • Domicile uniquement
       : Workday utilise l'adresse e-mail professionnelle du destinataire.
    • Institutionnel uniquement
       (disponible uniquement pour les processus de gestion Étudiant) : Workday utilise l'adresse e-mail de l'établissement du destinataire.
    • Lieu de travail uniquement
       : Workday utilise l'adresse e-mail professionnelle du destinataire.
    Workday n'envoie pas de notifications de processus de gestion personnalisé aux comptes désactivés. Exemple : un utilisateur dont l'emploi a pris fin.
    Workday recommande de sélectionner cette option
    Lieu de travail uniquement
     pour éviter d'envoyer des e-mails aux adresses professionnelles.
    Adresses e-mail
    Workday envoie la notification aux adresses e-mail que vous avez saisies. Vous pouvez utiliser la tâche
    Modifier la définition de l'environnement client - notifications
     pour vérifier la configuration des notifications par e-mail pour les processus de gestion personnalisés.
  3. (Facultatif) Configurez les paramètres d'e-mail de la notification dans la section
    Remplacer les paramètres d'e-mail
     .
    • Invite
      Configuration de l'e-mail
        : sélectionnez un remplacement de configuration SMTP client à utiliser pour la notification du processus de gestion personnalisé. Workday affiche l'
      Adresse de l'expéditeur
       que vous avez indiquée comme adresse e-mail De l'envoi dans la notification. Workday affiche la configuration SMTP Client disponible dans votre environnement client sous forme d'options dans l'invite
      Configuration de l'e-mail
       . Si vous n'avez pas d'autre configuration SMTP client dans votre environnement client, Workday n'affiche pas les valeurs dans l'invite
      Configuration de l'e-mail
       . Si vous ne sélectionnez pas de remplacement de la configuration de l'e-mail, Workday affiche l'
      Adresse d'envoi
       que vous avez indiquée dans l'onglet Configuration SMTP par défaut de la tâche
      Modifier la définition de l'environnement client - notifications
       comme adresse e-mail d'envoi. Vous pouvez accéder à la tâche
      Créer une configuration d'e-mail
       pour créer une autre configuration SMTP client à utiliser dans une notification de processus de gestion personnalisé.
      Workday utilise l'option Configuration des e-mails SMTP par défaut dans la tâche
      Modifier la définition de l'environnement client - notifications
       lorsque l'
      adresse de l'expéditeur
       dans la configuration SMTP du client échoue. Exemple : l'adresse e-mail n'est pas correctement orthographiée.
    • Champ
      Répondre à l'adresse e-mail
        : saisissez l'adresse e-mail à laquelle le destinataire répond. Workday envoie la réponse à cette adresse e-mail lorsque les utilisateurs répondent à une notification. Cette adresse remplace l'adresse e-mail
      Répondre à
       dans la configuration SMTP de notification.
  4. (Facultatif) Configurez l'objet et le corps de l'e-mail dans la section
    Contenu de l'e-mail
     . Dans les grilles
    Objet
     et
    Corps du message
     , vous pouvez sélectionner les options suivantes :
    • Texte
       : saisissez le contenu de la ligne d'objet de l'e-mail ou du corps de l'e-mail.
    • Champ externe
       : sélectionnez un champ de rapport à utiliser pour l'objet ou le corps de l'e-mail. Comme lorsqu'un rapport est créé, vous pouvez utiliser des champs de rapport qui renvoient des informations ou des données spécifiques pour le processus de gestion et qui sont spécifiques du destinataire.
    Dans les grilles
    Objet
     et
    Corps du message
     , vous pouvez combiner à la fois des champs de texte et de rapport pour créer votre notification par e-mail. Exemple : vous voulez envoyer une notification par e-mail à une personne uniquement lorsque le statut de sa demande d'absence est
    Refusé
     . Dans le processus de gestion
    Demander une absence
     , vous configurez le
    Contenu de l'e-mail
    . Dans la grille
    Objet
     , ajoutez :
    • Ligne 1 :
      texte
       et saisissez
      Votre
      .
    • Ligne 2 :
      champ externe
       et champ de rapport
      Type de processus de gestion
       .
    • Ligne 3 :
      texte
       et saisie
      est
      .
    • Ligne 4 :
      Champ externe
       et le champ de rapport
      Statut
       .
    Dans la grille
    Corps du message
     , sélectionnez
    Texte
     et saisissez
    Contactez votre responsable
    .
    Lorsque le destinataire reçoit la notification personnalisée, Workday affiche l'e-mail :
    • Objet comme :
      Votre demande d'absence est refusée.
    • Corps du message :
      contactez votre responsable.
    Vous pouvez accéder au rapport
    Champs de rapport
     pour afficher le détail d'un champ de rapport, tel que :
    • Nom de l'objet de gestion.
    • Description du champ.
    • Type de champ.
  5. (Facultatif) Configurez le contenu du message SMS pour envoyer des notifications de processus de gestion personnalisées via le canal de livraison Workday Messaging.
    Il se peut que vous deviez effectuer des étapes supplémentaires pour activer cette fonctionnalité en fonction de l'accord de service d'abonnement de votre organisation. Pour plus d'informations, voir cet article de Workday Community .
    Lorsque vous copiez une définition de processus de gestion avec une configuration de contenu de message SMS, Workday copie également la configuration de message SMS.
  6. (Facultatif) Ajoutez des pièces jointes à la notification.
    Vous pouvez ajouter des pièces jointes uniquement lorsque :
    • Vous cochez la case
      Autoriser les pièces jointes dans les e-mails
      dans la règle de sécurité du processus de gestion.
    • Les pièces jointes d'e-mail sont activées pour l'environnement client.
    Workday ne recherche pas les virus dans les pièces jointes des e-mails.
  7. (Facultatif) Cliquez sur
    Aperçu
     pour envoyer un exemple de la notification configurée dans votre compte Mes tâches.
    L'exemple de notification contient des noms de champ, et non des valeurs. Workday envoie cette notification en utilisant la règle de routage du type de notification
    Notifications générales des processus de gestion
     que vous configurez dans la section
    Processus de gestion de
     la tâche
    Modifier la définition de l'environnement client - notifications
     .
Lorsque vous utilisez un type d'étape
Chaîne d'approbation
 et que vous sélectionnez
Responsable
 comme
Groupe
 de sécurité pour cette étape, vous pouvez également créer une notification personnalisée pour l'étape. Workday vous recommande de sélectionner
Personnes en attente
 en tant que
Destinataire
 dans la définition de la notification. Si vous sélectionnez
Responsable
 comme
Destinataire
, une notification est envoyée au responsable d'un salarié pour chaque niveau de la chaîne d'approbation. Si vous sélectionnez
Personnes en attente
 plutôt que
Responsable
, vous forcez la notification à remonter dans la chaîne d'approbation.
Vous pouvez également utiliser la tâche
Configurer le contenu des notifications système de processus de gestion
 pour personnaliser l'objet et la première ligne du corps des notifications système générées à partir des processus de gestion. Vous pouvez configurer différemment les notifications résultant d'une action de renvoi.
Pour désactiver les notifications système ou personnalisées, accédez à l'onglet
Notifications
 de la définition du processus de gestion et cliquez sur :
  • Mettez à jour les notifications système
    . Vous pouvez désactiver les notifications système pour les étapes de sous-processus en désactivant la notification système associée dans l'étape de lancement du sous-processus. Lorsque vous cochez la case
    Désactivé
     , Workday n'envoie pas la notification via les canaux de notification configurés tels que l'e-mail. Toutefois, nous générons toujours la notification pour la tâche et l'envoyons à Workday My Tasks. Exemple : vous désactivez la notification système pour une étape
    d'approbation
     . Workday n'envoie pas d'e-mail à l'approbateur, mais celui-ci reçoit la tâche dans ses Mes tâches à finaliser.
  • Mettez à jour les notifications personnalisées
    . Lorsque vous cochez la case
    Désactivé
     , Workday n'envoie pas la notification personnalisée via les canaux configurés tels que l'e-mail ou le SMS. La notification ne s'affichera pas non plus sur l'icône en forme de flèche.
Pour modifier une notification personnalisée dans l'onglet
Notifications
 d'une définition de processus de gestion, sélectionnez
Processus de gestion
Modifier une notification
 dans le menu des actions associées de la notification personnalisée.