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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2025-10-31
Créer des notifications personnalisées

Créer des notifications personnalisées

Sélectionnez une langue et des paramètres régionaux pour votre environnement client.
Sécurité : domaines suivants dans le domaine fonctionnel System :
  • Business Process Administration
  • Manage: Business Process Definitions
Vous pouvez créer des notifications personnalisées qui se déclenchent à n'importe quelle étape du processus de gestion ou en fonction du statut du processus de gestion dans son ensemble. Vous pouvez également reporter l'envoi d'une notification.
Pour n'importe quelle définition de processus de gestion, vous pouvez configurer des notifications de processus de gestion personnalisées pour utiliser une adresse e-mail d'envoi différente dans la notification.
Pour le reporting d'audit, vous pouvez marquer les instances des processus de gestion. Ce processus vous permet de suivre et de générer des rapports sur les modifications de configuration des processus de gestion dans votre environnement client. Exemple : création de notifications personnalisées dans une définition de processus de gestion. Dans le
rapport de piste d'audit
, Workday peut afficher plusieurs entrées de piste d'audit lorsque vous ajoutez, modifiez ou retirez une notification personnalisée.
La taille maximum d'une notification par e-mail est de 20 Mo. Si vous dépassez cette taille, la notification n'est pas traitée et vous ne voyez pas de message d'erreur.
  1. Dans le menu des actions associées d'une définition de processus de gestion, sélectionnez
    Processus de gestion -
    ajouter une notification
    .
  2. Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Remplacer le modèle d'e-mail
    Vous ne pouvez associer qu'un seul modèle d'e-mail à chaque notification personnalisée. Utilisez la tâche
    Mettre à jour les modèles d'e-mail
     pour indiquer quel modèle d'e-mail est la
    Valeur par défaut
     et quels modèles sont
    Actifs
    .
    Si vous utilisez Notification Designer, vous pouvez créer un modèle de notification et l'activer pour la catégorie de notification
    Processus de gestion personnalisé
     . Vous pouvez ensuite sélectionner le modèle de notification dans l'invite
    Remplacer le modèle d'e-mail
     . Les notifications personnalisées sont envoyées à l'aide du modèle Notification Designer sélectionné.
    Ne pas inclure le lien Détail de la notification
    Sélectionnez cette option si les destinataires des notifications n'ont pas de compte Workday. Si vous configurez une notification par SMS, Workday n'inclura pas le
    lien Détail de la notification
     dans le message SMS, même si vous cochez la case.
    Déclencheurs
    Indiquez si la notification est déclenchée par le statut du processus de gestion dans son ensemble, ou lorsque le processus de gestion entre ou quitte l'étape que vous avez indiquée.
    Pour les processus de gestion de recrutement uniquement, vous pouvez configurer des notifications qui se déclenchent en fonction des motifs de refus lorsque vous sélectionnez
    Lors d'un refus
     ainsi qu'un motif. Par exemple, un recruteur refuse la candidature d'un candidat. Une notification personnalisée est envoyée au candidat avec le motif de refus.
    Si une étape est configurée avec une notification personnalisée et qu'un utilisateur ignore l'étape sans la finaliser, Workday envoie la notification et l'affiche sur la page
    Notifications
     .
    Si un sous-processus est configuré avec une notification personnalisée configurée à la sortie de l'étape
    de lancement
     du sous-processus, la notification personnalisée ne se déclenche pas tant que le sous-processus n'est pas terminé. Workday vous recommande de configurer la notification à l'étape de saisie de l'étape suivante du sous-processus.
    Lorsqu'une définition de processus de gestion contient une étape de participation partagée, vous pouvez indiquer un déclencheur de notification
    dans Étape de participation partagée
    . Lorsque vous sélectionnez cette option, vous devez également sélectionner l'
    option Déclenchement en fonction du statut du participant
     pour la notification.
    Les modificateurs de routage ne sont pas respectés dans les notifications personnalisées. En revanche, les notifications système respectent le routage de niveau ligne.
    Conditions et règles
    Les déclencheurs de notification incluent la spécification du déclencheur et les règles et conditions que vous spécifiez. Les deux déclencheurs doivent être satisfaits avant que Workday n'envoie la notification.
    Report de notification
    Vous pouvez différer l'envoi d'une notification personnalisée aux destinataires. Dans la section
    Report de notification
     , configurez le motif du report et la durée d'attente avant l'envoi de la notification.
    Vous pouvez configurer un report en fonction des éléments suivants :
    • Horodatage du déclenchement
      . Au moment où le déclencheur de notification intervient. (Ce type d'élément est sélectionné dans la section
      Déclenchement
       .) Exemple : une notification est envoyée
      en sortie
       de l'étape
       c
      .
    • Champ. Un champ de rapport. Exemple : date de l'offre.
    Dans la section
    Report par
     , sélectionnez la durée du report dans l'invite
    Date calculée
     . Un report d'un jour intervient le lendemain à minuit.
    Si vous ne sélectionnez aucune option dans l'invite
    Date calculée
     , le report de notification n'a pas lieu.
    Lorsque vous basez le report de notification sur un champ de rapport et que ce champ est vide, Workday évalue le report et envoie la notification en fonction de la date du jour. Exemple : vous configurez une notification personnalisée pour qu'elle soit reportée de 2 jours en fonction d'une date d'embauche. Workday déclenche la notification le lundi, mais sans date d'embauche. Par conséquent, la notification est envoyée le mercredi.
    Répéter pour
    Sélectionnez une instance associée pour laquelle vous souhaitez générer des notifications distinctes. Dans les sections
    Contenu de l'e-mail
     et
    Contenu du message SMS
     , vous pouvez inclure du texte et du contenu provenant de champs externes dans la notification. Dans la mesure où les notifications personnalisées concernent l'événement par défaut, le champ
    Répéter
     pour vous permet de modifier le contexte des champs externes configurés dans la notification en prenant l'événement et en récupérant les instances associées. Si vous ne configurez pas le champ
    Répéter pour
     , le contexte des champs externes reste l'événement. Si vous configurez le champ
    Répéter pour
     et qu'il existe un ensemble d'instances pour le champ externe, Workday génère des notifications personnalisées distinctes pour chaque instance de ce champ externe.
    Exemple : vous sélectionnez
    Étapes de workflow terminées
     dans le champ
    Répéter pour
     . Cela prend l'événement et peut renvoyer un ensemble d'étapes de workflow. Workday génère une notification pour chaque étape renvoyée, ou aucune notification si aucune étape n'est renvoyée.
    Destinataires
    Sélectionnez les destinataires de la notification du processus de gestion personnalisé en configurant l'une des invites suivantes :
    • Destinataires
      : sélectionnez un champ de rapport auquel sont associés les destinataires. Lorsque nous envoyons des notifications et que le champ de rapport n'est pas valide, nous affichons
      non disponible
       à la place de la valeur de champ de rapport dans la notification. Exemple : le destinataire ne dispose pas des droits d'accès.
    • Groupes
       : sélectionnez le rôle de sécurité associé à l'événement.
    Options d'envoi par e-mail
    Vous pouvez utiliser la tâche
    Mettre à jour en masse les options d'adresse e-mail dans les notifications
     afin de modifier l'
    option e-mail
     pour toutes les notifications personnalisées définies pour des types de processus de gestion.
    Workday propose six options :
    • Par défaut
      : si la notification est basée sur un employé, Workday utilise l'adresse e-mail professionnelle de l'employé, si elle est disponible. Si aucune adresse e-mail professionnelle n'est configurée, Workday utilise l'adresse e-mail personnelle de l'employé. Si la notification est basée sur l'entreprise, Workday utilise l'adresse e-mail professionnelle.
    • Premier établissement, puis Valeur par défaut
       (disponible uniquement pour les processus de gestion Étudiant) : Workday utilise l'adresse e-mail du bénéficiaire. Si aucune adresse e-mail d'établissement n'est configurée, Workday utilise l'option de notification
      Par défaut
       .
    • d'abord le lieu de travail, puis le domicile
      : Workday utilise l'adresse e-mail professionnelle du destinataire, si disponible. Si aucune adresse e-mail professionnelle n'est configurée, Workday utilise l'adresse e-mail personnelle du destinataire.
    • Domicile uniquement
      : Workday utilise l'adresse e-mail personnelle du destinataire.
    • Institutionnel uniquement
       (disponible uniquement pour les processus de gestion Étudiant) : Workday utilise l'adresse e-mail de l'établissement du bénéficiaire.
    • Lieu de travail uniquement
      : Workday utilise l'adresse e-mail professionnelle du destinataire.
    Workday n'envoie pas de notifications de processus de gestion personnalisées aux comptes désactivés. Exemple : un utilisateur dont l'emploi a pris fin.
    Workday recommande de sélectionner l'option
    Lieu de travail uniquement
     pour éviter d'envoyer des e-mails à des adresses e-mail personnelles.
    Adresses e-mail
    Workday envoie la notification aux adresses e-mail que vous saisissez. Vous pouvez utiliser la tâche
    Modifier la définition de l'environnement client - notifications
     pour vérifier la configuration des notifications par e-mail pour les processus de gestion personnalisés.
  3. (Facultatif) Configurez les paramètres d'e-mail pour la notification dans la section
    Remplacer les paramètres d'e-mail
     .
    • Invite
      Configuration de l'e-mail
        : sélectionnez un remplacement de configuration SMTP client à utiliser pour la notification du processus de gestion personnalisé. Workday affiche l'
      Adresse de l'expéditeur
       que vous indiquez comme adresse e-mail de l'expéditeur dans la notification. Workday affiche la configuration Customer SMTP disponible dans votre environnement client sous forme d'options dans l'invite
      Configuration de l'e-mail
       . Si vous n'avez pas d'autre configuration de SMTP client dans votre environnement client, Workday n'affichera pas de valeurs dans l'invite
      Configuration d'e-mail
       . Lorsque vous ne sélectionnez pas de remplacement pour la configuration d'e-mail, Workday affiche l'
      Adresse de l'expéditeur
       que vous avez indiquée dans la section Configuration SMTP par défaut de la tâche
      Modifier la définition de l'environnement client - notifications
       comme adresse e-mail de l'expéditeur. Vous pouvez accéder à la tâche
      Créer une configuration d'e-mail
       pour créer une autre configuration SMTP client à utiliser dans une notification de processus de gestion personnalisé.
      Workday utilise la Configuration d'e-mail SMTP par défaut de la
      tâche Modifier la définition de l'environnement client - notifications
       lorsque le
      champ Adresse de l'expéditeur
       dans le remplacement de la configuration SMTP client échoue. Exemple : l'adresse e-mail n'est pas correctement orthographié.
    • Champ
      Répondre à l'adresse e-mail
        : saisissez l'adresse e-mail à laquelle le destinataire répond. Workday envoie la réponse à cette adresse e-mail lorsque les utilisateurs répondent à une notification. Cette adresse remplace l'adresse e-mail
      Répondre à
       dans la configuration SMTP des notifications.
  4. (Facultatif) Configurez l'objet et le corps de l'e-mail dans la section
    Contenu de l'e-mail
     . Dans les grilles
    Objet
     et
    Corps du message
     , vous pouvez sélectionner les options suivantes :
    • Texte
      : saisissez le contenu de la ligne d'objet de l'e-mail ou du corps de l'e-mail.
    • Champ externe
       : sélectionnez un champ de rapport à utiliser pour l'objet ou le corps de l'e-mail. Comme pour la création d'un rapport, vous pouvez utiliser des champs de rapport dans un e-mail qui renvoie des informations ou des données spécifiques pour le processus de gestion et qui sont spécifiques au destinataire.
    Dans les grilles
    Objet
     et
    Corps du message
     , vous pouvez utiliser une combinaison de champs de texte et de champs de rapport pour créer votre notification par e-mail. Exemple : vous voulez envoyer une notification par e-mail à une personne uniquement lorsque sa demande d'absence a le statut
    Refusé
     . Dans le processus de gestion
    Demander une absence
     , vous configurez le
    contenu de l'e-mail
    . Dans la grille
    Objet
     , vous ajoutez :
    • Ligne 1 :
      Texte
       et saisissez
      Votre
      .
    • Ligne 2 :
      Champ externe
       et le champ de rapport
      Type de processus de gestion
       .
    • Ligne 3 :
      le texte
       et saisir
      est
      .
    • Ligne 4 :
      Champ externe
       et le champ de rapport
      Statut
       .
    Dans la grille
    Corps du message
     , vous sélectionnez
    Texte
     et
    saisissez Contactez votre responsable
    .
    Lorsque le destinataire reçoit la notification personnalisée, Workday affiche l'e-mail :
    • Objet en tant que :
      votre demande d'absence est refusée.
    • Corps du message :
      Contactez votre responsable.
    Vous pouvez accéder au rapport
    Champs de rapport
     pour afficher le détail d'un champ de rapport, tel que :
    • Nom de l'objet de gestion.
    • Description du champ.
    • Type de champ.
  5. (Facultatif) Configurez le contenu du message SMS pour envoyer des notifications personnalisées de processus de gestion via le canal de remise Workday Messaging.
    Il se peut que vous deviez effectuer des étapes supplémentaires pour activer cette fonctionnalité en fonction de l'accord de service d'abonnement de votre organisation. Pour plus d'informations, voir cet article de Workday Community .
    Lorsque vous copiez une définition de processus de gestion avec une configuration de contenu de message SMS, Workday copie également la configuration de message SMS.
  6. (Facultatif) Ajoutez des pièces jointes à la notification.
    Vous pouvez ajouter des pièces jointes aux e-mails uniquement lorsque :
    • Vous sélectionnez
      Autoriser les pièces jointes dans les e-mails
      dans la règle de sécurité du processus de gestion.
    • Les pièces jointes d'e-mail sont activées pour l'environnement client.
    Workday ne recherche pas les virus dans les pièces jointes des e-mails.
  7. (Facultatif) Cliquez sur
    Aperçu
     pour envoyer un exemple de la notification configurée dans Mes tâches.
    L'exemple de notification contient des noms de champ, pas de valeurs. Workday envoie cette notification en utilisant la règle de routage pour le type de notification
    Notifications générales de processus de gestion
     que vous configurez dans la section
    Processus de gestion de la
     tâche
    Modifier la définition de l'environnement client - notifications
     .
Lorsque vous utilisez une étape de type
Chaîne d'approbations
 et que vous sélectionnez
Responsable
 comme
Groupe
 de sécurité pour cette étape, vous pouvez également créer une notification personnalisée pour l'étape. Workday vous recommande de sélectionner
Personnes devant effectuer une action
 en tant que
Destinataire
 dans la définition de la notification. Si vous sélectionnez
Responsable
 comme
destinataire
, une notification est envoyée au responsable du salarié à chaque niveau de la chaîne d'approbation. Si vous sélectionnez
Personnes en attente
 plutôt que
Responsable
, vous forcez la progression de la notification dans la chaîne d'approbation.
Vous pouvez également utiliser la tâche
Configurer le contenu des notifications système de processus de gestion
 pour personnaliser l'objet et la première ligne du corps du message des notifications système générées à partir de processus de gestion. Vous pouvez configurer différemment les notifications résultant d'une action de renvoi.
Pour désactiver les notifications système ou personnalisées, accédez à l'onglet
Notifications
 de la définition du processus de gestion et cliquez sur :
  • Mettez à jour les notifications système
    . Vous pouvez désactiver les notifications système pour les étapes des sous-processus en désactivant la notification système associée dans l'étape de lancement du sous-processus. Lorsque vous cochez la case
    Désactivé
     , Workday n'envoie pas la notification via les canaux de notification configurés, tels que l'e-mail. Toutefois, nous continuons de générer la notification pour la tâche et de l'envoyer à Workday My Tasks. Exemple : vous désactivez la notification système pour une étape
    d'approbation
     . Workday n'envoie pas d'e-mail à l'approbateur, mais ce dernier reçoit la tâche dans Mes tâches pour l'exécuter.
  • Mettre à jour les notifications personnalisées
    . Lorsque vous cochez la case
    Désactivé
     , Workday n'envoie pas la notification personnalisée par le biais de canaux configurés tels que l'e-mail ou les SMS. La notification ne s'affichera pas non plus sur l'icône en forme de bulle.
Pour modifier une notification personnalisée dans l'onglet
Notifications
 d'une définition de processus de gestion, sélectionnez
Processus de gestion
Modifier une notification
 dans le menu des actions associées de la notification personnalisée.