Concept : étape d'approbation

Une étape

d'approbation

permet à l'approbateur désigné d'approuver ou de refuser l'intégralité du processus de gestion. Vous pouvez utiliser l'onglet

Étapes du processus de gestion

lorsque vous modifiez la définition du processus de gestion pour configurer les paramètres d'approbation. Utilisez la colonne

Groupe

pour contrôler quel groupe de sécurité (généralement un groupe de sécurité par rôle) effectuera l'approbation. Workday informe tous les membres de ce groupe qu'ils ont une approbation.

Si une personne approuve toutes les étapes

d'approbation

, Workday affiche

Approbation automatique

pour les étapes restantes.

Exemple : l'étape b correspond à une étape

d'approbation

. L'étape c correspond également à une étape

d'approbation

. Les deux étapes sont en attente d'approbation de Betty. Lorsque Betty approuve l'étape b, Workday affiche l'étape c avec

le statut Approbation automatique

.

Lorsqu'un approbateur sélectionne :

Refuser
, Workday met fin au processus de gestion et restaure les données modifiées dans leur état initial.
Renvoyer
pour une étape
d'approbation
, Workday affiche les options permettant de renvoyer l'étape aux étapes précédentes du processus parent, notamment l'étape
de lancement
et les étapes
d'approbation
des types de processus de gestion pour lesquels
l'option Renvoyer à l'approbation précédente
est activée. Les approbateurs peuvent également renvoyer le processus à l'étape
de lancement
de n'importe quel frère du processus actuel. Exemple : un responsable souhaite renvoyer un élément à un salarié pendant le processus d'évaluation de la performance.
Lorsqu'un processus parent est renvoyé à une étape antérieure à l'étape de sous-processus, Workday fait passer le statut du sous-processus à
Révisé
. Vous ne pouvez pas renvoyer une étape au
Parent
du processus parent ou à une étape particulière d'un processus frère/sœur.

Lorsque vous renvoyez une étape, le commentaire que vous saisissez s'affiche pour l'approbateur précédent.

Vous pouvez utiliser

des restrictions de routage

dans le processus de gestion pour exclure les approbateurs précédents ou l'objet de l'événement, mais vous ne pouvez pas réacheminer l'étape à un autre utilisateur. Lorsque vous configurez les restrictions pour ignorer toutes les personnes éligibles à l'étape, Workday ignore l'étape et la spécifie comme

Non obligatoire

.

Lorsque vous activez la délégation de l'étape renvoyée, Workday renvoie l'étape au délégataire et non au délégant. De même, lorsque vous réaffectez une étape, Workday réaffecte l'étape au titulaire précédent.

Vous pouvez configurer une étape

d'approbation

afin qu'elle n'envoie pas de notifications à Mes tâches en accédant à l'action associée

Mettre à jour l'affichage de mes tâches

de l'étape du processus de gestion.

Un approbateur d'un processus de gestion peut ajouter des approbateurs supplémentaires à un événement pendant que le processus de gestion est en cours uniquement dans les cas suivants :

Le processus de gestion autorise les approbations ad hoc.
Les groupes de sécurité sont configurés pour l'action
Approuver ad hoc
dans la règle de sécurité du processus de gestion.

Exemple : le responsable d'un responsable qui approuve un nouveau poste dans le cadre du processus de gestion

Créer un poste

peut décider d'envoyer une demande spécifique au directeur général pour approbation supplémentaire afin de créer ce poste.

Dans la barre d'outils d'un élément Mes tâches, vous pouvez cliquer sur les trois points et sélectionner

Ajouter des approbateurs

pour ajouter des approbateurs supplémentaires à une étape du processus de gestion. Dans l'invite

Approbateurs supplémentaires

, vous pouvez sélectionner un ou plusieurs utilisateurs que vous souhaitez utiliser comme approbateurs pour l'événement (en plus de vous-même). Vous pouvez uniquement sélectionner des utilisateurs appartenant à des groupes de sécurité disposant d'autorisations d'accéder à l'action

Approbation ad hoc

de la règle de sécurité du processus de gestion. Les groupes de sécurité contextuels qui s'affichent dans l'invite sont sensibles au contexte pour la cible de l'événement, et non pour l'utilisateur qui intervient sur le processus de gestion.

L'action

Approbation ad hoc

est disponible aux étapes de révision d'un processus de gestion durant lesquelles vous pouvez ajouter ou modifier des données, ainsi qu'aux étapes

Action

,

Approbation

et

Approbation groupée

d'un processus de gestion. L'option

Ajouter des approbateurs

n'est pas disponible aux étapes des processus de gestion

Chaîne d'approbation

et

Chaîne d'approbation consolidée

.

Les approbateurs supplémentaires peuvent effectuer les actions suivantes aux étapes des processus de gestion :

Refuser
.
Délégataire
.
Réaffecter
.
Renvoyer
. Un approbateur ajouté peut renvoyer une tâche à une étape
Action
et à des étapes
Approbation
dans les types de processus de gestion pour lesquels
l'option Autoriser le renvoi à l'approbation précédente
est activée. Lorsqu'un approbateur ajouté renvoie une tâche, l'approbateur d'origine doit ajouter manuellement l'approbateur ajouté au workflow en tant qu'approbateur ad hoc pour la deuxième itération du processus de gestion.

Une

approbation groupée

signifie l'approbation d'une ou plusieurs étapes sélectionnées à la fois. Contrairement aux autres approbations, elle n'approuve pas l'ensemble du processus de gestion. Configurez l'étape

Approbations groupées

après l'avoir ajoutée à une définition de processus de gestion. Vous pouvez configurer l'étape en sélectionnant

Processus de gestion

Configurer les approbations groupées

dans le menu des actions associées de l'étape.

Ce type d'étape n'est disponible que pour les processus de gestion relatifs à plusieurs organisations. Exemples :

Événement intercompagnies d'écriture comptable

,

Créer un projet

et

Autorisation de dépense

. Avec l'étape

Approbation en masse

, l'approbateur reçoit une notification d'approbation Mes tâches pour toutes les organisations et peut sélectionner des organisations individuelles à approuver ou à refuser.