Concept : étape d'approbation

L' étape

d'approbation

permet à l'approbateur désigné d'approuver ou de refuser l'ensemble du processus de gestion. Vous pouvez utiliser l'onglet

Étapes de processus de gestion

lorsque vous modifiez une définition de processus de gestion pour configurer les paramètres d'approbation. Utilisez la colonne

Groupe

pour contrôler quel groupe de sécurité (généralement un groupe de sécurité par rôle) est chargé de l'approbation. Workday notifie à tous les membres de ce groupe qu'ils ont une approbation.

Vous pouvez demander aux approbateurs désignés de saisir un commentaire avant qu'ils puissent approuver l' étape. Accédez à la tâche

Mettre à jour la configuration des étapes supplémentaires

dans le menu des actions associées de l' étape et cochez la case

Commentaires obligatoires

. Cette critère s'applique également à la tâche Approuver en bloc. Notez que si vous cochez la case

Désactiver les commentaires

dans la tâche

Modifier la définition de l'environnement client - processus de gestion,

vous remplacez le fait de cocher la case

Commentaire obligatoire

.

Lorsqu'une personne approuve toutes les étapes

d'approbation

, Workday affiche

Approbation automatique

pour les étapes restantes.

Exemple : l'étape b est une étape

d'approbation

. L'étape c est également une étape

d'approbation

. Les deux étapes sont en attente de l'approbation de Betty. Lorsque Betty approuve étape b, Workday affiche étape c sous la forme

Approbation automatique

.

Lorsqu'un approbateur sélectionne :

Refuser
, Workday met fin au processus de gestion et restaure les données modifiées à leur état d'origine.
Renvoyer
pour une étape
d'approbation
, Workday affiche des options pour renvoyer l' étape à des étapes précédentes du processus parent, notamment l' étape
de lancement
et les étapes
d'approbation
des types de processus de gestion pour lesquels
l'option Autoriser le renvoi à l'approbation précédente
est activée. Les approbateurs peuvent également renvoyer le processus à l' étape
de lancement
de n'importe quel frère du processus actuel. Exemple : un responsable souhaite renvoyer un élément à un salarié pendant le processus d'évaluation de la performance.
Lorsqu'un processus parent est renvoyé à une étape antérieure à l' étape du sous-processus , Workday fait passer le statut du sous-processus à
Rectifié
. Vous ne pouvez pas renvoyer une étape de processus de gestion au
parent
du processus parent ou à une étape particulière d'un processus frère/sœur.

Lorsque vous renvoyez une étape, le commentaire que vous saisissez s'affiche pour l'approbateur précédent.

Vous pouvez utiliser des restrictions de routage dans le processus de gestion pour exclure les approbateurs précédents ou l'objet de l'événement. Vous pouvez configurer un autre routage pour réacheminer l' étape vers un autre groupe de sécurité. Lorsque vous configurez les restrictions pour ignorer toutes les personnes éligibles à l' étape, Workday ignore l' étape et indique qu'il

n'est pas obligatoire

.

Lorsque vous activez la délégation pour l' étape renvoyée , Workday renvoie l' étape au délégataire, et non au délégant. De même, lorsque vous réaffectez une étape, Workday réaffecte l' étape au titulaire précédent.

Vous pouvez configurer une étape

d'approbation

de manière à ce qu'elle n'envoie pas de notifications à Mes tâches en accédant à l'action associée

Mettre à jour l'affichage de Mes tâches

de l' étape du processus de gestion .

L'approbateur d'un processus de gestion peut ajouter des approbateurs supplémentaires à un événement pendant que le processus de gestion est en progression uniquement lorsque :

Le processus de gestion autorise les approbations ad hoc.
Les groupes de sécurité sont configurés pour l'action
Approbation ad hoc
dans la règle de sécurité du processus de gestion.

Par exemple, le responsable d'un responsable qui approuve un nouveau poste dans le cadre du processus de gestion

Créer un poste

peut décider qu'il doit envoyer cette demande en particulier au Directeur général pour qu'il l'approuve afin de créer ce poste.

Dans la barre d'outils d'un élément de Mes tâches, vous pouvez cliquer sur les 3 points et sélectionner

Ajouter des approbateurs

pour ajouter des approbateurs supplémentaires à une étape du processus de gestion . Dans l'invite

Approbateurs supplémentaires

, vous pouvez sélectionner un ou plusieurs utilisateurs (en plus de vous-même) comme approbateurs pour l'événement.

Vous pouvez uniquement sélectionner des utilisateurs appartenant à des groupes de sécurité qui ont reçu des autorisations pour l'action

Approbation ad hoc

dans la règle de sécurité du processus de gestion. Les groupes de sécurité contextuels affichés dans l'invite sont sensibles au contexte de la cible de l'événement, et non à ceux de l'utilisateur qui interviennent dans le processus de gestion.

L'action

Approbation ad hoc

est disponible pour les étapes de révision d'un processus de gestion au cours desquelles vous pouvez ajouter ou modifier des données, ainsi que pour les étapes

d'action

,

d'approbation

et

d'approbation groupée

d'un processus de gestion. L'option

Ajouter des approbateurs

n'est pas disponible dans les étapes des processus de gestion

Chaîne d'approbation

et

Chaîne d'approbation groupée

.

Les approbateurs ajoutés peuvent effectuer les actions suivantes sur les étapes du processus de gestion :

Refuser
.
Délégataire
.
Réaffecter
.
Renvoyer
. Un approbateur ajouté peut renvoyer une tâche vers une étape
d'action
et une étape d'
approbation
dans les types de processus de gestion pour lesquels
l'option Autoriser le renvoi à l'approbation précédente
est activée. Lorsqu'un approbateur ajouté renvoie une tâche, l'approbateur initial doit le ajouter manuellement au workflow en tant qu'approbateur ad hoc pour la seconde itération du processus de gestion.

Une

approbation groupée

signifie l'approbation d'une ou plusieurs étapes sélectionnées à la fois. Contrairement aux autres approbations, elle n'approuve pas l'ensemble du processus de gestion. Configurez l' étape

Approbations groupées

après l'avoir ajoutée à une définition du processus de gestion. Vous pouvez configurer l' étape en sélectionnant

Processus de gestion

Configurer les approbations groupées

dans le menu des actions associées de l' étape. Pour obliger les approbateurs à saisir un commentaire avant l'approbation, accédez à la tâche

Mettre à jour la configuration des étapes supplémentaires

dans le menu des actions associées de l' étape et cochez la case

Commentaire obligatoire

. Cette critère s'applique également à la tâche Approuver en bloc. Notez que si vous cochez la case

Désactiver les commentaires

dans la tâche

Modifier la définition de l'environnement client - processus de gestion,

vous remplacez le fait de cocher la case

Commentaire obligatoire

.

Ce type d' étape est uniquement disponible pour les processus de gestion concernant plusieurs organisations. Exemples :

Événement intercompagnies d'écriture comptable

,

Créer un projet

et

Autorisation de dépense

. À l' étape

d'approbation en masse

, l'approbateur reçoit une notification d'approbation dans Mes tâches pour toutes les organisations et peut sélectionner des organisations individuelles à approuver ou à refuser.