Éléments de définition : affectation de personnel
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des principales fonctionnalités d'affectation de personnel. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Les fonctionnalités d'affectation de personnel disponibles dans Workday vous permettent de créer des emplois, gérer votre personnel et générer des rapports sur diverses données d'emploi, afin d'orienter les décisions au sein de votre organisation.
Avantages pour l'entreprise
Grâce aux fonctionnalités d'affectation de personnel, vous pouvez :
- Gérer les salariés de manière flexible lors de l'accueil et de l'intégration, des modifications liées à l'emploi, des emplois supplémentaires, des affectations et des fins d'emploi.
- Générer des rapports sur une fourchette de données afin de prendre des décisions avisées.
- Effectuer le suivi des données d'affectation de personnel et d'emploi requises par votre organisation.
- Générer et effectuer le suivi des contrats et des accords pour vous aider à vous conformer aux exigences réglementaires.
- Traiter en masse les événements d'affectation de personnel, tels que les embauches et fins d'emploi, réduisant ainsi les tâches manuelles.
Cas d'utilisation
Vous pouvez utiliser les fonctionnalités d'affectation de personnel pour :
- Créer un répertoire des emplois regroupant vos emplois en familles.
- Créer des demandes de poste afin de suivre les critères liés aux différents postes.
- Embaucher des salariés et des intervenants extérieurs afin de pourvoir des emplois et des postes.
- Gérer les données de transfert/mutation, de promotion ou de changement d'emploi pour les employés.
- Créer des accords d'embauche afin de définir les conditions d'embauche pour les candidats en cours d'embauche.
- Créer et renouveler les contrats des salariés.
- Affecter aux salariés des préavis et périodes d'essai/probatoires propres à chaque pays.
- Définir des syndicats et affecter des conventions collectives aux salariés.
- Gérer l'effectif via des rapports de plan d'effectif.
- Mettre fin à l'emploi de salariés ou mettre fin aux contrats d'intervenants extérieurs.
- Gérer les salariés retraités.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comment souhaitez-vous pourvoir les postes dans votre organisation ? | Workday vous permet de pourvoir les emplois et les postes à l'aide des modèles d'affectation de personnel suivants :
La gestion par poste offre un meilleur contrôle sur les embauches et vous permet de définir des critères d'embauche pour chaque poste. La gestion par poste est un modèle d'affectation de personnel utile si votre organisation préfère définir des critères d'emploi détaillés. Les critères d'embauche de la gestion par emploi s'appliquent à tous les emplois de l'organisation hiérarchique. Il n'existe aucune limite quant au nombre d'emplois que vous pouvez pourvoir. La gestion par emploi est un modèle d'affectation de personnel utile si votre organisation définit des critères d'emploi généraux. Certaines fonctionnalités ne s'appliquent qu'à un seul modèle d'affectation de personnel. Exemple : vous pouvez uniquement échanger des postes d'employés dans le modèle d'affectation de personnel de gestion par poste. |
Comment voulez-vous organiser vos profils d'emploi ? | Vous pouvez définir un répertoire d'emplois afin de créer des profils d'emploi qui définissent les caractéristiques des emplois et des postes. Lorsque vous souhaitez regrouper des profils d'emploi associés, vous pouvez créer des familles d'emplois. Vous pouvez également regrouper des familles d'emplois associées en groupes de familles d'emplois.
Workday peut renseigner les processus de gestion en aval avec les données du profil d'emploi. Vous pouvez également créer des règles d'éligibilité fondées sur le détail de l'emploi. Vous pouvez utiliser les niveaux managériaux pour classer les profils d'emploi en fonction des types managériaux ou comparer des rôles similaires dans une organisation. |
Comment souhaitez-vous gérer les salariés occupant plusieurs emplois ? | Vous pouvez activer la fonctionnalité autorisant plusieurs emplois, détachements à l'international et affectations nationales afin d'affecter un salarié occupant déjà un emploi ou poste principal à un autre emploi ou poste.
Workday renseigne plusieurs champs de l'emploi supplémentaire à partir du poste ou de la demande de poste. Si vous utilisez des demandes de poste, vous ne pouvez pas modifier ces champs dans l'emploi supplémentaire, car vous devez directement mettre à jour la demande de poste. Workday Payroll for the UK et Workday Payroll for France ne prennent pas en charge la fonctionnalité autorisant plusieurs emplois. |
Comment voulez-vous évaluer les candidats pour un emploi ou un poste ? | Si vous utilisez Workday Recruiting, vous pouvez utiliser les demandes de poste afin d'évaluer les candidats que vous embauchez. Si vous n'utilisez pas Workday Recruiting, vous pouvez utiliser les demandes de poste dans le cadre des accords d'embauche, afin de définir les critères d'emploi pour les nouvelles embauches et les candidats internes qui changent d'emploi. |
Comment voulez-vous gérer les modifications liées à l'emploi pour les salariés ? | Vous pouvez créer des modifications liées à l'emploi simplifiées pour les initiateurs à l'aide des modèles du processus de gestion Changer d'emploi . Vous pouvez également configurer Workday Assistant pour vous aider à effectuer les modifications liées à l'emploi. |
Recommandations
Pour améliorer l'expérience utilisateur, Workday vous recommande de masquer ou d'activer :
- Des champs facultatifs dans la tâcheConfigurer des champs facultatifs.
- Des champs localisés dans la tâcheMettre à jour les paramètres de localisation.
Actions requises
Définissez un modèle d'affectation de personnel unique pour chaque organisation hiérarchique.
Limites
Après avoir affecté un employé à une organisation hiérarchique, vous ne pouvez plus modifier le modèle d'affectation de personnel.
Si une étape est sécurisée par le groupe de sécurité
Salarié (pour lui-même)
, mais que l'utilisateur affecté a une date d'embauche future, la tâche n'est pas affectée. Une tâche peut également être annulée si le compte Workday de l'utilisateur affecté est désactivé, a expiré ou verrouillé, ou si l'utilisateur affecté n'a pas de compte Workday pour afficher sa notification ou finaliser l'étape qui lui a été affectée. Pour résoudre ce problème, vous devez :
- Accédez au rapportTâches non affectéespour afficher les étapes sans tâche affectée.
- Ajoutez à l'étape le groupe de sécuritéSalarié en pré-embauche (pour lui-même).
Définition de l'environnement client
Accédez à la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - HCM
pour activer :
- Des niveaux managériaux et hiérarchies d'emplois.
- La fonctionnalité autorisant plusieurs emplois pour les salariés.
- Le chevauchement d'emploi.
Sécurité
Configurez les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Staffing :
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Self-Service: Staffing Reports
| Permet aux utilisateurs d'accéder aux rapports contenant leurs données d'emploi. |
Set Up: Staffing
| Permet aux utilisateurs de définir des fonctionnalités, notamment :
|
Staffing Actions
| Permet aux utilisateurs de gérer les données d'affectation de personnel dans les processus de gestion. |
Worker Data: Staffing
| Permet aux utilisateurs d'accéder aux données d'affectation de personnel. |
Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Ajouter un emploi supplémentaire
| Permet d'affecter un salarié occupant un emploi ou poste principal à un autre emploi ou poste lorsque vous utilisez la fonctionnalité autorisant plusieurs emplois. Vous pouvez activer la finalisation automatique pour ce processus de gestion afin de terminer les événements lancés automatiquement depuis Workday Recruiting. |
Changer d'emploi
| Permet de gérer les modifications liées à l'emploi, telles que les promotions, les changements apportés au détail de l'emploi et les transferts/mutations. Vous pouvez activer la finalisation automatique pour ce processus de gestion afin de terminer les événements lancés automatiquement depuis Workday Recruiting. |
Modifier les affectations d'organisations
| Permet de modifier les affectations d'organisations. Vous pouvez activer la finalisation automatique pour ce processus de gestion. |
Embaucher un intervenant extérieur
| Permet d'embaucher des intervenants extérieurs pour les postes à pourvoir et de créer éventuellement des bons de commande. Vous pouvez activer la finalisation automatique pour ce processus de gestion afin de terminer les événements lancés automatiquement depuis Workday Recruiting. |
Créer un poste
| Permet de créer des postes pour le modèle d'affectation de personnel - gestion par poste. Vous pouvez activer la finalisation automatique pour ce processus de gestion. |
Mettre fin au contrat d'un intervenant extérieur
| Permet de mettre fin au contrat d'un intervenant extérieur. Vous pouvez également créer un classeur pour action en masse afin de lancer la fin des contrats des intervenants extérieurs en bloc. |
Embaucher
| Permet d'embaucher des candidats en cours d'embauche ou d'anciens employés afin de pouvoir des emplois ou des postes au sein de votre organisation. Vous pouvez activer la finalisation automatique pour ce processus de gestion afin de terminer les événements lancés automatiquement depuis Workday Recruiting. |
Restrictions d'embauche
| Permet de définir des restrictions d'embauche pour le modèle d'affectation de personnel de gestion par emploi. |
Fin d'emploi
| Permet de gérer les fins d'emploi des salariés. Vous pouvez également créer un classeur pour actions en masse afin d'initier les fins d'emploi des salariés en bloc. |
Génération de rapports
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Salariés actifs
| Affiche les données d'emploi de tous les salariés actifs dans toutes les organisations. |
Tous les intervenants extérieurs
| Affiche toutes les données d'emploi des intervenants extérieurs. |
Postes essentiels à pourvoir
| Affiche les postes essentiels non pourvus par organisation hiérarchique. |
Analyse de l'effectif
| Affiche l'effectif par organisation hiérarchique. |
Synthèse des postes
| Affiche des informations sur tous les postes au sein de votre organisation. |
Historique d'emploi d'un employé
| Affiche l'historique d'emploi d'un ou de plusieurs employés. |
Intégrations
Services web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Ajouter un emploi supplémentaire
| Permet d'ajouter des emplois supplémentaires pour les employés qui occupent plusieurs emplois. |
Changer d'emploi
| Permet d'effectuer des modifications pour les employés en cas de changement d'emploi, de données d'emploi ou de site. |
Modifier les affectations d'organisations
| Permet de modifier les organisations affectées aux employés. |
Embaucher un intervenant extérieur
| Permet d'embaucher des intervenants extérieurs. |
Créer un poste
| Permet de créer des postes pour le modèle d'affectation de personnel de gestion par poste. |
Mettre fin au contrat d'un intervenant extérieur
| Permet de mettre fin aux contrats des intervenants extérieurs. |
Embaucher un salarié
| Permet d'embaucher des candidats en cours d'embauche pour des emplois ou des postes. |
Définir des restrictions d'embauche
| Permet de définir des restrictions d'embauche pour les emplois dans le modèle d'affectation de personnel de gestion par emploi. |
Mettre fin à l'emploi d'un salarié
| Permet de mettre fin à l'emploi de salariés. |
Relations et interactions
Fonctionnalités | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Absences | Vous pouvez configurer des règles d'absence et des calculs en fonction des données relatives à l'emploi et au poste afin de déterminer l'éligibilité au régime d'absences. |
Avantages sociaux | Vous pouvez configurer des règles d'éligibilité aux avantages sociaux en fonction des données relatives à l'emploi, au poste et à l'organisation. Les organisations peuvent également avoir un impact sur la sécurité du libre-service salarié. |
Budgets | Les familles d'emplois, les groupes de familles d'emplois ou les profils d'emploi peuvent déterminer la structure du plan dans les budgets financiers et les budgets de postes. Les budgets de postes prennent uniquement en charge le modèle d'affectation de personnel de gestion par poste. Les budgets financiers prennent en charge les modèles d'affectation de personnel de gestion par poste et de gestion par emploi. |
Rémunération | Vous pouvez configurer des règles d'éligibilité à la rémunération en fonction des données relatives à l'emploi et au poste afin de déterminer l'éligibilité aux plans de rémunération. |
Frais | Si vous déployez Workday Expenses après HCM, vous devrez peut-être modifier les niveaux managériaux. Les niveaux managériaux peuvent déterminer le routage et les approbations des processus de gestion associés aux frais. |
Paie CAN
Paie FRA Paie UK Paie US | La configuration des composants d'affectation de personnel tels que les affectations d'organisations et les postes a un impact significatif sur les produits Workday Payroll. Workday vous recommande de consulter le kit Workday Touchpoints pour votre produit Workday Payroll. |
Achats | Vous pouvez utiliser Workday Procurement pour suivre et gérer les intervenants extérieurs et leurs frais, ainsi que les immobilisations affectées à votre personnel. |
Recrutement | Workday Recruiting utilise des demandes de poste correspondant à un document de l'organisation pour demander une nouvelle embauche. Vous pouvez exiger une demande de poste pour tous les événements d'affectation de personnel utilisant la gestion par poste, en exiger une de manière conditionnelle en fonction de règles ou n'en exiger aucune. Les demandes de poste prennent en charge les modèles d'affectation de personnel de gestion par poste et de gestion par emploi. |
Planification de la succession | Vous pouvez associer des profils d'emploi et des familles d'emplois à des compétences. Les plans de succession sont également associés aux postes. |
Gestion des temps | Vous pouvez configurer des règles d'éligibilité à la gestion des temps en fonction des données relatives à l'emploi et au poste afin de déterminer le calcul des temps de travail. |
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.