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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2023-11-17
Créer des échéanciers de facturation des transactions ou des échéances pour les contrats clients

Créer des échéanciers de facturation des transactions ou des échéances pour les contrats clients

  • Créez et approuvez un contrat client.
  • Configurez le
    processus de gestion Événement d'échéancier de facturation
     et la règle de sécurité associée dans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing.
  • Sécurité :
    domaine Process: Billing Schedule - Core
     dans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing.
Vous pouvez créer un calendrier d'échéances ou de facturation de transactions afin de spécifier les informations de facturation/facture pour vos contrats clients. Workday utilise l'échéancier de facturation pour déterminer comment facturer aux clients les coûts de vos lignes de contrats clients. Vous pouvez regrouper :
  • Lignes de contrats clients couvrant plusieurs contrats dans le même échéancier de facturation.
  • Projets pour la même unité légale et le même client dans le même échéancier de facturation.
Lorsque vous générez des échéances, Workday associe une ligne de contrat à chaque ligne d'échéance.
  1. Accédez à la tâche
    Créer un échéancier de facturation pour un contrat client
     .
  2. Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Type de facturation
    Sélectionnez :
    • Échéance
       pour les types de ligne de contrat à montant fixe.
    • Transaction
       pour les types de ligne de contrat de projet en régie ou basé sur l'utilisation.
    Milestone
    Sélectionnez des jalons pour l'ensemble de l'échéancier de facturation. Les jalons doivent être terminés pour que le processus de facturation ait lieu sur une échéance.
    Indique :
    • Toutes les tâches de tous les niveaux de phase pour le projet facturable.
    • Lorsque vous sélectionnez
      Échéance
       dans l'invite
      Type de facturation
       .
    Type de facture légale
    Sélectionnez un type de facture réglementaire que vous avez configuré pour les factures clients dans le rapport
    Mettre à jour les types de facture par pays
     . Workday filtre les options qui s'affichent dans cette invite par unité légale que vous sélectionnez dans l'échéancier de facturation.
    Workday utilise le type de facture légale pour :
    • Déterminer la facturation à partir de l'emplacement.
    • Renseignez le type de facture légale à partir de l'échéancier de facturation sur la facture client. Lorsque vous créez une facture client, vous pouvez changer le type de facture légale et le type de facture légale pour qu'il soit différent de celui indiqué dans l'échéancier de facturation.
    Workday ne prend pas en charge les types de facture légale dans les contrats d'attribution, les contrats intercompagnies ou les contrats étudiants.
    Type d'envoi
    Champ en lecture seule qui affiche le mode d'envoi du document indiqué dans le profil client.
    Remplacement du type d'envoi
    Sélectionnez une option d'envoi de document pour une échéance de facturation ou une transaction donnée. Cette valeur remplace les valeurs de type d'envoi de document par défaut définies dans le profil client.
    Mode de facturation
    Lorsque vous sélectionnez
    Échéance définie
    , vous pouvez indiquer les montants de la première et de la dernière échéance. Workday répartit le reste entre les autres échéances.
    Nombre d'échéances
    Lorsque vous indiquez le nombre d'échéances, Workday détermine les dates d'échéance en fonction du mode de facturation.
    Options de date de facture
    À l'aide des informations sur la date d'échéance, Workday revient un mois en arrière, puis applique l'option que vous avez sélectionnée pour la date de facture.
    Exemple : lorsque vous sélectionnez une
    Fréquence de facturation
     de
    type Mensuelle
    , une
    Date de début
     au 01/07/2020, et une date de facture au 15, la première date d'échéance est le 15/06/2020.
    Regénérer automatiquement les échéances
    Sélectionnez cette option pour générer de nouvelles échéances lorsque vous modifiez le montant de la ligne de contrat sur le contrat client.
    S'affiche lorsque vous sélectionnez
    Répartir à parts égales
     dans l'invite
    Mode de facturation
     .
    Soumettre automatiquement l'échéancier via un avenant au contrat
    Sélectionnez cette option pour soumettre de nouvelles échéances pour approbation. Workday ne met pas à jour les échéances lorsque des avenants au contrat sont associés à un processus de gestion.
    S'affiche lorsque vous cochez la case
    Regénérer automatiquement les échéances
     .
  3. Lorsque vous finalisez ou modifiez le brouillon d'échéancier de facturation, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Définir les montants des échéances
    Cliquez sur ce bouton pour saisir les montants de
    la première
    et de la
    dernière
     échéance ainsi que de l'échéance
    standard
    pour chaque ligne de contrat client.
    S'affiche lorsque vous sélectionnez
    Échéance
     dans l'invite
    Type de facturation
     .
    Gérer les jalons
    Cliquez pour définir les informations sur les jalons.
    Workday affiche :
    • Toutes les tâches de tous les niveaux de phase pour le projet facturable dans l'invite
      Jalon pour l'échéancier de facturation de transaction
       .
    • Uniquement les phases de premier niveau pour le projet facturable dans l'invite
      Limiter le jalon aux phases
       .
    S'affiche lorsque vous sélectionnez
    Transactions
     dans l'invite
    Type de facturation
     .
  4. (Facultatif) Pour l'onglet
    Échéances
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Le statut
    Lorsque vous créez des ajustements de crédit ou des factures clients qui sont créditées et refacturées, Workday modifie le statut de l'échéance
    Finalisée
     et le fait passer à
    Crédité
    .
    Lorsque vous :
    • Annulez l'échéancier de facturation, Workday supprime uniquement les échéances dont le statut
      est Disponible
       .
    • Modifiez l'échéancier de facturation, vous ne pouvez pas modifier les échéances ayant le statut
      Crédité
       .
    Facture
    Workday ajoute des codes aux factures clients d'ajustement de crédit, de crédit et de refacturation à l'aide des générateurs de codes personnalisés que vous configurez dans les tâches suivantes :
    • Modifier les définitions des identifiants d'une unité légale
    • Modifier la définition de l'environnement client - Finances
    Exemple : vous pouvez configurer les identifiants personnalisés suivants à afficher sur les factures clients d'ajustement de crédit et de crédit et de refacturation :
    • 9874CR - Crédit
    • 9875RB - Rebill
Workday transfère l'échéancier de facturation au processus de gestion
Événement d'échéancier de facturation
 pour révision et approbation.
Lorsque vous créez un ajustement de crédit ou un ajustement de crédit et que vous refacturez une facture client, Workday affiche l'ajustement de crédit et la facture refacturée dans l'onglet
Factures clients
 de l'échéancier de facturation du contrat client. Vous pouvez afficher l'ajustement de crédit et la facture refacturée dans l'onglet
Factures clients
 que vous ayez coché ou non la
case Créer et soumettre les échéances pour le crédit et la refacturation
 dans la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - Finances
 . Lorsque vous affichez l'ajustement de crédit ou la facture refacturée, Workday renvoie à l'échéancier de facturation associé dans le champ
Échéancier de facturation
 .
Créez des factures pour les échéances de facturation.