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Dernière mise à jour : 2023-06-23
Créer des définitions d'identifiants et des générateurs de séquences

Créer des définitions d'identifiants et des générateurs de séquences

Sécurité :
  • Domaine
    Set Up: Company General
     dans le domaine fonctionnel Common Financial Management.
  • Domaine
    Set Up: Contact Info, IDs, and Personal Data
     dans le domaine fonctionnel Contact Information.
  • Domaine
    Set Up: System
     dans le domaine fonctionnel System.
Les définitions d'identifiant indiquent le format des identifiants que Workday génère pour divers objets de gestion et champs. Avec la variable [seq], la définition de l'identifiant devient un générateur de séquences. Un générateur de séquences identifie les personnes, les postes, les incidents ou les champs avec un numéro unique dans une période donnée.
Workday fournit deux types de générateur de séquence :
  • Générateurs de séquences qui génèrent des séquences uniques, mais qui peuvent présenter des écarts de numérotation. Ces générateurs de séquences vous permettent de :
    • Redémarrez la séquence au début du jour, du mois ou de l'année et à un numéro de séquence précis.
    • Indiquez un comportement en cas de dépassement de la séquence.
    Pour créer ces générateurs de séquences, accédez à la tâche
    Créer une définition d'identifiant/générateur de séquences
     .
  • Générateurs de séquences qui génèrent des séquences sans interruption. Comme ces séquences sont continues, vous ne pouvez pas sélectionner de période de redémarrage ou de comportement de dépassement. Vous pouvez utiliser ce type de générateur de séquence lorsqu'il est important de maintenir la séquence, par exemple lorsque vos instructeurs l'ont besoin. Pour créer ces générateurs de séquences, accédez à la tâche
    Créer une définition d'identifiant/générateur de séquences continues
     .
Vous pouvez créer autant de définitions d'identifiants et de générateurs de séquence que nécessaire. Accédez aux tâches
Modifier la définition de l'environnement client
 pour sélectionner celles à utiliser pour les factures, les commandes, les réceptions, les salariés, les bénéficiaires, etc.
Vous pouvez créer les deux types de générateur de séquences, mais c'est Workday qui détermine les types que vous pouvez spécifier dans une tâche
Modifier la définition de l'environnement client
 pour une situation donnée. Exemple : vous ne pouvez pas utiliser les générateurs de séquences continues pour les autorisations de dépense, mais vous pouvez les utiliser pour les demandes de paiement divers dans la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - Finances
 .
Vous pouvez remplacer certaines sélections pour une unité légale spécifique en accédant à la tâche
Modifier les définitions des codes d'une unité légale
 . Si vous ne spécifiez pas d'identifiant, Workday génère ses propres codes d'identifiant internes.
Les identifiants de générateur de séquences affectent des noms aux séquences utilisées dans les applications Workday. Vous pouvez afficher une définition d'identifiant spécifique dans les rapports
Afficher une définition d'identifiant/générateur de séquences
 et
Afficher une définition d'identifiant/générateur de séquences continues
 .
  1. Accédez à l'une des tâches suivantes pour créer le type de générateur de séquences dont vous avez besoin :
    • Créer une définition d'identifiant/générateur de séquences
    • Créer une définition d'identifiant/générateur de séquences continues
    Vous pouvez également sélectionner la tâche de création de générateur de séquences directement dans les champs de la tâche
    Modifier la définition de l'environnement client
     où elle est utilisée. Seule la tâche du type de générateur de séquences que Workday autorise pour ce champ s'affiche dans la liste déroulante.
  2. Dans le champ
    Incrémenter l'identifiant séquentiel de
     , saisissez une valeur non nulle par rapport à laquelle le numéro de séquence augmente chaque fois que Workday génère un nouvel identifiant.
  3. (Facultatif) Utilisez
    le remplissage
     pour indiquer le nombre de chiffres figurant dans la séquence.
    Saisissez une valeur de remplissage suffisamment élevée pour que la séquence ne rencontre pas de condition de dépassement de la capacité. Workday recommande une valeur de remplissage d'au moins 6.
    Si la séquence dépasse le nombre de chiffres que vous saisissez ici, le paramètre
    Comportement en cas de dépassement de l'identifiant séquentiel
     détermine le numéro suivant de la séquence.
    Si vous saisissez zéro ou ne saisissez aucune valeur dans le champ
    Remplissage
      :
    • Le numéro de séquence augmente indéfiniment.
    • Workday renseigne
      le champ Comportement en cas de dépassement de l'identifiant séquentiel
       avec
      l'option Ignorer automatiquement le remplissage
      .
  4. Dans le champ
    Format de l'identifiant séquentiel
     , indiquez un format pour l'identifiant.
    Vous pouvez utiliser n'importe quelle chaîne de texte avec ces 4 variables spéciales. Les valeurs associées à la date représentent la date à laquelle la tâche génère l'identifiant.
    Option Description
    [seq]
    Le numéro de séquence, qui :
    • Augmente la valeur indiquée dans le champ
      Incrémenter l'identifiant séquentiel de
       .
    • Contient le nombre de chiffres indiqué dans le champ
      Remplissage
       .
    Workday utilise une séquence distincte pour chaque définition d'identifiant qui utilise cette variable.
    [day]
    Jour du mois au format à deux chiffres, 01 - 31.
    [month]
    Mois au format à deux chiffres, 01 - 12.
    [year]
    Année au format à quatre chiffres. Exemple : 2020.
    Le champ
    Exemple de séquence
     affiche l'identifiant séquentiel suivant, en fonction du
    Format de l'identifiant séquentiel
     et des autres paramètres actuels du générateur de séquences.
    Si vous définissez l'intervalle
    de la Fréquence de réinitialisation du numéro
     , assurez-vous que le numéro de séquence généré est unique en incluant la période spécifique dans le format. Exemple : si la période de
    la Fréquence de réinitialisation du numéro
     est
    Mois
    , incluez [month] et [year] dans le format. Assurez-vous que la valeur de remplissage est suffisamment élevée pour que le générateur de séquences ne rencontre pas de condition de dépassement de la capacité pendant cette période. Le champ
    Fréquence de réinitialisation du numéro
     n'est pas disponible pour les générateurs de séquences continues.
    Évitez d'utiliser l'espace blanc dans le format si les numéros de séquence sont susceptibles de générer des URL. Par exemple, certains sites carrières externes ajoutent le Code de la demande de poste (généré lors de l'intégration des demandes de poste) à l'URL de l'offre d'emploi. Si un site ne code pas de caractères spéciaux, tels que les espaces, le résultat est une URL non valide.
    Pour les objets de gestion suivants, Workday utilise l'identifiant du générateur de séquences que vous avez défini comme identifiant de référence d'intégration :
    • Avis préalable d'expédition
    • Bon de commande
    • Accusé de réception de bon de commande
    • Réceptions
    • Attributions d'appels d'offres
    • Demande d'achat
    • Réponse à l'appel d'offres
    Pour les objets de gestion, si :
    • Vous avez plusieurs unités légales.
    • Vous voulez que Workday génère les identifiants par ordre numérique pour chaque unité légale.
    Saisissez des nombres avec un écart large entre la
    Dernière séquence utilisée
     pour le générateur de séquences de chaque unité légale. Accédez à la tâche
    Modifier les codes d'une unité légale
     pour affecter ces générateurs de séquences uniques aux unités légales de votre environnement client.
    Exemple : un administrateur saisit 1000001 dans le champ
    Dernière séquence utilisée
     pour le générateur de séquences de l'Unité légale A. Il saisit également 2000002 dans le champ
    Dernière utilisation de séquences
     du générateur de séquences de l'Unité légale B.
    Il en résulte que des générateurs de séquences distincts créent des identifiants par ordre numérique sur les bons de commande de chaque unité légale :
    Bon de commande n° 1 - Identifiant de l'unité légale A : CA-PO-2018-09-1000001
    Bon de commande n°2 - Identifiant de l'unité légale A : CA-PO-2018-09-1000002
    Bon de commande n°3 - Identifiant de l'unité légale B : CB-PO-2018-09-2000002
    Bon de commande n°4 - Identifiant de l'unité légale B : CB-PO-2018-09-2000003
    Workday combine ces générateurs de séquence pour fournir des identifiants à toutes les unités légales si vous :
    • Conservez le champ
      Dernière séquence utilisée
       identique.
    • Veillez à n'indiquer qu'un faible écart entre les chiffres.
    Il en résulte des écarts entre les numéros d'identification des documents d'achat des unités légales.
    Exemple : un administrateur saisit le même numéro dans le champ
    Dernière séquence utilisée
     pour chaque générateur de séquences de Unité légale A et Unité légale B.
    Il en résulte que le même générateur de séquences fournit les numéros d'identification générés par toutes les unités légales sur leurs bons de commande :
    PO-2018-09-00001
    PO-2018-09-00002 - Identifiant de l'unité légale B : PO-2018-09-00002
    PO-2018-09-00003
    PO-2018-09-00004
  5. (Facultatif) Pour réinitialiser la valeur [seq] à une valeur initiale à intervalles réguliers, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Fréquence de réinitialisation du numéro
    L'intervalle de temps lorsque la variable [seq] commence à nouveau à la valeur
    Redémarrer au numéro
     .
    Les options sont
    Jour
    ,
    Mois
    ou
    Année
    . Laissez ce champ vide si vous souhaitez que [seq] soit unique dans cette définition d'identifiant. Les jours commencent à 00:01. Les mois commencent à 00:01 le premier de ce mois. Les années commencent à 01:01 le 1er janvier.
    Si vous définissez une
    Fréquence de réinitialisation du système
     et configurez Workday pour poursuivre une séquence à partir d'un autre système de génération d'identifiants, vous devez définir :
    • Une
      date de la dernière utilisation
      valide.
    • Une
      dernière séquence utilisée
      non nulle.
    Redémarrer au numéro
    La valeur à laquelle vous voulez que [seq] démarre lorsque vous utilisez la définition d'identifiant pour la première fois et à chaque redémarrage de la séquence.
    Utilisation du fuseau horaire
    Un autre fuseau horaire à partir duquel créer l'intervalle indiqué dans le champ
    Fréquence de réinitialisation du numéro
     .
    Cette valeur n'indique pas à quel moment la génération de l'identifiant a lieu. Workday utilise cette valeur uniquement pour localiser la date dans le fuseau horaire indiqué. Si vous n'indiquez pas de fuseau horaire, Workday utilise l'heure standard du Pacifique/heure du Pacifique (PST/PDT).
    Ces champs ne sont pas disponibles pour les générateurs de séquences continues.
  6. (Facultatif) Dans le champ
    Comportement en cas de dépassement de l'identifiant séquentiel
     , configurez la façon dont vous voulez que Workday gère les conditions de dépassement des identifiants séquentiels potentiels. Pour le champ, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Autoriser le dépassement pour les séquences tronquées
    Workday tronque le chiffre le plus significatif du numéro de séquence lorsqu'une condition de dépassement se produit. Exemple : avec une valeur
    de remplissage
     de 3, le numéro de séquence suivant après 999 est 1 000, mais le numéro 1 est tronqué, de sorte que la valeur suivante s'affiche sous la forme 000.
    Ignorer automatiquement le remplissage
    Le générateur de séquence ignore la valeur
    Remplissage
     lorsqu'une condition de dépassement se produit. Exemple : avec une valeur
    de remplissage
     de 3, le numéro de séquence suivant après 999 est 1 000.
    Si la valeur
    de Remplissage
     est égale à zéro, Workday sélectionne automatiquement l'option
    Ignorer automatiquement le remplissage
     . Si le remplissage est différent de zéro, vous pouvez sélectionner l'une des deux options. Workday recommande
    d'ignorer automatiquement le remplissage
    , car le générateur de séquences peut produire des numéros en double qui peuvent avoir un impact sur les systèmes en aval lorsqu'il n'ignore pas le remplissage. Exemple : un générateur de séquences pour les cartes d'identité ne disposant que d'un espace pour 3 chiffres.
    Vous ne pouvez pas sélectionner l'
    option Comportement en cas de dépassement de l'identifiant séquentiel
     pour les générateurs de séquences continues.
  7. (Facultatif) Dans le champ
    Override Tenant Setup Overflow Notification Group
     , sélectionnez des groupes de sécurité pour ce générateur de séquences qui remplaceront les groupes de sécurité de notification de dépassement par défaut. Workday envoie automatiquement une notification aux groupes de sécurité de notification en cas de dépassement lorsque la séquence atteint 80 % de la limite imposée par la valeur
    de Remplissage
     . Il envoie ensuite les notifications par incréments de 5 %.
    Si vous ne sélectionnez pas de groupes de sécurité dans ce champ, Workday envoie les notifications de dépassement suivantes aux :
    • Les groupes de sécurité que vous sélectionnez dans le champ
      Groupe de notifications par défaut de générateur de séquences
       de la tâche
      Modifier la définition de l'environnement client - système
       .
    • Les groupes de sécurité par défaut que Workday spécifie pour les notifications de dépassement, si vous ne sélectionnez pas les groupes de sécurité par défaut dans la tâche
      Modifier la définition de l'environnement client - système
       .
  8. (Facultatif) Si vous avez précédemment utilisé un autre système de génération d'identifiants et que vous souhaitez que Workday conserve cette séquence, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Dernière séquence utilisée
    Le dernier numéro de séquence utilisé dans votre précédent système de génération d'identifiants.
    Date de la dernière utilisation
    Date à laquelle votre précédent système de génération d'identifiants a généré le dernier numéro de séquence.
    Une fois que Workday commence à utiliser le nouveau générateur de séquences, il n'utilise plus ces deux champs.
    Si vous indiquez
    la Date de la dernière utilisation
     et un intervalle pour
    la Fréquence de réinitialisation
    , Workday compare la date du jour et la fréquence de réinitialisation. Le numéro de séquence est ensuite défini en conséquence. Par exemple, si vous indiquez :
    • Saisissez 45 pour la
      dernière séquence utilisée
      .
    • Saisissez le 15 mai 2020 comme étant la
      Dernière date d'utilisation
      .
    • Mois
       comme
      Fréquence de réinitialisation
      .
    • 5 pour
      Incrémenter l'identifiant séquentiel de
      .
    • 1 pour le
      Redémarrer au Numéro
      .
    Le numéro de séquence initial du générateur de séquences sera :
    • 50 (50) si la date du jour est en mai.
    • Un (1) si la date actuelle est en juin.
  9. (Facultatif) Cochez la case
    Faible volume
     pour vous assurer que les séquences générées par le générateur de séquences ne présentent pas de interruption.
    Cochez cette case lorsque vous rencontrez les deux situations suivantes :
    • La séquence générée par Workday n'est pas utilisée dans les transactions de gros volumes. Exemple : numérotation de l'intégration.
    • Vous constatez des interruptions souhaitées dans la séquence générée.
    Si vous prévoyez d'utiliser le générateur de séquences dans une méthode de brouillage pour brouiller les données de l'environnement client, ne cochez pas la case
    Faible volume
     .
  10. (Facultatif) Dans la section
    Service web
     , saisissez un nom pertinent dans le champ
    Code de référence
     . Vous pouvez utiliser ce code pour identifier des séquences spécifiques dans les applications Workday Financial Management, Payroll et HCM. Pour plus d'informations sur la façon dont votre application utilise ce champ, reportez-vous à la documentation de votre application.
Vous pouvez exécuter le
Rapport de remplissage des générateurs de séquences
 pour surveiller les générateurs de séquences et détecter d'éventuels problèmes de dépassement de la capacité. Pour chaque générateur de séquences, le rapport affiche une métrique de pourcentage d'utilisation qui indique dans quelle mesure le numéro de séquence actuel est proche du numéro de séquence maximum autorisé. Le rapport affiche également le comportement de dépassement et les groupes de notifications pour chaque générateur de séquences.