Créer des échéanciers de facturation consolidée pour les contrats clients
- Activez la facturation consolidée pour un type d'échéancier de facturation.
- Créez et approuvez un contrat client.
- Configurez leprocessus de gestion Événement d'échéancier de facturationet la règle de sécurité associée dans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing.
- Sécurité :domaine Process: Billing Schedule - Coredans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing.
Vous pouvez créer des échéanciers de facturation consolidée afin de spécifier les informations de facturation/facture pour les lignes d'échéance, de transaction, d'acompte et de contrats clients facturables à l'utilisation.
Workday utilise l'échéancier de facturation pour déterminer comment facturer aux clients les coûts de vos lignes de contrats clients. Vous pouvez regrouper :
- Lignes de contrats clients couvrant plusieurs contrats dans le même échéancier de facturation.
- Projets pour la même unité légale et le même client dans le même échéancier de facturation.
Lorsque vous générez des échéances, Workday associe une ligne de contrat à chaque ligne d'échéance.
- Accédez à la tâcheCréer un échéancier de facturation pour un contrat client.
- Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Type de calendrier/échéancierSélectionnez un type d'échéancier que vous avez activé pour la facturation consolidée dans la tâcheMettre à jour les types d'échéancier.Contrats clientsLorsque vous créez l'échéancier de facturation, Workday ajoute les lignes de contrat client à partir des contrats que vous sélectionnez.Projet facturableSélectionnez le projet facturable associé aux lignes du contrat client pour lequel vous souhaitez créer un échéancier de facturation. - (Facultatif) Dans l'ongletOptions d'échéancier, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Type de facture légaleSélectionnez un type de facture légale que vous avez configuré pour les factures clients dans le rapportMettre à jour les types de facture par pays. Workday filtre les options qui s'affichent dans cette invite en fonction de l' unité légale que vous sélectionnez dans l'échéancier de facturation.Workday utilise le type de facture légale pour :- Déterminer le site de facturation.
- Renseigne le type de facture légale à partir de l'échéancier de facturation sur la facture client. Lorsque vous créez une facture client, vous pouvez modifier le type de facture légale pour qu'il soit différent de celui figurant sur l'échéancier de facturation.
Workday ne prend pas en charge les types de facture légale dans les contrats d'attribution, les contrats intercompagnies ou les contrats d'étudiant.Jour de la facture récurrenteSaisissez un jour de mois pour remplacer les dates de facture sur les factures clients que vous créez à l'aide de cet échéancier de facturation. Les échéanciers de facturation consolidée appliquent uniquement les dates de facture au moment de la facturation. - (Facultatif) Pour l'ongletÉchéance, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Fréquence de facturationLorsque vous sélectionnez les options suivantes, les périodes d'échéance commencent au début de la période sélectionnée :- Semaine civile
- Mois civil
- Trimestre civil
- Année civile
Lorsque vous sélectionnez ces options, les périodes d'échéance commencent à laDate de début:- Hebdomadaire
- Mensuel
- Trimestriel
- Annuelle
RécurrenceSaisissez un nombre pour générer des échéances par multiples de la fréquence de facturation.Exemple : lorsque la fréquence de facturation est hebdomadaire, saisissez3pour facturer le client toutes les 3 semaines.Méthode de calcul au prorataS'affiche lorsque vous sélectionnez le mode de facturationRépartition à parts égaleset une fréquence de facturation.Sélectionner :- Jours calendaires réelspour utiliser le nombre réel de jours dans chaque unité de facturation (28 à 31), années bissextiles incluses.
- Année fixe 365 jourspour effectuer un calcul au prorata à partir d'une année fixe de 365 jours (années bissextiles ignorées).
- Mois de 30 jourspour effectuer un calcul au prorata en utilisant des mois de 30 jours (année 360 jours).
- Mensuel + Quotidienpour compter les mois complets comme 1,0 et calculer au prorata les jours de début de mois par durée moyenne de mois (365 ÷ 12).
- Par mois civilpour répartir les heures sur les mois civils et calculer au prorata chaque jour par jour au cours de ce mois.
Vous pouvez utiliser la case Calculer auprorata la première et la dernière échéanceou l'inviteMéthode de calcul au prorata, mais pas les deux. Workday désactive la case Calculerau prorata la première et la dernière échéancelorsque vous sélectionnez une option dans cette invite.Pour en savoir plus sur les calculs au prorata, voirConcept : méthodes de calcul au prorata pour les échéanciers de facturation consolidée .Période de facturationDétermine si la date d'échéance se situe à l'intérieur ou en dehors de la période d'échéance. Lorsque vous sélectionnez :- Pour l'avance sur, les dates d'échéance commencent au dernier jour de la période d'échéance précédente.
- À terme échu, les dates d'échéance commencent au premier jour de la période d'échéance suivante.
- En cours, les dates d'échéance commencent au premier jour de la période d'échéance en cours.
Jour de versementLorsque le jour indiqué n'existe pas dans le mois, Workday utilise le dernier jour du mois. Exemple : lorsque vous sélectionnez30, Workday utilise le 28 comme échéance en février.Lorsque la période de facturation est :- Par, Workday utilise l'occurrence de ce jour ou de la date la plus proche de la fin de la période d'échéance précédente.
- À terme échu, Workday utilise l'occurrence la plus proche du début de la période d'échéance suivante.
- En cours, Workday utilise l'occurrence la plus proche du début de la période d'échéance en cours.
Calculer au prorata la première et la dernière échéanceS'affiche lorsque vous sélectionnez le mode de facturationRépartition à parts égaleset l'une des fréquences de facturation suivantes :- Semaine civile
- Mois civil
- Trimestre civil
Sélectionnez cette option pour calculer au prorata la première et la dernière échéance lorsque celles-ci ne couvrent pas une période d'échéance complète.Exemple : lorsque la fréquence de facturation estSemaine civileet laDate de débutest un jeudi, la première échéance de facturation couvre 4 jours au lieu d'une semaine civile complète.Lorsque la première et la dernière échéance sont des périodes partielles, utilisez les calculs suivants :- Première échéance = (Nombre de jours à facturer ÷ Nombre total de jours dans la période) × (Montant total à facturer ÷ Nombre d'échéances)
- Dernière échéance = (Nombre de jours à facturer ÷ Nombre total de jours dans la période) × ((Montant total à facturer - Montant de la première échéance) ÷ Nombre d'échéances))
- Autres échéances = (Montant total à facturer - Montant de la première échéance - Montant de la dernière échéance) ÷ (Nombre d'échéances - 2)
Lorsque la première ou la dernière échéance correspond à une période partielle et que l'autre échéance correspond à une période complète, utilisez les calculs suivants :- Échéance partielle = (Nombre de jours à facturer ÷ Nombre total de jours dans la période) × (Montant total à facturer ÷ Nombre d'échéances)
- Autres échéances = (Montant total à facturer - Montant des échéances partielles) ÷ (Nombre d'échéances - 1)
Vous pouvez utiliser la case Calculer auprorata la première et la dernière échéanceou l'inviteMéthode de calcul au prorata, mais pas les deux. Workday désactive l'inviteMéthode de calcul au proratalorsque vous cochez cette case.Regénérer automatiquement les échéancesSélectionnez cette option pour générer de nouvelles échéances lorsque vous modifiez le montant de la ligne de contrat sur le contrat client. Si vous activez le calcul au prorata pour la première et la dernière échéance, Workday met à jour les calculs au prorata en conséquence.Soumettre automatiquement l'échéancier via un avenant au contratS'affiche lorsque vous cochez la caseRégénérer automatiquement les échéances.Sélectionnez cette option pour soumettre de nouvelles échéances pour approbation. Workday ne met pas à jour les échéances lorsque des avenants au contrat sont associés à un processus de gestion.StatutLorsque vous créez des ajustements de crédit ou des factures clients pour les échéances, Workday fait passer le statut des échéances deTerminéàCrédité.Lorsque vous :- Annulez l'échéancier de facturation, Workday supprime uniquement les échéances dont le statutest Disponible.
- Changez l'échéancier de facturation, vous ne pouvez pas modifier les échéances dont le statutest Crédité.
FactureWorkday ajoute des codes aux ajustements de crédit ainsi qu'aux factures clients pour la refacturation à l'aide des générateurs Identifiant personnalisés que vous configurez dans les tâches suivantes :- Modifier les définitions des identifiants d'une unité légale
- Modifier la définition de l'environnement client - Finances
Exemple : vous pouvez configurer les identifiants personnalisés suivants de façon à ce qu'ils s'affichent sur les ajustements de crédit et les factures clients pour la refacturation :- 9874CR - Crédit
- 9875RB - Refacturation
- (Facultatif) Dans l'ongletTransaction, sélectionnez uneDéfinition de récapitulatif de factures de projetpour regrouper les transactions de temps au lieu d'afficher des lignes individuelles.Vous pouvez créer des définitions de récapitulatifs de factures de projet dans la tâcheMettre à jour les définitions de récapitulatifs de factures de projet.
- (Facultatif) Pour l'ongletCharges constatées d'avance, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Facturer les échéances payées d'avance avec d'autres types de transactionS'affiche lorsque vous créez un contrat client avec au moins un type de lignePayé d'avanceet un autre type de ligne.Workday coche automatiquement cette case et facture les échéances payées d'avance sur la même facture que les autres échéances et transactions lorsque vous créez des factures clients.Lorsque la configuration de la case à cocher retenue dans l'échéancier de facturation est différente de celle retenue dans latâche Définition de l'environnement client - Finances, Workday se réfère à la configuration retenue dans l'échéancier de facturation pour facturer les échéances payées d'avance.Mappage de charges constatées d'avanceMappez les lignes de contrats clients payées d'avance aux lignes de type transaction ou échéance.ÉchéancesDéfinissez des échéances payées d'avance pour chaque mappage de charges constatées d'avance. Pour supprimer de l'échéancier de facturation une ligne de charges constatées d'avance avec un solde de montants payés d'avance, créez une échéance négative pour remettre à zéro le solde des montants payés d'avance.Vous pouvez placer des échéances payées d'avanceEn attente, mais vous ne pouvez pas les facturer ni les consommer. Vous ne pouvez pas non plus annuler les échéanciers de facturation qui comprennent des soldes payés d'avance.Lorsque vous créez un ajustement de crédit ou un crédit et refacturez une échéance payée d'avance, Workday affiche l'ajustement de crédit et l'échéance refacturée. - (Facultatif) SélectionnezGérer les pièces jointesdans le menuPluspour ajouter des pièces jointes.
Workday achemine l'échéancier de facturation vers le processus de gestion
Événement d'échéancier de facturation
pour révision et approbation.Créez des factures clients à partir de contrats.