Concept : facturation de projets
Workday Project Billing utilise les informations issues des contrats clients et de Workday Projects pour créer un processus de facturation complet pour les projets facturables.
Feuilles de taux de projet
Workday vous permet de configurer des feuilles de taux de projet multidimensionnelles pour :
- Facturer vos clients sur des projets.
- Définir la dimension de la tarification du projet à l'aide de catégories de taux.
- Créer des listes de prix pour plusieurs projets.
- Baser les listes de prix des projets sur des catégories de taux telles que les taux journaliers ou horaires, la taille du client ou le type de projet.
Vous pouvez utiliser la feuille de taux du projet pour configurer les taux contractuels.
Règles de taux de facturation
Workday vous permet de créer des règles de taux de facturation standard afin de mieux contrôler vos taux de facturation pour les projets en régie facturables.
Feuilles de taux de facturation standard
Workday vous permet de créer des feuilles de taux de facturation standard par règle et par employé afin d'appliquer des taux de facturation à plusieurs contrats pour vos projets. Vous pouvez créer une feuille de taux pour chaque devise dans laquelle vous devez facturer à l'aide des tâches suivantes :
- Mettre à jour des taux de facturation standard par règles
- Mettre à jour les taux de facturation standard par employé
Workday Time Tracking et Project Billing
Workday intègre les projets, la gestion des temps et la facturation de projets pour vous permettre de configurer et de gérer la facturation de vos projets. Les rôles suivants sont responsables du processus :
- Les administrateurs de la gestion des temps configurent la saisie des temps du projet dans Workday Time Tracking comme une tâche unique.
- Les employés saisissent des tranches horaires dans Workday Time Tracking et les associent à une tâche du projet.
- Les administrateurs des contrats créent les contrats clients, les échéanciers de facturation et les feuilles de taux contractuels avec des règles de taux de facturation.
- Les responsables de projet approuvent ou refusent les tranches horaires.
- Les spécialistes de la facturation :
- Modifient et recalculent les taux.
- Génèrent et impriment les factures pour les clients.
- Révisent et approuvent ou refusent les transactions facturables.
- Les spécialistes du recouvrement de créances clients suivent et gèrent les factures clients.
Ajustement des tranches horaires
Vous pouvez ajuster vos tranches horaires jusqu'au moment où vous facturez votre client. En d'autres termes, lorsque le statut de facturation d'une transaction passe à Facturé ou Facturation en cours, vous ne pouvez plus modifier la tranche horaire. Pour apporter des modifications après avoir facturé votre client ou constaté des revenus, vous devez supprimer et saisir à nouveau vos tranches horaires. Lorsqu'un responsable approuve une feuille de temps avec une tranche horaire supprimée, Workday contrepasse la tranche horaire initiale de la transaction facturable. Les transactions de contrepassation incluent également toutes les contreparties de règle de taux de facturation.
Logique de dérivation des worktags pour les transactions facturables
Workday fournit une hiérarchie des règles de dérivation pour tous vos types de transaction. Ces règles vous aident à rapprocher et à identifier les worktags obtenus sur les factures de transactions facturables et la comptabilisation de revenus.
Types de transaction | Règles de logique de dérivation des worktags |
|---|---|
Frais ad hoc
Frais divers ad hoc Temps ad hoc Frais Tranche horaire | Workday applique la logique suivante :
|
Facture fournisseur ad hoc
Frais divers Facture fournisseur | Workday applique la logique suivante :
|
Dimension | Worktags |
|---|---|
Règles de dérivation des worktags | Employé : Centre de coûts
Projet : Région |
Worktags d'employé | TSerrano 01/01/2019 :
Modification du 01/02/2020 :
|
Projet | Centre de coûts : 36100 - Consulting Service - North America
Région : USA - Northeast US |
Ligne de contrat | Centre de coûts : 71200 Field Sales - North America
Région : USA - Central US |
Employé : TSerrano
Transaction | Date | Worktags |
|---|---|---|
Tranche horaire | 03/01/2020 | Centre de coûts : 35000 Program Management
Région : (non saisi) |
Cumul des revenus | 03/01/2020 | Centre de coûts : 35000 Program Management
Région : USA - Northeast US |
Facture client | 01/02/2020 | Centre de coûts : 32200 R&D Product Management
Région : USA - Northeast US |
Jalons
Vous pouvez créer des jalons pour suivre l'avancement des tâches et indiquer à quel moment Workday peut traiter les échéanciers de facturation, les calendriers de constatation des revenus et les échéances proprement dites. Vous pouvez affecter plusieurs jalons aux calendriers/échéanciers et aux échéances. Workday ne traite pas les calendriers/échéanciers et les échéances qui ont des jalons en attente.
Vous pouvez utiliser les tâches suivantes pour configurer des jalons standard :
- Mettre à jour les types de jalon de date
- Créer un jalon de date
Les jalons standard deviennent des jalons client dès que vous les ajoutez à un client. Vous pouvez afficher le détail des jalons client dans le rapport
Rechercher des jalons
. Les jalons client sont propres à chaque combinaison client/unité légale.Workday prend en charge les types de jalon suivants :
- Première facture de l'échéancier de facturation : permet de lancer la constatation des revenus une fois la facturation effectuée.
- Jalons de date : utilisez des jalons de date standard comme base pour créer des jalons de date client.
- Tâches de projet : marquez certaines tâches de projet en tant que jalons au sein du projet. Utilisez les jalons de projet pour contrôler à quel moment vous facturez les transactions de projet et constatez les revenus. Vous pouvez définir des jalons de projet pour une phase précise ou pour le projet dans son ensemble afin de déterminer quand les transactions sont disponibles pour la facturation. Vous pouvez utiliser les tâches de projet marquées comme jalons en tant que jalons de contrat. Il n'est pas possible de supprimer les tâches de projet qui sont en cours d'utilisation dans un contrat. Vous pouvez saisir des dates de fin estimées et réelles. Une fois que la tâche de projet est terminée et que vous avez saisi une date de fin, la facturation peut avoir lieu. Workday utilise la date de fin comme date de fin du jalon.
Échéances et échéanciers de facturation
Vous pouvez :
- Lier les lignes de contrat couvrant plusieurs contrats pour la même unité légale et le même client au même échéancier de facturation.
- Définir des types d'échéancier afin de pouvoir les classer. Ce processus simplifie les recherches, les approbations et la génération de rapports.
- Créer des échéances et des échéanciers de facturation de transaction pour gérer certains types de lignes de contrat, ou des échéanciers de facturation consolidée pour gérer les échéances, les transactions et les lignes de contrat de type acompte dans un même échéancier.
Workday crée des échéances en fonction des dates de début et de fin prévues, qui peuvent différer des dates de début et de fin des lignes de contrat. Vous pouvez également configurer la date de facture à affecter, qui peut différer de la date de début de l'échéance.
Workday prend en charge les modes de facturation suivants pour chaque échéancier de facturation, et vous pouvez modifier ces modes sur toute la durée de l'échéancier :
- Échéance définie: définissez le montant de la première et de la dernière échéance pour chaque ligne de contrat. Workday répartit le reste du montant de manière égale entre les autres échéances. Vous ne pouvez pas utiliser ce mode de facturation dans les échéanciers de facturation consolidée.
- Répartition à parts égales: définissez un nombre défini d'échéances de montants égaux.
- Personnalisé: vous contrôlez tous les aspects des échéances.
Un échéancier de facturation comprend une ou plusieurs échéances. Chaque échéance de facturation :
- Crée une facture client.
- Devient une ligne de facture.
- Détermine les attributs à partir de la ligne de contrat associée.
Une fois les échéances générées, vous pouvez :
- Mettre à jour manuellement les échéances.
- Régénérer automatiquement les échéances de facturation lorsque des modifications ont été apportées aux montants des contrats. Cette fonction s'applique uniquement aux modes de facturationRépartition à parts égalesou aux méthodes de constatation de revenusRépartition à parts égalesetNombre de jours.
- Mettre à jour vos échéanciers automatiquement lorsque vous apportez des modifications aux lignes du contrat.
- Modifier toutes les échéances en même temps lorsque vous avez un échéancier personnalisé.
Workday attribue le statut
Non équilibré
dans les cas suivants :- Si vous ne planifiez pas correctement les échéances des lignes de contrat.
- Lorsqu'un échéancier personnalisé présente une surfacturation.
Vous pouvez créer des factures clients à partir des échéances de facturation après avoir approuvé l'échéancier de facturation.
Créer des factures clients à partir des échéances de facturation
Avec la tâche
Créer des factures clients à partir des échéances de facturation
, vous pouvez exécuter cette tâche selon vos besoins ou selon un traitement planifié. Cette tâche vous permet de :- Sélectionner les échéances de facturation disponibles à facturer.
- Marquer les factures à soumettre pour approbation automatique.
- Apporter des modifications limitées à la facture client et ajouter des lignes.
- Créer des factures qui font référence à des lignes de contrat lorsque vous avez des ajustements de facture.