Éléments de définition : charges indirectes
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des coûts liés aux charges indirectes pour les attributions concurrentielles avec des lignes d'attribution à coûts remboursables et de montant fixe. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Les coûts liés aux charges indirectes concernent les opérations administratives d'une attribution.
Avantages pour l'entreprise
- Workday calcule automatiquement les charges indirectes en fonction de vos conditions et taux, ce qui évite d'avoir à calculer les coûts manuellement.
- Vous pouvez facturer et constater les revenus pour les coûts indirects en même temps que les dépenses initiales associées à votre attribution.
- Vous avez la possibilité de refuser le taux de charges indirectes institutionnel ou de le remplacer par un nouveau taux.
- Vous pouvez définir une limite sur le montant des dépenses directes que Workday peut utiliser pour calculer les charges indirectes sur une ligne d'attribution.
Cas d'utilisation
- Vous voulez calculer les charges indirectes pour toutes les dépenses d'attribution, à l'exception de l'équipement de laboratoire.
- Vous voulez appliquer des taux de charges indirectes différents pour la recherche sur le campus et hors campus.
- Vous avez modifié la date de budget de la transaction de dépense initiale et devez recalculer les charges indirectes avec un taux différent.
- Vous voulez enregistrer et facturer séparément les charges indirectes et les dépenses initiales associées à l'organisme de financement.
- Vous voulez exclure les charges indirectes de l'organisme de financement et payer les coûts avec les fonds de vos propres organisations.
- Vous voulez limiter les charges indirectes dont les sous-traitants de l'attribution peuvent demander le remboursement.
Questions à se poser
Question | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Lesquelles de vos catégories de dépense ont des taux de charges indirectes identiques ? | Vous pouvez mapper les catégories de dépense qui ont le même taux de charges indirectes à la même classe d'objets.
Workday applique le même taux de charges indirectes à toutes les dépenses d'une même classe d'objets. |
Comment déterminez-vous le taux de charges indirectes ? | Vous pouvez configurer les conditions suivantes sur votre ligne d'attribution pour déterminer le taux que Workday va appliquer pour calculer les charges indirectes :
|
Voulez-vous appliquer plusieurs taux de charges indirects pour une même attribution ? | Si vous voulez appliquer différents taux de coûts pour différentes périodes sur une même attribution, vous pouvez utiliser une exception de charges indirectes pour remplacer le taux principal initial. Vous pouvez également spécifier des taux associé aux coûts par classe d'objets.
Vous pouvez refuser le taux associé aux coûts initial en appliquant un nouveau taux pour l'organisme de financement et en facturant la différence à vos propres organisations. |
Sur quels comptes voulez-vous imputer les transactions de charges indirectes ? | Vous pouvez créer un ensemble de règles d'imputation comptable pour spécifier les comptes sur lesquels imputer les charges indirectes et les transactions de constatation de revenus. |
Comment voulez-vous limiter les charges indirectes dans votre attribution ? | Vous pouvez définir une limite de base sur la ligne de l'attribution pour limiter le montant maximum de coûts directs que Workday peut utiliser pour calculer les charges indirectes.
Pour limiter le montant que les sous-traitants peuvent imputer à votre attribution, vous pouvez indiquer une limite de base sur les lignes de contrat de sous-traitance. |
Quelles organisations doivent payer les charges indirectes non couvertes par votre organisme de financement ? | Vous pouvez répartir les charges indirectes non couvertes par votre organisme de financement entre une ou plusieurs organisations ou sources de financement en configurant le profil de répartition des frais exclus liés aux charges indirectes. |
Comment voulez-vous déclarer et facturer les charges indirectes ? | Par défaut, Workday enregistre toutes les charges indirectes avec les dépenses initiales et vous facturez les deux en même temps. Pour déclarer et facturer les charges indirectes séparément des dépenses initiales, vous pouvez configurer la règle de traitement des coûts d'une attribution de votre unité légale de manière à remplacer la catégorie de dépense ou la classe d'objets pour les charges indirectes. |
À quelles organisations voulez-vous affecter les revenus liés aux charges indirectes ? | Vous pouvez répartir les revenus liés aux charges indirectes entre une ou plusieurs organisations en configurant un profil de répartition des revenus liés aux charges indirectes.
Vous pouvez affecter les revenus des organismes de financement ou des fonds à coûts partagés. |
Recommandations
Configurez les règles de traitement des coûts d'une attribution de votre unité légale pour :
- Générer les coûts d'une attribution à la fin du processus de gestion plutôt qu'au moment du règlement, afin de rationaliser la constatation de revenus pour votre attribution.
- Remplacer les classes d'objets et les catégories de dépense pour les coûts indirects, afin de pouvoir séparer les coûts indirects des coûts directs sur les factures de votre organisme de financement.
Actions requises
- Mappez les catégories de dépense internes aux classes d'objets de l'organisme de financement avant de créer un type de base des coûts. Workday calcule uniquement les charges indirectes pour les transactions de dépense dans les classes d'objets des types de base des coûts.
- Incluez des worktags de subvention sur les lignes de dépense sur lesquelles vous souhaitez générer des charges indirectes. Workday utilise les worktags de subvention sur les transactions de dépense pour déterminer la ligne d'attribution et le taux de charges indirectes à utiliser.
Limites
Vous ne pouvez pas utiliser la même exception de charges indirectes pour plusieurs attributions.
Définition de l'environnement client
Lorsque vous retraitez les coûts d'une attribution, Workday annule les lignes d'écritures de charges indirectes précédentes et en crée de nouvelles pour les remplacer. Pour contrepasser les lignes d'écritures de charges indirectes précédentes, accédez à la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - Finances
et activez la contrepassation des écritures comptables dans la section Options des écritures
.Sécurité
Configurez les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Grants Management :
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Manage: Grant Proposals
Process: Award - Core | Permet de configurer et d'afficher les éléments suivants :
|
Set Up: Grants Management
| Permet de configurer et d'afficher les paramètres liés aux charges indirectes suivants :
|
Processus de gestion
Lorsque vous retraitez les coûts d'une attribution à cause du changement de la configuration des charges indirectes ou d'une transaction de dépense, Workday annule et remplace les lignes de charges indirectes précédemment calculées et route ce processus à un évaluateur pour révision et approbation. Vous pouvez configurer le processus de gestion
Événement de nouveau traitement des coûts d'une attribution
pour indiquer à qui router les révisions et les approbations.Reporting
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
View Accounting for Facilities and Administration
| Ce rapport vous permet d'afficher la comptabilisation des charges indirectes associées à une dépense, y compris les éléments suivants :
Vous pouvez accéder à ce rapport dans le menu des actions associées des factures fournisseurs approuvées pour la dépense initiale. |
Afficher les types de base de coûts liés aux charges indirectes
| Ce rapport vous permet d'afficher les types de base de coûts et les classes d'objets dans un ensemble de classes d'objets.
À l'aide de ce rapport et du mappage des classes d'objets, vous pouvez déterminer le type de base de coûts d'une catégorie de dépense. |
Afficher une exception liée aux charges indirectes
| Ce rapport vous permet d'afficher le détail d'une exception à un accord sur le taux de charges indirectes. |
Afficher un accord sur le taux des charges indirectes
| Ce rapport vous permet d'afficher le taux de charges indirectes associé à un site, le type de taux et la date de début du budget. |
Afficher un profil de répartition des revenus liés aux charges indirectes
| Ce rapport vous permet d'afficher la répartition des revenus liés aux charges indirectes et s'il existe un partage des coûts de la part de votre propre organisation. |
Afficher un profil de répartition des frais exclus liés aux charges indirectes
| Ce rapport vous permet d'afficher la répartition des frais exclus liés aux charges indirectes non couverts par votre organisme de financement. |
Intégrations
Services web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Get Facilities and Admin Basis Types
Put Facilities and Admin Basis Type | Récupérer, mettre à jour ou créer des types de base des coûts. |
Get Facilities and Admin Cost Rate Type Types
Put Facilities and Admin Cost Rate Type Type | Récupérer, mettre à jour ou créer différents types de taux de charges indirectes. |
Get Facilities and Admin Exceptions
Put Facilities and Admin Exception | Récupérer, mettre à jour ou créer des exceptions aux accords sur les taux de charges indirectes. |
Get Facilities and Admin Object Class Mappings
Put Facilities and Admin Object Class Mapping | Récupérer, mettre à jour ou créer les mappages des catégories de dépense internes aux classes d'objets de l'organisme de financement. |
Get Facilities and Admin Rate Agreements
Put Facilities and Admin Rate Agreement | Récupérer, mettre à jour ou créer des accords sur les taux de charges indirectes. |
Get Facilities and Admin Revenue Allocation Profiles
Put Facilities and Admin Revenue Allocation Profile | Récupérer, mettre à jour ou créer des profils pour répartir les revenus de l'organisme de financement. |
Get Facilities and Admin Waived Expense Allocation Profiles
Put Facilities and Admin Waived Expense Allocation Profile | Récupérer, mettre à jour ou créer des profils pour affecter aux fonds les charges indirectes non remboursables par votre organisme de financement. |
Relations et interactions
Fonctionnalités | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comptes clients | Vous pouvez créer des factures clients pour facturer à l'organisme de financement les coûts directs et indirects d'une attribution. |
Frais | Vous pouvez calculer les charges indirectes sur les frais pour une attribution. |
Comptabilité générale | Vous pouvez configurer des règles d'imputation comptable pour définir les comptes auxquels imputer les lignes d'écritures de charges indirectes. |
Paie | Vous pouvez calculer les charges indirectes sur la rémunération des salariés pour une attribution. |
Comptes fournisseurs | Vous pouvez calculer les charges indirectes sur les lignes de facture fournisseur qui contiennent des worktags de subvention.
Vous pouvez afficher la comptabilisation des charges indirectes à partir des factures fournisseurs initiales. |
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.